档案管理1到11章课堂笔记.docx

第一章 档案概论
档案的定义：
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式 和载体的历史记录。
档案的基本含义：
1. 档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。
2. 档案是保存备查的历史文件
3. 档案信息的记录方式和载体是多种多样的
4. 档案是原始的历史记录
档案的形成者的类型：官方性质的种种机关单位，半官方的或非官方性质的社团组织；某些个人。
档案来源于一定的基本单位，形成于特定的历史活动。复杂的社会实践，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定的来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。
文件转化为档案一般需要具备的条件：
1.办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。（所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序）
2.对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存
3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案
档案的信息和载体是构成档案的两上基本因素。
档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和本质属性
1. 档案不同于一般的历史遣物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。
2. 档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件转化物，因而具有原始性的特点。
档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料
档案的一般属性：知识属性和信息属性
1. 档案是贮存和传播知识的一种形式
2. 档案是一种重要的信息资料
档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论
档案不仅有贮存的功能，当它被 人们利用时又可以发挥传播知识的功能。
档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性
信息可分为原始信息和加工信息。对原始信息进行不同的加工处理即成为加工信息。
档案的种类：
1. 按来源标准：分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等
2. 按内容标准：一直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案、会计档案等多种门类。二先分为普通档案和专门档案
3. 按载体标准：分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等。
4. 按时间标准：分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。
5. 按所有权标准：分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
6. 中国常的档案种类划分尚有文书档案、科学档案和专门档案
档案的一般作用：
1. 行政管理的考查凭据
2. 生产建设的参考依据
3. 政治斗争的必要工具
4. 科学研究的可靠资料
5. 宣传教育的生动素材
6. 维护国家、集体和个人权益的法律书证
档案作用是：凭证件用和参考作用。
档案的凭证作用是档案不同于和优于其他各种资料的作用之最基本的特点
档案所以有凭证作用，是由档案的形成规律和档案自身的特点所决定。

档案反映历史活动的客观过程方面的真实的；档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或不完全真实的。
档案发挥作用的规律性：
1.档案作用的时效律和扩展律
2.档案机密性递减律和社会性递增律
3.档案行政作用弱化律和科学作用强化律。
4.档案发挥作用的条件律。

档案的作用对其形成机关对社会作用的双重性和过渡性，对机关的作用又称档案的第一价值。社会的作用又称第二价值。
档案的广泛使用领域，有时也可大致概括为行政领域和科学文化领域，人们把这种现象称为档案的行政作用和科学作用。
档案的社会效益和经济效益发挥的程度如何，怎样发挥它的作用，这都取决于一定的条件。
档案价值和作用，必须在利用过程中档案参与实践活动，才能直接实现和具体表现出来。
档案利用的实践是档案价值实现的最基本的条件。
档案的主要条件：
1. 档案利用实践
2. 社会发展水平
3. 社会档案意识
4. 档案管理水平
第二章 档案工作概论
档案工作包括档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等。这些属于档案事业。
档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作。即科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。
基本内容包括以下八项：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。
为了更广泛地发挥档案应有的作用，需要对这些文进行挑选，并且集中地保存起来，这就形成了档案的收集工作。
为了便于保存和系统地提供利用，需要把这些档案分门别类，这就形成了档案的整理工作。
