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MyLife Organized不完全应用手册（上）
Posted by 弥缝 in 推荐软件, 时间管理 on 11 11th, 2007 | 5 responses
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。
所以，弥缝特意邀请亚拉豪撰写了《MyLife Organized不完全应用手册》——详细地介绍了这款优秀的时间管理工具在GTD中的应用。相信对大家一定很有帮助。
“当你明白如何处理和安排事项后，你所要做的就仅仅是创建和管理列表而已。” —— David Allen, 《Getting Things Done》
开宗明义
在这本手册里，亚拉豪会向你介绍MyLife Organized （简称MLO）这款优秀的时间管理工具在GTD应用中工作流程。因为软件没有正式的中文版本，本文介绍的功能只基于MyLife Organized Professional Edition 1.91英文版。
在开始之前，亚拉豪希望你已经建立过自己的GTD系统，或者至少已经了解了GTD的基本原理和工作流程。不然的话，还请暂且打住。先去读一遍David Allen的《Getting Things Done》再回来看此文，你才能更好地体会MLO能给GTD应用带来的便利。
由于GTD的部分关键词翻译定义混乱。本文中涉及的GTD相关定义统一采用弥缝在褪墨（）上的定义，下面是一个简要的对照表：
GTD英文
褪墨的定义
Stuff
原料
Inbox
收件箱
Someday/Maybe
将来某时/也许
Project
项目
Next Action
下一步行动
Waiting For
等待
Context/Place
情境
更详细的GTD关键词解释请参考此文。那我们开始正文：
星期三早上八点，电脑前，该干什么？
是的，我们耐心地建立、细心地维护、苦心地改良我们的GTD系统，无非就是为了能给这个问题一个最好的答案。
那么MLO又能怎样帮助我们给出这个满意的答案呢？
星期三早上八点三十九分，坐在电脑前，亚拉豪打开MLO，检查GTD系统里的下一步任务清单（在MLO中叫做To-Do列表）。

这便是亚拉豪所有可以在今天执行的行动。行动中前缀[Prj: ×××] 表示这是某个项目中的具体步骤，而所有行动的右边显示的是此行动的截止日期。
这个列表中有一些行动，如买狗粮等是和当前的情境（电脑前）毫不相干的，于是亚拉豪通过上方的 Place 对能在电脑前能执行的任务进行过滤。

这样可执行的行动一下就缩小了，于是亚拉豪马上决定电邮通知KK平面设计项目的团队，在9点进行头脑风暴会议。
我想你已经发现了：在MLO中，你不需要另外再单独设定@home、@computer等情境列表。
任一时刻，只要你在MLO上有保持一个良好的GTD系统。每当你打开To-Do列表，你就能看到自己该做且现在能做的事情就已经自动地、井然有序的排列好了。你也能很方便地查看在某个特定情境下能执行的行动，也不需再多考虑就能迅速地投入状态。一天下来，不知不觉中你便完成了原本貌似永远也无法完成的任务。当你走在回家的路上时，你感到的不是疲惫，而是一种用言语无法表达的平静——那便是“心如止水”的境界。
心动了？那我们就来看看MLO怎样能让你的GTD系统变得更简单有效吧。
MLO界面总览
打开MLO的主界面，你会看到：

左边窗口部分有三个不同的视图可选：分别是GTD的核心——列表（Outline）；我们已见过的下一步行动列表（To-Do）；和情境管理器（Places）。没错，你的GTD系统中最宝贵的列表们统统会出现在这里。当中的每一条纪录，就是所谓的任务（Task）。但是在实际应用中，任务并不仅限于记录具体任务。所以，亚拉豪更倾向于把它称为条目，而条目就是你所有列表的基本元素。
当你在左边窗口选定了列表中的某个条目时，右边窗口便会显示这个条目的相关属性，总共六个方面，这在下文中将会一一涉及。除了条目名称和列表中的所在位置之外，所有关于此条目的具体信息都要在这里设置。
需要注意的是：MLO本身并没有行事历的功能。虽然你可以给中的项目设定闹铃提醒以实现日程管理功能，但亚拉豪强烈推荐你使用专门的日程管理软件（如 Outlook、Google Calendar）来记录你所有的“固定事宜”（会议、课程、聚餐等等）。不然，即便你没把自己的列表弄得很复杂，那也会很难查找到那些特定日期的固定事宜。
MyLife Organized不完全应用手册（中）
Posted by 弥缝 in 推荐软件, 时间管理 on 11 11th, 2007 | 4 responses
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
在《MyLife Organized不完全应用手册（上）》中，亚拉豪简单地介绍了一下MLO的使用实例和其界面，这篇我们将详细、一步一步地深入MLO在GTD的工作流程。
一切从原料开始 ——
David Allen说过：收集原料是GTD中很重要的一个环节，你要确保自己的收集工具简单快速，否则它就会严重拖累你的系统的效率。
在任何时候，只要MLO在运行，你都可以按下热键（Ctrl + Shit + M）呼唤出快速条目输入功能（Rapid Task Entry）栏：

