计算机软硬件及耗材管理方案.doc

计算机硬件及耗材管理办法

1. 总则
1.1. 为提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化的途径，在全公司范围内推广应用计算机管理，对增加公司经济效益将起积极的促进作用。为了对公司的硬件进行合理的管理和维护，加强耗材使用管理、保障有效供给、切实减少浪费，确保公司日常工作正常运行，特指定本办法；
1.2. 本办法所称硬件及耗材包括公司使用的所有计算机硬、软件设备、办公耗材、相关配套文件、资料、档案；
1.3. 硬件类、耗材类说明：
类别
类别明细
说 明
硬件类
终端办公设备
台式电脑、一体机、笔记本，手持设备；
计算机外设
打印机、复印机、传真机、扫描仪
网络设备
防火墙、交换机、路由器；
服务器
文件服务器，系统服务器，公司办公类服务器等
耗材类
配件
键盘、鼠标、硬盘、内存、显卡、主板、CPU等
耗材
墨盒、网线、水晶头、光模、光盘、计算机配置电池、磁带等
软件类
邮箱
邮箱申请、删除、密码修改等
用友
财务软件的安装等（需财务自行和供应商联系）
金蝶
ERP的安装、维护、使用

2. 硬件使用和安全管理
2.1. 各部门现使用计算机及外设，由厂务IT处等级造册，部门公共设备由部门主管负责管理，个人办公使用设备及外设由使用者管理，部门主管督导管理；
2.2. 应按照正确的方法使用打印机或其它外设，杜绝因人为操作不当造成的硬件损坏、各部门不得私自拆卸配件及外设；
2.3. 使用人应保持计算机主机、显示器、键盘的清洁，对灰尘污垢定期清理，使用人应定期使用杀毒软件进行病毒检查；
2.4. 任何人不得改变网络拓扑结构、网络设备布置、服务器、路由器配置和网络参数；
2.5. 使用人不得随意更改系统的基本设置信息和删除系统文件，对计算机上安装的软件，不得随意删除、更改路径等；
2.6. 各部门需使用的应用软件，必须通知厂务IT处，必要时由厂务IT处人员负责安装；
2.7. 不得使用未经许可的软盘或光盘，不得对外拷贝内部软件及资料；
2.8. 公司内部或者外部人员不得擅自携带非公司提供的电脑进入公司网络；
2.9. 使用人离开计算机时，应该及时锁定密码以免他人操作计算机；
2.10. 未经许可的外来人员，不得操作本单位的计算机；
2.11. 使用人必须管理好各自所管理的企业信息资料，对共享文件必须设立密码，并仅向有权知情人开放；
2.12. 任何人不得进入未经许可的计算机，更改系统信息和用户数据；
2.13. 下班后必须按规定关闭计算机，切断电源（服务器除外）；
3. 耗材使用管理
3.1. 各部门使用耗材领取采用“统一管理，以旧换新”的原则；
3.2. 各部门根据月度预计需要耗材种类及数量绘制耗材需求清单，报厂务IT处备案，保障耗材安全库存；
3.3. 严禁虚报冒领，否则根据奖惩措施追究当事人责任；
3.4. 办公用品耗材要本着“合理、节约、高效”的使用原则，不得随意浪费；
3.5. 各部门使用耗材统一向厂务IT处申请领用，厂务IT处需根据当前库存情况及年度各部门预算合理通知采购部申请购买相应耗材，以保障各部门日常所需。
4. 硬件及耗材采购管理
本办法中涉及到的采购是指取得的产品、技术及服务，包括购买、租赁、委托、雇用、维修及维护等。
4.1. 硬件及耗材的采购采用“集中采购”原则（附录1 采购流程图）；厂务IT处根据当前库存及部门需求情况进行采购；
4.2. 每三个月由厂务IT处根据三个月内的采购数量及采购内容进行一个总体的总结同时各部门助理各自做好自己本部门的采购内容汇总方便成本的核算及分析；
4.3. 公司内使用的硬件设备由需求部门提出采购申请，厂务IT处根据年初各部门使用预算及当前库存情况提出耗材采购申请（限于网络设备、服务器、配件、耗材采购）；
4.4. 个人使用硬件及耗材由个人申请提出，经部门经理，管理部，财务部，厂长室批准生效；
4.5. 采购申请由需求部门提出并填写采购申请单（附录1 采购申请单）；
4.6. IT处根据已批准并评估的采购申请单进行采购，未经批注的采购申请写明原因并返回需求部门；
4.7. 采购到货所有硬件及耗材必须验收后才能入厂务IT处硬件耗材库；
4.8. 验收合格后，签收到货单并复印存档；若不合格，则退回供应商；
4.9. 验收入库后根据公司领用管理制度进行出入库手续；
4.10. 厂务IT处需将所有采购硬件或耗材建立档案进行管理（附录2 硬件耗材档案清单）；
4.11. 每三个月IT会根据市场的实地考察，对供应商提供的价格进行议价；
5. 硬件及耗材领用管理
