某通信企业国际业务部管理大纲.docx

**股份有限公司

国际业务部
管理大纲

编制人：
审核人：
编制日期：

目 录
第一部分 部门组织结构及职能 3
一、国际业务部组织结构图： 3
二．国际业务部工作理念： 4
三．国际业务部部门设置及相关职责权限： 5
1．国际业务部岗位设置表 5
2．国际业务部职能说明书 6
3．国际业务部经理职务说明书 7
4．综合业务处处长工作职务说明书 8
5．**公司驻俄罗斯代表处工作职务说明书 9
6．销售一处工作职务说明书 10
7、销售二区工作职务说明书 11
8．销售三区工作职务说明书 13
9．综合业务员工作职务说明书 14
第二部分 国际业务部各项工作流程、规定、表单 15
一．相关流程 15
1、销售计划分解制订及产品需求计划的制订下达流程 15
2．业务联络及产品出口合同签订、实施流程 17
3．出口报关工作流程 20
4．国际业务部样机管理办法 25
5、广告宣传费用计划流程 28
二、资料清单与要求 29
1、营销处业务员应提供给客户的出口产品各类资料清单 29
2．营销处业务员在确定合同前应了解的关于出口及机器的各项要求： 29
第三部分 相关业务表单 30
一、成品手机 30
3．样机申购单 32
4．**股份有限公司手机成品库领用申请单 32
5．**股份有限公司手机成品库退库单 33
6．**股份有限公司手机成品库退厂单 33
7．**股份有限公司手机成品出库单据 34
二、半成品单据 34
1．**股份有限公司半成品出入库单 34
2．**股份有限公司半成品出库单 35
三、BP机有关单据 35
1．**股份有限公司BP机成品出库单据 35
2．**股份有限公司BP机成品退厂单据 35
3．**股份有限公司BP机成品退库单据 36
四．领料单 36
1．**股份有限公司领料单 36
2．**公司领料申请单 37
五．借机单 37
1．BP机样机借出批准书 37
2.手机借出批准书 38
六、其他表单 39
1、广告宣传费用计划申请单 39
2．国际业务部客户联络工作记录表 39
3．国际业务部客户档案 40
4．国际业务部产品销售记录台帐 41
5．生产任务单 41
6．**股份有限公司国际业务部销售任务单： 42
7．**股份有限公司国际业务部产品需求计划表 42
七、工作职责考核表 43

