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网上辅导（八）
第七章 秘书资格
南京电大 杨文珊
（E-mail：kfjy@；Tel：[phone]）

【本章主要内容】
秘书资格是秘书人员从事秘书职业活动的条件和身份。研究秘书资格，对于秘书的自我成长、秘书人才的培养和秘书人事的管理，都具有重要意义。
本章主要内容包括秘书的职业道德、秘书的知识构成、秘书的基本能力和秘书的心理素质
【教学媒体】
《普通秘书学》：第七章 秘书资格；
《普通秘书学学习指导书》：第七章 秘书资格。
《秘书学》教学光盘第十五、十六、十七讲
【技能训练】
做一次总结性发言，自测自己的口头表达能力
【复习与思考】
1．为什么要注重秘书职业道德修养?秘书的一般职业道德规范有哪些内容?
2．秘书的知识构成包括哪些内容?怎样建构和优化秘书的知识结构?
3．秘书应具备哪些基本能力?
4．简述秘书知识与能力之间的关系。
5．为什么说秘书应具备良好的心理素质?优秀秘书应具备怎样的性格品质?
6．影响秘书心理健康的主要因素有哪些?秘书怎样才能获得心理健康?
【案例分析】
从秘书角色意识的角度分析案例《夹缝中的葛秘书》（《学习指导书》P224）
【基本术语与学习要点】
第一节 秘书的职业道德
【基本术语】
1．秘书资格 2．秘书职业道德
【学习要点】
一、秘书职业道德的意义
道德，是一定社会为了调整人们之间以及个人与社会之间的关系所提倡的行为规范的总和。
职业道德，是对从事一定职业的人的特殊道德要求。
秘书职业道德，是在秘书职业活动中所必须遵循的、与秘书这一特定职业相适应的行为规范，它是社会道德在秘书职业活动中的具体表现，是秘书职业活动长期实践的产物。
秘书人员的特殊地位以及秘书工作的特殊性质，要求秘书必须注重职业道德修养。因为秘书人员在领导者身边工作，既是领导者的下级，又是领导者某种程度上的代表和体现，还是一级组织中沟通上下、联络四方的中介。秘书的这种特殊地位和特殊角色，要求他(她)必须具备优良的品德素质，否则，是难以胜任此职的。
在秘书的资格体系中，职业道德是最根本、最重要的构成因素，它是知识、能力和心理等其他构成因素的核心和灵魂。
二、秘书职业道德规范
秘书的一般职业道德规范，主要有以下内容：
1、忠于职守
忠于职守是秘书首要的职业道德规范，它要求秘书人员要有敬业精神，热爱本职岗位，把自己的职业活动与领导需要和社会利益紧密结合在一起。
忠诚于秘书事业，就要对组织、对上级、对工作忠心耿耿，认真负责，同时还要认真钻研业务，掌握方法技巧，能胜任本职工作。
2、廉洁奉公
清正廉洁，克己奉公，是秘书人员的立身之本。它要求秘书人员要把国家、社会和集体的利益置于个人利益之上，不仅不损害国家、社会和集体利益，而且为了国家、社会和集体利益要勇于牺牲个人利益。
秘书人员由于与领导者关系的特殊性，更要求秘书人员要大公无私，坦荡清白，不谋私利，自觉抵御各种物质利益的诱惑。尤其在对待和使用领导者授予的权力时，绝不可借用领导机关和领导者的名义，去假公济私。
3、秉公办事
秘书人员在公务活动中，务必要坚持原则，实事求是，公平合理，主持正义。
4、平等待人
平等待人是秘书人员在职业活动中处理人际关系的基本原则。秘书人员要摆正自己的位置，对上不可卑躬屈膝、阿谀奉迎，对下不可颐指气使、盛气凌人，做到不卑不亢。
5、谦虚谨慎
秘书在协调关系、处理公务时，应表现出谦虚谨慎的职业风范。
谦虚：要求秘书能正确看待自己和别人，不高估自己，也不轻视别人，力除那种“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。
谨慎：要求秘书人员无论是说话还是做事，都要严谨、慎重，深思熟虑，周密安排，不可鲁莽行事。
6、严守秘密
