办公室管理作业1.docx

办公室管理作业答案
2008年06月09日 星期一 下午 11:36
办公室管理作业1
办公室实务工作一览表
序号
国内一般性
国外一般性
国内企业（含外企）
1
文书撰写# U% d5 r' v2 g, c/ K5 `
按上司的口头或书面指示完成信函。
记录上司指令及会谈、会议内容。; @' M0 a: T, x$ [+ y$ V/ G# J; b2 m$ e
2
文书制作
复印资料。
打印文稿及表格。0 t2 C5 z! `( @
3
文书处理
在权限内按自己的意思发出信函。 a& Q" ^# N! {( `, J% t3 Z. w
信函和邮件的处理。
4
档案管理
档案管理。

5
会议组织
安排会议事务，并做会议记录或纲要。% h   F% }) b) u! d# g   T
记录上司指令及会谈、会议内容。2 ^6 c! P: l( ^/ |7 \# ]/ }   w
6
调查研究) `2 Y9 j. }, _
协助上司准备书面的财务报告、研究报告。
- [. r, F" q" P+ `- Y4 `
7
信息资料( W8 E( Y: l1 j( r! G
准备好公司要公开的资料；% f# g+ S$ B6 j( s   U9 h1 t
替上司收集演讲或报告的资料；
整理并组织好粗略的资料。
收集及整理各种信息。
8
信访工作
替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。5 f   b3 s4 J. ^+ p( v0 p2 H
接待宾客和员工的来访。
9
接待工作
接待来访宾客；9 c4 ?$ Q0 S6 q; Y8 U2 ~1 X
替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。
10
协调工作$ T#
t: b5 f, `- F
以电话往来维持和外界的良好公共关系。" C# m+ E: U) j6 U
   w' }- E8 b3 h; d
11
督查工作
督导一般职员或速记员
6 h# |5 z1 W6 }+ R# X6 X
12
日程安排. V   i3 E+ A' J
替上司定约会并做好记录；0 ~/ |' v% _- m1 ]5 A
为上司安排旅行或考察。6 W+ ], |' k" n" K e. J   [

13
日常事务
阅读并分类信件；
自动处理例行的事务；
替上司保管私人的、财务的或其他的记录。
通讯事务、电话；( B+ _, h8 T/ ]4 ^7 S6 l
照料上司身边的琐事。! W' c+ t' r5 {: q, P
14
办公室管理/ Z; ]" N# X9 S+ m7 p! U) n

办公室环境的布置和整理；
保管办公室设备及用品。
15
其他临时交办的事项, i   L8 a" ?3 v0 W. L5 Z
以速记记下上司交待的事项；- [   Q1 I0 ^. ` b; z
执行上司留在录音机中的吩咐。
执行上司交办事项。$ ^* [/ ]- }8 C. A9 v8 [
16

替上司申报交纳所得税及办理退税。

17

外出办事，如银行、邮局等。
18
   J2 _$ ]3 _- |- y2 o# F
1 H E   y) t& x8 @
9 k1 q( q2 b( r: K8 Q+ w1 t6 @7 Z
二、办公用易耗品主要包括哪些？+ |3 d- H+ P   F. E
N' d
办公用易耗品主要有：' x" P6 F4 E% e" W/ r
1．信封、纸张；
2．软盘、光盘等；
3．铅笔；
4．圆珠笔；
5．签字笔或钢笔；
6．修正液或修正带；
7．印盒；# `   ]6 v; N1 \' c
8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；
9．小刀；
10．日历等；: K5 m" v4 P6 k8 X" F0 _9 M
11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。0 a4 b- {8 `) f/ E) I! B
`% m# c& y
三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？9 U$ A8 i, [$ l, I5 z/ `7 Z

文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。
1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2 K; {/ n7 U% R9 d6 |
2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。9 d8 f. X2 }3 `( C* e
3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
三者的关系为：0 _, ^1 n5 ?- o# z# \) i
先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。4 T z9 }! m: I2 _6 v   _1 t
文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。
四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。
本题主要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。
在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：$ M$ ]   i7 Y! F1 P( p, N6 a; i
1．将自己要做的事情分为：A是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。; {5 ]/ y% l0 r* _) h   n! P
2．对于A类事情再进行分类，分为：2 s, e4 s# p+ @ Z4 D/ P
重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。
3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。
本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。
五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。
1．请示方法和报告方法；
2．计划方法和总结方法；
3．受意方法；
4．传达方法；
5．进言方法；
6．变通方法和挡驾方法；
7．分工方法与合作方法。