第一部分 部门组织结构及职能
一、国际业务部组织结构图：
董事会

总经理办公会

国际业务部

营销二处
营销三处
营销一处
综合业务处

经理
经理
经理
经理

驻外业务代表
业务员
驻外业务代表
驻外业务代表
业务员
业务员
业务员

二．国际业务部工作理念：
本部门员工都应树立以下工作理念：
1．规范工作，积极进取；
2．开拓业务，创造价值；
3．礼貌待客，服务至上；

三．国际业务部部门设置及相关职责权限：
1．国际业务部岗位设置表
部门名称
国际业务部
现有编制人数

今年计划定员人数

岗位名称
岗位人数
现有人员名单
今年计划
定员人数
人员增减理由
1、部门经理
1
1

1.0 经理助理
1
0

2、 综合业务处
5
3
4
工作量增加
2.0 经理/处长
1
1

2.1 综合业务员
4
2
3
取决于业务拓展

3、海外营销一处
5
3
4
工作量增加
3.0 处长
1
1

3.1 业务员
4
2

3

4、海外营销二处
5
3
4
工作量增加
4．1处长
1
1

4．2业务员
4
2
3

5、海外营销三处
5
3
4
工作量增加
5．1处长
1
1

5．2业务员
4
2
3

编制人： 编制日期：
审核人： 批准人：

2．国际业务部职能说明书
部门概况
部门名称：国际业务部
部门编号：
部门级别：
部门在组织机构中的位置
上级部门（直属上级）：总经理办公会
下级部门（直属下级）：综合业务处、各海外营销处
部门职能范围（用一句话概括部门的主要职能或设置目的）
全面负责公司所生产产品的出口业务的联系、洽谈、拓展、实施
部门主要职能（具体到部门的各个岗位，不必具体到岗位上的每个人：如具体到部门内各个处或组的职能即可，不宜超过10项。）
1、全面负责公司所生产产品的出口业务的联系、洽谈、拓展、实施；
2、负责整理产品出口所需的各种技术资料、产品介绍、认证材料以及协助办理出口所需政府批文手续等；
3、负责与公司相关部门沟通，确保出口产品项目按照约定的时间进度顺利完成；
4、负责出口产品销售计划及广告计划的制订、审核、批准及实施；
5、负责出口产品合同的签订、实施，组织出口产品的发运并督促相关部门及时收汇与核销；
6、出口产品合同履约后，负责与客户沟通、联系，了解公司产品在国外的销售情况、售后情况，以便于跟踪和协调处理；
7、负责完成公司下达的出口任务指标并分解成具体的产品及区域指标，并完成公司下达的其它工作任务；
8、按规范整理各类表单及销售、客户档案，并多方收集资料，供公司决策所需；

编制人： 编制日期：
批准人： 批准日期：

3．国际业务部经理职务说明书
岗位名称
国际业务部经理
岗位编号
由人力资源部统一填写（暂缺）
岗位级别

现任职者
孙剑峰
隶属部门
国际业务部
分支机构
综合业务处、各海外区域营销处
直接上级
总经理办公会
直接下级
综合业务处处长、各海外区域营销处处长
一、工作概述：
根据公司的经营战略，规划、制订和实施公司出口产品的营销策略，建立健全一系列与国际贸易相关的制度。
二主要工作职责：
1保证本部门业务的正常开展和运转，在按照公司相关规定的基础上推动本部门所有员工共同努力，以完成公司所下达的各类任务和指标；
2负责按公司相关规定，制订出口产品的报价及出口合同的审批、推动；
3负责出口产品销售、需求计划及广告计划的审批；
4负责本部门下属员工按公司制度授权范围内的奖惩，并组织实施部门员工的业务培训工作；
5负责本部门的费用计划审批，并控制本部门所发生的业务及销售等费用；
6保证出口业务货款的安全及国家相关政策的符合；
7负责重大出口合同的洽谈，如因业务扩展需增设国外办事处时提供可行性报告；
8完成公司交与的其它职责内的任务；
9负责公司及部门政策制度的落实执行,并及时向上级反馈工作中所碰到重大问题及事件；
三、工作关系：
内部：各业务相关部门；
外部：贸易客户、商检、海关、运输代理商、银行；
四、工作权限：
1、负责国际业务部出口产品销售计划批准；
3. 2、负责海外区域营销处出口的费用计划批准；
3、负责海外区域营销处广告宣传费用计划批准；
4、负责海外区域营销处实施出口产品合同的批准；
5、督促下属各处经常与公司各相关部门沟通，完成各项任务的完成；
6、负责了解与掌握公司出口产品销售情况、质量情况，督促综合业务员建立健全销售台帐；
7、负责批准海外区域营销处编制市场开拓计划；
8、完成上级交与的其他职责范围内的事务；
9、对所属员工进行工作评定及奖惩；
五、任职资格与要求：（描述本岗位可接受的工作质量所需要达到的最低标准）
学历：大学本科及以上
工作经历：外贸工作一年以上，有一定的外贸业务知识。
要求具备的胜任特质（如掌握的专业工作知识、能胜任的专业工作能力等要求）：
懂外语，具有良好的管理才能、业务素质，沟通能力。
工作细心，责任感强；

