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古人是怎样起草公文的
中国政治制度史 2010-04-15 18:24:54 阅读55 评论0   字号：大中小 订阅
   一、古人对公文起草人员的一般要求
    我国最早的公务文书大约出现在原始社会末期，即传说中的黄帝时期。自国家产生以后，公文一直是国家管理的重要工具，起草公文历来是秘书工作中最重要的内容之一。
    在夏、商、西周三代，负责起草公文的是史官，由于当时有文化的人很少,史官总是由文化水平最高的人来担任。正如夏曾佑先生《中国古代史》所说：“周制,学术、艺文、朝章、国故,凡寄于语言文字之物,无不掌之于史。故世人之咨异闻、质疑事者,莫不于史。史之学识,于通国为独高。”
    春秋战国以后，史官地位逐渐衰落，历代朝廷公文先后主要由左徒、御史、中书舍人、翰林学士、内阁大学士、军机大臣等秘书官员起草。
    起草公文是一项复杂的工作，历代统治者选用秘书时,对秘书人员撰写公文的能力有较高要求，擅长公文写作者是“稀缺人才”。东汉末年的陈琳,曾任袁绍的记室令史,写过一篇讨伐曹操的著名公文《为袁绍檄豫州》,此文写得辞气凛然、雄风飒爽，将曹操骂得狗血喷头，显示出公文写作的极高水平。曹操打败袁绍后,因爱慕其才,不计前嫌,让他做了自己的秘书。
    宋代选拔秘书一度重经义、策论，不注意考核写作能力，致使朝廷缺乏起草公文的专门人才。为此大臣们上书皇帝：“今进士既纯用经术,如诏诰、章表、赦敕、檄书、露布、戒谕之类,皆朝廷官守日用不可缺者,若悉不习试,何以兼收文学博异之士？”朝廷采纳了这项建议,在科举考试中特设“宏词科”（后改称“博学鸿词科”）,专门选拔文字秘书，“试者虽多，所取无过五人”。南宋时，报考此科者还须提供自己写作的“制、诏、书、表、露布、檄、箴、铭、记、赞、颂、序”等12种常用公文各两篇,才能获准参加考试。
    除了国家在选拔文字秘书时提出了较高的要求外，一些学者也从理论上对公文撰写人员的素质提出了要求。如南北朝时期的文章学大家刘勰就对作者提出四条要求：一是“积学以储宝”，即平时要多读书，丰富学识，积累资料；二是“酌理以富才”，即善于思考，辨明事理，以丰富自己的才能；三是“研阅以穷照”，即多研究思考生活阅历，以获得对社会上各种事物的深刻理解；四是“驯致以怿辞”，即多多训练、陶冶健康的情感，以达到文辞优美。
    二、古人对公文写作的一般要求
    古代公文是指朝廷、官府（及其主官）在行使职权、处理公务时所使用的文书。与现代公文一样，古代公文也有上行文、下行文、平行文之分，无论是君主下发的制、诰、诏、敕，还是臣子上书的章、表、奏、议，公文与其他文章尤其是文学作品的差别主要在于它的实用性。虽然从先秦到明清我国公文的文风发生过一些明显的变化，但是历代有作为的帝王、严肃的学者和清廉务实的官员，对公文写作的要求基本上是一致的。我国最早的公务文书汇编《尚书》就提出公文“辞尚体要，弗惟好异”。就是说，文章的语言一定要体现文章主旨和要点，而不能一味追求标新立异。
    曹丕的《典论·论文》将文章分为四大类,并指出它们在写作上的要求：“盖奏议宜雅,书论宜理,铭诔尚实,诗赋欲丽。”也就是说,奏议要求语言规范,书论要求说理充分,铭诔要求内容实在,只有诗赋才追求文采的华丽。
    唐代文风改革的领军人物韩愈力主“文以载道”，坚持写文章要“唯陈言之务去”，他不仅从理论上倡导务实的公文文风,而且用自己公文写作的实践对过分追求形式的绮靡文风发起进攻,他的《论佛骨表》等名篇完全以散体表述,行文明白如话,堪称古代公文写作的典范。
    明初，朱元璋对官吏起草的公文动辄上万言非常反感。他说：“古人为文章……皆明白易知，无深怪险僻之语……近世文士，不究道德之本，不达当世之务，立辞虽艰深而意实浅近，即使过于相如、扬雄，何裨实用？自今翰林为文，但取通道理明世务者，无事浮藻。”“朕尝厌其雕琢,殊异古体,且使事实为浮文所蔽。其自今凡诰谕臣下之词,务从简古,以革弊习。”
    清圣祖康熙主张公文要“简当”、“简要”，他批评明代公文“多排偶芜词，甚或一二千言，每日积满几案，人主岂能尽览，势必委之中官，中官复委之门客。此辈何知文义！讹舛必多，奸弊冗生，事权旁落，皆文章冗秽以至此也。”
    从以上材料看，古人对公文写作的主要要求是内容实在、行文规范、语言简洁，这与我们今天对公文写作的要求是一致的。细考流传至今的古代优秀公文，也无不具有这几个特点，如汉高祖刘邦灭秦后发布的《入关告谕》，立意高远，措辞恳切，言简意赅，全文不足100字；宋代名臣包拯的《乞不用赃吏疏》分析了当时官场的腐败现状，陈述了可供借鉴的历史经验，并明确提出解决措施，内容丰富，说理透彻，全文不到200字。
    三、古人起草公文的一般程序