为合理使用资源，加强硬件及耗材使用管理，降低成本，保障部门日常工作正常运行。
5.1. 硬件及耗材的使用采取“统一管理、合理使用、节约高效”的原则（附录3 硬件及耗材领用流程）；
5.2. 需求部门填写领用单（附录3 出库单）递交部门主管审批，向厂务IT处进行领用；
5.3. 电脑硬件，打印机，传真机，扫描仪，电话、硒鼓等易损易耗物品一律以旧换新；
5.4. 严禁虚假冒领；
5.5. 厂务IT处根据领用单发放相关设备耗材后，及时更新硬件耗材档案清单；
6. 硬件及耗材转移管理
6.1. 硬件及耗材的转移采用‘先归还，后领取’的原则；员工调动岗位需将所用设备及耗材归还厂务IT处，然后填写领用单经部门主管审批后从厂务IT处仓库领取；
6.2. 公司人员离职前，需由厂务IT处签字确认对其所使用硬件或耗材的归还情况；
6.3. 对于硬件及耗材转移由厂务IT处更新硬件及耗材档案清单；
7. 硬件及耗材报废管理
7.1. 报废标准：
7.1.1. 设备或耗材使用超年限，性能不能达到正常使用需求；
7.1.2. 设备主要配件损坏后市场找不到相应的配件；
7.1.3. 设备已过保期后经多次修理或修理费用超过新型号设备价格的50%；
7.2. 申请报废的硬件设备原则上必须使用满5年（除因特殊事故导致的硬件损坏）；
7.3. 设备或耗材报废需严格按照报废流程处理（附录4 报废管理流程）；
7.4. 厂务IT处需对申请报废设备或耗材进行运行测试及故障损坏情况分析，确认可否改装，修复并确认其成本；
7.5. 对存有程序、数据或资料的计算机设备需进行清理，防止泄密；
7.6. 对于报损设备需对其进行可再用资源整理，并归档；对于报损设备厂务IT处需建档管理附录4 报废清单）；
8. 监督及责任
8.1. 任何人可以对厂务IT处运维组的工作提出建议和监督。
8.2. 使用人具有保护好本计算机内存储的数据不被他人任意访问、浏览、拷贝、修改的责任；
8.3. 计算机出现问题时，使用人具有及时向网络管理员报告的责任；
8.4. 当前使用人具有保证本计算机配件及外设不被转移的责任，如遗失由使用人负责赔偿；
8.5. 部门计算机及外设由部门领导负责，遗失由本部门负责赔偿。使用人如违反上述计算机管理办法，视情节严重与否，追究当事人责任；
9. 奖惩办法
9.1. 在计算机及外设设使用过程中，凡是发现以下行为，根据实际情况追究当事人的责任（附录五 奖惩流程图）；
9.1.1. 使用人未经厂务IT处允许随意更改计算机IP地址，一经发现第一次进行警告，并作书面检讨全厂通报批评；第二次罚款100元，第三次由厂长室处理；
9.1.2. 擅自使用他人计算机或外设造成不良影响，每次罚款100元；
9.1.3. 使用人随意更改系统的基本设置信息和删除系统文件，造成不良影响，每次罚款200元；
9.1.4. 耗材浪费，冒领者一经发现，公司通报批评，每次罚款100元；
9.1.5. 对于私自在办公网络架设其他硬件设备者，罚款100元，产生严重后果者由厂长室处理；
9.1.6. 对于私自拷贝公司内部资料出厂或携带存储企业信息介质出厂等，情节严重者由厂长室处理；
9.2. 凡发现因违章作业、保管不当、擅自安装、使用硬件和电气装置等造成硬件的损坏或丢失的，其损失由当事人赔偿硬件价值的150%费用；
9.3. 凡违反以上操作者，由厂务IT处开具奖惩单（附录5 处罚通知书），部门主管审批，罚款金额有部门内部管理，造成重大影响者有厂长室执行处罚；
10. 软件管理方法
10.1. 邮箱的申请必须有各部门的助理（填写代申请人处）进行递交，经部门经理，管理部，厂长室审批，交予IT处进行邮箱的建立（附录6 电子邮箱申请登记表）；
10.2. 申请过程中缺省任何一个部门领导的签字，申请单与予退回。审批完毕后重新交予IT处；任何内容模糊不清同样退回助理处，修改后交予IT；
10.3. 申请过程中邮箱的账号为员工姓名的全称再加公司邮箱后缀“sz-”，密码自行填写，并记住。如要修改密码请与IT联系；
10.4. 外网开通方法同邮件开通（附录7 外网使用权限登记表）；
10.5. 用友财务软件的安装除了全新的安装，中间的升级及任何维护请财务部联系供应商联通IT进行操作。原由：财务软件涉及到财务相关内容不便有关人员得悉，但同时得保证外部人员不进行任何的违规操作，故而需IT陪同监督；
10.6. 有关金蝶ERP软件，IT处暂时不进行操作。原由：由于公司网络及硬件设施都属于外包形式，IT需要了解全公司网络布局，网络架构，交换机及路由器的位置，IP地址段的分布，知道公司3台服务器的内容及相关的设置，故而需要一定的时间适应及接受。希望同事们能谅解。
11. 附录：

