保险公司虚列费用问题的防范和治理.pdf

2023.45商情1 保险公司虚列费用产生的原因虚列费用指通过虚构未真实发生的经济事项套取手续费、佣金及其他费用的情形；或者虽然经济事项真实发生，但通过夸大规模，超过规定标准等方式虚增套取费用等情况。虚列费用问题不仅涉及全面从严治党和廉洁问题，也严重扰乱公司经营秩序，严重侵蚀公司业务高质量发展根基。本文以 Z 保险公司为例，对保险公司的虚列费用问题进行了详细研究。Z 保险公司产生虚列费用问题的深层次原因主要集中在以下几个方面：1.1 员工缺乏合规意识虚列费用问题泛滥，屡禁不止，首先与单位员工尤其是单位领导干部的法律意识淡薄密不可分。不少领导都不能正确认识虚列费用问题的严重危害性。他们认为，虚列费用问题由来已久，是公开的秘密，法不责众；有的领导干部甚至将行业惯例作为借口，带头参与虚列费用的套取。通过虚列费用为员工谋福利，是为了集体利益，并不是进了自己腰包，费用列支适当灵活些，不是什么大问题。另外，通过虚列费用套取的资金能很好的请客送礼、客户纠纷等一些无法列支的费用。再加上近年来监管环境宽容，越来越多的银行都开设了自己的保险公司，保险市场的竞争日趋积累，在激烈的市场竞争中，Z 保险公司部分县支公司领导干部在面临外部竞争和内部绩效考核的双重压力时，一定程度上将工作重心放到了业务发展、而忽视对内合规管理。在这些错误认识的引导下，有些过分注重个人业绩和其小团体的利益，将其置于国家利益之上，抱着法不责众的侥幸心理，想方设法套取费用，以求拥有更多可随意开支的费用。1.2 员工缺乏专业知识首先，报销员工缺乏专业知识。Z 保险公司非常注重业务发展，倾斜了绝大多数资源助力一线业务发展。Z 保险公司业务条线可谓是人才济济，卧虎藏龙。但由于 Z 保险公司过非注重业务发展，一切活动均要向发展服务、让步。渠道预算员大都为其他业务人员或者临近退休人员兼任。他们大多非财务专业人员，缺乏财务专业知识，对发生的费用是否符合报销要求，应该怎样报销并不清楚。他们有的甚至觉得财务部门的费用报销流程过于繁琐，有的费用要求的佐证资料提供也相当麻烦。部分预算员甚至是相关单位负责人都觉得费用只要是真实发生的，那哪个科目要求的佐证资料简单，容易通过，那么就去什么科目报销就好。另外部分单位负责人认为一笔费用只要套取费用是用于公司业务发展，适当的变通报销，都是合情合理的。员工专业知识的缺乏，一定程度上增加了 Z 保险公司虚列费用问题的产生。另一方面，监督员工也缺乏专业性。Z 保险公司虽然也聘请了比较权威的审计师事务所对公司每年的经营情况进行专业申请，但审计事务所通常也是从大的面对相关费用进行列支，并没有逐笔对每家支公司的情况进行详细分析。因此，外部的审计事务所并不一定将潜藏很深的虚列费用给挖出来。相对于外部专业的审计师事务所，虚列费用的发现更依赖于公司的内部审计和监督。但由于 Z 保险公司今年来将公司的工作重心放在了业务发展上，资源严重倾斜一线。Z 保险购公司内勤人员流失严重，各内勤部门均出现了人才断档、青黄不接的情况。Z保险公司内部监督人员专业素质不高。经验丰富的监督人员，由于经历有限，并未及时参加各类专业培训，专业知识未得到更新；新入司的员工虽然理论知识丰富，但由于实战经验匮乏，因此，并不能很好的做好监督工作。再加上单位员工的业务素质存在差异，监督人员的阅历以及远离业务一线，在一定程度上影响了对相关问题检查的深度，容易被基层所提供的纸质报销资料所干扰，从而影响了监督人员的判断。1.3 监管和问责力度不强Z 保险公司部分领导在面对内部考核压力时，不是立足于脚踏实地增强业务发展能力，而是“上有政策、下有对策”，把行业中保险公司虚列费用问题的防范和治理余静（中国人寿保险股份有限公司）【摘要】本文分析了 Z 保险公司虚列费用的产生原因，存在的主要形式以及虚列费用给公司带来的危害，通过对虚列费用典型问题的深入分析，探讨违规的深层次原因，并针对性地提出对策，进而为 Z 保险公司营造良好的经营环境，降低 Z 保险公司的各项潜在风险，促使保险公司可持续经营，保持行业竞争优势地位。