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争做合格秘书，提高办公室工作水平
----朱恩重关于办公室业务培训发言
(2009年7月25日)
办公室的人员都是秘书人员，办公室的工作就是秘书工作，今天主要围绕办公室人员如何争当合格秘书这一主旨，讲三个问题：
第一个问题，总体上介绍一下秘书工作；
第二个问题，讲讲秘书的素质与职业道德；
第三个问题，简要说一下秘书的文字工作。

第一个问题，总体上介绍一下秘书工作

秘 书
一、秘书的定义

　 所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权范围内提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任务的人员。

　　秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。（《秘书学》陈合宜著）
　 秘书是专门从事办公室程序工作，协助领导处理重要行政事务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。（1998.5劳动和社会保障部《秘书职业技能标准》）
　 所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的助手。其任务，是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具，从事该主管制定的行政性任务。（１９９８．８　原国际职业秘书协会，现更名为：国际专业行政协会）

二、 秘书的职业特色

与其他职业相比，秘书有着自己的特征:
1.直接性
秘书服务的直接性体现在以下三个方面:
一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;
二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;
三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。
　　2.稳定性
很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。
比如营业员与顾客之间，一次商品交易完成后，其关系就结束了。而秘书与其服务对象之间的关系却有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与领导全面合作，朝夕相处，这就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，往往还有着更深的人情关系。
3.知识化
秘书工作需要为领导的决策和管理起到参谋和助手的作用,还要协调各方关系，使领导的决策得以正确执行。秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。随着秘书工作的进一步完善和规范，对秘书知识化的要求会越来越高.
4.年轻化
从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。
发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作。他们留下的秘书职位又会被更年轻的秘书接替。
客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力的要求都较高，尤其是记忆力、灵敏性、准确性等，这些都是年轻人的优势。因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也比较快。但少数高级秘书、秘书官员或私人秘书除外。
5.女性化
我国就历史状况来说，男性秘书仍占大多数。
近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。
许多心理学家的研究表明:大多数女性乐于做程序性、重复性的工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。
而秘书尤其是初、中级秘书的工作正是这种性质。所以西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。
三、秘书的分类
（一） 秘书的纵向分类
　　高级、中级、初级秘书。
北京秘书界有一种通俗的说法：高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。这形象地反映了人们对秘书人员工作性质和所起作用的层次划分。
（二） 秘书的横向分类
商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书等。企业秘书、文字秘书、机要秘书、值班秘书、生活秘书等。具体如下：
按服务对象划分
1、公务秘书
①集体秘书。②专职秘书。
2、私人秘书。
按从事行业和职能划分
1、业务秘书。2、一般秘书。3、法律秘书。4、医学秘书。 5、教育秘书。 6、广告秘书。7、工程秘书。8、演艺秘书。
按工作内容划分
1、文字秘书。2、机要秘书。3、信访秘书。4、通讯秘书。 5、事务秘书。6、生活秘书。
按职责范围和工作任务划分
1、高级秘书。2、中级秘书。3、初级秘书。

