HSF文件控制程序.doc

HSF文献控制程序

1.目的：
建立我司内、外部文献资料的管理系统，使企业所使用的文献迅速、对的流通，并使法规及时传达给各部门，以保证有关部门能适时获得合适且有效的最新文献或法规。
2.范围：
凡企业内经营管理方略及企业有关部门自行研究、开发或客户、供应商提供应我司生产产品有关文献资料或环境保护法规均属于（不涵盖人事档案资料）。
3.职责：
3.1文控中心：为执行文献、资料管理单位，并为我司外来文献、资料的收、发单位。
3.2各部门：负责作业现场经文控中心所分发的文献、资料管制。
3.3有关单位：依文献控制程序规定与实行。
4.作业程序：
4.1基本规定：
4.1.1各部门须设一位文献规范管理人员以便于十分钟内获得文献。
4.1.2各单位对管制性文献不得复印，若有需求，提出申请。
4.1.3文控中心每月分发一次文献最新版次目录。
4.1.4文献若有缺页、破损的状况，经该单位主管核准向文控中心提出申请换发，并将旧版一并传回文控中心作废。
4.1.5文控中心须派专人管理，并列入内部稽核的组员，作为全厂文献稽核的人员。
4.1.6各单位文献局限性参照时，得协调文控中心申请补发。
4.1.7任何人不得于正式文献上加以标识或书写任何文字、符号。
4.1.8电子档的文献其效力视同分发的文献
4.1.9环境安全法规资讯由文控中心放置于共享网络上，如有法规变更立即更新企业共享网络上法规资料。
4.1.10各类作废的文献原稿作废后保留期限为一年（记录依《记录控制程序》中有关规定保留），文献销毁时需经管理者代表核准。
4.2文献分四个层次：
1) 《质量/有害物质过程管理/环境管理/职业健康安全管理手册》（如下简称《管理手册》）（包括方针、目的、有害物质清单、质量（HSF）过程管理体系流程图）为质量/有害物质过程管理体系的原则性和大纲性文献，对覆盖的范围进行了阐明，并对质量/有害物质过程管理体系中各过程的互相作用进行了描述。属于一阶文献。
2) 程序文献为管理手册的展开和详细化，规定了执行质量/有害物质过程/环境/职业健康安全管理活动的流程及详细措施、控制措施。属于二阶文献。
3) 作业/管理指导书、图纸、检查规范、人事行政管理制度、岗位职责等对质量/有害物质过程/环境/职业健康安全目的及各级各岗位职责及详细作业措施进行了详细的规定。属于三阶文献。
4) 汇报、表格用以记录活动的状态和所到达的成果。属于四阶文献。
4.3文献制（修）订作业流程：
提出
会签
核准
修订
执行
教育培训有素
分发
初核
编码

4.3.1文献制定权限:一阶文献由管理者代表编制，总经理同意公布；二阶文献由管理者代表组织各有关职能部门编制，有关部门会签，总经理或其授权人审批公布。操作规程、检查规范、工作指导、ECR等作业指导类三、四阶文献由各有关部门编写、审核，波及到其他部门时需交有关部门会签，并经本部门经理/主管领导同意。岗位职责由有关部门编写，行政部审批，总经理同意。人事/行政管理制度由行政部编写,各有关部门会签审核，总经理同意公布。
4.3.2文献修订:各单位主管及执行者，应随时检讨文献的实行效果。若文献不适合或产生疑问时，则向权责部门提出,其他单位对文献内容故意见时，可会同有关部门研讨后由权责部门提出制（修）订/变更文献。其作业流程与4.3.1同。
4.3.3版本/版次：一般文献版本/版次：变更的版本/版次以[英文字母/数字]表达，初次制定为[A/0]，变更修订时版本次依序为[A/1]～[A/4],为防止版次修订次数太多,影响文献真实内容,凡版次经4次修订后,原制定单位可变更版本,发行第B版、C版、、、依此类推。技术文献（加工规定表、图纸、包装规定）版本/版次：初次制定以LV1.0表达,变更修订时版本次依次为LV1.1、LV1.2……LV1.9,凡版次经9次修订后,可变更版本,发行LV2.0、LV3.0(第二版本修订9次后来)…依次类推。
4.3.4文献提出制（修）订时，应使用《文献审查、核准会签登记表》，会签部门由文献制(修)订部门勾选,不确定期,经管理者代表确认后勾选.ECN提出需填写《工程变更申请单》。
4.3.5当ECR有制程上的考虑“制造流程及重要参数变更”物料的影响（直接物料及重要间接物料变更），客户有规定期,则须经客户核准才生效。
4.3.6有关部门若因状况紧急，无法依文献执行时，应提出“临时性工程变更(TECR)”或“特批申请”的申请，其运作流程除不建档外，其他流程同4.3.1。
4.3.7文献撰写原则：
1.目的；2.范围；3.职责；4.作业程序；5.参照文献；6.附件或附表。
4.3.8文献格式应统一在左上角贴企业LOGO，文献内框由文献标题、文献编号、版次、页次和内容构成，文献统一为宋体简体字体，标题字体大小统一按“二号”或“22号”，内容字体统一按“小四号”为原则。
4.4文献编码原则：
4.4.1文控中心对各部门新制定的文献，依类别予以文献编码及ECR编码，并进行管制作业。
4.4.2文献编码原则:
4.4.2.1一阶文献（手册）：质量/有害物质过程管理手册（ZY-QMS/HSPM-01）
环境与职业健康安全管理手册（ZY-EMS/OHSMS-02）
4.4.2.2二阶文献(重要指程序文献)：
a)单体系文献:
ZY ------- ------- □P ------------ XX
ò ò
企业名称缩写 流水号(从01开始)
□对应体系英文首字母, P“程序”英文（Procedure）首字母(共2码)
(Q：质量；E：环境；H：有害物质过程管理；O：职业健康安全卫生管理)
举例:如《有害物质污染防止控制程序》文献编号ZY-HP-01，即单体系程序文献

