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1、 蓝澳活动执行手册 主题：蓝澳,让梦飞翔的地方 时间：年月日 地点： 活动执行框架 执行期 会后事务 欢送嘉宾、撤展、感情沟通、会议总结、会后报销 新闻发布会、酒会及比赛表演、会后及休闲活动 会议期间执行事务 月日——月日 月日——月日 会前执行事务 前期传播、会场布置及调试、演练 筹备期 月日——月日 前期传播、车辆、酒会及比赛表演、会后休闲活动、其他物料、操作细节、分工 执行前沟通会 月日——月日 会前筹备 会议传播物料的设计及制作、车辆、新闻发布会、晚酒会、比赛节目 月日——月日 会议主题、会议时间、会议视觉、
2、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用 策划方案确认 策划方案撰写 会议主题、会议时间、会议视觉、会议行程及内容、会议物料、会议场地、人员分工、费用 月日——月日 活动执行细案 会前筹备 时间 工作项目 内容 备注 责任人 会议传播、物料的制作 （主要环节以外的其他细项） 物料详见物料清单 前期传播内容、媒体、排期表 车辆安排 设置接送计划 通过前期邀请环节确定后再行定夺 后备计划的确定 活动启动仪式 新闻发布会 邀请媒体 选择活动结束后赠送的礼品 待定 场内设
3、计 详见物料清单 场外设计 详见物料清单 发布会所需音视频文件及设备的形象包装 需带有会议主题视觉 发言稿等 详见物料清单 嘉宾、记者进入会场的路线及秩序设计 会议音响方案设计 音乐曲目、长短、强弱 会场气氛布置 以红酒文化为设计元素 场内布置设计 详细布置及要求参见物料清单 场外布置设计 详细布置及要求参见物料清单 会议音响方案设计 音乐曲目、长短、强弱 红酒自助餐会及媒体见面会 由行政部拟定菜单要求 餐饮承包商制定菜单 靠近前台的数桌为领
4、导区、后排为其他与会嘉宾区 领导区按照重要程度、饮食要求再次划分为数个区域 待客户数据上报后再行定夺 他嘉宾区按照区域、性别、特殊要求砸此划分为数个区域 比赛表演 与航协，设计比赛项目 比赛气氛营造方案设计 执行前沟通 时间 工作项目 内容 前期传播内容及操作 内容及媒体 车辆接送 迎接方式 新闻发布会 邀请媒体 活动内容与形式 活动所需物料 餐会及 比赛表演 菜单内容及数量 划分区域的位置及形态 桌子的摆放形态与数量 活动
5、所需物料 配套方案 会务管理操作细节 分工职责 其他临时提及 会前执行事务 时间 工作项目 内容 备注 负责人 前期传播 企业形象专题片 企业品牌故事 企业品牌传播 综合或筛选上述部分内容 会场布置及调试 会场布置及调试 新闻发布会 会场搭建布置、监控 按确定设计稿布置 铺设并调试音视频设备 验收设计效果 宴会桌椅形象造型布置 圆桌式 验收设计效果及安全性 铺设并调
6、试比赛节目所需的物料 会议期间执行事务 新闻发布会 09:10 迎接嘉宾 09:10-09:30 茶歇/看宣传篇/备用1个会议接待室 09:30-09:40 引导嘉宾就座 从指定路线进入会场 09:40-10:40 发布会开始-领导发言-仪式举行-记者拍照 10:42-10:50 会议结束,主持人宣布酒会开始 10:50-12:30 红酒自助西餐会 12:30 主持人及嘉宾邀请媒体记者共同观赏比赛节目 酒会及 比赛表演 12:35 主持介绍比赛背景,规则
7、 12:40 航模比赛 14:00 比赛结束,礼仪引导嘉宾上台颁奖 14:10 全程结束.全体答谢与会来宾,经销商 会后事务 时间 工作项目 内容 备注 责任人 欢送嘉宾 根据此前获知的离哈的方式及时间时段用此前确定的车辆送走嘉宾 等候及途中安排饮料等细节服务 物料整理 整理物料,保存完好,归类入仓 感情沟通 把嘉宾各自的照片整理给予嘉宾 对重要来宾进行感谢 会后总结 提供物料照片总结 提供媒体报道等照片及文字的总结 会后
8、报销 执行组织划分 职务划分 职位划分 职责划分 姓名 总监 会务策划总监 负责人员、事物的决策、执导及部分事务的执行 李生 会务执行总监 负责人员、物料的统筹、调度、协调、执导、执行，使会议事宜正常运转，媒介传播 执行管理 物料管理部 负责会务事宜的物料、道具的筹备、执行及管理 礼仪服务部 负责礼仪人员的统筹、安排 卫生安全部 负责饮食的安排以及饮食卫生、意外防护 后勤车辆调度员 负责接送车辆统筹安排 执行职责描述 职务 职责 物料管理部 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序 负责监控活动
9、中各项物料设计 负责监控活动中各项物料的制作 负责监控活动中各项物料的安装、调试 负责监控活动中各项物料的维护、管理 负责活动中所需的电力等资源的协调与管理 严格遵循会务（副）总监的工作安排 仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等） 礼仪服务管理部 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序 负责招募礼仪人员 负责讲解礼仪服务进出路线及会议流程 负责监督礼仪服务过程，保证流程顺利进行 仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等） 卫生安全管理部 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序
10、 负责安排会议饮食事宜 负责安排活动安全保险事宜，准备常规的备用药品 及时发现潜在的威胁安全状况并向会务（副）总监反馈，并提出解决方案 阻止陌生人或以找人为借口的外来人员在会议期间控寻与会人员，另外留意有无冒充与会人员的闲杂人员混入会场 仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等） 后勤车辆调度部 听从会务（副）总监的分工安排，明确职责范围并了解会议程序 安排、调度接送车辆，登记用车情况.调度人手支援它部工作 仪表端庄，举止大方杜绝同与会人员发生任何不愉快的事件（争执，投诉等） 活动物料 序号 负责人 所属区域 名称 材料 规格 数量
11、 费用 使用要求 备注 嘉宾邀请 邀请函 物料管理部 公园外布置物料 入口活动欢迎拱门 物料管理部 横幅 物料管理部 停车指示牌 物料管理部 会场入口指示牌 物料管理部 会场外的彩旗(待定) 物料管理部 签到处物料 签到背景板 物料管理部 签到台 物料管理部 签到台卡 物料管理部 签到本
12、 物料管理部 签到笔 物料管理部 胸花 物料管理部 胸卡 物料管理部 签到台花 物料管理部 笔 物料管理部 水（小瓶） 物料管理部 会议会场 布置物料 背景板 物料管理部 宣传牌 物料管理部 座位分区指示牌 物料管理部 嘉宾座位台卡
13、 物料管理部 场内提醒牌（关闭手机等贴牌） 物料管理部 讲台台花 物料管理部 讲台标识 物料管理部 活动分区指示牌 物料管理部 重要嘉宾座位台卡 物料管理部 餐厅 布置物料 背景板 活动宣传牌 红酒酒架屏风 红酒餐饮知识宣传展板 宣传片、VCD
14、音乐 灯光 音响 视频 设备 调音台 低频音箱 高频音箱 无线麦克 CD或DVD 茶点 茶点 茶水 桌椅 纸巾 会议礼品 待定 视频及音频文件 序号 文件种类 所用环节 文件类型 Music 会场接待签到入场 喜庆 退场 恢弘、振奋 Video 会场开场前热场、线上传播 蓝澳广告形象片 主持人开场 Audio 线上传播——广播 Word 新闻发布会 新闻稿
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