秘书部门
一、秘书部门
秘书部门又称秘书机构，是现代秘书工作的组织形式，是秘书人员从事秘书工作的地方。秘书机构有广义和狭义之分。
广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。秘书机构的负责人称办公厅(室)主任。省级以上机关还设秘书长。
狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。
这里所称秘书机构，是指广义的秘书机构。
二、秘书部门的地位
秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位，都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。秘书部门处于最贴近领导层的中枢位置。它的级别虽与直属下级职能部门相平，但其作用实际上高于其他职能部门。如果把领导层比作人体的头部，那么秘书部门就是颈部。
一般来说，高层的领导机关、大型的企事业单位中，秘书机构规模较大，分工较细，分设的处室较多。而在基层单位，秘书机构较小，分设的处室少一些，往往只是综合性的办公室。有的单位甚至不设秘书机构，只设秘书岗位，配备一两名专职的秘书人员。
三、秘书部门的基本特征
秘书机构的特殊地位，决定了秘书机构具有以下3个方面的基本特征：
1，从属性
秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。所从事的工作属辅助性、服务性工作。秘书人员可以向领导提出解决问题的意见和方法，但这些意见和方法只有经领导认可后，作为领导机构的决定、决议执行，而不是作为秘书部门的决定去执行。
2．中介性
在企事业单位内，领导层是决策机构，职能部门是执行机构。秘书机构既不是决策机构，也不是执行机构，而是介于二者之间起中介作用的部门，是领导层与职能部门之间的桥梁和纽带。
3．综合性
在机关的内部机构中，秘书机构不承担任何具体业务工作，但有些无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围内给领导提供服务、综合协调、处理事务等，都要由秘书机构承担。而且，秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的，活动内容涉及面广，大至大政方针的制定小至车辆交通、接待来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综合性机构。
秘书工作
　　秘书工作:是指协助领导决策与管理时所进行的各项辅助性工作。这一涵义，反映了现代秘书工作与领导活动的关系，准确地指明了现代秘书工作的辅助性这一本质特征。
秘书工作总是围绕着领导活动的全过程进行的。有领导活动，就有为领导活动服务的秘书工作。领导的职责，是制定并实施决策以掌管全局。而领导者不可能事必躬亲，这就需要秘书人员做领导的参谋和助手，以使领导能集中精力与时间进行决策与管理。
总之，领导者在为掌管全局所进行的组织、指挥、协调与控制的行为过程中，离不开辅助性质的秘书工作。否则，领导者就难以保证全局的正常运转，难以进行有效的管理。
一、秘书工作内容与形式
（一）办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务：
1、文字工作，主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作，以及领导同志需要的各种文字材料的准备和起草工作。
2、文书处理和档案工作，主要指文书文件办理方面的工作，包括文书的打印、制作，收发、运转、传递工作，立卷、归档工作。
3、围绕文书文件需要秘书部门承办的事务。比如一份文件要迅速复制多份下发，有的文书要传真、发电子邮件。
（二）办会
秘书“办会工作”所指的“会”，是以“会”为代表的一系列相近事务。在程序上，包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。在内容上，办会工作既有讨论研究工作、商恰谈判合作的工作会议、会谈事务，也有联谊性的、礼节性的、沟通感情、展开公关的会见和会议事务或文娱活动事务。在形式上，办会工作既包括领导层召开的小型的常规性工作例会会务，也包括几个单位联合召开的、会期较长的大型会议会务；既包括准备会议预案、议程、文字材料、促成会议结果、督办落实的工作，也包括准备节目、聘请主持人、选定奖品，甚至包括明确礼仪程序、鲜花的摆放等事务。
（三） 办事
主要分三项，即信息工作、技术工作和日常行政事务工作。