【关键词】保险公司 虚列费用 虚列费用治理经济研究93商情2023.45一些歪风邪气引到公司内部，钻政策漏洞，搞投机取巧、弄虚作假。从而在每次监督检查时，对监督检查不够重视，检查也流于形式。虽然每次总公司检查发现问题都会在全国范围内进行通报批评，并要求各支公司进行自查整改。但有些支公司在发现虚列费用问题时，未意识到虚列费用问题的严重性以及其潜在的风险。因此，在发现虚列费用相关问题时，并未按规定严格追究相关机构或人员的直接责任、管理责任和领导责任。尤其是在前几年，除了外部监管机构检查发现问题对 Z 公司进行了罚款，Z 公司很少有相关责任人员被罚款、开除的情况。由于问责的强度不够，致使 Z 公司相关负责人对虚列费用问题没有引起足够的重视，从而也未能事前进行费用列支合规性的宣导，也未形成相关合规风险意识。因此，在事前未能及时预警和控制费用合规风险的情况下，仅仅依靠事后财务监督发现问题，容易错失时间窗口，造成不可逆转的后果。1.4 全流程监控不到位Z 保险公司虽然是我国的大型保险供公司，但其内部管理还停留在原始阶段。公司费用报销也还停留在纸质报销上。如果要想查询某项费用的列支情况，只能事后通过凭证查询。Z 公司的费用从经济事项发生时到费用报销结束，虽然经过了相关负责人的层层审批，但每个节点无法在同一个系统中查询到相关数据流，报销的相关费用和支撑其的保费收入无法实现自动关联和重复性校验。因此，在监管机构进行大数据筛查或者将所有费用放在一起分析时就出现了同一保单多次重复领取礼品、重复列支佣金、已离司人员仍在领取佣金等情况。业务和财务的融合不到位，一定程度上阻碍了 Z 保险公司费用列支的全流程监控。再加上 Z 保险公司事前缺乏相关数据预警机制，使得公司部分人员费用的套取提供了可乘之机。因此，虚列费用基本上都是事后内、外部审计时发现，但在发现时已经错失了最佳纠错时机，给公司造成了不可逆转的损失。2 保险公司虚列费用存在的主要形式2.1 以虚挂代理人套取佣金和费用2017 年至 2021 年，河南省某县纪委监委在调查当地一起医保部门负责人贪污受贿案件时，发现 Z 保险公司该县支公司经理王某涉嫌行贿线索，遂对其开展监察调查。调查发现，王某存在利用职务便利，指使人员制作虚假客养、开门红企划方案，套取费用等问题。调查还发现，王某存在将公司开展的团体疾病险、学平险、小额团意险、伤残意外险、职工意外险等业务虚挂在代理人身上，套取相关佣金奖励的问题。2.2 以宣传、公杂和培训等虚假活动或项目名义套取费用2019 年前后，Z 保险公司某分公司有关领导以及相关部门负责人通过向“某新百货商店”购买相关礼品，制造假的礼品领取单，虚列客养宣传品费用。经查，其中礼品领取人多为几个营销员代签，购买的保单也多为小额保险保单，保单投保人并未在 Z 保险公司领取过礼品。另外该分公司还陆续通过公杂费、办公费等名义套取费用，用于协调与相关单位、媒体和客户的关系，有的用于与相关单位的日常关系维护，涉及资金高达 75 万元。2.3 以虚假业务推动方案套取佣金2019 年，Z 保险公司某分公司某支公司为了达成阶段性任务目标，时任该支公司经理谢某某、时任分管个险副经理赖某某安排个险销售部负责人，通过制定 13 个职场的虚假客养方案、开门红企划方案套取费用，通过反复奖励的方式，补贴营销员销售“盛世传家”“等保险产品的首年佣金与首年保费间差额，有的则用于举绩人力奖励和续保费用补贴，合计金额 255 万余元。