公司材料管理业务规定.docx

制度名
公司材料管理业务规定
电子文件编码
GLZD200
页码
9-1

一、通则
第一条 本规定旨在对物品业务有关的处理或处置要点作出规定。工具及事务用品的管理业务另行规定。

第二条 本规定所指材料物品是指制造上直接或间接使用的材料、零部件和低值易耗品。管理业务主要指物品有关的计划、协调与联系、物品的接受入库、支付领用、采购申请、保管、整理及记账、核算等事务。

第三条 零部件、材料和易耗品的保管部门（以下称仓库部门），必须按本规定行 事；在按本规定处理业务或事务的同时，与他部门搞好协作与配合，保证本规定的顺利实施 。

第四条 仓库部门的主要协作关系是材料计划部门与物品采购部门。与计划部门的关系另有规定，与物品采购部门的关系，按本规定执行。

第五条 材料计划部门应经常与仓库部门保持联系，准确把握库存的变动情况；并且与制造生产部门、物品采购部门保持联系，掌握生产进度和采购周期等等；有责任维持或保证库存、生产与采购三者在物品材料供求上的平衡。

第六条 仓库部门必须忠于下列职守，履行下列仓库职责：
1．仓库在任何时候、任何情况下，必须确保有人留守或值班。
2．物品出库必须办理正规的手续。
3．未经特别许可，任何非仓库有关人员不得随意进入仓库。
4．仓库内所有货架装箱都必须码放整齐，所有物品都必须井然有序。
5．经常核算与整理账目与卡片，使填写的内容、金额、数量一目了然。
第七条 仓库部门的主要工作如下：
1．常备物资材料及零部件的收发领用与管理。
2．基建项目中的专项订货或特殊采购物品的收发领用与管理。

签发人

责任人签名

制度名
公司材料管理业务规定
电子文件编码
GLZD200
页码
9-2

3．上述物品的记账、核算与统计事务。
第八条 机械、杂器、工具、器具等物品，须经总裁或各部门负责人特别认可，方能存放入库。在这种情况下，一旦机械物品入库，不得随意携带出库，须按一般物品出库手续办理。

第九条 本规定的制定、修改与废除，须经董事会决议。

二、材料计划的管理

第十条 各类物品按下列英文字母编号。
1．成品零部件 （A）
2．外协加工零部件 （B）
3．钢材 （C）
4．铸锻件 （D）
5．油料等液态物品 （E）
6．工具 （F）
7．易耗品 （G）
8．杂品杂货 （H）

第十一条 材料计划部门在制订材料计划的时候，除了依据基建工程项目与生产计划以外，还必须对库存状况作出调查，并推算未来库存量变动态势，作出材料计划上的准确安排。在必要的情况下，制成正式的文件，提示与库存有关的制造部门和采购部门，以使计划得到认真贯彻。
第十二条 材料计划的构成内容如下：
1．基建工程项目名称与编号，或者生产制造用途。
2．品种、单价（幅度）与数量。
3．所需要的时间或日期。
4．所在部门或工程项目地点与环节。

第十三条 材料计划的种类分为两种，一种是特定物品，另一种是一般 常备物品。特定物品根据实际发生的需求安排材料计划或订制或采购。

签发人

责任人签名

制度名
公司材料管理业务规定
电子文件编码
GLZD200
页码
9-3

一般常备物品则根据生产制造的消耗进行推断，按标准或制度规定库存量及采购批量，安排材料计划，进行订制与采购。

第十四条 材料部门按材料计划监视材料入库情况，并经常向制造部门通报材料入库情况。
另外，可根据库存情况与状态，在与制造部门协商的基础上，申请购买替代物品，以及启用其他可替代物品，以降低库存不必要的积压，加速库存物品的周转，以及合理利用库存物品等等。

第十五条 制造部门必须经常与材料计划保持联系，通报生产制造的作业进程，以及相应的材料需要量及需要日期，使材料计划部门能够及时安排材料采购与供应计划。

第十六条 材料计划部门为了把握现有物品，在获得主管上级及仓库负责人同意的情况下，可以直接进入仓库进行库存调查。

三、保管、整理与盘点
第十七条 仓库中的物品按下列方式码放。
A、B、C……N，为“列”。
1、2、3……n为“行”或“箱”。
第十八条 现有物品（现货）卡片直接安置或挂在现货货架或箱柜的醒目处，并且按码放货架的行列，把现货卡片上的内容，包括出入库数量变动情况记录在仓库的台账上。
第十九条 现有物品码放要整齐，方便存取。并且，新入库物品码放在内侧，出库物品放在外侧，即按陈货先用的原则出库。
第二十条 仓库部门应该经常整理与收拾货架货柜中的存货，使之整齐清洁，保证存货的质量；并且，按库存点检要求经常核对物品，确认库存的数量。

