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档案依申请提供利用的涵义及其法律思考
2005年9月28日，中共XX省委办公厅、XX省人民政府办公厅联合制发的《关于深入贯彻实施〈XX省档案条例〉推动档案事业进一步发展的若干意见》明确提出：“市和区县档案馆要加强政务公开的配套服务措施，研究实施依申请提供利用档案的新型服务机制，不断满足公众查阅政府公开信息对馆
藏档案的利用需求”。为了有助于上述工作的开展，笔者就档案依申请提供利用的涵义及其法律问题提出初步的意见，以供探讨。
一、档案依申请提供利用的涵义
笔者认为，上述文件所称的“依申请提供利用档案”或档案依申请提供利用，是指国家档案馆或有关机关
2、档案室，根据公民或有关组织的申请，将收藏的未开放档案中与申请者直接相关的、不致损害国家与他人合法权益的信息依法提供申请者利用的行为。
上述定义包含以下主要内容：
（一）档案依申请提供利用的主体。定义提出，档案依申请提供利用的主体是国家档案馆或有关机关档案室。即一是具有开放档案法定职能的各级国家档案馆。国家档案馆（主要包括各级综合档案馆和城市建设档案馆）在我国不断强化政府公共服务职能大力推进政务信息公开的新形势下，不仅要做好常规的馆藏档案提供利用工作，而且要提供已公开现行文件和政府公开信息的集中查阅服务（有的还承担了政府信息公开的申请受理工作）。馆藏档案利用工作已呈现出一
3、种新的走向，即公众出于维护自身合法知情权的愿望，对与政府公开信息相关的、馆藏未开放档案信息的需求明显提高。为了应对这一新形势，国家档案馆在加快馆藏档案依法主动开放步伐的同时，有必要将探索开展档案依申请提供利用提上自己的工作日程。二是有关机关档案室，主要是指各级人民政府及其工作部门、派出机构及其他依法行使行政职权的组织的档案部门。因为，不仅在我国档案法的第四章第二十条中已明确规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案”。而且，在国家推行政务信息公
4、开的新形势下，一些率先实施政府信息公开的省市已经通过政府规章的形式（如2004年1月19日XX省人民政府第29次常务会议审议通过，次日XX省人民政府令第19号发布，自同年5月1日起施行的《XX省政府信息公开规定》），明确了“政府信息”和“政府机关”的范围，据此，将具有政府信息公开责任的机关（档案室）确定为档案依申请提供利用的主体是有法可依的。
（二）档案依申请提供利用的客体。定义提出，档案依申请提供利用的客体是“公民或有关组织”，即那些具有特定权益诉求的社会群体，他们往往为谋求在政务信息公开原则下的档案知情权进行着锲而不舍的努力。为此，国家档案馆或有关机关档案室在开展档案依申请提供
5、利用工作中，首先要通过查验合法证件掌握他们的真实身份，了解他们的查档目的（包括引导其放弃某些非理性的诉求），以便有的放矢地做好馆（室）藏档案的依申请提供利用工作。
（三）依申请提供利用的档案受理范围。上述定义似已明确国家档案馆或有关机关档案室依申请提供利用的档案受理范围，主要是指馆藏中未开放的、与申请人的合法权益直接相关的、提供其利用后不会导致国家和他人合法权益受到损害的档案（信息）。因此，具体的档案受理范围主要涉及三个层面，一是馆藏未开放档案和有关机关归档保存的属于依申请公开范围的政务信息（档案），其中包含：
1、馆藏中未满30年法定封闭期又不能提前开放的档案；
6、 2、虽已满法定封闭期但因涉及国家安全或者重大利益以及他人隐私等而不宜开放的档案；
3、有关机关归档保存的属于依申请公开范围的政务信息（档案）。二是与申请人的合法权益直接相关的档案，其中包含：
1、与申请人直接有关的档案（信息）；
2、与现行国家法律保护的申请人权益有关的档案（信息）。由于馆（室）藏中与申请人（个人或组织）信息相关的档案材料一般存在于有关行政机关形成的档案之中，因此，必须谨慎地对待依申请提供利用的相关档案信息的查找、筛选工作。三是依申请提供的档案（信息）利用后不致造成对国家和他人合法权益的损害（负面影响），其中包含：
1、“利己不损人”，即在提供申请人利用的同时不损害国家和他人合法权益；
2、申请人得实惠，即既使申请人享受了有关档案的知情权，又使申请人实现了利益诉求目标；
3、申请人未得实惠，即申请人虽享受了有关档案的知情权，但未实现利益诉求目标，甚至带来与申请人不利的结果。
（四）档案依申请提供利用的方式。上述定义提出依申请提供利用的档案（信息）不致造成对国家和他人合法权益的损害（负面影响），其中不仅涉及档案的内容范围，而且涉及档案提供利用的方式。正如前面所述，与申请人直接相关的档案（信息）有可能
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