编制人： 编制日期：
审核人： 审核日期：
批准人： 批准日期：

4．综合业务处处长工作职务说明书
岗位名称：
综合管理处
岗位编号：

岗位级别

现任职者：
韩自光
隶属部门：
国际业务部
分支机构
无
直接上级：
国际业务部经理
直接下级：
综合业务处业务员
一、工作概述：（用一句话概括为什么设立这个岗位和它对公司工作的主要影响）
全面负责国际业务部国际业务部的后勤保障事宜
二、主要工作职责：（确定5-10项此岗位的关键职责，按职责重要性或工作流程的顺序填写）
1、了解国家及国外对出口产品的各项要求，并根据需要,事先组织并准备出口产品所需的技术、商业文件和资料；
2、 时时与各海外区域营销处沟通，了解和掌握各海外区域营销处的业务进展情况，索要客户资料，建立健全客户档案。
3、负责与公司相关部门沟通，确保出口产品项目，在公司内部按照时间进度及时完成．
4、负责海外区域营销处的后方服务工作；
5、负责海外区域营销处出口产品销售计划的汇总、编制与审核 ；
6、负责海外区域营销处出口的费用计划汇总、编制、控制与审核；
7、负责海外区域营销处出口合同实施、发运、收汇及核销工作；
8、负责掌握与了解公司出口产品销售情况、质量情况，并建立销售台帐；
9、负责海外区域营销处编制的各种出口单据的审核；
10、负责海外区域营销处广告宣传费用计划的审核；
11、完成国际业务部总经理交办的其他职责范围内的事务；
三、工作关系：（该岗位与公司内部平级同僚的关系和公司外部人员的工作关系）
内部：通报业务进展情况
外部：理顺部门间的业务流程及与出口相关的部门间的关系
四、工作权限：（必须咨询更高一级的主管并且遵守公司所有程序）
1、负责海外区域营销处出口产品销售计划汇总、编制的审核，经国际业务部总经理批准后实施。
3. 2、负责海外区域营销处出口的费用计划汇总、编制、控制的审核，经国际业务部总经理批准后分步实施；
3、负责海外区域营销处广告宣传费用计划汇总、编制、控制的审核；
4、负责海外区域营销处实施出口产品合同的发运工作；
5、督促综合业务员经常与财务部门沟通，督促及时结汇及出口单据的核销；
6、负责了解与掌握公司出口产品销售情况、质量情况，督促综合业务员建立健全销售台帐；
7、负责海外区域营销处编制的各种出口单据再次审核，力争确保货货相符，单单相符；
8、完成国际业务部总经理交办的其他职责范围内的事务；
五、任职资格与要求：（描述本岗位可接受的工作质量所需要达到的最低标准）
学历：大学本科及以上
工作经历：外贸工作一年以上，有一定的外贸业务知识。
要求具备的胜任特质（如掌握的专业工作知识、能胜任的专业工作能力等要求）：
懂外语，具有良好的业务素质，沟通能力
工作细心，责任感强

编制人： 编制日期：
审核人： 审核日期：
批准人： 批准日期：
5．**公司驻俄罗斯代表处工作职务说明书
岗位名称：
**公司国际业务部驻俄代表处
岗位编号：

岗位级别

现任职者：
韩自光
隶属部门：
国际业务部
分支机构
无
直接上级：
国际业务部总经理
直接下级：
代表处业务员
一、工作概述：（用一句话概括为什么设立这个岗位和它对公司工作的主要影响）
全面负责国际业务部俄罗斯业务的拓展
二、主要工作职责：（确定5-10项此岗位的关键职责，按职责重要性或工作流程的顺序填写）
1、了解驻在国市场概况及需求信息、掌握驻在国进口相关产品的法律、法规；遵守驻在国的各项法律法规，维护国家及公司形象；根据需要，及时组织准备驻在国进口产品所需的技术、商业文件和资料；
2、严格遵守公司的各项规章制度，保守公司机密．积极了解和掌握驻在国法律、习俗及对出口产品的各项要求，并根据需要事先组织并准备各机型的法律、技术、商业文件和资料
3、利用各种手段及途径联络客户，负责对客户的实力，资信状况进行调查；在接待客户时，热情接待，周到服务；同时要做到衣着得体，不卑不亢，并建立客户档案；
4、负责公司产品的介绍推广及出口业务的联系、拓展、实施；
5、负责驻在国出口产品销售计划的制订；
6、负责驻在国月各种费用计划的编制；
7、负责出口合同的商务谈判、条款审核、实施及催促收汇；
8、出口合同履约后，负责与客户联系，了解客户产品销售情况，以便于售后服务跟踪和协调处理，并建立台帐；
9、负责完成公司下达的出口任务指标并分解成具体的产品及区域指标，并完成公司其它部门与驻在国相关的其它工作任务；
10、负责所承担的各类产品在规定销售区域内产品出口业务的联系、开展、实施，在公司授权及定价范围内积极与客户进行商务谈判，不放过任何一次商机；