签发人

责任人签名

制度名
公司材料管理业务规定
电子文件编码
GLZD200
页码
9-4

万一数量不符，必须查对“现货卡片”的有关栏目中，出库数量与入库数量之间有无填写登记上的差错，有无误填与漏填；然后，再对出入库传票进一步核实寻找原因。上报主管科长，由科长作出裁定，指示会计人员与仓库主任作出具体处置。
如果库存数量差异很大，必须经科长向总裁作出详细报告。
第二十一条 仓库部门必须按事先制订的“盘点”计划日程表，分货架、分 存货区域， 巡回对库存物品进行盘点，确保在若干盘点周期后，使全部存货都得到一次清查与核对。
为了避免漏查，在逐箱、逐货架盘点之后，在“现货卡片”的有关栏中填写“盘点”要点，注明盘点担当者姓名。

四、记账、计算与报告
第二十二条 物品出入库及库存核算，根据库房货架货柜上的现货卡片、仓库事务所的“物品收发领用台账”进行。
第二十三条 必须在现货卡片上填写出入库物品数量的同时，计算出现货余量或存量，填写在有关栏目中。
第二十四条 仓库部门按月填写一份库存统计表，主要内容是根据现货卡片，统计每月末各种类物品的库存余量。统计表一式四份，一份仓库部门自存，另三份分送材料、制造和会计部门。
第二十五条 仓库部门在收发领用物品实际发生之前，必须填写出入库传票。因此 ，在仓库部门事务所的“物品收发领用台账”上，必须在实际发出物品出入库之前，就得在相应的物品科目中填写出入库量以及余量。
第二十六条 仓库部门必须按月对台账与现存物品进行一次核对，使账、物经常保持一致。如果出现账物不符的情况，立即对传票进行检查，并且把有差错的传票及时上报主管领导，由领导对台账修正作出指示与意见。

签发人

责任人签名

制度名
公司材料管理业务规定
电子文件编码
GLZD200
页码
9-5

五、物品申请

第二十七条 物品领用申请，原则上以部门预算及材料计划为基准。

第二十八条 主要材料的领用，原则上由制造部门开具出库申请传票，由当事人直接交给仓库现场责任者，并告之仓库部门材料的使用日期，提醒仓库人员材料发放的适宜日期。
第二十九条 辅助材料及易耗品的申请，直接向事务所提出，填写传票与通用台账 ，申请责任者签字后，去仓库领取。
第三十条 特殊材料的领用，按主要材料的规定进行。

六、物品的发放
第三十一条 物品发放原则上按现有物品是否已经入库，以及入库手续是否已经办妥为限。但是，在紧急情况下，在特定的工程急需情况下，或者是急 需品、重要物品，允许在物品进货或入库的同时，向制造或作业现场发放。这种情况称作直接出库”。直接出库须征得总裁的认可或指示。

第三十二条 仓库部门在发放或领用出库物品时，必须按下列规定核对出库物品。
1．物品领用责任者是否传票上所指定人。
2. 领用物品是否领用单位所需物品。
3．领用数量是否合适。

第三十三条 据前条规定如果有疑惑，立即与需求单位的主管取得联系，并 就申请领用物品的调换及数量的削减进行交涉。

签发人

责任人签名

制度名
公司材料管理业务规定
电子文件编码
GLZD200
页码
9-6

第三十四条 在第三十一条规定的直接出库情况下，必须在出库传票上加盖 “直接出库”的红色印章。在特殊情况下，有必要让物品领用者填写仓库部门的“直接出库 登记表”。

第三十五条 仓库领用物品的时间规定如下：
1.主要材料领用时间为整个上午。
2．其他材料，包括辅料与易耗品等，领用时间为上午10点以前。

第三十六条 领用物品的申请，原则上在使用前一天中午以前向仓库部门提出，如果仓库中有现货，可以随出库传票发放或领用所需物品。

第三十七条 仓库管理人员在发放物品时，必须在“现货卡片”的有关栏目中填写发放物品的数量，计算余量。

第三十八条 仓库管理人员在每日工作结束之前，按“主要材料”、“辅助材料” 和“易耗品”，分类填写一日中发放物品数量的报表，一式四份，转送下列部门。
1．经采购部门呈交总裁。
2.经制造部门转交各有关部门传阅。
3．交财会部门。
4．留存仓库部门。

