文员工作交接.doc

文员工作交接
每天工作
1、 打扫总监办公室。
2、 准备晨会资料：
文件夹左边，客房入住分析表（前厅部每天会发至总监邮箱）6601 /1011
财务日报表（财务部发至总监邮箱） 6610/8888
前一天晨会记录（行政办发至总监邮箱，涉及本部门事务需用荧光笔划出，其中本部门发言部分除外）
顺序为：客房入住分析表→财务日报表→晨会记录（由下向上放置）
文件夹右边，EO单（宴会统筹发至总监邮箱）
当月月计划及上月月总结（每月26日前，一般在24至26日间制定月计划及月总结）
本周周计划及上周周总结（每周五制定周计划及总结）
宴会预测表（宴会统筹发至总监邮箱）
顺序为：EO单→当月月计划及上月月总结→本周周计划及上周周总结→宴会预测表（由下向上放置）
3、 整理前一晚会议记录，通过QQ离线文件方式发给总监，并群共享。
4、 每晚六点准时开会，通知各销售经理准时参加并做好会议记录。
5、 查阅邮件，有重要事件及时向部门人员传达。
6、 及时更新生意意向表并发送给总监及宴会统筹经理。
7、 每日五点至前台拿销售经理客房预订单经销售经理签字后送回预订部。
8、 监督销售经理每日值班情况，是否有早退现象，值班记录是否书写。
9、 处理部门其它临时性事务。
每周工作
1、 每周一：
1）周一准备总监例会资料（例会时间为下午两点）。
文件夹左边，客房入住分析表→财务日报表→周会记录（行政办发至总监邮箱）→晨会记录（由下向上放置）
文件夹右边，EO单→顾客意见反馈（宴会统筹提供顾客意见反馈表及文员汇总“文员汇总：销售经理每日值班所写顾客意见，销售经理作业report中顾客意见反馈”将关于餐饮部顾客意见反馈发至餐饮部文员邮箱）→月计 划、月总结→周计划、周总结→新乐旅行社用房统计→用房统计表（维达系统导出“销售部报表→售房统计简表（打前21名，其他不变）”）→产量报表（宴会统筹提供）→业绩对比表→宴会预 测表（由下向上放置）
关于业绩对比表：本周拜访：销售经理作业report中周累计
新签客户：在销售经理协议签回，录入系统时记录。
本周订房公司数：消费分析表中得出（消费分析报表由维达系统导出“综合查询→销售部报表→公司消费分析表→日期更改为上周一至周日日期→选择房天数→确定、打印）
本周商务散客房晚数：公司消费分析表中房天数（减去会议房晚，会议房晚由产量报表得出）
本周会议用房房晚：由宴会统筹提供的产量报表中得出
本周包厢消费数：下周一至中餐咨客台抄写部门定中餐包厢情况，统计数量。
本周总消费：消费分析报表中总消费
2） 整理销售经理作业，打印交予总监，以便晚上开周会使用。
3） 制作房晚对比表并发给总监及群共享。
4） 领水，有几个空桶就领几桶，询问宴会统筹及美工是否有空桶。
5） 下午一点通知美工、各销售经理及宴会统筹在总监办公室开会。
6）晚上六点准时开晚会及周会，提前通知各相关人员确保其准时参加会议并做好会议记录。
2、每周五：
1）本周总结及下周计划（由销售经理、宴会统筹及美工提供其周计划和总结，文员负责汇总，经总监签字后，交予行政办，扫描版发给总监）。
2）下午一点与各销售经理一起打扫部门负责的酒店卫生区域。
3）统计好部门需领的桶装水数量报予人力资源部文员处。
3、如销售经理去芜湖市，文员应及时记录去市里人员名单，以便下月初计算销售经理误餐费。
4、做好部门考勤记录。每周五询问宴会统筹周日周六是否需要销售经理值班，及时转达给相应人员。
每月工作：
1、 月初（10号前）打印总监话费单交予行政办。
2、 完成部门案例分析发给总经办刘敏处。
3、 根据人力资源部所提供主题更新部门宣传栏。
4、 计算销售经理误餐费及话费报销，并负责发放。统计销售经理新签客户（如为本月新签客户并在协议签署后有消费则有20元现金奖励，与误餐费及话费一同发放），计算部门提成。
5、 10日前完成营销分析报告并发给总监，15前完成部门营销分析报告并发给总监及相应人员。