为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对保存的档案进行“检简”，去粗取精，这就形成了档案的鉴定工作。
为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护措施，延长档案的寿命，进行系统的管理，这就形成了档案的保管工作。
为了满足特定的查找利用要求，需要通过多种途径和形式揭示档案的内容和成分，提供检寻档案材料的手段，这就形成了档案的编目和检索工作。
为了满足更多的利用者各种不同的利用要求，需要对浩瀚的档案史料进行研究、汇集和编写专门材料，这就形成了档案的编辑和研究工作。
为了满足实际利用的要求，需要通过各种方式和方法，向利用者提供档案材料，进行咨询服务，这就形成了档案的利用工作。
为了掌握情况及其规律性，需要对档案和档案管理等状况进行数量的观察和分析研究，这就形成了档案统计工作。
收集、整理、鉴定、保客、检索、统计等各项环节中，都贯穿着社会需要和提供利用工作的要求，同时，前面诸环节又都直接影响着提供利用，因此，整个档案工作的内容又可以划分为两个方面：基础工作和利用工作。
档案工作就其基本性质和主要作用来说， 是一项管理性工作、服务性工作、政治性工作。
档案就保存和流传归宿的程序，可分为档案室阶段和档案馆阶段。
档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。
档案工作的服务方向是档案工作政治性的集中表现。
档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。
由于档案是历史的见证，所以历业就存在维护档案的真实性同篡改档案之间的斗争。
1955年1月17日，中共中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文快睡上理工作和档案工作暂行条例》中规定，机关档案工作的基本原则。这一富有历史意义的文件，在我国第一次明确地规定了档案工作的基本原则。
1956年4月16日确立了全国范围内的“档案工作的原则是集中统一地家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用。
1959年1月7日中共中央确定了党政档案工作的统一领导和党政档案的统一管理。
我国档案工作的基本原则可以理解为：统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会种方面的利用。
档案工作的基本思想包括：
1. 确立了档案工作的组织原则和管理体制——统一领导，分级集中地管理国家全部档案
2. 提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全；
3. 体现了档案工作的要本目的，规定了档案工作的主要标准——便于社会各方面的利用。
统一领导、分级集中地管理国家全部档案，这是我国档案工作的组织原则和管理体制 .
1. 档案事业由党和政府统一领导
2. 国家所有的档案由各级档案机构分别地集中统一管理
3. 全国档案工作由各级档案行下机构分层负责地统一监督和指导。
维护档案的完整与安全，这是档案管理最起码的基本要求，
维护档案的完整，有两方面的含义：一方面从数量上要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少；另一方面，从质量上，也就是从系统方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。
维护档案的安全：物质安全和政治安全。
便于社会各方面的利用，这是检验档案工作的主要标准，它体现了档案工作的根本目的。便于社会各方面的利用，便成了档案工作的出发点，并且支配档案工作的全过程。
我国档案工作的基本原则三个方面的思想内容。互相联系，互相作用。
各级机关的档案，由机关内设立档案室（处、科）集中管理；各机关形成的需要长远保存的档案和历史上形成的档案，则设立各级档案馆统一保管；全国的档案工作，又由各级档案行政管理机关统一地、分层负责地进行监督和指导。
档案室的地位和作用
档案室的地位和作用，表现在两方面：一方面，档案室 是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关的领导工作和机关内各部门的工作提供参考和依据的档案材料，为机关工作和生产活动服务。
档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。
档案室的具体任务：
第一， 对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；
第二， 接收和保管本机关各单交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用；
第三， 定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。
档案室一般分为：
1. 普通档案室（也称机关档案室、文书档案室）
2. 科技档案室
3. 音像档案室
4. 人事档案室
5. 综合档案室
6. 联合档案室
各级综合性档案馆是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家的机构，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构
档案馆的科学文化事业性质：
1从档案管理对象看，是历史上政治、经济、军事、文化、科学技术等活动的记录。
2.从档案馆的活动方式和工作成要来看，档案馆工作是一种研究性的工作。
3.从档案馆机构及其社会职能来看，档案馆不是党、政领导机关，不是企业生产部门，而是一种文化事业单位。属于科学文化事业的组成部分。
档案馆的基本职责是：集中统一的管理党和国家需要长远保管的档案和有亲资料，维护历史的直面貌为现实社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