信息工作，是指围绕信息处理展开的工作。公司企业的市场预测分析和调查、情报动态的每日分析整理、组织内简报的编发，都是信息工作。收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等等，也是信息工作。
办公室还有一项督办查办工作，主要指秘书按照领导的批示和既定的工作安排，对负责承办的部门和责任人员进行定期的督促和检查，协助做好必要的沟通工作，以保证承办事项按时落实。负责查办工作的秘书一般不亲自办案，不代替各部门的工作，而是从秘书的角度督促并协助具体事项的贯彻落实。督办查办工作在机关中常常对无人过问、推诿扯皮、久拖不决的事情起着重要的协调解决，督促落实的作用。其实质是秘书履行辅助管理职能，为领导提供反馈信息。
技术工作，主要指机要工作、计算机安全工作、特殊的现代办公设备设施的使用维护工作。
机要工作是机关机密文件的保管、传递，以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实等工作。计算机安全工作主要指计算机信息安全工作，像设置防火墙、防黑客袭击、防计算机病毒等。
特殊的现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等等。
日常行政事务工作，主要指值班工作、接待工作、印章管理、财务管理、后勤管理、环境管理、车辆管理以及对外联络等工作。
在党政机关，专门设立信访办公室主要办理群众来信和群众来访的接待和相关事项的处理工作，同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。其他组织单位一般不另设立信访室，类似工作由值班秘书接待办理。在不另设公关部的公司企业，秘书工作还包括公关事务。
二、 秘书工作原则
1.准确原则
准确原则，是对秘书工作的质量要求。秘书工作是领导工作和机关工作的重要组成部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。因此，秘书工作质量的优劣，与领导工作和机关工作的权威息息相关。而衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误,也就是没有差错和疏漏。
坚持秘书工作的准确原则，必须做到如下事项:
要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策，做到有令则行，令止则止;
要准确地收集和提供领导工作所需要的信息资料，做到有喜报喜，有忧报忧;
要准确地判断和贯彻领导意图，做到不误解，不走样;
要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项，做到事前有请示，事后有报告;
要准确地进行文字表达和口头表达，做到语言规范，合乎逻辑。
2.及时原则
及时原则，是对秘书工作的效率要求。
秘书工作大都具有较强的时限性，务必在规定的时间内处理完各项事务，做到不积压，不拖延，不扯皮。对于关系到领导工作的重要事项，如重大决策、中心工作、重要部署和突发性事件，秘书人员更要反应灵敏，讲究效率，注意速度。
坚持秘书工作的及时原则，必须做到如下事项:
要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中，只要符合领导工作的需要即可;
要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果;
要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下工夫去做，直到取得满意的成果为止;
要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时着手。
3.严谨原则
严谨原则，是对秘书工作的作风要求。
从某种意义上说，秘书工作属于事务性工作，要处理好纷繁复杂的、琐碎具体的日常工作。由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。
因此，严密、周详和谨慎是秘书工作的优良作风。
经验表明，粗枝大叶、拖拖拉拉和忘乎所以的人，是绝对做不好秘书工作的。
坚持秘书工作的严谨原则，必须做到如下事项:
要严密地思考，秘书工作不论巨细，均有“牵一发而动全身”之势，这就需要秘书人员在处理每一件事情之前，多想几种可能，多想几种方案，多想几种后果，尽量做到没有疏漏;
要周详地运作，在事务处理的过程中，由于内外部条件的变化，即使事前已经做了严密的思考和准备，也会有始料不及的事情发生，这就需要秘书人员进行周详的安排、周详的组织、周详的协调，尽量做到万无一失;
要谨慎地行事，秘书工作的特殊意义和秘书机构的特殊地位，要求秘书人员要格外地谨慎行事，严以律己。
