新版文件管理程序.doc

程序文献

文献名称： 文献管理程序
文献编号：
文献版本：

编制
审核
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· 目的：
保证我司的管理文献和外来文献遵照国际原则与规定，在建立、实行、修改、作废等各个环节得以控制，保证企业各个经营活动场所均使用对应的有效文献。
2.范围：
合用于下列文献的管理
2.1企业的质量手册。
2.2各类程序文献和三阶文献。
2.3各类作业指导书 。
2.4质量体系运行的有关表单。
2.5来自企业外部的重要文献、资料。
2.6电子文档。
3.定义：
3.1受控文献：具有制定修订与分发记录，修订后须重新分发，失效或废止时须由行政办公室根据规定回收及销毁，并应随时保持最新版本的文献，盖有红色文献识别受控章。
3.2非受控文献：盖有非受控章或无任何识别章的文献；分发时取最新版本，但修订后不再另行分发，废止后不必收回的文献。
3.3质量手册：是企业建立符合质量管理体系规定，贯彻质量方针与质量目的的最基本文献。
3.4程序文献：质量手册中管理重点所延伸引用的下阶文献，是质量管理体系各重要作业程序的活动文献，这一类的作业一般都为跨部门性质的作业。
3.5作业指导书：程序文献中作业内容所延伸引用的下一阶文献，是质量管理体系中各重要作业程序的运作文献。
3.6表单：是各类实际状况的载体，展现各作业流程的运行证据。
3.7外来文献：来自于客户、供应商、政府机构及其他组织机构的文献，如图纸，资料，国际/国标，法令，法规等。
3.8企业的电子文献包括E-mail、U盘文献、电脑存档资料、ERP资料。
4.权责：

权限
文献类别
制定/修订
审核
同意
归档/分发/回收/作废
质量手册
行政办
部门经理
总经理
行政办公室
程序文献
各部门
部门经理
总经理
行政办公室
作业指导书
各部门
各科室主管
各部门经理
行政办公室
表 单
各部门
各科室主管
各部门经理
行政办公室
5.流程图：（附件一）
6.作业内容与补充阐明：
6.1内容要项:
6.1.1质量手册/程序文献有关内容要项根据”ISO9001”规定编写。
6.1.2文献封面格式以此份文献为范本。