档案管的类型：
1. 各级国家档案管，包括综合性档案馆和专门档案馆。
2. 部门档案馆
3. 企事业单位档案馆
档案行政机构，如各级档案局、处等，是党和国家指导和作的部门。
第三章 档案的收集
档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。
档案收集工作内容：接收和征集
档案接收是指档案馆（室）收存档案的活动过程。它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。
档案征集它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。
档案收集工作的基本要求是：加强馆（室）外的调查和指导，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的相对完整性。
档案就是按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。
1987年9月5日颁布的《档案法》以法律条文的形式，将归档制度固定下来
建立机关文归档案制度的一般要求：
1. 归档制度的制定必须符合国家有关机关文件的规定要求。
2. 归档制度的制必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际，体现本机关的文件形式特点和规律。
3. 制度的归档制度，应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一性。
4. 完善归档制的内容
归档制主要包括：归档范围、归档时间、归档案卷（或保管单位）的质量要求、归档手续等内容。
不属于归档文件主要包括：
1. 重份文件；
2. 一般事务性的无查考、保存价值的文
3. 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；
4. 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件
5. 同本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件
6. 本机关领导兼任其他机关职务形成的文件；
机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据很多次目录清点核对。
档案室形成文件与归档组织活动中的作用：
1. 机关档案室对形成文件的作用
2. 指导和监督文书部门或业务部门做好归档组织工作
3. 加强对归档案卷质量的检查
4. 临时性的文件收集工作
5. 对归档案制度的宣传
档案馆的馆藏档案来源：
1. 现行机关档案源
2. 撤销机关档案源
3. 组织和个人保存的散失档案
4. 档案馆之间交接的档案
档案馆接收现行机关档案的要求：
1. 进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性
2. 进馆档案必须是经过鉴定的，具有长远保存价值的档案
3. 与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交。
档案馆接收档案的期限：
省级以上机关将永久保存档案在本机产保存二十年左右；省辖市和县级以下机关档案应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右，向各有关档案馆移交。
接收与征集历史档案的意义：
1. 它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施
2. 收集历史档案是档案开放利用工作的需要
3. 收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作
4. 收集历史档案是发展我国档案馆事事来的重要手段之一。
收集历史档案的对象及途径：
1. 收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案
2. 征集民藏于个人手中的历史档案
3. 征集少数民族地区的历史档案
4. 收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案
5. 收集失国外的历史档案
将明清中央机关形成的档案集中于中国第一历史档案馆保存；将民国时期的中央机关的形成的档案，集中很多次给中国第二历史档案馆保存；将民国时期各地方机关的档案，移交给各有关地方档案馆保存。
档案部门采购取收集档案的方法：
1. 发布通告（走群众路线）
2. 调查研究
3. 广泛宣传
丰富馆（室）藏工作中存在的问题:
一． 库藏结构不够合理
二． 库藏档案的成分不够优化
三． 库藏的某此全宗的完整性不够高
优化馆（室）藏的意义：
一． 优化馆（室）藏是完善馆（室）藏建设的一个重要方面
二． 优化馆（室）藏也是解决目前档案收集工作中存在的问题的一项重要措施
三． 优化馆（室）藏亦是提高案卷质量的一种必要手段
四． 优化馆藏可以使库藏的结构具有一定的层次性，全面反映出社会生活的各个方面的情况。
优化馆（室）藏的主要原则：
1. 完整性原则
2. 系统性原则
3. 实践性原则
4. 价值性原则
5. 特色性原则
优化馆（室）藏的内容标准：这是检验馆（室）藏质量高低的最基本的标准。
科学地处理好丰富与优化馆（室）藏中的诸种关系：
（一） 档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系
（二） 馆藏建设必须科学地处理好综合与特色的关系
（三） 馆藏建设要处理发档案与资料的关系
（四） 馆藏建设要处理好广度与深度的关系
第四章 档案的整理