不论是待人接物，还是为人处世，特别是与同事相处，都要谦和包容，平易近人，尽量做到谦虚而又谨慎。
4.　同步原则
同步原则，是对秘书工作的态势要求。
秘书工作的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。
就是说，秘书工作的运行及其态势，必须以领导工作为主导，以满足领导工作的需求为目标，而不能在领导工作之外“另起炉灶”，也不能我行我素，或“你动我不动”。
坚持秘书工作的同步原则，必须做到如下事项:
要同步思维，大凡有作为的领导者，都有独到的工作思路，既有对当前和今后工作的宏观思考，又有对具体工作的微观思考，一位合格的秘书，要想领导者之所想，急领导者之所急，尽量做到与领导者同步思维;
要同步行动，领导工作确定之后，接着便是一系列的领导行动，对此，秘书工作要及时到位，同步运行，尽量做到招之即来,挥之即去;
要同步提高，秘书人员必须努力提高自己的综合素质，以便与领导者综合素质的提高保持同步，否则，秘书工作就无法适应领导工作的需要和发展。
5.保密原则
保密原则，是对秘书工作的纪律要求。
保守秘密，特别是保守商业秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。任何一位从事秘书工作的人员，都必须严守企业的秘密，不得有失密、泄密的行为发生。
坚持秘书工作的保密原则，必须做到如下事项:
要强化保密意识，对于保密的意义和泄密的危害，以及当今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况，秘书人员应有清醒的认识和深刻的了解，以保持高度的警惕性;
要具备法律知识，熟知国家颁发的一系列保密法规，明确国家秘密的定义、范围和等级，以及保密工作的方针、制度和法律责任;
要严格遵守保密纪律，并敢于同一切泄密和窃密行为作斗争。
三、 秘书工作的特点
• 从属性
从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。
• 被动性
秘书机构的辅助地位，决定了秘书工作的被动性。
• 事务性
秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。
• 综合性
秘书机构是综合办事机构，秘书工作也就具有鲜明的综合性。
• 机要性
指秘书工作的机密性和重要性。
四、 秘书工作的作用
• 枢纽作用
秘书部门的地位是承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽。
• 参谋助手作用
秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。
• 形象作用
秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表本单位的形象。
五、秘书工作的基本方法
1.授意
授意，就是秘书接受和领会领导意图。
领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。
秘书工作的一个重要特点就是“遵旨行事”，它是对秘书的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。
（1）从把握领导工作的热点上领会领导意图
领导工作的热点是领导者在一定时期内工作意图最为集中的表现。
抓住了热点，就等于抓住了领导意图的核心，就能与领导工作同步。为此，秘书还必须连续不断地领会领导意图。
（2）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图
一般来说，领导者所提出的意见是比较完备和深刻的。但对某项新的工作或在临时处理某个问题的时候，常常是有感而发，提出的意见往往是零散的、片断的。
秘书要善于从这些零散的、片断的意见中抓住领导思想的闪光点，对其认真领会并加以深化，以进一步完善领导意图。
（3）从不同角度捕捉和领会领导意图
秘书要做到以下两点:
一是要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析做到上下一致，有理有据。
二是要善于以主要领导者的思想为主线，多方面吸收其他领导者的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图.
（4）从把握领导个性特点中领会领导意图
由于领导者各自的气质、性格、能力和工作方式的不同，其授意的方法也不尽相同。
从授意程度上看，有简洁式和详细式的;
从授意内容上看，有观点式和素材式的;
从授意方式上看，有直接式和间接式的;
从授意频率上看，有一次性和多次性的。
（5）从把握领导意图的实质上领会领导意图
