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福建教育学院后勤管理处受理中心服务指南.docx

1、 福建教育学院后勤管理处 受理中心服务指南 一、 受理中心简介 后勤管理处受理中心主要承担受理学院公务用车、食宿安排、维修服务等工作,受理中心本着“以人为本、服务至上”的原则,以责任、协作、专业、创新、贡献为纽带,营造用心服务、用情工作、用法管理的工作氛围,还建立了专门的受理中心短信平台、各项满意度调查表,用于对服务部门、内部员工的短信信息通知和服务回访、调查工作收集,为师生员工提供优质的后勤保障服务。 二、 服务指南 1、公务用车: (一) 主要受理保障学校的教学、科研和重要办公用车。 (二) 各部门需要用车,请到受理中心填写用车申请单或打电话83725193

2、预约定车(出市用车需有院领导签字),用车预约单上的栏目要清楚填写、详细。 (三) 部门因故需改变用车时间、地点、车型,必须提前致电或到受理中心办理更改;如果要取消用车,必须在用车前1天以上时间提出(特殊情况例外)。 (四) 调度员要按部门在用车预约单上填写的内容派车,并将车辆安排情况在派车栏上公布出来。早上的任务在前1天下午下班前公布;下午的任务在当天上午下班前公布,以方便司机和各部门查对。 (五) 车费的计价标准:院内各部门的公用车按学院定价计费。 (六) 校内各部门用车后,每月受理中心将预约用车单位,上门核实车单和结账。将附上具体的司机派车单,然后部门领导在派车汇总单上签名。如对填

3、写的内容有异议,可当面向结算人员提出更正。 (七) 为保障各部门权益,对投诉和意见,在48小时内处理并答复。投诉电话:83725193,另外您还可以通过受理中心短信平台、满意度调查表向我们进行反馈,我们将竭诚为您服务。 2、住宿安排: (一) 主要受理保障学院干训、师训学员住宿以及培训计划外的院内临时接待住宿。 (二) 根据干训、师训培训安排计划表安排接待学员入住,干训、师训培训班报到前,各相关研修部学科负责人应至少提前1天填写《福建教育学院培训班后勤接待申请表》提交至盛德楼总台,申请表上各栏要填写清楚、详细。 (三) 如有院内的临时接待,查看干训、师训培训计划表,明确时间是否可容纳

4、接待,再做具体事项确认。 (四) 住宿的计价标准:校内各部门的培训住宿按学院定价计费。 (五) 每个培训班结束,后勤财务人员将附上学员名单、学员住宿清单提交至部门学科负责人和部门领导签字结算,自费的自行结算费用,最后由后勤财务人员提交至学院财务处结算。 (六) 为保障各部门权益,对投诉和意见,在48小时内处理并答复。投诉电话:83725193,另外您还可以通过受理中心短信平台、满意度调查表向我们进行反馈,我们将竭诚为您服务。 3、用餐安排: (一) 主要受理保障学院干训、师训学员用餐以及培训计划外的院内临时接待用餐。 (二) 培训班学员可选择使用餐卡、餐票、桌餐三种就餐模式,培训班

5、学科负责人须在办班前1天确定就餐人数、模式、结账方式。 (三) 如培训班使用桌餐餐标(含)500元以上,必须提前1天确认菜单、用餐时间、人数、桌数、标准、结账方式、有无特殊接待要求、联系人及联系电话等。 (四) 用餐计价标准:学院补贴的学员用餐按学院定价标准计费;自费的按实际消费计费。 (五) 若是学院补贴餐费的,每个培训班结束,后勤财务人员将附上学科每日用餐人数汇总表或用餐消费单,提交至部门学科负责人和部门领导签字确认并结算,最后提交至学院财务处结算;若是自费的,请先办理餐卡预存餐费自行结算。 (六) 为保障各部门权益,对投诉和意见,在48小时内处理并答复。投诉电话:83725193