三、工作关系：（该岗位与公司内部平级同僚的关系和公司外部人员的工作关系）
内部：通报业务进展情况
外部：寻找客户，加强与客户的沟通，向国际业务部总经理汇报代表处情况
四、工作权限：（必须咨询更高一级的主管并且遵守公司所有程序）
1、负责所辖区域出口产品销售计划汇总、编制的审核，经国际业务部总经理批准后实施。
3. 2、负责所辖区域出口的费用计划汇总、编制、控制的审核，经国际业务部总经理批准后分步实施；
3、负责所辖区域广告宣传费用计划汇总、编制、控制的审核；
4、完成国际业务部总经理交办的其他职责范围内的事务；

五、任职资格与要求：（描述本岗位可接受的工作质量所需要达到的最低标准）
学历：大学本科及以上
工作经历：外贸工作经验一年以上，有一定的外贸业务知识。
要求具备的胜任特质（如掌握的专业工作知识、能胜任的专业工作能力等要求）：
懂外语，具有良好的业务素质及沟通能力。
工作细心，责任感强，有吃苦耐劳精神
编制人： 编制日期：
审核人： 审核日期：
批准人： 批准日期：

6．销售一处工作职务说明书
岗位名称：
销售一区
岗位编号：

岗位级别：

现任职者：
方照达
隶属部门：
国际业务部
分支机构：
无
直接上级：
国际业务部总经理
直接下级：
业务员
一、工作概述：（用一句话概括为什么设立这个岗位和它对公司工作的主要影响）
推动公司出口业务的开展。
二、主要工作职责：（确定5-10项此岗位的关键职责，按职责重要性或工作流程的顺序填写）
1、积极了解和掌握国家及国外对出口产品的各项要求，并根据需要，事先组织并准备出
口产品所需的技术、商业文件和资料；
2、利用各种手段及途径联络客户，热情接待，周到服务，并建立客户档案；
3、负责所承担的各类出口产品在规定销售区域内产品出口业务的联系、开展、实施公司
授权及定价范围内积极与客户进行商务谈判，不放过任何一次商机；
4、积极主动配合综合业务处与公司相关部门沟通，确保出口产品项目，在公司内部按的项目推动、组织；
5、负责本区域出口产品销售计划的编制；
6、负责本区域营销费用计划的编制；
7、负责出口合同的谈判、商务条款审核、实施。
8、主动协助与配合综合业务部完成出口货物的发运及收汇工作；
9、出口产品合同实施后，负责与客户联系及沟通，了解客户产品销售情况，以便于售后服务的跟踪和协调处理，并建立销售台帐；
10、完成上级下达的出口任务指标并分解成具体的产品及区域销售计划，并完成公司下达的其它工作任务；
11、完成本区域业务员的考核及奖惩建议；
三、工作关系：（该岗位与公司内部平级同僚的关系和公司外部人员的工作关系）
内部：同企划、物资管理部、质委会、研究院、生产部保持密切联系。
外部：同货代、商检、保险、银行保持联系。同客户保持密切联系。
四、工作权限：（必须咨询更高一级的主管并且遵守公司所有程序）
1、在公司或上级授权的价格范围内全权负责同客户的谈判。
2、负责销售计划、费用计划、出差计划的制定，并报上级批准。
3、负责对本区域业务员的考核，对其奖惩有建议权。
五、任职资格与要求：（描述本岗位可接受的工作质量所需要达到的最低标准）
学历：大学本科学历或以上。
工作经历：两年以上工作经历。
要求具备的胜任特质如掌握的专业工作知识、能胜任的专业工作能力等要求）：
良好的外语交流能力和市场开拓能力。