2.4 以虚开发票等方式套取业务活动费用2016 年 5 月至 2019 年 1 月，Z 保险公司某支公司营销部经理吴某某通过虚开发票、虚列费用、编制虚假方案、编造虚假财务资料等方式，从公司套取大量资金。同时，吴某某还指使公司员工及代理制内勤将虚开发票报销资金、活动方案剩余奖励资金，以现金或微信转账等方式归集到个人账户，以上资金高达百万余元。吴某主要将套取资金用于公司展业的活动的高端请客送礼等。经查，2016 年 11 月至 2019 年 1 月，吴某某先后从商店违规赊购冬虫夏草以及中华、黄鹤楼、天娇圣地香烟 120 余条，共计 6 万余元。2.5 以虚增天数、人员的方式套取会议、培训费等费用2019 年 2 月，某分公司财务凭证列支“业务及管理费业务培训费一非制式培训”24720.00 元。该笔费用显示此次培训由 xx 酒店承办。会议天数为 3 天，参会人数 180 人，其中产生住宿费21600 元（90 元/间/天）。但当我们检查人员进行现场查看事发现，XX 酒店实际为一小型招待所，招待所内只有 6 个标间。后与相关人员进行访谈得知，该发票为虚开发票，列支培训费的方式，套取资金主要用于支付营销员佣金。实际 XX 酒店未提供过相关培训服务，该批发票是通过向 XX 酒店支付税费的形式买入。2.6 以虚假增员套取佣金2016 年，某分公司个险销售部时任分管收展条线的副总经理邱某某在制定收展渠道四季度队伍发展方案时，利用职务之便指定了该分公司该项目组的人员名单，然后通过虚假增员方式套取佣金，随后将套取的佣金发放到指定的项目组人员名下，再从这些人员手中回收资金，随后将资金进行私分。经查，所套取的费用合计 41 万余元，其中 29 万余元被邱某某等人私分，其余用于县支公司层面奖励以及代理人增员奖励。3 保险公司虚列费用的危害经济研究942023.45商情3.1 影响企业的经营效果和效率在日益激烈的市场竞争下，Z 保险公司要想保持竞争优势地位，公司全体领导和员工应团结一致，积极开拓市场。只有将所有资源汇在一起进行统筹规划，才能创造最多的经济效益。公司的经营成果来之不易，它是供公司全体员工汗水和智慧的结晶，因此，胜利果实也应全员共享。公司将所有资源的分配权交到了各领导班子手上，代表公司和全体职工对领导班子的高度信任。如果部分公司领导违反规定通过虚列费用等形式盗取公司资源，那么它不仅失去了其他员工对公司及领导班子的信任，更严重挫伤了员工的工作积极性，从而进一步影响公司的经营效果和效率。3.2 扰乱经济秩序Z 保险公司虚列费用所获得的资金的有一部分用于为客户发放礼品，以及旅游等公司所禁止的客养活动等。也有小部分用于为员工谋福利。如以各种名义为小团体或者员工发放补贴、津贴和奖金。这种通过虚列费用为小团体谋福利的行为，不仅损害了公司的整体利益，更损害了公司其他员工的切身利益。部分支公司的虚列费用的行为同时也加剧了社会分配不公的现象，助长了部分员工尤其是领导干部的“拜金主义”。虚列费用致使国家、集体大量资产流入少部分人的口袋，不仅打乱了公司的经营方针，更是严重扰乱了社会正常的经济秩序。3.3 破坏公司制度增加了公司的经营风险Z 保险公司的虚列费用，大多是虚假经济事项套取的费用，不能反映 Z 保险公司的经营情况，会计信息失真，从而使得公司的财务报告也不具有可靠性。虽然 Z 保险公司虚列费用的发生数占公司整体收支比重较小，但虚列费用进行财务舞弊的性质非常严重。虚列费用不仅对公司会计信息质量带来不良影响，也增加了公司的经营风险。如 Z 保险公司可能因为虚列费用面临保监会的巨额罚款。2021 年 4 月，监管局对 Z 保险公司某支公司虚挂中介业务佣金等相关问题罚款 50 万元。最应值得注意的是，虚列费用不仅违反会计、税收方面的法律、法规，虚列费用问题可能滋生贪污腐败，还可能带来触犯刑律的严重后果。