    根据潘林杉先生的研究，古代起草公文的一般程序与今天起草公文大致相当。
    首先是占有材料。材料是公文中的事实、数据、根据等，是形成公文中心思想的基础。古代各官署公文写作的材料大致有三方面：
    一是事实材料，如现实情况、社会问题、管理经验；二是朝廷颁布的诏令、上级官署（或主官）下发的公文；三是历史典故及历史成案。
    古时公文作者获取材料的方法主要有两种：一是依靠作者深入实际观察，熟悉本官署和上下官署的活动情况；二是靠博览群书和熟悉成案，前者可谓直接的事实材料，后者可谓间接的文字材料。
    其次是确立主旨。任何一篇公文都有目的性，即公文制作者的意图、观点、主张、态度。主旨（立意）对一篇公文说来十分重要，起到提纲挈领的统帅作用。刘勰将这一作用比作“振本而末从”，意思是树木的根干振动，树枝、树叶也就跟着动。这里是指确立好文章的主旨，章句和言词安排也会随之妥善。明末清初的学问家王夫之形象地说：“意犹帅也，无帅之兵，谓之乌合。”“意”是文章的“统帅”，如没有“意”，全篇文词就如同无帅的“乌合”之兵。古代公文起草者非常考究立意，行文前都要明确写作意图、主要观点。公文立意的要求有二：一是符合领导（皇帝或主官）的行文意图，二是一篇公文中心思想只能有一个，不能分散，要突出主题。
    再次是谋篇布局。公文主旨确定后，就要考虑怎样围绕主旨来组织材料以形成公文框架，这就是“谋篇布局”。古人撰写公文十分讲究谋篇布局，强调在动笔之先，要通盘打算。要考虑如何入手，如何引申，如何结束，如何划分章节，如何安排主次详略，等等，然后再动笔。刘勰在《文心雕龙·附会》篇中对谋篇布局作了如下阐述：“总文理，统首尾，定与夺，合涯际，弥纶一篇，使杂而不越也者。”意思是：要把握文章的主旨，统一文章的首尾。决定材料的去留。衔接上下文义、文气，全面地组织篇章，使其丰富的内容有机地联结在一起，而不致显得杂乱无章。虽然不同的文种、不同内容的公文在谋篇布局上呈现出种种差别，但是公文的实用性决定了它有着大体一致的基本布局形式，这就是“叙由、叙案、申述、结论”四段论：“叙由”就是提出问题，“叙案”就是分析问题，“申述”就是提出解决问题的主张并加以论证，“结论”就是最后概括全文主旨。
    谋篇布局的结果是形成一个比较详细的提纲，对于起草者个人而言，接下来就是形成文字并润色修改了。但是如果起草的公文涉及重要决策或政策，还要经过审核和签发等程序，才能作为正式文件发布。
    四、唐太宗时期公文签发前的执论制度
    重要公文的审核和签发程序历代并不一样，其中唐太宗时期形成的公文签发前的执论制度值得专门介绍。
    所谓执论,就是决策要经过充分论证，其具体表现就是朝廷发布政令的重要公文在正式生效前要有严格审核、充分论证的程序。唐代中央政府实行“三省制”，三省之间的关系是“中书出令，门下审议，尚书执行”。中书省是起草政令的机关，中书舍人拟稿后由中书令或中书侍郎选定并补充修改，再呈送皇帝画一“敕”字，表示已过目同意，然后送达门下省审议，通过后再由皇帝签发批准，才能成为正式法令交尚书省执行。
    贞观元年(公元627年),唐太宗对门下侍郎王珪说：“中书所出诏敕,颇有意见不同,或兼错失而相正以否。元置中书、门下,本拟相防过误。人之意见,每或不同,有所是非,本为公事。或有护己之短,忌闻其实,有是有非,衔以为怨。或有苟避私隙,相惜颜面,知非政事,遂即施行。难违一官之小情,顿为万人之大弊。此实亡国之政。”这是要求门下省对中书省起草并由皇帝画过敕的公文,要认真审议,不要碍于情面而通过那些有错误的文件。
    贞观三年(公元629年),唐太宗又对中书、门下两省的官员说：“中书、门下，机要之司。擢才而居，委任实重。诏敕如有不稳便，皆需执论。近来唯觉阿执顺情，唯唯苟过，遂无一言谏诤者，岂是道理？若惟署诏敕、行文书而已，人谁不勘，何须简择，以相委付？自今诏敕疑有不稳便，必须执言，无得妄有畏惧，知而寝默。”宰相房玄龄依照唐太宗的旨意对文书签发前的“执论”程序作了具体规定：中书舍人在拟制有关军国大政的公文时,必须充分表达自己的意见,并且签上自己的名字,以示负责,然后送中书侍郎和中书令加以审示,形成初稿后送皇帝过目画敕，再转送门下省,由门下省给事中和门下侍郎审查、论证,如门下省认为有问题，应在提出修改意见或反驳意见后封还中书省,由中书省修改或重写。否则，即使皇帝“画敕”的也无效。中书、门下两省分歧严重时，就要在“政事堂”举行两省联席会议，让大家畅所欲言，各抒己见，进行辩论，以达成共识。这样就使中央政令在出台前得到充分论证，避免了中央决策的失误,“由是鲜有败事”(《资治通鉴》)。
    公文签发前的执论制度对“贞观之治”的出现起了重要作用。遗憾的是,在唐太宗后,这一制度没有继续执行，但这一制度的合理性对我们今天起草重要文件、出台重要政策或形成重要决定,仍然有重要的借鉴意义。