严守秘密是秘书人员必须遵循的职业道德规范。秘书人员除了严格秘书工作纪律之外，还要加强守密的道德意识，养成良好的保密习惯，不该看的绝对不看，不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，真正做到守口如瓶。
三、秘书职业道德修养
秘书职业道德修养是一个长期的磨练和实践的过程，需要秘书人员自觉地作出多方面的努力。理论和实践相结合是秘书职业道德修养的基本原则。秘书在职业道德修养过程中，应注意以下方面：
1、强化职业意识
忠于职守、热爱本职工作是职业道德的基本要求，选择了秘书岗位，就要清楚地认识这一职业的性质、特点、地位、作用和要求，由理解到热爱，由热爱到立志，扮演好秘书这一既平凡又不平凡的角色。
2、道德学习和实践
秘书应尽可能地利用人类创造的一切知识财富来丰富自己，提高道德水平。
秘书人员还要注意把职业道德意识变为自觉的职业习惯，养成良好的职业态度和作风，用职业道德指导自己的言行。
3、提高个性心理品质
秘书应注意个性心理品质的修养，包括树立在秘书这一行当干一番事业的信心，对社会的责任感和义务感，以及正确对待秘书角色复杂性所带来的荣辱观和苦乐观等。
第二节 秘书的知识构成
【基本术语】
1．能力 2．知识结构
【学习要点】
一、知识与能力的关系
1、知识的概念
知识是人们在改造客观世界的实践活动中所获得的认识成果。
2、能力的概念
能力是指一个人掌握了知识并运用知识解决问题、完成本职工作的本领。
能力具有实践性，它是在实践中形成、发展和表现出来的；
能力具有综合性，它是各种知识、智力和实践活动的综合结晶；
能力具有专业性，它是某些专业领域内高效率完成工作的必备本领。
3、知识与能力的关系
知识与能力是两个既相联系又相区别的概念。知识是对客观世界及实践活动的概括反映，能力是调节行动和活动的相应的心理过程的概括化的结果。
知识与能力又是相互联系和相互转化的。知识是能力的前提和基础，过人的能力离不开知识作基础，“非学无以广才”；而能力也是掌握知识的必要条件，能力的高低会直接影响掌握知识的快慢、深浅、难易和巩固的程度。
知识就是力量。面对知识迅猛增长的现实，秘书人员必须尽可能敏锐、广博地获取知识，为成功奠定基础，同时还必须锻炼能力，增长才干，提高高效完成秘书活动的技巧和本领。正如培根在《论学习》一文中所指出的：各种学问并不把它们本身的用途教给我们，如何应用这些学问乃是学问以外的、学问以上的一种智慧。
二、秘书的知识结构
知识结构，指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习和选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统
最高
知识层
中间知识层
经济学知识、软科学知识、社会交往知识、心理学知识。
基础知识层
科学文化基本知识、马克思主义基本理论知识、法律法规基本知识
秘书作为全面辅佐领导者的“通才型”人才，其知识结构应由三个层次构成，其图示如下：

1、基础知识层
基础知识层是秘书知识结构的根底。基础知识越是丰富雄厚，获取专业知识就越是有力，发挥创造性的潜力就越大。
2、中间知识层
中间知识层是虽非秘书专业知识却又与秘书专业密切相关的知识。这些知识有助于秘书整体素质的提高和秘书业务的有效开展。
3、最高知识层
最高知识层是秘书知识结构的核心部分，是从事秘书工作的专门业务知识。这部分知识既包括理论秘书学的知识，也包括部门秘书学及其分支学科的知识。同时，秘书所在行业和部门的专门知识，也是秘书人员必须掌握的，这类知识与秘书的业务知识相互配合，共同构成了秘书知识结构的最高层次。
三、秘书知识结构的优化
为实现秘书知识体系的最佳整体效应，合理、优化的秘书知识结构应具有中心性、宽阔性、层次性和动态性。具体体现如下：
第一，秘书的知识结构要有中心性。知识结构的营建应该从实际出发，具有明确的中心性，围绕中心恰当地选择知识和组织知识，使知识体系各组成部分能发挥出最佳功能。