6.1.3文献都采用”word”软件编排，编排都采用简体字。
6.1.4表头“企业标识”采用小二号Arial Black加粗字体， “浙江新诺电工科技有限企业”采用小二号加粗黑体字，外框用1.5磅实线，内用0.5磅细实线，程序文献和程序文献名称采用四号加粗黑体字，其他采用五号宋体字体。
6.1.5正文采用五号宋体字体，外框采用1.5磅实线，内采用0.5磅虚线。
6.1.6行间距以word软件中1.5字行为原则，页边距定为：上1cm；下1cm；左2.0cm；右1cm，页面定为A4纸面大小。
6.1.7系统文献架构:
按质量管理体系条款排列次序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应的程序文献，作业指导书。
6.1.8程序文献架构：
6.1.8.1目的。
6.1.8.2范围。
6.1.8.3定义。
6.1.8.4权责。
6.1.8.5流程。
6.1.8.6作业内容与补充阐明。
6.1.8.7有关文献。
6.1.8.8应用表单。
6.1.9作业指导书架构：作业指导书的编写由对应制修订部门视实际需要自行制定，以有效表达内容为目的，易于阅读、理解、使用。
6.2文献的新增、修改、作废申请：
6.2.1当各部门需要增长新的文献时，向行政办公室申请编号和统一格式，文献编号原则附件二。
6.2.2文献编制完毕后，编制人员填写【文献申请表】，经有关部门会签以及权责主管同意后，连同电子档交行政办公室提出文献发行申请。
6.2.3行政办公室收到申请后，由文控人员先行查对格式，申请内容，会签等有关资料与否符合规定，编号与否一一对应，否则退还申请部门重新修订后再申请。
6.2.4各类文献的编制、审核、同意权限按“4.权责”执行。
6.2.5各部门文献编制时应条理清晰、语句简朴通顺、描述清晰并用电脑打印，同意后正本交行政办公室归档。
6.2.6文献修改/作废：文献修改由文献制定部门负责起草修订，填写【文献申请表】，将修改前/后内容描述清晰，经有关部门会签以及权责主管同意后，交行政办公室执行文献的修改（包括电子档）和发行。
6.2.7技术文献管理，详细参见《技术文献管理规范》。
6.3文献的分发与回收：
6.3.1所有同意的文献分发范围和份数见附件四。
6.3.2行政办公室文管员根据发放的范围复印有关的文献，按“6.4”作好对应的标识后分发至各部门并将分发的状况记录于【文献/记录签收表】，接受人员在表单上签字确认。
6.3.3文献接受部门收到文献后应将收到的文献登记于部门内部的【文献一览表】上。行政办公室每季度对各部门【文献一览表】进行更新。
6.3.4当有关部门因文献没有被分发到或数量不够或遗失须补发文献时，由使用部门填写【文献申请单】经部门经理审核、行政办经理同意后由文管员补发对应文献并做好发放记录。
6.3.5当文献修改或过期需回收旧文献时，由行政办公室根据【文献/记录签收表】向有关部门回收旧文献并签字确认，行政办公室记录资料的回收状况，对有文献遗失的部门责成其分析遗失原因并研究改善对策，以便于更好的管理文献。
6.4文献标识：
6.4.1行政办公室根据分发文献的性质确定文献应显示的标识：
6.4.1.1受控文献于发放之前在分发文献的第一页封面发行章区盖“受控”章，执行分发作业。
6.4.1.2原稿作废后由文管员在文献每一页盖“作废”章后，整顿归档。
6.4.1.3变更文献，由文控人员在文献封面的变更记录上进行登记，并盖”文献变更”章。
6.4.1.4作废回收的文献由文管员在作废文献的每一页盖“作废”章，贮存或销毁。
6.5文献归档：
6.5.1行政办公室收到同意的文献后应按照文献的类别建立【文献一览表】，并按文献的类别进行分类保管。
6.5.2所有归档保管的文献应寄存于企业行政办公室，行政办公室环境应符合如下规定：
6.5.2.1行政办公室应在合适的位置摆放消防器材，并做好防火工作，以防止火灾事故的发生。
6.5.2.2行政办公室应做好防潮工作，每一层文献柜应摆放干燥剂。
6.5.2.3每一层文献柜应放防蛀剂。
6.5.2.4行政办公室文管员应对资料做好保密工作，除非经总经理同意，任何人员不得进入文控中心室。
6.5.3过期或作废资料的保留年限：
6.5.3.1法律法规有规定的各类资料保留期限应符合法规规定。
6.5.3.2产品设计资料保留期限应为产品使用周期加一种日历年。
6.5.3.3客户有规定期资料的保留年限应按客户规定规定执行。
6.5.3.4质量手册、程序文献原稿归档后保留二年。
6.5.3.5作业指导书保留年限为产品使用周期加一种日历年。
6.5.3.6以上规定的保留年限应理解为最短期限。
6.6文献销毁：
6.6.1当文献保留期满需销毁时，由行政办公室填写【文献申请表】提出文献销毁申请，经行政部经理同意后执行销毁。
6.6.2文献销毁时必须明确销毁人和销毁监督人，并将销毁信息记录于【文献销毁登记表】。
6.6.3为防止作废文献的遗失，所有销毁的文献必须用碎纸机销毁或焚毁。
6.6.4各部门记录报表等资料需销毁，同样填写【文献申请表】，经行政部经理同意后交行政办公室执行销毁工作。
6.7现场文献的使用与保管规定：
6.7.1文献使用部门应建立本部门的【文献一览表】并定期更新。
6.7.2现场使用的文献应保持清洁，不得随意涂改，不得随意带出工厂并做好保密工作。
6.7.3使用部门收到文献后应立即组织有关人员进行学习培训以便于文献的有效执行。
6.7.4文管员每季度对各部门检查文献使用与保管的状况，当出现文献被随意涂改、遗失、缺页、损坏严重时应向对应的部门负责人提出整改规定并形成报表报行政部经理。
6.7.5现场文献使用部门必须使用企业有效文献。
6.8外来文献管理：
6.8.1各部门收到外来文献与资料时，应先确认外来文献资料的内容、版本与否为最新状态，建立【文献一览表】，将文献保留归档。
6.8.2各部门负责对各自文献的更新/作废工作，并及时更新【文献一览表】。
6.8.3当有关部门需使用外来文献时，应制定【文献资料借阅申请单】，经部门主管审核，行政部经理同意后借阅，保管部门将借阅信息登记于【文献资料借阅登记表】。保管部门定期检查文献借阅状况并及时跟催借阅者偿还
6.9电子文献管理:
6.9.1所有企业详细有保留规定的电子文献，必须由行政办公室定期备份，编目保留，并建立【电子文献备份一览表】。
6.9.2行政办公室定期对刻录文献进行维护，以免数据丢失。
6.9.3若需要将有关文献拷贝成磁盘，由使用部门提出申请，行政办公室负责拷贝或刻录。刻录应予验证记录状况，以免文献丢失。拷贝录的电子文献应登录于【电子文献备份一览表】。
6.9.4电子文献需要修改,同文献修改程序6.2.7。
7.有关文献：
7.1记录管理程序
8.有关表单：
8.1文献一览表 BST/Q-20306-01
8.2文献/记录签收表 BST /Q-20306-02
8.3文献申请表 BST /Q-20306-03
8.4电子文献备份一览表 BST /Q-20306-04
8.5文献销毁登记表 BST /Q-20306-05
8.6文献资料借阅申请单 BST /Q-20306-06
8.7文献资料借阅登记表 BST/Q-20306-07