1．首先简要说明此种方法： q! p& k+ d3 a
受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。" s! X2 e7 R% B
受意方法要注意：
（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；# Y1 M; n ~8 A9 |. U
（2）备好记录本，记录下指示要点；# n- [: L. v2 E; f; q$ t2 F B4 b
（3）注意倾听，用心判断指示的用意；
（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；+ ~6 O, r+ C+ Z$ Y/ e
（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；
（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。9 T# y+ F8 D+ U) I! U P6 A: ?
2．结合实际谈体会。* Q6 \/ `. ?5 A' `; @5 h
我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。
才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。
u( `   R% R5 G0 y% z9 b
《办公室管理》重难点(2)
一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。' G* S$ u' V2 f9 V2 q
同：. u9 ^( Y, p, P# ]4 K! h0 g: s
1．都应先问好，再传达自己的信息；
2．都应保持耐性、热情的态度；
3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；' G' V6 f: L% [
4．都应简明扼要表达自己的意思。
异：
1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。/ B) p( B% {6 X6 }6 `. o. ]
2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。
q$ j$ ^9 ^
二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？
询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。

平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。

最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。

如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。
三、简要回答邮件分拣的一般标准。/ j   t9 B- U. V; l! \8 [
W' S% y5 r0 q( k1 j   ^
（1）按照收件人的姓名分拣；
（2）按照邮件的重要性分拣；
（3）按照收件部门的名称分拣。/ X8 u: G6 s# W   S
R) c0 N* { L9 D. b
四、怎样处理上司不在时的邮件？
本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。
本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。
五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？$ w/ w7 ]: F" U' h   u
1．上司正在开会时； 2．上司繁忙时；3．上司即将外出时；
4．远道来访或有重要事情的来访时。
本题在教材上第88页有明确的答案，在此不再详细说明，请同学们照以上的要点按教材上的详细说明回答即可。

《办公室管理》重难点 (3)
一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。

第一、 充分的会前准备。会议是需要精心准备的，即使对于非常紧急召开的临时会议，也是如此。(1)准备会议备忘录，并提前发放给与会者，好让他们提前准备，如果讨论的内容是报告或是建议书，则应该附在备忘录的后边，一并提交给与会者。备忘录的内容应该至少包括：会议的议题、讨论的要点、要形成的结果、参会人员(如果他们相互之间不熟悉，应该附上简历)、会议时间以及会议预计召开多长时间等。(2)会议硬件工具的准备，包括：白板或大白纸、笔、投影设备(如果需要)、录音设备(如果可以)、扩音设备(如果需要)等。(3)会议室的准备：如果可以选择，会议室的空间应该比参会人数所需空间稍小一点，这样拥挤的空间容易让人产生兴奋感，从而促进踊跃发言。对于5—30人的会议，座位的摆设应以圆形或半圆形为主。(4)参会人员的选择：参会人员应该是此次会议的相关者，此次会议结果可能的落实者，同时视情况邀请会议议题相关的专家。
　　第二、 具体且明确的目标，并且时刻记住会议目标。会议要讨论什么以及要达到什么结果已经明确的在备忘录中作了描述，会议组织者只需要让每一位与会者清楚地记着会议的目标，以及在讨论过程中，时刻围绕目标而进行讨论。许多会议失败就是因为没有明确的会议目标，或者在讨论中跑到了别的主题。这就要求会议组织者时刻将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上，也要求与会者清醒的记住会议的目标。如果开会跑题的问题比较严重，则在会议一开始，就将会议目标写在白板的醒目位置，并郑重提醒与会者牢记会议目标。此外，会议目标应该是尽可能具体的表述，而非模棱两可的陈述。如果必要，可以在会前向与会者详细的解释会议目标的内容。如果与会人员不明白目标的准确指向，就自然会发生跑题的现象。
　　第三、 会议角色的选择。会议通常需要三种角色：主席(会议组织者)、记录员、参与者。会议主席是会议的组织者，通常他应该和会议的召开者分开。因为我国企业会议的召开者通常是该次会议参与者中的最高职位的管理者，如果他充当会议主席，则一方面会导致其本身参与会议的精力的分散，另一方面会压制其它参会人员的发言，因为作为主席的领导总会出现在他们面前。
第四、 会议时间的选择。会议应该选在与会人员有充分时间和精力的时段，而那些使与会人员没有心思参会或在会上讨论的时间显然就不是理想的会议时间，如快要吃饭前、周末或是周一等(这些时间是目前大多数企业开会的主要时间)。吃饭前，与会人员饥肠辘辘、渴望早点吃饭，或是满脑子想的是吃什么;周末，与会人员会思考如何度过周末、如何参加早已约好的聚会或约会;周一，与会人员还没有从周末活动的兴奋中清新过来，或是周末的事物还没有处理完毕。因此上述三个时间都不是理想的开会时间，其他的时间都可以考虑作为会议时间。尤其是周四，被认为是最佳的讨论问题的时间。心理学家曾经做过试验，发现周四讨论问题更容易达成一致。同时会议应该严格遵守时间限制比如说一个半小时结束，就应该控制在一个半小时之内，否则会让与会者产生会议没有终点的心理，因此讨论问题也会由于失去了时间的压力而变得不积极，而以后会议中，他们也会对会议时间置若罔闻，很难遵守了。
　　第五、 总结与跟踪。会议结束时，由会议主席总结会议成果，尤其要在会上明确，会议达成的结果分别由哪些部门或个人负责落实解决。会议结束后，由记录员整理会议记录，并将会议记录发给与会者。会议的最高管理者，或是此次会议的发起者负责跟踪会议结果的落实情况

