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新时期秘书应如何做好本职工作
撰写者姓名：XXX 导师姓名：XXX
摘要：新时期的秘书不仅要具备秘书工作的基本职能，还应从强化观念、注重协调、团结协作、洞察敏锐、德才兼备等方面下功夫，切切实实地做好本职工作。
关键词：观念 协调 洞察敏锐 德才兼备 本职工作

参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。而新时期的秘书不仅要做到这几项基本职能，我认为还应在日常的生活工作中做好以下几个方面，才能更好地做好本职工作。
一、强化观念 勤于服务
秘书作为直接服务于领导的事务与信息助手，工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。秘书的含义和特点，决定了秘书工作不管有多少项职责，都离不开两个字“服务”。秘书工作要想让领导指望得上、群众看得上，需要强化理念，认清领导工作的要求和秘书工作实际水平的差距这一主要矛盾，并系统思考、抓住重点、冷静分析后加以解决，以适应变化，更好的做好服务。具体来说就是在秘书工作中，应强化以下理念：
1、强化学习观念。我们正处于一个知识迅速增加、不断更新的信息时代，新情况、新问题不断出现，作为一名秘书人员，面临“能力危机”和“本领恐慌”，只有不断学习新知识，掌握新本领，开阔新思路，才能牢牢抓住工作的主动权，才能做好本职工作，更好地为人民服务。
加强学习，首先是加强政治理论学习。培根说得好：“有实际经验的人虽然能够办理个别性的事物，但若要综观整体，运筹全局，却唯有掌握理论知识才能办到。”事实证明，理论素养高的人，考虑问题常比较深刻、全面、系统，行动比较坚定一贯，这就要求我们要认真学习邓小平理论和“三个代表”等重要思想，深刻领会和全面把握其科学内涵及精神实质，努力提高理论素养，提升思想境界。
加强学习，还必须加强业务知识的学习。要加强对现代科学理论、相关法律法规、信息技术等方面知识的学习，不断完善自己的知识结构，拓宽自身的知识领域，熟悉掌握本岗位的业务知识。
    加强学习，更重要的是要在思考和实践上下功夫。“学而不思则罔，思而不学则殆。”只有把认真学习和勤于思考结合起来，才能把各种知识融会贯通。发扬理论联系实际的学风，坚持实践第一的观点，以此激发自己的工作热情，从而提高工作的能力。
    秘书一般不要求有倚马万言的才气，但应该有相当扎实的文字功底。秘书最忌讳不学无术，有才能才有可能。在学习上不能有丝毫懈怠，必须抓紧时间，刻苦钻研，蓄势待发。学习要珍分惜秒，知难而进，广泛涉猎，博览群书。最好多联系思想和工作实际，学以致用。
在学习这个问题上，有一个比较普遍的现象是一些秘书每当检查自己的工作、思想时，“学习不够”成为必讲的内容。这里面不否认有学无止境、莫言满足之意，但更多的是对学习的自省。诚然，学习自觉性方面的问题是根本原因，但学习形式和方法方面的问题也不容忽视。实践证明，好的学习形式和方法，是落实学习成果的重要环节。因此，应当在解决好学习自觉性问题的同时，注意创新学习形式和方法，解决好“桥”与“船”的问题。从实践的情况看，集体自学就是一种比较好的学习形式，即选一本好书，把大家集中起来用几天的时间先进行自学，然后进行交流。这种形式好就好在能够使大家静下心来专心学习。另一种好的形式，就是就大家关注的问题，请专家、学者讲课。这种形式可以在短时间内使大家知晓较多的情况和知识。
2、强化大局观念。“围绕中心、服务大局”是秘书的重要职责。这个职责发挥得好，对全局工作就有帮助、有贡献。否则，就不能很好地发挥应有的参谋助手作用。服务大局，我认为最重要的有三点：一是全面了解大局。“不谋全局者，不足以谋一域”。大局就是工作的方向。不了解大局，工作就难免带有片面性。认真学习上级的指示精神及一个时期的重要工作部署；学习时事政治，随时掌握国内外形势的新发展、新动向，努力做到对全局情况和发展趋势有一个比较全面、准确的了解和把握。二是自觉服务大局。要把做好本地区、本部门的工作作为实现工作路线、方针、政策的组成部分和环节，主动将自己的工作放到大局中去认识、去谋划、去实施，切实做到心里装着大局，工作紧扣大局，全力服务大局。三是积极维护大局。要坚持以大局为重，坚持小道理服从大道理、局部服从全局，善于从局部看到全局，注意发现和纠正影响全局的局部问题，确保理论和路线方针政策的贯彻落实。
3、强化群众观念。多数秘书并不直接和群众打交道，但秘书的工作与群众利益密切相关。因此，强化群众观念、体察民情、关注民生是应有之义，正所谓“居庙堂之高，则忧其民”。群众观念不是个抽象的概念。对秘书来说，群众观念主要体现在以下几个方面：一是作参谋时要把人民群众的愿望和要求作为根本依据，使各项参谋决策既体现人民群众的现实利益，又代表人民群众的长远利益，既反映大多数群众的普遍愿望，又照顾部分群众的特殊要求。在制定有关政策措施时，要充分考虑到群众的承受能力，切实把好事办好，把急事办妥，把难事办细。二是到基层调查研究时，注意了解群众疾苦，如实反映群众呼声。同时，注意发现和推广对全局工作有指导意义的典型，尊重群众的首创精神。三是在接待办事人员时，要以礼相待，积极办理，防止和克服“门难进、脸难看、事难办”的衙门作风。对来上访的群众，要热情接待，认真听取他们的反映和意见，并积极协调解决好他们的合理诉求，绝不可“一轰了之”，也不能“一哄了之”。四是抓好涉及群众利益有关政策和问题的督促检查，抓好上级领导对有关群众来信批示的调查与处理，切实维护群众的公平正义和经济利益。