编制人： 编制日期：
审核人： 审核日期：
批准人： 批准日期：
7、销售二区工作职务说明书
岗位名称：
销售二区
岗位编号：

岗位级别：

现任职者：
姜东波
隶属部门：
国际业务部
分支机构：
无
直接上级：
国际业务部总经理
直接下级：
业务员
一、工作概述：（用一句话概括为什么设立这个岗位和它对公司工作的主要影响）
推动公司出口业务的开展。
二、主要工作职责：（确定5-10项此岗位的关键职责，按职责重要性或工作流程的顺序填写）
1、积极了解和掌握国家及国外对出口产品的各项要求，并根据需要，事先组织并准备出
口产品所需的技术、商业文件和资料；
2、利用各种手段及途径联络客户，热情接待，周到服务，并建立客户档案；
3、负责所承担的各类出口产品在规定销售区域内产品出口业务的联系、开展、实施公司
授权及定价范围内积极与客户进行商务谈判，不放过任何一次商机；
4、积极主动配合综合业务处与公司相关部门沟通，确保出口产品项目，在公司内部按的项目推动、组织；
5、负责本区域出口产品销售计划的编制；
6、负责本区域营销费用计划的编制；
7、负责出口合同的谈判、商务条款审核、实施。
8、主动协助与配合综合业务部完成出口货物的发运及收汇工作；
9、出口产品合同实施后，负责与客户联系及沟通，了解客户产品销售情况，以便于售后服务的跟踪和协调处理，并建立销售台帐；
10、完成上级下达的出口任务指标并分解成具体的产品及区域销售计划，并完成公司下达的其它工作任务；
11、完成本区域业务员的考核及奖惩建议；
三、工作关系：（该岗位与公司内部平级同僚的关系和公司外部人员的工作关系）
内部：同企划、物资管理部、质委会、研究院、生产部保持密切联系。
外部：同货代、商检、保险、银行保持联系。同客户保持密切联系。
四、工作权限：（必须咨询更高一级的主管并且遵守公司所有程序）
1、在公司或上级授权的价格范围内全权负责同客户的谈判。
2、负责销售计划、费用计划、出差计划的制定，并报上级批准。
3、负责对本区域业务员的考核，对其奖惩有建议权。
五、任职资格与要求：（描述本岗位可接受的工作质量所需要达到的最低标准）
学历：大学本科学历或以上。
工作经历：两年以上工作经历。
要求具备的胜任特质（如掌握的专业工作知识、能胜任的专业工作能力等要求）：
良好的外语交流能力和市场开拓能力。
编制人： 编制日期：
审核人： 审核日期：
批准人： 批准日期：
8．销售三区工作职务说明书
岗位名称：
销售三区
岗位编号：

岗位级别：

现任职者：
郭朝明
隶属部门：
国际业务部
分支机构：
无
直接上级：
国际业务部总经理
直接下级：
业务员
一、工作概述：（用一句话概括为什么设立这个岗位和它对公司工作的主要影响）
推动公司出口业务的开展
二、主要工作职责：（确定5-10项此岗位的关键职责，按职责重要性或工作流程的顺序填写）
1、积极了解和掌握国家及国外对出口产品的各项要求，并根据需要，事先组织并准备出
口产品所需的技术、商业文件和资料；
2、利用各种手段及途径联络客户，热情接待，周到服务，并建立客户档案；
3、负责所承担的各类出口产品在规定销售区域内产品出口业务的联系、开展、实施公司
授权及定价范围内积极与客户进行商务谈判，不放过任何一次商机；
4、积极主动配合综合业务处与公司相关部门沟通，确保出口产品项目，在公司内部按的项目推动、组织；
5、负责本区域出口产品销售计划的编制；
6、负责本区域营销费用计划的编制；
7、负责出口合同的谈判、商务条款审核、实施。
8、主动协助与配合综合业务部完成出口货物的发运及收汇工作；
9、出口产品合同实施后，负责与客户联系及沟通，了解客户产品销售情况，以便于售后服务的跟踪和协调处理，并建立销售台帐；
10、完成上级下达的出口任务指标并分解成具体的产品及区域销售计划，并完成公司下达的其它工作任务；
11、完成本区域业务员的考核及奖惩建议；
三、工作关系：（该岗位与公司内部平级同僚的关系和公司外部人员的工作关系）
内部：同企划、物资管理部、质委会、研究院、生产部保持密切联系。
外部：同货代、商检、保险、银行保持联系。同客户保持密切联系。
四、工作权限：（必须咨询更高一级的主管并且遵守公司所有程序）
1、在公司或上级授权的价格范围内全权负责同客户的谈判。
2、负责销售计划、费用计划、出差计划的制定，并报上级批准。
3、负责对本区域业务员的考核，对其奖惩有建议权。
五、任职资格与要求：（描述本岗位可接受的工作质量所需要达到的最低标准）
学历：大学本科学历或以上。
工作经历：两年以上工作经历。
要求具备的胜任特质（如掌握的专业工作知识、能胜任的专业工作能力等要求）：
良好的外语交流能力和市场开拓能力。