档案的整理工作的基本内容包括全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等诸多业务环节。
整理工作的内容：
1. 系统排列和编制案卷目录。
2. 局部调整
3. 全过程整理
档案整理工作的原则：
1. 尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系
2. 便于保管和利用
3. 充分尊重和利用原有的整理结果
档案是历史的原始记录，这是档案整理工作的根本性原则，也是整理工作的必然要求。
档案文之间的历史联系有时又被称为“内在联系”或“有机联系”，是档案文件在产生和处理过程中所形成的固有联系。
档案文件之间的历史联系一般具体体现在档案文的来源、内容、时间、形式等几个方面。
充分尊重和利用原有整理结果的原则在整理工作实况实践中的适用主要体现为三种情况：
1. 在原有整理结果基本可用的情况下，基本维持其原有的秩序状态不动
2. 若某些局部明显不合理、不可用，可以原基础框架内进行局部调整
3. 原有基础确很混乱，无法有效管理，可重新整理，但重新整理时，亦应尽可能保留或利用其原有基础中的可取之处。
全宗的划分和排列是档案馆整理工作的基本内容，同时也是最高管理层次上的整理工作。
确认与区分全宗是划分全宗的首要任务。
凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案就可以构成一个全宗。这样的组织或个人在档案学术语被称为立档单位或全宗构成者。用以确定组织或个人社会独立性的因素被 称为全宗的构成条件。
全宗的构成条件：
1. 可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
2. 设有会计单或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；
3. 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
全宗从其形成者角度看有组织和个人两大类。
确定立档单位所要解决的中心问题，是综合地分析某一机关、组织是不是一个具有法定权利和义务的独立单位。
其中最基本的是第一个条件，即以独立行使职权并主要以自己的名义对外行文为主要条件。
个人全宗又称人物全宗。
只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人才可能成为一个实际的个人全宗（名人档案才可能成为个人全宗）
区分全宗一般是特指对容易引起混乱或歧义的较复杂的全宗界限问题的具体处理。这些问题及处理原则如下：
1. 政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗
2. 立档单位变化所导致的区分全宗
3. 临时机构和派出机构档案的区分全宗
4. 立档单位中党、团、工会组织档案的全宗归属
5. 判定档案所属全宗
6. 个人全宗与组织全宗档案的区分
全宗的补充形式及其相应的应用条件主要有三种：
1. 联合全宗（两个或两个以下全宗的联合体）
2. 汇集全宗（是一种由若干独立全宗人为汇集而成的全宗补充形式）
3. 档案汇集（是由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式）
全宗编号的要求：
1. 唯一性或专指性
2. 系统性或连续性
3. 方便实用
全宗编号方法：大流水编号法、体系分类编号法、分类流水编号法
全宗档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。这一工作一般由档案室承担。
全宗档案分类的基本要求：
一. 分类应从全宗内档案的实际状况和方便 管理的现实需要出发。
二. 分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况，维护历史的本来面貌。
三. 分类方法及其分类结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作
全宗档案的一般分类法：
1. 时间分类法
2. 来源分类法
3. 内容分类法
4. 形式分类法
组织全宗内文书常用分类方法：
1. 年度分类法（1.文件上有属不同年度的几种日期的归类。2.实行专业年度的档案文件类别划分。3.无具体时间档案文件的归类）
2. 组织机构分类法
3. 问题分类法（又称事由分类）
组织全宗内档案分类以一至二级为宜。
案卷是档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。
案卷排列就是因定全宗内各案卷之间的排放顺序。
案卷排列一般按案卷形成的时间顺序和各案卷内容上的相互联系进行。
案卷编号就是给每个案卷编定一个固定的号码。
案卷目录即案卷名册，其作用相当于一本财产总账。案卷目录在档案管理工作中具有极为重要的基础性作用。
案卷目录的形式无为书本式（簿册式），不宜采用卡片式或活页式。
案卷目录的结构及内容：
1. 封面和扉页（里封）
2. 目次
3. 序言或说明
4. 简称对照表
5. 案卷目录表
6. 备考表
档号是全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件所在页号或件号的全称。
从整理工作角度看，档呈是档案整理结果的一种客观记录和反映
档号总体上的层次性、系统性、稳定性和唯一性要求具体体现在两个方面：
1. 档号要完整成套
2. 层次中的号不能重复。
立档单位与全宗历史考证的内容一般由两部分组织讨论：
一． 单位概况
二． 全宗档案概况

第五章 档案价值的鉴定
（识记）档案鉴定是对档案价值的评价和预测
（识记）档案鉴定工作的内容：
1. 制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等
2. 具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；