领导意图有明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图、总体性意图和具体性意图之分。无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神实质，认真贯彻落实。
秘书应注意:
对明示性意图，要坚决照办;
对暗示性意图，要心领神会;
对确定性意图，要如实贯彻;
对非确定性意图，要补充完善;
对总体性意图，要始终遵循;
对具体性意图，要灵活执行。
2.请示
请示:就是秘书在工作中有疑难而无法处置时，向领导者请求指示;或无权处理时，向领导者请求批准。
对此，领导者应该做出答复或批复。
秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅作主张，更无决策之权，多请示，既是对秘书工作纪律的要求,又是防止秘书工作出现差错和失误的重要保证。
请示时需注意:
（1）请示的对象要选准
秘书请示工作，要遵守按领导分工、对口请示的原则。
一般只向分管领导者请示有关工作，以避免多头请示和越级请示。对涉及多方面的综合性工作，秘书应向主持全面工作的领导者请示，并将有关情况通报其他分管领导者。
（2）请示的内容要单一
秘书请示的内容必须是自己难以处理或无权处理的事情，必须由领导者给予指示或授权办理。
秘书请示要尽量做到内容单一，尤其在对重要事项需以书面形式请示时，一定要遵守一文一事的规则，不得将多项事务写在同一份请示的公文内。
(3）请示的形式要灵活
秘书请示，可以是口头形式，也可以是书面形式。
一般情况下，重大的事、涉及政策方面的事、需要授权批准的事，秘书要作书面请示，领导者则应作书面批复，以示慎重，并便于日后查证;
一般事情、事务性工作、只需解决一些疑难的事，秘书可用口头请示，领导者只作口头答复或指示;
紧急的事，秘书可先口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，以便存档备查。
（4）请示的时机要适当
一般情况下，秘书请示必须在事前进行，待领导者指示或批准后方可行动。
只有在特殊情况下，才能采取边做边请示或“先斩后奏”的方法。所谓“事前请示，事后报告”，就说明了请示和报告在时机选择上的不同特点，对此，秘书应牢记在心。
（5）请示的态度要谦恭
凡是请示，都是下级向上级提出请求。
秘书向领导者请示，实际上也反映了上下级之间的工作关系。因此，无论是口头请示，还是书面请示，秘书都必须摆正自己的角色位置，在请示的态度上要表示出对领导者的尊敬，态度一定要谦和，言语一定要得体，做到彬彬有礼。
3.报告
报告:就是秘书向上级领导者反映情况，提出建议,或应领导者要求做出汇报。
其目的是便于领导者了解情况，掌握进程。
对于秘书的报告，领导者不一定做出答复或批示。
报告时应注意:
（1）报告的内容要客观真实
秘书向领导者报告的内容:
一是报告当前工作的情况和进程，让领导者及时了解下情并做出指导;
二是报告工作中发生的重大问题，让领导者及时做出处理;
三是提出合理化意见和建议，供领导者改进工作时参考;
四是应领导者的要求汇报有关情况。
（2）报告的方式要灵活
秘书向领导者报告的方式主要有以下几种:
一是口头报告。优点是可以和领导者直接进行多方面的双向交流，有利于克服文牍主义，适用于向喜欢务实作风的领导者做报告;缺点是可重复性差，受口语表达能力的限制较多。
二是书面报告。优点是比较正规，便于领导者过目和思考,也便于保存备查;缺点是不能与领导者当面进行双向交流。
此外，还有会议报告、单独报告、电话报告、临机报告等多种方式。
每种方式各有所长，秘书应根据实际情况，灵活运用。
（3）报告要区分不同对象
由于领导者的职责、能力、文化程度、性格特征和工作习惯各不相同，对秘书报告工作的要求也不一样。
同时还应处理好几个关系:
一是主要领导者和分管领导者的关系重大事情，要向正、副职领导者都报告;日常事务，只报告分管领导者即可。
二是在家领导者和外出领导者的关系。
秘书要随时将在家主持工作的领导者就一些重大问题的处理意见，适时报告给在外工作的主要领导者，并转达主要领导者的意见，以保持信息的畅通。
（4）报告的时机要恰到好处
这里所说的时机，是指要适时报告，以获得较好的时效价值.
秘书是领导者的耳目，诸如群众对领导者的批评和反映，对领导工作的建议和要求等，秘书有责任如实向领导者报告，但需要恰到好处地掌握时机，应选择领导者乐意听取报告的时机进行报告。
秘书是领导者的近身人员，报告工作十分方便，但是，不能事无巨细都去请示报告，过于频繁的报告势必会干扰领导者的精力。即使是必须向领导者报告的事项，也要选择时机进行报告，这样，才能取得良好的效果。
（5）报告的语言要简明扼要
报告，无论是口头报告还是书面报告，都要主旨明确，条理清楚，语言精练，文字简短，以节省领导者的时间，减轻领导者的负担。
这就要求秘书在报告前要充分准备，报告时要言简意赅，杜绝烦琐冗长。