编制人： 编制日期：
审核人： 审核日期：
批准人： 批准日期：
9．综合业务员工作职务说明书
岗位名称：

岗位编号：

岗位级别
综合业务员
现任职者：
黄银燕、李丽绸
隶属部门：
综合业务处
分支机构

直接上级：
国际业务部
直接下级：
无
一、工作概述：（用一句话概括为什么设立这个岗位和它对公司工作的主要影响）
负责国际业务部的后勤保障事宜
二、主要工作职责：（确定5-10项此岗位的关键职责，按职责重要性或工作流程的顺序填写）
1、了解国家及国外对出口产品的各项要求，并根据需要，主动收集和整理出口产品所需的技术、商业文件和资料；
2 、时时与海外区域营销处沟通了解和掌握海外区域营销处的业务进展情况，索要客户资料，建立健全客户档案。
3、负责与公司相关部门沟通，确保出口产品项目，在公司内部按照时间进度及时完成．
4、负责海外区域营销处的后勤保障工作；
5、负责海外区域营销处出口产品销售计划的汇总及编制；
6、负责海外区域营销处出口的费用计划汇总及编制；
7、负责建立健全公司出口产品销售的内部台帐；
8、负责海外区域营销处广告宣传计划的汇总及编制；
9、主动协助海外区域营销处编制各种出口所需单据及其审核；
10、完成综合业务处经理交办的其他职责范围内的事务；

三、工作关系：（该岗位与公司内部平级同僚的关系和公司外部人员的工作关系
内部：汇报业务进展情况
外部：与业务相关部门沟通与协调，督促项目按计划进行实施。
四、工作权限：（必须咨询更高一级的主管并且遵守公司所有程序）
1、按出口合同要求，编制出口结汇所需的各种单据。
2、负责与客户及公司财务对帐。
3、建立健全合同台帐。
4、按照公司流程进行业务操作。
5、协助海外区域营销处合同项下的信用证的审核工作。
五、任职资格与要求：（描述本岗位可接受的工作质量所需要达到的最低标准）
学历：大专及以上学历。
工作经历：外贸工作一年以上，有一定的外贸业务知识。
要求具备的胜任特质（如掌握的专业工作知识、能胜任的专业工作能力等要求）：
懂外语具有良好的业务素质，沟通能力。
工作细心，责任感强

编制人： 编制日期：
审核人： 审核日期：
批准人： 批准日期：

第二部分 国际业务部各项工作流程、规定、表单
一．相关流程
1、销售计划分解制订及产品需求计划的制订下达流程
编号：Q/BIRD—国际—01—2002

1.1根椐公司总经理办公会下达的销售指标由国际业务部总经理分解下达具体区域及产品销售任务；
1.2各海外区域营销处经理根据下达的销售任务及所负责区域产品的销售需求制订具体的销售计划及产品需求计划并上报；
1.3每月对比上月销售完成情况，并及时了解市场信息，调整下三个月销售及需求计划；
1.4国际业务部下属综合业务处汇总计划并经业务部总经理审批后通过对应的产品事业部给物资管理部下达出口产品需求计划；
1. 5销售及需求计划由各海外营销处经理编制、落实；