输入原料名称，也可以如图中同时输入多项原料，一行一项。之后点击“Add tasks”或“Ctrl + 回车”确认。
通过上方的 Parent… 栏，你可以设定这些条目将放入列表的哪个位置（一般就是 列表）。
回到MLO主程序（Windows + Q）之后，你就能在 中看到刚刚输入的原料了。

你也可以直接在MLO主窗口中添加条目。选定 列表，通过右键菜单 -> New Subtask （或快捷键Alt + Ins）来添加子条目。
不可付诸行动 —— 列表
接下来便可以在MLO中处理这些原料了。处理每一个原料时，你都该问问自己这是什么？”和“这可否付诸行动？”。你要把那些不能付诸行动的原料删除、而把那些现在无法行动的原料统统放进 列表。
还记得之前看到的To-Do视图吗？请记住，管理MLO条目的首要原则是：确保只有有具体行动的任务在To-Do列表中显示。因为日常在参照MLO记录，决定下一步行动的时候，你要看的只是To-Do列表而已。
换句话说，对于所有不是具体行动的条目，都要设定为在To-Do列表中隐藏。 列表中记录的是你可能会去做但不会现在去做的事情，这条记录可能就是一个个的想法而已。所以，该列表中所有的条目都不应在To-Do列表视图中出现。选择 列表，然后点开右边窗口中的General栏，在 Hide branch in To-Do list一项上打勾。

在这之后 列表中所有的项目都变成了灰色，即表示它们不会出现在To-Do列表中了。

也许你会问，中的条目要不要隐藏呢？答案是：随你喜欢。亚拉豪个人倾向于隐藏，以免在工作中被逐渐增多的原料分散注意力。而有人则喜欢让它们出现在 To-Do列表中，以提醒自己尽早处理。你可以两者都试试，从而找出适合你的方法。
其次，如果你在 列表中有许多项的话，将它们分类管理会比较方便。如个人提升、朋友、职业技能等等。你也可以给必要的条目加上闹铃（Reminder）来提醒自己在将来某个时间重新审视。

最后， 列表中的条目，只需记下名称即可，不需要规划具体行动和细节。因为日后将它们转化为下一步行动或者项目的时候，这些都需要重新考虑，除非现在你已经想好了具体每个步骤每个细节（但日后情况有变时，你还是需要重新更改）。
可付诸行动，一步到位 —— 列表
所有现在可以采取行动的原料，可以分成三类：
· 只需一步行动，少于两分钟能完成的；
· 只需一步行动，多于两分钟才能完成的；
· 需要多步行动的才能完成的。
第一类的应该按照两分钟定理，迅速完成它。
而第二类的，都应作为下一步行动移动到 列表中：

这时，这个行动就出现在To-Do列表视图中了。不过你还要在右边窗口General栏的 Places中填入此行动的情境，从而便于在To-Do列表视图中有选择性地显示行动：

注意： 这个条目本身并不是行动，要把它在To-Do视图中隐藏：

要注意的是，这个 列表和GTD中的概念略有不同。GTD书中所指的下一步行动列表上的任务，在MLO中是等同于To-Do视图列表中所有的条目（即本文中的 列表内容加上列表中的具体行动步骤）。
可付诸行动，多个步骤 —— 列表
所有需要多个步骤才能完成的任务都属于项目，应该一律放在 列表中：