3. 挑出本无保存价值的保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。
（领会）档案鉴定，是档案管理中的一项必不可少的工作，它对于档案的存亡、国有档案财富的构成以及档案的科学管理都有着重要的意义。
档案鉴定工作的意义：
（一） 档案鉴定是决定档案存亡的基本手段
档案工作者的责任就是要通过正确的鉴定把真正有价值的档案留存于世，为后人保存真实的历史记录和珍贵的文化遗产。
（二） 档案鉴定是提高档案管理效益的科学措施
去粗取精这项工作对于档案管理的各个环节都有直接影响：
1. 档案室、档案馆对档案成分的选择主要是依据对档案价值的判定
2. 通过鉴定工作分清档案的价值，有助于集中人力、物力妥善保管价值较大的档案。
3. 通过鉴定，保存精选的档案，有利于发挥档案的作用。
第二节 鉴定档案价值的在的则和标准
（识记）鉴定档案价值的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的，历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。
从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值这一点，是鉴定工作总的指导思想，也是档案价值评价的基本标准。
（领会）全面的观点包括：
1. 全面地分析文的各方面特征，从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定档案的价值
2. 全面的把握被鉴定档案与其他档案的联系
3. 全面地预测社会对档案利用的需要。
在鉴定档案价值时，既要考虑本机关的需要，也要考虑社会其他方面的需要；既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要；既要考虑人们在行政、业务、生产、科研方面的需要，也要考虑学术研究、编史修志等各方面的需要。
（领会）历史的观点：分析档案的价值必须把档案放在它所形成的历史环境中，去具体分析档案的内容和形式，以及档案文件的相互关系，并结合现实需要和未来需要考虑档案的价值。
（领会）发展的观点：判断档案的价值和作用，要有发展的眼光，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要。
（领会）效益的观点：是指在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才判定其具有保存价值。需要说明的是，这里所说的效益包括经济效益和社会效益。
档案价值鉴定的标准同档案价值构成一样，由档案本身属性和社会需要两方面内容组成。
档案属性标准：
1. 档案来源标准（领会）
2. 档案内容标准
3. 档案形式特征标准
档案的来源是指档案形成者，档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可能影响甚至决定档案的价值。
档案来源特征的意义：
1. 它是作用国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据。
2. 机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者。
3. 在本机关文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。
档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。
对档案内容的分析着眼于以下：
1. 档案内容的重要性
2. 档案内容的独特性
3. 档案内容的时效性
档案形式特征的标准
档案的形式特征是指文件的名称、责任者、形成时间 、载体形态、记录方式等。
文件的名称，文件的不同名称具有特定的性能和用途，因而可以在一事实上程度上反映出文件的价值。
文件形成时间 。文件形成时间 对档案价值的影响主要是看文件形成距离现在远近和文件形成于什么历史时期。
文本，同一文件在撰搞、印制过程中可以形成各种稿本，如正本、副本、草稿、定稿、底图、蓝图等，不同稿本的文件，在行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因此价值亦不相同。
文件的外形特点。文的制成材料、记录方式、笔迹、图案等外形特点也在一定程度上影响其只在价值。
（领会）社会需要标准
依据社会对档案的需要进行价值分析时，应该考虑社会需要方向、 需要面、需要时间三个方面。
社会需要方向是指利用者需要哪些内容、哪些类型档案的赵趋向性。
社会需要面指利用某件文件的人或机关的广泛性。
社会需要时间指利用某件档案的长久性。档案鉴定工作的 结果实际上主要是判断档案可利用时间长短。
如：机关年度工作总结一般定为永久保存，这是因为后人可以借此了解该机关的主要职能和发展轨迹，具有长久的利用价值。
（）相对价值标准：每一份文件的价值是客观存在的，它取决于档案自身的属性及其满足利用者需要的程度，但从我国档案管理体制和档案工作原则出发，实际上还有一种被鉴定档案与其他档案相比较而存在的价值。（重要度小的，保存少的价值就高，重要的，保存多的价值就小）
鉴定工作中由以下三个方面断定档案的相对价值。
1. 所存档案的完整程度
2. 档案内容的可替代程度
3. 各全宗之间档案的重复性
第三节 档案保定期限表和档案保管期限的划分
（识记）档案保管期限表是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据
（识记）档案保管期限表有五种类型：
1. 通用档案保管期限表
2. 专门档案保管期限表
3. 同系统机关档案保管期限表
4. 同类型机关档案保管期限表
5. 机关档案保管期限表
通用档案保管期限表是由国家档案行政机关编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案时通用的保管期限表。