销售及需求计划制作流程

总经理办公会销售指标

各海外区域营销处及产品负责情况

业务部总经理分解并下达销售任务

给各海外区域营销处经理销售任务单
调整后的销售计划

区域营销处经理调整销售计划
海外区域营销处经理制订销售及产品需求计划

可行否
销售任务单及市场信息

综合业务处业务员汇总，综合业务经理审核，国际业务部总经理审批
下达给区域营销处经理执行
国际业务部三月产品及物料需求表
各海外区域营销处经理的产品需求表
下达给对应产品事业部及物管部

2．业务联络及产品出口合同签订、实施流程

编号：Q/BIRD—国际—02—2002

2.1海外区域营销处业务员应准备好具备出口可能的产品的相关资料、技术文件等；并在自已负责的区域内利用各种机会联络客户和接触客户，对已进行联络的客户作客户档案记录；
2.2海外区域营销处业务员应掌握出口产品所需的国家相关政策、法规及进口国客户对产品的具体技术要求，并根据实际情况，有偿提供样品供客户测试；
2.3将联络情况、客户联系资料、文件及样品提供测试情况进行记录，作成客户档案，交综合业务处备案，以备查．
2.4海外区域营销处业务员应主动向客户介绍公司能够用于出口的产品性能，并及时提供产品资料、产品报价和进行商务谈判；
2.5对出口产品合同中的商品品名、技术指标、单价、售后要求、数量、交货时间、运输方式、保险方式、各种出口法律文件及客户销售计划、区域等进行了解、商谈及确定；
2.6签订合同前应知晓公司原材料、成品、半成品的库存储备情况，以及与国内配置不一样的特殊配置物料的采购所需时间,由此确定出口产品合同的最早交货期；
2.7草拟合同并填写合同评审单交由经理审批，下达生产任务单给事业部计调处、物控处及产品制造部；
2.8跟踪客户T/T或L/C的付款和准备情况，同时关注技术准备、物料准备、生产进度，并与客户保持联系，通报进展情况；
2.9生产完成后，组织装箱，并联同物管部进出口处编制出口单据（装箱单、发票等），协助进出口处进行报关和发运，同时通知财务部门收汇并核销；
2.10记录销售情况，并跟踪客户的收货、销售、售后情况，在允许范围内给予客户最大的协助和支持；