首先，自然是要写下希望达成的目标。在右边窗口中点开Task Note（Alt +1），填入自己对这个项目的期望成果：

之后，在条目属性（Properties）标签中点开Project栏，勾选“This is a project”，告诉MLO这是一个项目；并且将项目状态（Status）设为“正在进行”（In Process）。随着项目具体步骤一个一个完成，下面的完成百分比也会自动增加。

接下来就是把要完成这个项目所需的具体行动步骤添加为子条目：

必要的话，可以给项目和具体步骤设定截止日期：在Timing and Reminder栏勾上Set due date（Alt + D），然后在Start和Due项填入开始和结束日期，或使用日历的方式设定。

最后你要选择是否设定这个项目的各个步骤是要依次完成的（Complete subtasks in order）：

最后，这个项目就安排好了。转到To-Do列表，能看到此项目的第一个步骤。当这个步骤完成后，MLO就会自动将下一个步骤显示出来，就这么方便。

相关阅读：
MyLife Organized不完全应用手册（下）
Posted by 弥缝 in 推荐软件, 时间管理 on 11 12th, 2007 | 14 responses
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。
自此《MyLife Organized不完全应用手册》已是最后一章。我们将继续深入探讨MLO在GTD中的工作流程，如果你是新看到这篇文章，建议你先阅读《MyLife Organized不完全应用手册（上）》和《MyLife Organized不完全应用手册（中）》。
等待、委派 - 列表
标准GTD系统中的最后一项： 列表。记录下所有你可以委派给他人去做的事情，设定好闹铃到时检查结果就可以了。
其它列表
此外，你可以根据自己的需要，添加别的列表。比如亚拉豪有一个列表，记录每天都要做的事情（锻炼、记单词、阅读Google Reader等）：用MLO的循环功能（Recurrence，在Timing and Reminder 栏下）就能很容易地设置这样的任务。此外，一个独立的 列表记录要买的东西也是很实用的。
只要你能管理得过来，要建多少个列表都可以。只是请注意：所有不是具体行动的 项目，如 <人生目标> 这样的列表，都要设定为在To-Do列表中隐藏，以确保在To-Do列表中显示的永远只有可以执行的下一步行动（Next actions）。
Places（情境）管理器
在左边窗口的Places视图里，你可以管理你所有的“情境”。一个很实用的功能是：Included places （包含地点）。比如，“公司”这个地点就能包含“电脑”、“互联网”、“写字台”等。这样当你在To-Do列表中指定“公司”这个地点时，所有包含“电脑”、“互联网”、“写字台”这些地点的项目也会显示出来。
你的GTD系统有多安全？ —— 同步，输出与备份
用PPC的朋友们有福了。MLO的PPC版本可以和PC专业版完美同步，且界面功能与 PC端的极为相似。甚至连快速输入任务的功能也不缺：将快速输入任务设置到按键上，只要一键就能快速输入任务。若是PPC有字母键盘的话，输入速度绝不逊于纸笔。
此外，你还可以将MLO装到U盘上随身携带，在别的电脑上使用。如果有需要的话，还可以将纪录打印出来。
最后，谈谈风险。亚拉豪至今还记得，带自己入门GTD系统的朋友，就在示范完他用于记录GTD的随身活页笔记本后的第二天，就不幸地把笔记本丢失了。那时他不巧有五个新客户，十多个管理中的正在进行的设计项目，以及整整四页的 中的委派纪录。他除了E-mail 和项目相关资料之外，没有留下任何可供参考的计划纪录，更别提GTD系统的备份了。
所以亚拉豪衷心地希望，这样的事情永远不会发生在你的身上。
而MLO在这一点上就做得很好。你可以将GTD纪录备份到本机文件夹、外置硬盘、远程计算机、甚至FTP上，直接保证记录的安全。即使你的一个记忆媒介意外丢失，你也还有备份，能快速地恢复你的系统。这也能让你更信赖自己的系统。
尾声
本手册只介绍了MLO上GTD工作流程的基础。如果你是个了解GTD理论、却不知如何下手的GTD初学者，MLO能够很好地引导你，帮助你一步步地建立起一个高效有序的系统。如果你已经有了一个运行良好的纸质GTD系统，而在考虑将它转到电脑上的话，MLO绝对是一个值得尝试的选择。
希望本手册对你有所帮助，祝你的GTD越来越好。
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