通用档案保管期限表的特点：1.通用性、2.依据性
专用档案保管期限表是由国家档案行政机关会同有关主管部门编制，供各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时使用的档案保管期限表
同系统机关档案保管期限表是由主管领导机关编制，供同一系统内各机关、单位鉴定档案价值时使用的档案保管期限表。
同类型机关档案保管期限表是由档案行政机关或主管领导机关编制、供同类型机关鉴定档案价值时使用的档案保管期限表。
机关档案保管期限表是由各机关编制、供本机关鉴定档案价值时使用的档案保管期限表。
档案保管期限表一般由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成。
1987年12月4日，国家档案局颁发的《机关档案保管期限的规定》，文书档案保管期限定为永久、长期和短期三种，长期为16年-50年左右，短期为15年以下。
凡是反映机关主要职能活动和基本面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。
凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文材料，列为长期保管。
凡是短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管
档案保管期限划分别的若干问题：
1. 关于一般性条款与专题性条款的关系问题。
2. 关于划分档案保管期限中的“弹性”问题
3. 关于划分保管期限中的定量方法的运用。
4. 关于使用保管期限表中的价值分析问题。
第四节 档案鉴定工作的制度和程序
档案鉴定工作的基本内容：
1. 制发鉴定档案的标准文件
2. 档案鉴定工作的组织领导
3. 销毁档案的批准和监销制度
经过鉴定，需要销毁的档案，应当编造档案销毁清册，办理批准手续。各机关需要销毁档案，须经机关领导人批准。档案馆需要销毁档案，须经主管领导机关批准。如需要销毁建国前的历史档案，还须报国家档案局批准。销毁准销档案时，须实行两人监销的制度。
我国档案鉴定工作分三个阶段实施：
1. 在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一、二年后销毁。这是档案鉴定工作的第一个关口
2. 对于归档文件确定保管期限，即确定档案的“生存期”
3. 到一定年限时进行档案价值复审。（复审采取两种形式：移交复审和到期复审）
鉴定档案价值的基本方法就是直接、具体地审查档案，通常把这种方法称为直接鉴定法。
第六章 档案的保管
档案保管是指对已整理好并已存入库记及其柜架中的档案进行日常维护、保护性管理工作。
档案保管的基本任务：
1. 维护档案实体的秩序状太，使档案在存放和使用中始终有序
2. 保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”
维护秩序、保护实体是档案保定工作的两种基本方面。
第二节 档案保管的物质条件
档案保管的物质条件是其所需一切物质装备的总称。
（识记）物质条件分为以下五种：
1. 库房（即存入档案的空间场所）
2. 装具（即用以存入档案的柜、架、箱）
3. 设备（档案保管设备一般是指那些具有固定资产性质的机械、器具、仪器、仪表等技术设备）
4. 卷皮、卷盒（用于直接存入保护每一档案卷的纸质或其他质地的包装物）
5. 消耗品。（用于保管工作的易耗低值物品）
档案馆库记应当符合以下几个要求：
1. 库记必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品
2. 档案库房必须坚固，至少应是正规建筑物，不能是临时建筑物
3. 库房应远离火源、水源、污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求
第三节 档案库房管理
档案库房管理是档案保管工作的主要体现形式。
库房管理制度：
1. 进出库制度
2. 库房温湿度控制
3. 八防措施
4. 库房与装具的有序化
5. 档案在装具中的存入方式
6. 档案存放秩序的维护与管理
7. 定期检查、清点
8. 全宗卷
档案库房是保管档案的重要场所，因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并做出专门的规定。
较为适宜的库房温度应在14度-20度之间，相对湿度应在50%-65%之间、。
（识记）八防措施一般为防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
编号的方式一般是先编建筑物号（几号库、几号楼），然后再以建筑物为单位编层号和房间号。编号方法一般直接按某种顺序用阿拉伯数字顺次编号。
档案在装具中的存放方式有竖放和平放两种
维护档案存放秩序措施和方法：
1. 档案存放位置索引
2. 装具所存档案标识牌
3. 档案代理卡
（识记）档案存放位置索引是一种记录、引导性的管理工具。就是以表册或卡片形式将档案在库房及装具中存入秩序情况如实记录和反映出来，以此来指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理。
（识记）档案代理卡又称卷卡，是一种行之有效的微观管理手段，即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插放在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。
（识记）全宗也是一个案卷，它是在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷。它是质上是档案管理活动中所形成的，是档案管理活动的原始记录。只不过是围绕全宗的管理活动形成并以一个全宗为单位组合成案卷而已。