尤其是现在自媒体高速发展的时代，任何小小的负面消息，都可能给 Z 保险公司带来严重的声誉风险。4 保险公司虚列费用的甄别方法4.1 实地盘点法公司只要有虚列费用问题不管采用何种手段，这个公司很大可能就存在着“小金库”。查虚列费用可能需要较丰富的经验，但换个角度查“小金库”就容易很多。检查“小金库”最原始、有效的方法实地盘点法。通过对被检查单位的办公场所进行突击检查，检查场所包括但不限于财务、业务等部门保管现金的场所。查点库存现金，账实是否相符。现在作案手段逐渐升级，基本做到了账实相符。因此，更要重点检查是否有代为保管的存折、卡和账外资金等单据。若有，则说明该单位可能存在虚列费用的问题，检查人员便可依此顺藤摸瓜跟踪调查。4.2 支出分析法Z 保险公司在经营政策没有发生大的变动时，公司整体各费用的占比应该一直保持在一定的水平。如果某年某费用占比特别高或者某支公司的某费用明显高于其他支公司，那该支公司很可能就存在虚列费用的嫌疑。如通过支出分析法发现某支公司的公杂费明显高于其他支公司，经进一步发现，该公司公杂费主要为A4 纸费用，按市场价推算该支公司 A4 一年的用纸量达几十吨，通过进一步访谈最终，认定该费用为虚列费用。因此，利用支出分析法对公司费用列支情况进行初筛，是非常有效的手段。Z 保险公司应定期对支公司的各重点监控费用进行环比、同比分析，结合当期收入状况判断其总体合理性，对增幅超过一定比例的费用进行进一步检查。通过查阅凭证，检查这些支出项目的合理性。尤其是针对连号发票和整数支出的采用详查法，检查其是否存在虚列支出、套取费用的问题。4.3 往来资金核实法定期对单位往来资金进行核查，分析哪些供应商属于公司已采购的供应商，其往来是合理的、可靠的。筛选出不正常的往来账户，如收款人为公司内部员工或员工家属，甚至公司业务员的都应逐笔进行核查。另外可检查公司应收应付台账，检查是否存在新增大额其他应付款的情形，如有需进一步查明其支撑的经济事项的合理性。4.4 调查了解法有些线索在单从财务账上无法发现，需要我们检查人员对到现场调查了解才能发现。因此，可以定期向合作单位发送询证函或者会同其他部门一起到被基层单位的合作单位去调查是否存在该业务往来，到基层单位现场进行突击检查，检查是否有单位户以外的银行卡或者帐外资金等。5 保险公司虚列费用问题的防范和治理5.1 聚焦易发领域，强化问题源头治理加强销售人员委托报酬管理。分公司各业务部门对本条线奖励方案和非基本制度负责。所有方案均需分公司本条县业务部门领导审核通过后，方可在财务进行报销。各业务部门对奖励方案的真实性和合理性负责。应定期对各奖励方案进行抽查。重点检查是否存在虚假方案、后补方案、超标兑现方案、违规制定非基本制度等问题。如发现异常，应立即上报并整改。加强实物宣传品管理。分公司办公室负责宣传用品管理。宣传经济研究95商情2023.45品采购、定制、出入库、合同签订及执行等关键环节都应该严格把关，应定期开展真实性和合规性排查，排查应非现场和现场检查相结合。规范佣金实物奖励管理。分公司营销发展部、收展发展部、个险企划部、团体业务部、银行保险部负责根据总公司相关制度，规范本条线代理制销售人员实物奖励管理，明确本条线实物奖励佣金支出管理规定，按照“谁采购使用，谁负责”的原则明确管理职责及实物管理流程等内容。加强业务培训管理。严格执行培训管理有关制度，强化系统管控，加强非制式培训的管理与指导。业务部门对本条线的所有培训负责。所有培训均应事前在 E 学中录入，业务部门审核通过后方可进行报销。同时分公司个险培训部、团体业务部、银行保险部应定期展本条线业务培训专项检查，重点对学员参训、导师任教情况以及在外部酒店举办的培训班资料等方面进行排查。检查是否存在虚增天数、人员的方式套取培训费的情况。