第二，秘书的知识结构要有宽阔性。秘书要有广博的知识，从某种意义上说，秘书的知识面应力求涵盖领导者的知识面，这样才能真正发挥补偿和辅助作用。秘书要紧紧盯住时代对自己的知识需求，不断拓展知识面。
第三，秘书的知识结构要有层次性。一个合理的知识结构，必须呈现出一定的层次性，从低到高，由几个不同层次的知识系统所构成。它们互相促进，反映了知识结构内部的纵向关系。
第四，秘书的知识结构要有动态性。客观世界在不断地发展变化，秘书活动也同样不断地发展变化。因此，秘书的知识结构也必须具有自我调节的动态功能：基础较宽，活性较强，反馈及时，调节有力，使个体的知识结构不断趋于完善。
第三节 秘书的基本能力
【基本术语】
1．表达能力 2．表达能力 3．组织实施能力
【学习要点】
一、能力是称职秘书的必备条件
秘书能力，是秘书人员在实践中高效率完成秘书活动的本领。能力是人们对客观世界的改造和创造活动，能力源自实践，又在实践中得以磨练、培养和提高。
当代社会，秘书所担负的工作日趋繁重而重要，秘书的职能较之以前有显著的扩展与强化。掌管文书，辅助决策，督促检查，协调关系，调查研究，组织会议——这些当代秘书的工作任务，不仅十分艰巨，而出越来越明显的智能化特征。它要求一名称职的秘书人员，要具有良好的职业道德和合理的知识结构，而且必须具备有效完成秘书活动的突出能力。
二、秘书应具备的基本能力
秘书人员应具备的基本能力有：表达能力、调研能力、管理能力、办事能力和操作能力。
1、表达能力
表达能力是人们运用语言、动作、表情等来表现客观主观感受的能力。
文字表达和口头表达是秘书的两种基本表达能力。
文字表达能力是秘书运用书面语言进行写作的能力；口头表达能力是秘书运用口头语言表述思维能力。
秘书的表达要做到：
(1)准确。在表达中不论是选字用词、判断推理、分析综合，还是阐释观点、表述意见、引用材料，以至语气的把握，标点的使用，格式的设计，都必须准确无误、无懈可击。
(2)简洁。无论是口头表达还是书面表达，都要力求用最精练的语言，表达出最必要的内容，做到“文约而意丰”、“言简而理周”。罗嗦冗长，是秘书表达的大忌。
(3)迅速。秘书活动的时效性强，要练就“出口成章”、“出手一遍稿”的快速写作能力。
(4)适用。秘书要充分了解表达对象的特征，准确把握对方的意图和需求，充分认识语言表达的环境，讲究表达的时机和方式。这样才能有的放矢，易为对方所接受，取得事半功倍的良好表达效果。
2、调研能力
调研即调查研究，它是领导工作的基础，也是秘书的一项经常性工作。
秘书的调研能力包括调查能力和研究能力。调查能力，即全面、准确、迅速获取有关材料的能力；研究能力，即对调查得来的材料，进行分析研究，得出正确结论的能力。
3、管理能力
作为领导者参谋和助手的秘书人员，要具备辅助领导者进行管理活动，有时还要根据领导者的授权授意，独立从事某项活动的组织管理和办公室行政管理的能力。
秘书的管理能力主要体现在以下几个方面：
（1）辅助计划能力。计划能力是指选择和确定目标以及制定实现目标的规范的能力。称职的秘书应该具有计划的意识和辅助计划的能力，为领导者提供超前性和全局性的智力服务。
（2）组织实施能力。指能够亲自组织人力、物力、财力等，按预定的计划和规范去实现既定目标的能力。
（3）沟通协调能力。沟通协调是秘书机构的重要职责之一，秘书要具备沟通协调的能力，在参与管理的过程中，熟悉政策，把握全局，发现问题，灵活运用各种沟通和协调的方法与艺术，达到沟通协调对象的和谐统一，以实现管理的目标。
4、办事能力
秘书面对大量的事务性工作，办事也是秘书的一项基本职能。强化秘书的办事能力，是提高秘书工作效率和重要途径，也是秘书发挥参谋作用的前提条件和保障因素。
秘书办事的范围广、内容多、头绪杂，秘书人员要做到：
（1）熟悉办事渠道。秘书人员必须了解有关部门的职权范围，知晓办理某项事务的渠道和途径，才能及时、准确、妥善地处理各种事务。
（2）掌握办事程序。遵循既定程序办事，可以少走弯路，提高效率。