附件一:流程图
流 程 图
总经理
行政办公室主任
有关部门
行政办公室
文献制定部门
表单

文献申请

获得编号与格式

获得编号与格式
获得编号与格式

文献申请
获得编号与格式

文献申请表
设计变更告知单
文献会签/审核/同意

审核

NG

OK

确定分发范围/复印/标识

文献一览表

分发新文献/回收旧文献

文献/记录签收表

定期检查

补发/作废/销毁申请

文献申请表
设计变更告知单

归档处理

文献销毁登记表

附件二:文献编号原则
1.文献编号：
1.1质量手册的编号措施：
BST/Q—1 □□
次序号（01；02；03……）
手册代号
质量体系文献代号
企业代号
1.2程序文献的编号措施：
BST/ Q—2 □□ □□
次序号（01；02；03……）
部门代号
程序文献代号
质量体系文献代号
企业代号
1.3三级文献的编号措施：

BST/Q- 3 □□ □□

程序次序号（01；02；03……）
部门代号
管理文献代号（技术文献除外）
质量体系文献代号
企业代号

1.4表单编号:
1.4.1表单编号
BST/ Q—□□□□□ -□□ （□/□）

版本号/修改码
二位流水号（如01、02、03......）
文献编号（如文献管理程序编号为20301）

质量体系文献代号
企业代码
1.42使用编号
□□ □□ □□□
三位流水号（如001、002、003......）
月份代号(如: 07表达7月份,12表达12月份)
年份代号(如则填写18)
1.5外来资料的编号措施：
BST/ W—□□ □□ □□□
次序号
部门代号
文献类别号
外来文献代号
企业代号
文献类别号
文献类别
客户资料
法律法规
政府资料
参照资料
供应商资料
代 号
用顾客代号
LR
DG
DR
供应商代号

1.6版本号与修改号的编号措施：
□/□
修改号（0、1、2、3……）
版本号（A、B、C……）

1.7部门代号一览表:
部门
总经办
财务部
行政办公室
销售部
生产部
技术部
品质部
采购部
代号
01
02
03
04
05
06
07
08

文献发放一览表(附件四)
文献 部门
总经办
行政办公室
销售部
财务部
采购部
生产部
品质部
技术部
质量手册
1
1
1
1
1
1
1
1
程序文献
1
1
1
1
1
1
1
1
三阶文献(管理)
1
1
1
1
1
1
1
1
四阶表单
1
1
1
1
1
1
1
1
作业原则书

1注

1
检查卡片

2
1
材料图纸

1

2
1
成品图纸

2
1

注：发到生产部的作业原则书份数根据生产现场实际工位而定，由技术部指定，在文献申请单上注明。