4、强化纪律观念。纪律是做好工作、保持良好作风的保障。首先是强化政治纪律观念。要认真贯彻工作路线、方针、政策，坚决维护上级的权威，始终做到在政治上思想上行动上与上级保持高度一致。其次是强化廉政纪律观念。自觉加强自身修养，认真遵守廉洁自律的各项规章制度，做到常修为政之德，常思贪欲之害，常怀律己之心，确保守住廉洁底线。近期出现的“薄熙来案”就是政治纪律观念淡薄，权大于法的真实案例，最终涉及此案的都没有好下场。然后是强化保密纪律观念。秘书的工作内容涉及许多的秘密，政治性、机密性强，是国内外敌对势力窃密的重点目标。大力开展“八荣八耻”教育，使广大秘书有坚定的政治立场和很强的保密意识，做到时刻绷紧保密这根弦，自觉遵守国家的保密法律法规，确保不泄密、不失密。美国的“斯诺登案”，我们暂且不评判他的对与错，但作为一名机要人员，就不应当泄露国家机密，落得有家不能回，别国不敢留的下场。第四是强化工作纪律观念。秘书人员应自觉遵守重要情况如实报告纪律、严格按程序办事纪律、工作时间禁止从事非公务活动等项纪律，培养用心做事的工作作风，认真细致地做好每一项工作，确保不出问题。
二、注重协调 当好助手
综合协调职能是秘书工作的重要内容，注重协调的方式与方法，是当好领导得力助手的关键。根据对上，对下，对内，对外的不同对象，把握好协调的艺术，以提高协调的实效。要及时化解，疏导工作中的矛盾，形成工作合力。讲政治，顾大局，多沟通，常联系，勤思考，把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来，把握全局的能力，在协调中实现服务质量的进一步提高。
一个优秀的文秘人员，要想做好领导的参谋，当好领导的得力助手，并非仅坐在办公室内起草文件，而是要走出去，做好各项事务的料理与协调，与领导分担，解领导之忧。首先，要做好各种会议的协调工作。会议未开，文秘先行。领导讲话材料的编排，参加人员的接待，会议记录，会议各项事务的统筹安排等一切事宜，应先由文秘人员策划完毕，呈报领导审批后，再一锤定音。这样，不仅能让领导有时间去思考重要问题，而且也为会议的顺利召开打下坚定的基础，同时，也充分显示出了一个优秀文秘人员较强的组织协调能力。其次，做好文件的上传下达工作，文秘人员在做好单位文件编排工作的同时，要努力做好文件的上传下达工作。可以说，文秘人员是领导的传话筒。文件的上传下达工作，看起来是一件非常容易之事，但真正做起来却并非如此。对于一些文件，尤其是一些重要文件的上传下达工作，要严谨了再严谨。误悟领导意图，错传错发文件，就有可能使单位工作停滞不前或工作开展缓慢。因此说，文件上传达工作的出色与否，直接体现着一个文秘人员“悟性”的高低，直接关系着文秘人员是否能真正地成为领导的得力助手。
三、团结协作 积极向上
俗话说金无足赤，人无完人，我们每个人不可能任何事情都做得十全十美，当有人做错事的时候，或者意见不一致的时候是否还能和谐团结呢？
1、多一些理解、多一些包容
在同一条秘书战线上，我们一起工作，相互交流，在共同探讨中提高认识，把工作的主动性与前瞻性结合起来，把解决问题的针对性和实效性统一起来。这样不仅能够形成良好的工作氛围，也有利于提高工作效率。我们经常讲，能在一起共事是缘份，应该珍惜这个缘份，搞好团结。同事之间、上下级之间彼此间应该多一些理解和宽容。在日常工作中既要有团结协作的意识，也要有克己容人的处世态度，对他人一味地求全责备，就没有人能愿意与你共事，让我们把良好的人际关系渗透到日常工作和生活的每一个环节里，使人人都坦诚相见、彼此理解、相互信任，这样才能增强凝聚力。
2、要多一点精神，多一些协作
 一个人的发展离不开一个团队，一个团队的发展同样离不开我们每个成员。团结协作，积极向上的态度，对于一个团队就是一把利刃，一把发现问题、解决问题的利刃。我们大家都听说过“人心齐，泰山移”的俗语，也听说过“三个臭皮匠，顶过诸葛亮”的故事，这就是团队精神的体现。
我们每个人都有自己的理想和目标，但怎样才能实现这个目标。有个公司的食堂写着要提倡狼道精神的标语，狼群所遵循的原则就是永远的危机与战斗意识，永远的服从与执行意识，永远的合作与大局意识！团队的优势是个人无法比拟的！即便是再骁勇善战的狼，也比不上一个狼群所表现出的强大攻势！而人也如此，即便是一个能力超群的人，离开了团队也不会有很大的作为！既要有团队高层领导的运筹帷幄，又要有我们每个人的团结协作，辛勤工作，只有好的质量，好的效益，我们的团队才能发展。团队的发展关系着我们每个人的成功，而我们每个人的成功也关系着团队的发展与壮大！人生若要走向一个新的高度，必须要依托于一个成功的团队，而一个团队若要走向一个新的高度，必然需要一个强大的凝聚力，谁不想在自己人生的舞台上绽放光彩。团结让我们缩近彼此的距离，团结定会让我们走向新的高度。