产品报价单及产品技术资料样品图片等
业务联络及产品出口业务联络及产品出口合同签订、实施流程合同签订、实施流程：

业务员联络客户，提供资料样品和报价

业务员了解客户要求，记录各技术要求
商标充电器电池标贴语言包装说明书技术资料等

客户联络档案
业务员将联络情况记录作客户档案

报价单运输方式配置需求技术改动数量售后要求等
业务员进行商务谈判

商务条款及物料准备情况
营销处经理草拟产品出口合同

产品出口合同及附件草稿

营销处经理交合同与业务部总经理审批

产品出口合同及附件

业务员送合同回签，并交进出口处备案

业务员作给计调处及物管部执行的任务单

国际业务部生产任务单

业务员跟踪付款及生产情况，并作多方沟通

装箱单发票运单报关单商检单等
业务员协调进行装运发货报关等

产品销售台帐档案
业务员催款、对帐并记录销售台帐

客户联络档案

业务员作售后联络，关注客户收货销售售后情况

3．出口报关工作流程
编号：Q/BIRD—国际—03—2002

3.1 取得出口许可：由物管部进出口处向海关申请机电产品出口许可，并领取“自理报关登记手册”，并向海关申请免税证明。
3.2备货：在出口产品合同签订后，为了能保证按时、按质、按量履行出口合同的交货义务，根据合同规定的品质、包装、数量和交货时间的要求，进行货物的准备工作。主要包括向计调部提出书面申请，写明外销合同要求，由计调部下达生产任务书，安排生产和催交货物，然后核实检查应收货物的品质、数量和包装状况，对货物进行验收。
3.3 出口检验：在外销货物生产完毕后，应持出口合同、信用证副本等必要的文件向奉化检验检疫局报检。检验合格后，取得检验合格证书和放行单，或者在报关单上加盖印章，海关凭此放行。
3.4 落实信用证；
3.4.1催开信用证：营销处业务员应协助进出口处在合同规定开信用证期前通过传真和电话催促对方及时办理开立信用证手续，并将信用证送达我方，以便我方及时装运货物出口，履行合同义务。
3.4.2审核信用证：在收到买方通过银行开立的信用证后，应立即对其进行认真的核对和审查（着重审核信用证的条款是否与出口合同的规定相一致）。如发现信用证中存在问题（如有与合同规定不符或我方又不能接受的条款，或者由于客观情况变化，不能按信用证要求办理），就应及时通知开证申请人向开证银行办理修改信用证手续。在收到通知行转来的修改通知书以后，无论是我方主动提出要求修改的，还是开证申请人或开证行主动发出的，均应及时并认真地进行审核，以便确定予以接受还是拒绝。
3.5 安排装运（若是CIF或CIP出口合同，必须由我公司负责装运和投保）；
3.5.1托运：由营销处业务员协助进出口处通知物管部通过货运公司向买方发运货物，并记录托运日期、运单号和航班日期。
3.5.2投保：在配载就绪，确定航班后营销处业务员应会同进出口处按照买卖合同和信用证的规定向保险公司办理投保手续，以取得约定的保险单据。在填写国外运输投保单中应列明投保人名称、货物的名称、唛头、运输路线、航班号、航班日期、投保险别、保险金额、投保日期、赔款地点等。
3.6出口报关：在办理出口报关手续时，应先向海关申请出口货物免税证明，然后报关员凭出口货物报关单、出口许可证、运单、发票、装箱单、免税证明、检验合格证书向海关申报。在海关出口查验时，积极配合海关对出口货物进行实际的检查和核对。在海关派专人负责审查此批货物的全部报关单证及查验货物记录，并签署认可，然后在运单上盖施行章交我方签收，即可把货物装运出境。
3.7装运通知：货物装运后，营销处业务员应及时向买方发出“装运通知”以便对方准备及时办理进口报关和接货手续，并报进出口处备案。
3.8 制单结汇；
3.8.1编制单据（包括商业发票、装箱单、运输单据、保险单据、合格证书等信用证要求提供的单据）；
3.8.1.1商业发票的内容主要包括：我公司的名称及详细地址、买方的名称及地址、发票号码、码头、货物的名称、规格、数量、包装方法、单价与总金额、支付方式、收款银行及帐号等。正本发票一式三份，一份随提单和货物寄给买方，两份随同提单等 其他单据交银行议付。
3.8.1.2装箱单主要包括出口货物的包装形式、箱数、总重量、每箱体积及每箱货物的名称、型号、数量、重量等。正本装箱单一式三份，一份随发票、提单和货物寄给买方，两份随同发票、提单等其他单据交银行议付。
3.8.1.3运输单据：我公司一般采用的是航空运输，所以运输单据是航空运单。航空运单是由航空公司出具的统一格式，我公司所需填写的内容包括托运人、收货人、运单号码、航班号及航班日期、装货港及目的港、码头、货物名称、箱数、毛重、体积、货物价值等，还有航空要求我公司支付的运费。我公司出具三份正本航空运单，一份随发票、装箱单和货物寄给买方，两份随同发票、装箱单等其他单据交银行议付。
3.8.1.4保险单据：进出口处在办妥投保手续后，保险公司将出具正本保险单给我方，保险单的内容包括：保险公司名称、编号、被保险人名称、码头、保险货物名称、数量、保险金额、保率、航班日期及航班号、装运港及目的港、承保险别、赔款偿付地点、保险单出单日期与地点、保险公司签章等。进出口处出具二份保险单给买方，一份随发票、装箱单、提单和货物寄给买方，一份随同发票、装箱单、提单等其他单据交银行议付。
3.8.1.5合格证书：根据合同规定，我公司或指定检验机构出具的正本合格证书一份随同发票、装箱单、提单、保险单等其他单据交银行议付。
3.8.2交单结汇：进出口处在交单期限内凭合同规定的正本发票、装箱单、运单、保险单、合格证书等单据向议付银行议付，议付银行在收到单据后即按信用证规定进行审核，如审核无误，按照信用证约定的方法进行