附录1：

采购流程图
开始
耗材内容
主管签字
管理部
厂长室
IT购买
通知领取
否

否
财务部

苏州天禄光电科技有限公司

采购申请单
申请部门：
日期：
序号
材料名称
规格
单位
数量
要求到货日期
供应单位
备注
1

2

3

4

用途说明：
申请人：
厂长：
采购部经理：
申请部门经理：
第一联：采购部（白）
第二联：申请部门（红）

附录2：

附录三：

耗材领取流程图
开始
领取内容
主管签字
IT签字
给出耗材
领取结束
否

苏州市天禄光电科技有限公司

入 库 单
序号
供应单位
耗材名称
数量
到货日期
1

2

3

4

注意事项：请确实填写表格
入库人：

IT：

苏州市天禄光电科技有限公司

出 库 单
序号
供应单位
耗材名称
数量
到货日期
1

2

3

4

注意事项：请确实填写表格
申请人：

部门主管：

苏州市天禄光电科技有限公司

设备转移单
序号
设备编号
设备名称
转出部门
转入部门
1

2

3

4

申请人：

部门主管：

财务部：

附录四：

设备报废流程图
开始
填写报废单
主管签字
IT评估
否

管理部
设备报废
填写请购

苏州市天禄光电科技有限公司

设备报废单
序号
设备名称
数量
报废日期
IT评估
1

2

3

4

部门主管：

IT：

管理部：

附录五：

奖惩流程图
开始
事件发生或发现
是否违规
违规人签字
结束
IT开单
否
管理部
厂长室

附录六：
邮件申请流程图
开始
助理填写账号
主管签字
管理部
厂长室
IT建立邮箱
告知结束
否

否

电子邮箱申请登记表
编号:E-mail –
申请个人信息
姓 名

部 门

职 位

日 期

账 号

代申请人

密 码

领导签字
部门主管：

管理部：

厂长签字：
年 月 日
注意事项：

1、请申请人将申请表下载打印并认真填写完毕后交至管理部
2、帐号名的第一个字母只能是字母A—Z，帐号名中可以有数字但不能有特殊字符和汉字。
3、如有重名，我们会通知重新命名。
4、各帐号初始密码与帐号名相同，请大家尽快自行修改。
5、邮箱的登陆地址为：http://mail.sz-
6、申请邮箱后的第二个工作日方可登陆。

附录九：

网络权限开通流程图
开始
申请内容
主管签字
管理部
厂长室
IT开通权限
告知结束
否

否

苏州天禄员工外部网络使用权限申请表

 申请人

岗位/职务

所在部门

联系电话

IP 地址

MAC 地址

申请开
放权限
公用
服务端口：邮件，远程协助，杀软升级
邮件□ 网页□ FTP□ 即时通讯□ 政府软件□
其他类（ ）
开放理由及时段：全天□ 工作时间□ 其他
封堵部分
P2P软件过滤□ 休闲娱乐□ 新闻资讯□ 聊天交友□
网络游戏□ 电子购物□ 论坛博客□ 证券基金□
申请人需承担责任
1、从批准之日起，申请人具有上述对外网络使用权限，请对自己电脑的用户名，密码和配置注意保密。
2、申请人不能对外传递或发布违背国家法律法规的内容，不能传递或发布未经公司同意，涉及公司业务信息的内容。
3、申请人必须设定所用电脑每周病毒库升级，每天电脑病毒扫描，按补丁服务器提示信息打全补丁，一有异常情况，马上反馈到管理部。
4、申请人未经公司同意，不得在自己的电脑上开设外界可访问的网页，留言板、BBS等站点。
以上，如因申请人违反上述规则，对公司或第三方造成的损害，申请人将负全部责任。
签名：
部门主管：

管理部：

厂长室：
年 月 日