加强手续费及佣金信息化管理。科技部应加快个、团、银佣金系统的建设后后期更新工作。分公司团体业务部、银行保险部严格按照公司要求加强手续费及佣金的管理。手续费及佣金均通过系统自动流转，减少人工干预。财务管理中心正常情况不接收 EXCEL等手工形式的手续费和佣金报销。个别离司人员的佣金无法通过系统流转，只能转线下手工支付的需经分公司对应条线的部门负责人签字确认，方可报销。5.2 聚焦监督考核，强化追责问责力度加强财务审核与监督检查。分公司财务管理中心负责根据总公司 关于进一步加强财务审核的指导意见 的要求，加强财务合规性审核，明确动支和报销环节，加强财务合规性审核，规范审核发现问题处理机制，把控好费用支出的财务关口。并组织开展分公司财务大检查，制定具体的排查工作方案，对以前年度重点费用科目的审批流程、报销材料进行排查，强化财务合规管理。加强考核引导。分公司各部门负责组织本条线的考核工作。应加大对虚列费用问题考核力度。可参照总公司相关制度，对分公司各条线职能指标考核中虚列费用问题扣分规则进行优化，增加对问题资金下降幅度的考核要求，加强对问题治理的考核引导。规范细化责任追究标准。分公司风险管理部、纪委办公室负责员工违规违纪的责任追究工作。同时纪委应参照总公司相关制度要求，完善员工违规违纪行为处理规定，规范细化虚列费用问题责任追究标准，强化经济损失赔偿要求，严惩虚列费用背后的腐败问题。对于发现的虚列费用问题资金，应向各级党委认定的责任人予以追回。做到应追尽追，确实无法追回的，应报请分公司党委会审定。5.3 聚焦预警预控，强化合规经营意识持续加强合规教育。深入贯彻落实习近平总书记关于防范化解金融领域重大风险指示批示精神，落实中央巡视整改要求，聚焦公司反腐败的重点领域和关键环节清单。深刻认识虚列费用的严重危害性及其背后滋生的腐败问题，持续加强合规经营、廉洁自律教育。财务管理中心不断强化费用合规教育。同时其他部门也应做好本条线合规教育宣导工作，努力增强全员合规意识和廉洁意识，树立正确的业绩观；脚踏实地增强业务发展能力，自觉摒弃金融特殊论、企业特殊论、市场规则论；进一步筑牢思想防线，切实推动公司高质量发展。加强警示教育。警示教育历来都是一种非常好的手段，往往可以达到事半功倍的效果。分公司合规管理部负责组织梳理虚列费用问题案例，编发典型案例材料进行警示宣传，定期开展案件情况通报。同时财务管理中心配合合规管理部做好虚列费用问题案例材料编制相关工作。警示教育不仅能促使公司上下深刻汲取违法违规案例教训，同时能以案为鉴、以案促改，切实增强广大员工的责任意识、法纪观念，坚定与虚列费用问题斗争的决心和勇气，切实形成严的氛围。加强反舞弊建设与控制。分公司合规管理部负责组织开展舞弊风险流程识别梳理工作，对舞弊风险相关流程进行检视。对相关内部控制措施的执行有效性开展自评，发现潜在舞弊行为及管控漏洞，不断完善公司制度和管理流程。组织开展分支机构反舞弊声明书签署工作，建立培训宣导机制，约束行为、广泛宣传，积极发挥舞弊风险管控效能。6 结束语面对竞争激烈的经营环境，Z 保险公司面临的虚列费用问题的风险逐步显现，Z 保险公司应充分认识到日趋严峻的监管环境，通过从源头遏制，加大惩罚力度；同时加强培训宣讲，另一方便也要充分利用技术手段提高事前、事中和事后监督，通过多措并举，扎实推进财务合规长效机制的建立，为公司营造良好的经营环境，促使保险公司可持续经营，保持行业竞争优势地位。参考文献：1王永泰.浅析小金库的特点及审查方法J.审计月刊,2009(9)：34-34.2涂莉君.商业银行费用合规问题研究J.商业金融,2020(10)：123-124.作者简介：余静（1988-），女，汉族，重庆垫江人，硕士研究生，中级会计师，管理会计师，研究方向：会计学、财务方向。经济研究经济研究96