二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。) J   R. Z7 ^* l% R
2 `/ [: K- S6 c/ {9 U
1．日程安排计划表的种类：
（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。
（2）月预定表、周预定表、日预定表。
月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。
周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。
日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。" @8 V2 Q) K   _5 [
2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。, E) d2 [  
三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作?请列出工作要点？
(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。
旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。
(2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。
如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。
(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。
(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。
旅行用品一览表
·信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票
·笔记本
·地址目录：电话、传真等号码
·日历卡
·世界各地时间表
·国际电话号码表
·文件夹
·商业名片
·声像材料
·手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等
·现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡
·相关档案
·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍
·日程表、约会安排表、时间表和计划表
·护照、签证等
·钢笔、铅笔
·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子
·图章和印泥盒
·急救药盒
(5)行李问题。上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。文秘人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些信息。而且经常旅行的人总是增加他们的个人保险金以获得毁坏、损失的赔偿。要准备随身携带的行李，有些。主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的公文包。可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放行李。

) V" J1 v三次
四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？
u- D
1．提神醒脑的服务。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。
2．私事方面的协助。
协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：) a k* s# t$ b* \* j& x" s
（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。/ o# R+ E- w1 p, Z3 f
3．财物管理。包括：- f7 Y; G+ R3 K! l c6 f
（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。/ W+ \$ ^1 a, T2 n w
（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。
4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。) M: F   z! q4 X+ w. t
{/ b8 x/ y

作业4
一、简要阐述社交话题的选择。 a/ U6 I5 Y' x+ R( a
1．合适的话题包括：5 {1 y4 l, r$ s+ P% s
（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；
（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；
（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；
（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；: w/ k0 v$ }5 g/ }
（5）积极、健康的生活体验的话题；   t) H0 K6 |8 f% }6 O: B4 i
（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。
2．不合适的话题包括：
（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。
（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。
（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。( X, m: D+ Q" u* X
（5）夸耀自己的话题。
（6）庸俗的、色情的话题。! `7 e5 e! }   E: F4 w
（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？ m( j( B6 `( S
1．印章的使用的主要形式为：" L( ^7 u. ~) r/ D
（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。# U: t% V( ~5 }' B6 Q1 I
2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：) i D: {+ b" y9 \7 J
（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。
（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。
（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。+ o! N, u2 n   H1 y7 O3 k( N
三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。
V
1．收文处理的程序：
签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。9 y2 I+ O) t' ~! l
2．分送的基本原则：
（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；
（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；# A; Z9 e% g- \
（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；
（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；
（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。
四：按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。
1．类型：( d- o7 } }1 U
（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。
2．按问题特征立卷的含义：. r6 `9 r8 |( n+ \2 k
将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。
" y9 ~/ m2 m1 x   Q; h4 U) n8 W. j* R, M

五、简要说明电子文件归档的基本记法
电子文件归档一般采用以下方法：
1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。

2、压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。

3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上