第三十九条 仓库部门在每月末，按日报的形式编辑成“物品发放月报”，按前条 规定转送有关部门。
第四十条 在借出或贷出物品的情况下，由借贷者本人向仓库提出申请，填写有关传票一式两份，一份留给借贷者本人，另一份交付仓库人员。仓库部 门根据所借贷物品，按借贷者姓名进行登记填写。任何借贷物品都必须规定归还日期。

第四十一条 物品领用按先入先出原则进行。领用或发放物品按先前入库时 的进价确定单价，按出库的顺序发放或领用物品。

签发人

责任人签名

制度名
公司材料管理业务规定
电子文件编码
GLZD200
页码
9-7

七、采购申请

第四十二条 仓库部门在下列三种类型中提出物品采购申请。
1．特殊采购。（机械器具、杂器及经营与修缮项目用品的采购与订做）
2．临时采购。（根据经营部门临时订单或订货确定的材料采购）
3．常规采购。（按库存批量及最低存量确定的采购）

第四十三条 采购申请传票须经主管科长认可，由仓库主任具体制订，然后呈交财会部门并总裁认可，交采购部门实施。财会部门在接到申请传票后，对采购量及采购开支作出预算，并把采购金额预算表附在采购传票上一起转送采购部门。

第四十四条 仓库部门必须按采购到货日期分类整理“采购申请传票”存根，依次向采购部门进行催促，提请采购部门按时进货。

八、物品进库

第四十五条 在进货接货的时候，必须按照送货单接货，把全部货物送往验收场等候验收。凡是没有“送货单”者，原则上一律拒收拒接。

第四十六条 进货接收后必须核对订货单、送货单、货物检验单以及收费票据等等 。

第四十七条 数量验收分两种情况，如果是按个数（件、只、个等等）购进的货物 ，就按个数进行点数；如果购进的是重量或容积类物品，就按计量器具进行验收。 

第四十八条 质量检查用计量器具测量内在质量和尺寸。如果物品比较简单，只需目测外观质量即可。

签发人

责任人签名

制度名
公司材料管理业务规定
电子文件编码
GLZD200
页码
9-8

第四十九条 精密物品或重要的物品，必须按质量标准、检验方法以及检测部位，用标准的计量仪器或测量器具，进行科学测试。
在这种情况下，还必须根据具体产品或品种，确定是否全检还是抽检。

第五十条 通过验收的物品即为合格品，可以登记入账；不合格物品直接通知采购部门，等候采购部门具体处理。
第五十一条 把不合格品连同送货单一起放在合适的容器中，或者放置在验收场某僻静处，然后，填写一份退货传票（复印件），送交采购部门处置。

第五十二条 合格品直接入库按指定的货架货柜或场所码放整齐。如果是直 接出库物品，在适宜的时间内，通知制造部门或作业现场，办理直接出库手续，领取堆放在验收场上的物品。
第五十三条 在入库码放的同时，责任者即时在现货卡片上填写入库数量，并计算余量或存量。
第五十四条 仓库部门按第四十六条与第五十条规定，把每日的进货入库情况，连同不合格品的处理或处置结果向下列部门作出报告：（报告一式四份）
1．经采购部门向总裁报告。
2．经制造部门转送各部门传阅。
3．送交财会部门。
4．仓库部门留存。

九、外协加工
第五十五条 在为外协加工厂提供材料的情况下，由采购部门根据外协加工契约， 制成“材料出库申请传票”，向仓库部门提出申请，同时制成“发放材料明细表”，连同材料一起送交外协加工厂。申请传票与明细表必须编号。

签发人

责任人签名

制度名
公司材料管理业务规定
电子文件编码
GLZD200
页码
9-8

第五十六条 提供给外协加工单位的材料基准量，由制造部门负责计算，即由制造部门根据外协加工品的成品数量，按工艺条件和制造加工必要损耗余量，计算应发材料量。

第五十七条 外协加工厂加工完毕后需要把外协加工品转送回仓库存放。在这种情况下，必须在进库传票上填写“外协加工订货单”的编号，以及“发放材料明细表”的编号，并把进库传票、订货单和明细表附在现货或外协加工品上，一起送往仓库存放。
第五十八条 仓库部门核对验收有关传票与物品后入库。如果有差错，直接通知采购部门及外协加工厂。

第五十九条 仓库部门应该单独设立外协加工用材料收发台账，并且按外协工厂单独设立账目与账号，把所提供的材料同加工完毕后返回入库的成品对应起来记账，使外协加工用材料与加工成品的收发关系更为明确，更为清楚。

第六十条 加工品的验收方法与验收程序，另行规定。

签发人

责任人签名