6、83783785,另外您还可以通过受理中心短信平台、满意度调查表向我们进行反馈,我们将竭诚为您服务。 4、维修服务: (一) 主要负责受理保障学院内部水、电、泥、木、油漆等日常零星维修。 (二) 专项维修工程:维修工程及经费涉及较大的由部门领导或院领导审批决定。 (三) 各部门需要维修,请到受理中心填写用维修单或打电话83725193报修,维修单上的栏目要清楚填写、详细。 (四) 另外维修中心设立水电值班室,全天24小时接待维修,2小时内到达维修现场(含节假日),值班室电话88972517。 (五) 为保障各部门权益,对投诉和意见,在48小时内处理并答复。投诉电话:8372519

7、3,另外您还可以通过受理中心短信平台、满意度调查表向我们进行反馈,我们将竭诚为您服务。 三、受理工作流程图 公务用车处理流程图 用车部门填写用车申请单,部门领导签字 用车部门提交申请单至后勤受理中心 受理员根据每日用车安排表派车 交由行政中心领导审批 安排司机出行任务,转交派车单 通知用车部门出行的司机车牌号及联系电话 司机出车 用车部门用车评价 用车结束,派车员意见收集,派车单整理归档 住宿安排处理流程图

8、接到预订时,先问清客人抵离日期,用房数及房间类型。 查看培训计划表,确定可否接受预订。 如当天客房已满,可建议客人改订附近相关酒店 如客人所需房类已订满,有其他类型客房可建议预订其他种类的房间 接受订房时,记录预订信息 客人接受订房 客人无法接受,则建议客人改订附近相关酒店 向订房者说明房价,并在预订信息上注明 问清并记录客人的姓名,客人抵离日期 明确预订房间的种数量及人数、房价和客人的付款方式。 预订者姓名(部门)及联系电话。 若培训中

9、心住宿率相对较高的情况下,向客人说明总台的结账时间为中午12:00 前台主管制定业务安排单 将所记录下的预订资料与订房者核对,确保预订信息准确无误后输入电脑。 前台接待员接待客人入住 用餐安排处理流程图 接到预订时,先问清用餐人数、模式、日期 查看《食堂每日接待用餐预计表》,确定是否可以接受预订 接受预订,记录预订信息 食堂用餐预订已满情况,跟预订人说明情况, 可建议客人改订附近相关酒楼 问清并记录就餐日期、时间、人数、桌数、标准、出席对象,有何特殊要求,有

10、何禁忌,用什么酒水、付款方式等、 预订人姓名(部门)及联系电话。 将所记录下的预订资料与预订者核对,确保预订信息准确无误后输入《食堂每日接待用餐预计表》 桌餐:业务安排主管至少提前一天跟预订人确认好菜单 食堂后堂经理、食堂管理员根据《食堂每日接待用餐预计表》安排当日用餐 维修服务处理流程图 报修部门填写维修意见、评价 维修人员上门维修 报修部门登陆维修业务通/至受理中心填写报修单 报修部门领导审批 受理员安排维修工,打单 转至维修中心受理员受理 维修中心负责人审批 后勤处领导审批 出入库登记 维修工提交维修单至维修中心

11、 安排维修工返工 受理员向报修部门咨询维修满意度 受理中心审核关闭 维修中心负责人预审 四、 满意度调查方式 为了追求更好的服务、更高的标准,加强管理力度,后勤处专门设立了受理中心,统一受理院内食宿、用车、维修等相关业务,另外还设立投诉电话、建立了短信平台、制定了各项满意度调查表,便于各相关部门的监督和指导工作,也能客观地反应出服务质量及其他存在的问题,为我们今后的工作提供提升的空间和改善的方向,努力为大家提供更优质的后勤保障服务! 五、 各项申请单及满意度调查表(详见附件) 2.26.202509:2109:21:2525.2.269时21分9时21分25秒2月. 26, 2526 二月 20259:21:25 上午09:21:25 2025年2月26日星期三09:21:25

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