（3）提高交往能力。秘书要了解人事关系，长于待人接物。善用交谈艺术，以有效地建立和处理各种复杂的人际关系，提高办事效能。
（4）善于应变和变通。秘书要具备较强的应变能力，对于突发事件，更要机敏应对。秘书还要具备较强的变通能力，不墨守成规，不死套框框，能在坚持正确原则的前提下，审时度势，灵活机动地处理事务。
5、操作能力
当代秘书为高效率完成秘书工作，必须具备对现代办公设备的熟练操作能力。
秘书的操作能力主要包括对下列办公设备的运用：
（1）文字处理机具，如文字处理机、誊印机、激光电子打印机、复印机等。
（2）声像信息机具，如收录机、录像机、照相机、缩微机、电视会议系统等。
（3）通讯机具，如电报电传、传真机、多功能电话等。
（4）计算机具，如办公室计算机、个人用计算机等。
（5）交通机具，如轿车：摩托车等的驾驶。
三、秘书基本能力培养
秘书的基本能力的培养受到先天和后天诸多因素的影响。培养秘书的基本能力应从以下几方面入手：
1、重视正规教育。正规教育是造就大批秘书专业人才、实现秘书能力优化的主要途径。
各类高校开设的秘书专业，不仅向学生传授了系统的专业知识，而且进行了较为严格的能力训练。安排了大量的公文写作、调查研究、会议组织、口才训练、案例分析以及各种长短期实习活动，注重能力培养，收到了良好效果。
2、投身公务实践。秘书只有投身到公务活动中去，善于自我设计、自我完善和自我总结，才能正确确定自身能力优化的标准和内容，并随客观现实的发展予以调整、充实和提高。
3、紧扣培养目标。培养目标的确立，首先要考虑到社会和时代发展的要求同时要考察领导活动的需要和秘书活动的实际情况，这样才能目标明确、方向专一。
4、要认清自身个性和现状。秘书要根据自身的个性和现状，或扬长避短，或扬长克短，建立起一个既适应现实需要，又适应自身个性的基本能力体系。

第四节 秘书的心理素质
【基本术语】
1．秘书的素质体系 2．秘书的心理素质
3．秘书的性格 4．心理健康
【学习要点】
一、秘书应具备良好的心理素质
秘书的素质体系，是秘书的德、才、学、识等构成的一个相互联系、相互制约、相互渗透的辩证统一体。在这诸多素质要素中，心理素质与其他要素双向作用，具有指向、激励、维持、强化等多方面的功能，对秘书的辅助行为、人际关系、自我修养等发挥着重要而特殊的作用。
秘书的心理素质，是指秘书在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定心理特点的总和。心理素质既有稳定性，又有可变性和可塑性。
现代秘书活动的紧张性、快节奏和高压力等特点，对秘书的心理品质提出了越来越高的要求。
秘书在自我发展、自我完善的进程中，也应提高心理修养的自觉性，以适应新时代秘书工作的要求。
二、优秀秘书的心理品质
1、动机和兴趣
秘书的动机是促使秘书行动的原因，是产生和维持行动的个性心理倾向，是秘书心理活动中的重要机能。优秀的秘书，应当具备正确而高尚的动机，把建设国家现代化事业的动机同秘书工作的职责和追求紧密结合起来，从而在秘书活动中勤奋努力，积极进取，履行职责。
秘书的兴趣是秘书积极探究某种事物或从事某项活动的意识倾向，即人们通常所说的爱好。兴趣以需要和动机为基础，是与一定的情感体验相联系的。
秘书人员应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养良好的兴趣，能使秘书在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。
2、情感和意志
秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。
秘书的意志是秘书自觉地确定目标、支配行动、克服困难、实现预定目标的心理过程。
秘书良好意志品质的基本要求是：
(1)自觉性即在行动中具有明确的目的性，并能充分认识行动的社会意义，使自己的行动服从于社会的要求。