6、 15号至制服房领袜子（女袜一个月两双，男袜两个月一双）。
7、 每月20日统计部门所需制作名片人员名单并交予刘敏处。
8、 月末整合部门物资在极致系统中下采购（时间自己定，一般是在20-24号）。
9、 月计划、月总结（每月26日交月计划及总结给总经办，如遇26日为周六周日则提前一日交）。
10、月培训计划和总结交予刘敏处（每月24日制作月培训计划和总结，基本每月安排两个培训，一般安排在单休的周五下午，文员负责至刘敏处借培训教室及器材并调整器材）。
10、每月28日负责制定部门考勤及排班，销售经理值班排班。根据总经办提供的EOD值班表制定总监工作排班并交予刘敏处。将EOD值班表发给总监，如遇总监值班情况，则需提前提醒总监。总监值班次日早晨需将值班本交予行政办。
其它日常工作：
1、 发文，负责本部发文的编号，及时跟进发文签批进度，完成流程后原件交予总经办并将word版发给刘敏，自己也应做好保存。将扫描版发至相关部门及本部员工，打印并交予销售经理查看签字。其它部门发文则需发给部门各相关人员，打印并交予销售经理查看签字，所有发文需将打字档发至总监QQ，并在部门其它人员签阅后交予总监批阅。
2、 采购申请单，填写采购申请单，采购申请单中数量须大写，如为美工制作则由美工负责填写采购申请单，由文员负责走流程（总监签字→报价员/财务经理签字→财务总监签字→总经理签字→文员将采购申请单送至总仓）。
3、 领东西，每周一、三、五可以至总仓领东西（因月末总仓需盘点所以不可以领东西）询问宴会统筹及美工所需领物品，统计大办公室所需领物资，填写物料领用单（如是茶叶等物品则需填写酒水领料单）经总监签字后至总仓领东西。
4、 协议的制作及录入并做好客户档案的维护及更新、留存。
5、 关于招待申请单，由销售经理自行填写签字后交予文员，文员交由总监签字→财务总监签字→总经理签字→交予魏璇（总经理签完字之后，行政办文员会将ENT单送至我部文员处文员需复印一份留存，原件交予相关人员或魏璇处，如该申请还未进行，则交予相关人员，以便其在宴请结账时使用，如该宴请已进行，则该ENT单属于候补，将此单交予魏璇处。）
6、 借款单（一般为销售经理去合肥等地出差），填写相应内容→总监签字→财务总监签字→总经理签字→总出纳借款→借款单需与发票一起至送至财务报销）。
7、 新员工入职及转正，文员负责新进员工入职办理（一般为宿舍的办理及对部门的相关介绍）新员工转正单一般为月底填写。
8、 部门ipad，及时更新部门ipad，做好维护，保证电量充足，如销售经理需使用则需填写部门内部物品借用单，如其他部门借用则需在总监同意的情况下，其填写物品借用单后借与其使用。
10、关于人力资源部其他单据，员工转正需填写“员工评估表”及“员工变动变”此表需提前一周填写，最好是在月初几月尾填写；员工休年假、婚假则需填写“假期/调休申请与审批表”（年假提前一周填写、婚假则需提前15天填写看，并附上排班表）；
11、每月统计上月高温补助名单，较与人力资源部。
12、算部门提成：
根据发文WH-S&M-12-057
部门计提：当月总预算完成＜80%，发基本工资；
当月总预算完成≥80%，按总营收0.5%计提；
当月总预算完成≥90%，按总营收0.7%计提；
当月总预算完成≥100%，按总营收0.8%计提。
应计提成=酒店当月总收入×80%/90%/100%×0.5%/0.7%/0.8%
销售经理提成分配：销售经理业绩总和/（酒店当月总收入-中联当月消费）x（应计提成-误餐费-话费）=销售经理总提成
销售经理个人业绩/销售经理总业绩×销售经理总提成=销售经理个人提成
办公室、客房预订员、美工部提成分配：（应计提成-误餐费-话费）×12%/办公室人数=办公室人员个人提成
宴会预订提成分配：（应计提成-误餐费-话费）×15%/宴会统筹办公室人数=宴会统筹个人提成
部门经费=应计提成-误餐费-话费-销售经理总提成-办公室人员总提成-宴会预定总提成