青岛农业大学《社交礼仪》作业----“高等农业教育战略发展国际研讨会”.doc

 
2014年“高等农业教育战略发展国际研讨会”
经管学院 ····· ····· ····· ·····
内容摘要：
为了把握当前高等农业教育的发展趋势，介绍高等农业教育的发展状况，青岛农业大学决定于2014年6月 20日至21日在青岛农业大学第二学术报告厅召开的“高等农业教育战略发展国际研讨会”。本文是此次研讨会的策划方案，本方案确定了研讨会的会议时间、会议主题、会议地点、会议目的、会前准备礼仪、会间组织与服务阶段礼仪、会后工作礼仪等全程会议内容。
关键词:
礼仪、高等农业教育、策划、筹备
本次研讨会的方案策划由研讨会组委会主任、、、负责，方案主要内容如下：
一、会议时间：
2014年6月20号—21号
二、会议主题：
高等农业教育战略发展
三、 会议地点
青岛农业大学第二学术报告厅
四、 会议目的
发展高等农业教育是我国高等教育发展的重要组成部分，是农业教育的龙头，是高层次农业人才培养、科学研究、技术推广、产业开发、技术创新的重要基地，它的发展至关重要。
五、会前准备礼仪
会前的准备工作是否到位与完善，不仅关系到会议接待工作能否顺利进行，而且直接直接影响会议的成功与否。会议前准备礼仪主要包括：
（一）、拟定会议主题：高等农业教育战略发展
（二）、拟发会议通知：
1、请柬发放，会议流程单需注意说明会议内容、会议地点、时间、乘车路线及会务组联系人电话。 
2、通知发出后及时确定相关人员是否收到并统计参会人数、姓名、性别等，确保到会率。 
（三）、会场布置礼仪 
1、会场布置应提前完成，悬挂条幅，试调灯光、音响、会议全部所需用品：电脑、投影仪、无线麦克等。 
2、会前签到台、签到本、指示台、胸牌，确认并于会议前一小时进场迎宾。准备活动现场所需的所有碟片，开场前音乐不间断播放。 
3、活动参与人提前彩排，熟悉会议流程。
4、坐席的配置
一般来说，主席台位置要面门设置。主席台位次原则上是居中为上，以右为上，前排为上，按来宾的职务、社会的地位排列主持人可在前排正中，也可在前排最右侧。发言席设在主席台正前方或右前方。在主席台上每个座位前的桌子上，应先摆放好写名签。对主席台的人能否届时出席会议，在会议前一定要逐一落实。在开会前还要在休息室逐一核实已到的来宾，并告之上台后所坐方位。如主席台人数较多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，主席台上不能出现名签摆错或空缺的现象。听众席的座次，可以按指定区域统一就座，也可以自由就座。
6、会场环境 
根据会议的内容酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛，还应留意会场是否具有安全出入之通道。 
7、灯光音响 
须由专人操作、灯光需柔和，音响及话筒须在会前调试正常，话筒数量应根据会场座位摆放及发言人束的多少而定。 
8、桌上摆放物品 
主席台需摆放会议材料，（必要时准备了记录用笔及笔记本等）。准备好茶水、矿泉水等物品。在桌上放置笔记本、笔以及会议宣传材料。会场外设置休息区，休息区要放置水果，茶水，咖啡等物品。 
9、 应提前联系好摄影及摄影人员，全程记录会议过程。
（四）、安排招待礼仪
与会人员到达后，首先应安排好住宿的房间。在与会人员稍事休息后，接待人员可上门或礼请与会者到会议秘书处签到，也可以先签到再休息，必要时还应安排相关负责人上门看望。会议期间应及时了解与会者食宿方面的风俗习惯，并将有关情况转告相关部门，以便及时调整安排。会议期间，要想方设法使与会者吃得满意、住得舒适、行得方便、玩得愉快。
（五）、其他注意事项的礼仪 
1、会务人员应根据签到情况掌握到会人数，并及时联系未到会人员，查明迟到或缺席的原因，并做记录；开始前20分钟、5分钟向会务组报告未到人员情况
2、服务人员应引导主席台人员或重要嘉宾就座。 
3、应注意参会人员的就坐情况，会场前排尽量不要空座。 
4、统一会务人员服装，穿着得体，大方。
六、会间组织与服务阶段
（一）、迎宾工作礼仪
  1、设门口迎宾2人，统一问候语：请问您是来参加高等农业教育战略发展国际研讨会的么？这边请！ 
  2、两到三人负责签到工作，一人负责胸牌及桌签的书写及发放。统一问候语：早上好！请到这边签到！您好，您在这里签上您的姓名。您好，这是你的参会证，请您带好，祝您愉快。 
（二）、主持人礼仪
各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
1、主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，走上主席台应步代稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，对快、热烈的会议步频应较慢。
2、主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头、微笑致意。
（三） 、会议发言人的礼仪
正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然。发言时应口齿清晰，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；；与他人有分歧，应以理服人，态度平和。
如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
（四）、会议参加者礼仪
1、与会者必须提前5分钟到达会场，并且关闭一切通讯工具；
2、会议迟到者必须向主持人行15度鞠躬礼表示歉意，会议中途离开者必须向主持人行15度鞠躬礼示意离开；
3、会议进程中，应集中注意力，不干扰他人发言，若要发言，则应等待时机，不可随意发表评论；应详细记录会议讨论的重点和其他与会者的意见；
4、若开会时是用纸杯喝茶，或喝罐装、瓶装饮料，散会后，应把身边空罐子、纸杯、纸巾收拾好。
（五）、会议服务礼仪　　
　负责会议具体工作的办公室员工，一丝不苟地做好下列工作。
1、会议举行期间，应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。
　　2、餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
七、 会议结束后礼仪
会议结束后，组织者还有一些后续工作必须完成，这也是会议的必要部分。
（一）、热情送客
要保证与会者在会议结束后尽快返回，如有必要，可以为本地区的与会人员提供车辆等交通工具，距离远者安排食宿。
（二）、整理会场
首先是对会议中使用的材料进行整理。材料的收集整理工作应按规定进行，及时汇总，妥善存档，应该收回的一定要收回，应该销毁的材料则要确认销毁。会议结束后，要检查并清理会场，带回剩余材料、席签等物品。
（三）、会议总结
会后进行会议总结，进行效果评估，把实际的活动效果与计划预期的活动效果进行对照，从到访人员数量、现场秩序、可请改善等方面进行分析。通过把效果量化进行分析评估对活动计划和执行进行检讨，以便更好地策划和执行下一次活动。