【问题讨论】
1.你对秘书这一职业是怎么看的?
2.秘书工作的原则有哪些?
3.秘书工作有什么作用?

第二个问题，讲讲秘书的素质与职业道德

秘书的素质
素质通常指一个人的气质、性格、毅力、爱好、意志、气度等；修养通常指一个人在政治、思想、作风、知识、技能等方面长期的学习与实践所达到的水平。素质与修养关系密切，素质是修养的基础，一个人具有良好的素质，就容易形成高水平的修养；修养则可以弥补素质的不足，就如同先天羸弱的人，经过长期刻苦的锻炼，也会体魄健壮一样。
秘书的素质修养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素质。
一、秘书的素质要求
（一）政治素质
1、良好的政治素养
2、强烈的事业心；
3、较高的理论政策水平；
4、实事求是的思想作风；
5、淡泊明志，乐于奉献；
6、踏实细致，一丝不苟。
（二）知识素养
秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合，其结构可以用罗马字母“Ⅱ”来表示。
1．基础知识
秘书应具有的基础知识分为两个方面：一方面是社会科学基础知识， 即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然 科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次，是“Ⅱ”的 底线。
2．专业知识
专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识， 调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。
3．行业知识
行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的 .
必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。
专业知识和行业知识是秘书人员知识结构中的中间层次，是“Ⅱ”的两根支撑线。
4.相关知识
这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。学习这些知识，可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。在当前市场经济条件下，各项改革措施不断深化，不管是哪行哪业的秘书人员，不懂得点经济学、统计学是不行的。为把我国建设成法治国家，全国都进行法制教育，秘书也不能例外。有些知识可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。比如社会学、心理学，它有助于秘书人员认识自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理状态，运用科学的方法更自觉地、更有效地适应秘书工作和秘书活动。还有些知识可以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作，比如领导科学、信息传播学等等。相关知识是“Ⅱ”的顶线。
（三）心理素质
1、树立正确的人生观；
2、确定适度的抱负水平；
3、学会调节心理压力；
4、克服不良心理影响；
5、培养健康的兴趣和爱好；
6、养成良好的生活习惯；
7、 积极参加体育锻炼；
8、做事有百折不悔、坚持到底的勇气和毅力；
9、具有自信、热忱、乐观、沉着、饱满的情绪及幽默感。
（四）、能力要求
秘书的能力要求秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是：
1．写作能力
具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写得端正、匀称、流利。
2，口头表达能力
秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话也切忌噜苏冗长，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。
3．听知能力
秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中拎出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言或外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。
4．阅读概括能力
秘书要善于阅读，既善于精读，如对重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。
5．社交活动能力
现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。
6．协调能力
秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不 一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。
7．观察分析能力
秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。
8．应变能力
秘书的大部分工作都有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。
9．使用先进办公器械的能力
诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用能力，可以备工作上的不时之需。
10．预测能力
预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。
11、记忆力
准确记忆事物的能力。如果连续忘记相同的事物，那么不仅会降低工作的效率，而且还可能会令上司感到困惑。因此，为了促使上司对自己更加信任应努力做到一次性地记牢上司说过的话。此外，还有一个重要的问题，就是必须做笔记。
12、执行力
以适当的方式迅速处理业务的能力。虽然在进行工作时擅自作出决定可能会产生问题，但是没有上司的指示就不行动问题更大。秘书应具备在必要的时候判断状况并迅速作出处理的能力。
二、秘书性格要求
虽然作为上司的助手是秘书的主要职责，但是秘书同时还承担着代表公司形象的职责。秘书给人的印象通常是与上司或公司的形象紧密相连的。所以必须有意地培养这种性格。秘书应具备的性格如下所述。
1、掌握职务范围、谦虚
2、拥有团队精神，可以和任何人构筑良好的合作关系
3、待人接物温和有礼
4、沉稳，镇定
5、责任感强、能够忠实执行指示
6、能够灵活应对各种不同情况
7、诚实、活泼、幽默、自制
8、始终保有上进心
三、秘书的心理修养
1、 秘书的心理修养
秘书心理健康的基本品质；
(1)秘书心理的调适。
秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动的环境，它包括以下几个方面的基本品质： ①忠诚 ②机敏 （思维机敏、动作机敏） ③稳重 （处世稳重、办事稳当、应急稳妥） ④坚毅 ⑤ 随和 ⑥ 幽默 ⑦ 自制 :在成功面前要自制、在挫折面前要自制、在屈辱面前要自制、在权力和欲望面前要自制。
（2） 秘书的心理调适
①、秘书的心理障碍常有： 压抑心理 、焦虑心理 、厌烦心理 、依赖心理 、羞怯心理 、自负和自卑心理
②秘书心理调适的方法
博览群书，开阔胸襟。
培养广泛兴趣，丰富业余生活。
善于反省，自我调适。
倾诉、宣泄、调节情趣。
增强自信心，科学安排工作。
培养自己的交往能力，充分发挥自己的主观能动性。
2 . 女性秘书的自我保护
自尊自重自爱。
有正确的认识和心态。
把握交往的尺寸。
采取有力有效的方法。

秘书的职业道德
一、秘书的职业道德规范
1、文明礼貌；2、爱岗敬业 3；诚实守信；4、办事公道。
5、勤劳节俭；6、遵纪守法； 7、 团结互助； 8、开拓创新；、
二、秘书的职业守则
谦虚谨慎，文明礼貌；
办事公道，热情服务；
实事求是，讲究实效；
兢兢业业，甘当无名英雄；
忠于职守，自觉履行各项职责；
钻研业务，掌握秘书工作各项技能；
奉公守法，不假借上司名义以权谋私。
1．忠于职守
秘书应忠于职守,大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是对工作认真负责、一丝不苟’。忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄。不僭权、不越权，不以二首长自居，不狐假虎威。
2．严守机密
秘书人员接触机密文件多，参加重要会议多，在领导身边的机会多，总而言之，接触机密多。秘书人员要严守党和国家机密，也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。秘书人员还应做到不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事，也不得议论别人的隐私，以免制造矛盾、破坏团结。
3．恪守信用
秘书工作严谨缜密，而