3、多一些责任，多一些品质
 有责任心的人总是努力去尽到自己的职责，关心他人，为他人着想，为团队着想。一个有责任心的人，必定能对他的工作、领导和他人负责。责任心是一个人能够立足于社会和大家团结协作的人格品质，只有有责任心，才能把大家的事情当成自己家的事来做，用行动来感动人，用行动来赢得大家的理解和尊重。责任心，是一种舍己为人的态度，是发奋图强的干劲，是永不消失的精神。
如果我们大家团结协作做到这些，那么我们每一个人将会成为一个有责任心的人。工作时将会更加团结协作，和谐共处，积极向上，充满战斗力。 
四、洞察敏锐 做好参谋
细节决定成败。没有敏锐的洞察力，秘书工作将会做的很吃力。例如我们要做接待工作时，就来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，秘书在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。秘书要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求秘书人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况的水平，以便将各类有损形象的细节问题解决在萌芽状态。
光有敏锐的洞察力还不够，还要把这种能力运用到参谋职能上来。那么秘书人员怎样才能做好参谋呢?首先，要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次，要深刻领会领导意图。要“参”到点子上，“谋”到关键处，必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确“发挥”，又不自作聪明，越殂代疱。在此基础上，以敏锐的洞察力抓住工作中的关键环节，经过深思熟虑，形成有价值的参谋意见。第三，注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和最佳时机，从要害问题切入，用委婉、含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见。但是，秘书人员要做到“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前。二是轻易抛出“夹生”想法(观点)，强加于领导，于公于已都不利。三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。
五、德才兼备 甘于平庸
“德才兼备，以德为重”。一个秘书人员，若不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“张良之才”，也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿，但自己不著名，也不拿稿费;经常组织会议，但自己从不上主席台。经常熬夜，但白天还得正常工作，节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句，而秘书必须以绝对服从为天职等等。而这一切，还往往得不到家人的支持，别人的理解和社会的公认。凡此种种，都说明一点没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一 些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下，在国内外环境错综复杂多变的形势下，没有“富贵不淫，贫贱不移”，“宁公而贫，不私而富”，“君子修道重德，不为困而改节”的思想品德，廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色，忍辱负重、任劳任怨的工作态度，是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”，要求秘书人员必须诚实正直、心明步正，谦虚谨慎、 兢兢业业，恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。
总之，让而不争，勤而不怨，尽心政务是秘书的本份，秘书熬夜守更，伤神累心是家常便饭。平时应高标准，严要求，早来一点，晚走一步，多干一点，干好一点，工作不推三挡四，拈轻怕重，但凡定下来的事就要立说立行，说到做到，不虎头蛇尾，半途而废，特别是待人接物，办文办会，处理公务。要精益求精，慎重周详，抓纲举目，不出纰漏，要牢固树立爱岗敬业，无私奉献精神，恪尽职守，兢兢业业，全身心投入到工作中去。只有这样，才能做好新时期的秘书工作。

参考文献：
[1] 张清明《秘书参谋职能概论》[M]，武汉大学出版社。
[2] 饶士奇《公文写作与处理》[M]，辽宁教育出版社。
[3] 刘熙瑞《现代管理学》[M]，高等教育出版社。
[4] 白颢《现代秘书应具备的能力与素质》[J]黄冈职业技术学院学报。