第五节 档案使用过程中的维护和保护
档案管理实践中主要表现为两个基本方面：
1. 是档案库房管理
2. 档案使用过程中的维护与保护
档案使用过程中的维护与保护制度：
1. 档案使用的登记与交接制度
2. 档案使用行为的管理与限制制度
档案使用过程中的维护与保护方法：
1. 量与顺序的控制
2. 对利用行为的现场监督与检查
3. 利用方式及利用场所的限制
4. 对重要档案的保护性措施
第七章 档案检索
（识记）档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找 的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。
档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。
（识记）档案信息存储是将档案中具检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程。档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。
存储是查检的前提，查检是存储的目的。
存储阶段的主要内容
1. 著录标引
2. 编制检索工具
著录标引即对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录。每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录称为一个条目。
从确定利用主题到形成检索表达式的这一段工作也称为编制 检索策略。
（识记）档案检索效率是指在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度，它是衡量检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。检索效率通常采用查全率和查准率两具指标来衡量和表示。
查全率指满足利用者要求的全面程度，检索出的有磁档案与全部有关档案的百分比。
查全率=检索出的关有档案/全部有关档案*100%
漏检率=未检索出有关档案/全部有关档案*100%
查准率是指满足利用者要求准确程度，即检索出的有关档案与检索出的全部档案的百分比。
查准率=检索出的有关档案/检索出的全部档案*100%
误检率=检索出的不相关档案/检索出的全部档案*100%
（识记）检索语言也称为标引语言，是根据检索的需要而编制的一种专门语言。
档案检索语言的基本特点：
1. 单义性。这是检索语言与自然语言的根本区别所在。
2. 专业性。它的词汇及编排方法都符合档案的特点，便于档案标引和查找时使用。
（识记）目前我国编制的档案检索语言有《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》
第二节 中国档案分类法
1987年编制出版了《中国档案分类法》第一版。
中国档案分类法的体系结构：
1. 编制说明
2. 中华人民共和国档案分类表适用于类分。1949年10月1日中华人民共和国建立以后形成的档案，
3. 新民主主义档案分类表适用于类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的档案。
4. 民国档案分类表适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案。
5. 清代档案分类表适用于类分清代档案、其一级类目还适用于分清代以前各历史时其的档案。
主表是分类 表的主体；主表由词江、语法、符号体系和注释组成。
分类法的词汇是指类目名称，它以分类号作为代码。
类目名称的要求：
1. 确切
2. 科学
3. 简洁
（识记）交替类目，是指对于具有多重属性的类目，在不同的上位类下均予以列出，以便从不同角度检索该类档案，同时，规定该类档案实际的归属类目，以防止同一内容档案的分散。、
《中国档案分类法》的语法是指运用词汇表达类属关系的规则，所谓类属关系，要概括为两种，一种是从属关系，一种是并列关系。
从属关系在分类表中表现为上位类和下位类的关系。
并列关系在分类表中表现为同位类之间的关系。
《中国档案分类法》采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个基本大类，以字母顺序号反映大类的顺序。
（识记）类号表达采用层累制的方法。所谓层累制 就是字母和数字的位数表示类目的级位，一位字母和数字代表一级类，两位代表二级类。依此类推。
《中国档案分类法》采用了两种变通的标记方法：八分法和双位制
当同一级类目超过八个时采用八分法编号，即用1-8来标记同位类，号码顺序超过8时，不用9，而用91、92、93……业标记。
当同一级类目超过16个时不采用八分法，而采用双位制，即对同一级类目采用两位阿拉伯数字表示。
辅助表又称复分表。
《中华人民共和国档案分类表》中的复分表有两种，一种用于整个分类表各大类的，称为能用复分表；另一种是仅适用于某一类目中各下属类目或若干相近类目的复分表，称为专类复分表。
分类表还有一种情况与复分相似，这就是仿分。区别在于，对于普遍的和大量的共同类目采用复分的广场不，按专门编制的复分表进行细分；而对于少量共同的类目则采用仿分的方法。
第三节 中国档案主题词表
《中国档案主题词表》主要由主表（字顺表）及其词族索引范畴索引、首字笔画检字表和附表、附录组成。
注释是对主题词所做的简要说明，分为限定注释、含义注释两种类型。
（识记）限定注释指明该主题词的使用范围，用圆括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分。
（识记）含义注释是说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之下，不作为主题词的组成部分。
属分关系是指主题词之间概念上的隶属关系，下位词即分概念