(2)果断性，即在紧急情况下明断是非，及时下定决心并作出决断。
(3)顽强性，即能在较长时间内，克服重重困难，保持充沛的精力和坚韧的毅力，百折不回地达到目的。
(4)自制性，即能够完全支配和控制自己的情绪，约束自己的行为，使之符合客观需要。
3、气质和性格
秘书的气质是指一个秘书比较稳定的心理活动的动力特征，可理解为“脾气”、“秉性”、“性情’。
气质具有遗传性、稳定性和可变性，在环境和教育的影响下，气质也会发生一定的变化，但较之其他的心理特征，气质的变化要缓慢得多。
秘书的性格，是秘书在个体生活过程中所形成的，对现实稳定的态度以及与之相适应的习惯化的行为方式。是表现在态度和行为上比较稳定的心理特征。
秘书的社会地位、工作性质和职业特点，要求他们必须具备良好的性格品质，包括：自信、自制、稳健、敏捷、谦虚、幽默和合作。
(1)自信。自信就是自己相信自己，深信自己有能力完成自己所担负的各种任务。秘书拥有自信，就会具有高昂的工作热情，产生战胜困难、取得成功的勇气。
(2)自制。秘书要善于控制自己的情绪和行为，不因某些成功而情绪冲动、忘乎所以，也不因某些挫折而垂头丧气、心灰意冷，努力使自己成为一个意志坚强的人。
(3)稳健。秘书人员处事应沉着应对、细心观察、考虑周详，不贸然从事；待人接物应沉稳庄重、温和文雅，不浮滑轻佻；遇到紧急情况应临危不惧、从容处理，不惊慌失措。
(4)敏捷。秘书人员应以一颗敏感之心面对客观现实，思维敏锐，反应及时。在工作中也应做事利落，动作敏捷，养成良好的职业作风。
(5)谦虚。谦虚是秘书工作者的一种美德，也是良好的性格品质之一。它要求秘书能定准位置、把握角色、尊重他人，不居高临下、以势压人。
(6)幽默。幽默是一个人智慧、学识、风度的综合展现，它反映了一个人在情感上的自由、充裕和在人生态度上的积极、乐观。秘书的幽默性格，能使用权自己获得良好的心境，而且能创造轻松的气氛，成为人际交往的润滑剂。
(7)合作。秘书还应有乐群、团结、合作的性格宽容待人，助人为乐，不与别人斤斤计较，不因小怨小隙而存嫌。对领导者要多加体谅，热情服务；对同事要开诚布公，维护团结。
三、秘书的心理健康
1、心理健康的涵义
心理健康，是个体在各个环境中能保持一种良好的心理效应状态。
2、重视秘书的心理健康
秘书的工作绩效不仅取决于他的学识才干，也取决于他的心理健康状况。良好的心理状态，是秘书发挥才能的基础条件之一；反之，不良的心理因素则会妨碍秘书积极性、主动性和各种能力的发挥，导致工作效能的低下。
影响秘书心理健康的几种主要因素：
（1）负担过重。秘书由于工作的繁忙劳累，极易引起身体和心理上的疲惫，导致身心疾病。
（2）舆论压力。秘书身处领导者近身，其一言一行都有着很强的社会性，甚至会引来各种各样的议论。这种对秘书行为规范的评论和要求，有时会形成一种无形的巨大压力，使秘书的神经活动处于紧张状态，影响心理健康。
（3）人际关系。秘书处在一个构成复杂的人际关系网中，心理压力很大。如果不善于处理这些关系，使自己处在一个猜忌、冷漠、嫉妒、内耗的恶劣人际不幸中，就极易形成不健康的心理。
3、秘书心理健康的获得
如何获得秘书的心理健康：
树立正确的人生观。秘书人员应树立了正确的人生观，正确对待工作与生活中出现的各种矛盾、困难和挫折，对外界环境产生适当的行为反应，保持良好的心理状态。
确定适度的抱负水准。秘书人员要在充分认识自己的基础上，将自己的抱负与所从事的工作结合起来，力求在完成工作目标的过程中去实现自己的理想抱负。
创造良好的人际环境。秘书人员要清醒认识到自己的人际关系状况，形成正确的自我意识，宽容待人，乐于合作，创造良好的人际关系环境，促进心理的健康发展。
及时调整不良心理。秘书人员要自觉调整、克服不良心理因素的影响，形成正确适度的行为反应，维护心理健康。
参加各种有益活动。秘书人员积极参加一些有益的文体活动，克服不良心理、维护身心健康。