b)共用体系文献:
ZY ------------------- □□□P -------------- XX
ò ò
企业名称缩写 流水号(从01开始)
对应体系英文首字母(至少3码,最多五码)
(Q：质量；E：环境；H：有害物质过程管理；O：职业健康安全卫生管理)
举例:如： 《文献控制程序》文献编号ZY-QEHOP-01，即四体系共用程序文献；
4.4.2.3三阶文献
a) 三阶文献：有关作业指导书、操作指导书、检查规范、行政管理制度（各部门岗位职责属行政管理制度）等。其编码如下：
WI ------------- □□ --------- □□□
ò ò ò
作业指导书英文字母缩写 部门拼音缩写 流 水 号 (从000开始)
2 码 ＋ 2-5码 ＋ 3码
b)外来文献，其编码如下:
ZY ---------- □□ --------- □□□
ò ò ò
企业名称缩写 外来缩写 流 水 号 (从000开始)
2 码 ＋ 2码 ＋ 3码
注:外来文献缩写：WL。
c)图纸编码依《图面管理作业指导书》规定原则进行。
4.4.2.4四阶文献：登记表单，其编码如下：(流水号从001开始)
ZY ------ □□ ---------- □ --------- □□□ -----（□/□）
ò ò ò ò ò
企业名称缩写 部门别代码 文献类别 流 水 号 版 本
2 码 ＋ 2-4 码 ＋ 1 码 ＋ 3 码 ＋ 2 码
4.4.2.5 ECR编号如下：（TECR：临时性工程变更申请；ECR：工程变更申请；TP：特批申请）
□□□ ------□□------□□□

TECR/ECR/TP 年 流水号
（年取尾两码：例取09） 例：ECR 09 001
阐明: 文献编码原则解释权属体系办，遇有文献编码原则与国家或国际原则相悖时修改本编码原则后执行。
4.4.2.6部门拼音代码(部门拼音缩写)：
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
总经理
GM
计划部
JH
仓储部
CC
管理者代表
MR
模具部
MJ
工程部
GC
行政部
XZ
采购部
CG
体系办
TX
财务部
CW
注塑部
ZS
项目部
XM
市场部
SC
涂装部
TZ

品管部
PG
组装部
ZZ

设备部
SB
五金部
WJ

4.4.2.7部门别代码：
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
总经理
00
品管部
05
组装部
11
管理者代表
00
计划部
06
仓储部

12
行政部
01
五金部
07
设备部
13
财务部
02
模具部
08
工程部
14
市场部
03
注塑部
09
体系办
15
采购部
04
涂装部
10
项目部
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4.5 文献分发/回收及对作废文献标识以防止误用，其分发、回收及标识措施参照《受控文献分发/回收作业指导书》。文献分发后，必要时需对有关人员进行教育培训以促其理解。
4.6 外来文献控制
4.6.1 外来文献和资料:指我司使用的各类国际/国家或地方性原则、客户提供的原则或规定等资料。
4.6.2 外来文献及资料由各受文单位接受,市场部、品管部及其他部门接受的原则等资料原稿统一寄存于文控中心,其管控程序同内部文献管制,客户提供的图纸等资料由项目科转化为内部文献后转交文控中心,等同内部图面管理。法律法规由有关部门搜集后汇整寄存于文控中心。
4.7电子档文献的管制:文控中心接受到的各电子档文献受控后均共享于共享网络文控文献夹下.仅文控室人员有权修改删除.其他人无权修改删除.
4.8所有受控文献均不得私自涂改,复印,纸本受控文献未经文控中心盖受控章下发均为非受控文献。临时性ECR及文献须注明有效期,在有效日期结束后自动失效。临时性的ECR（TECR）的时效一次不可超过一种月，同一内容的TECR最多提两次。临时性文献的时效不可超过三个月。
4.9文献的保密性
4.9.1保密级别:
1) 绝密：属于企业尤其重要文献，一旦泄密会使企业利益遭受尤其严重的损害；仅限企业董事长、总经理等少数高管可查阅的文献。
2) 机密:属于企业重要文献，一旦泄密会使企业利益遭受严重的损害；企业部分中高层
管理人员经总经理授权后可以查阅。
3) 秘密:一旦泄密会使企业利益遭受较大的损害；仅限工作职责有关的工作人员使用和查阅，不得传阅。
4) 内部公开：属于企业内部公开文献，一旦泄密会使企业利益遭受一般损害；仅限于在职工工查阅，未经容许，不得外传。
5) 完全公开：属于企业积极向社会公布的信息，公开有助于企业利益。
4.9.2文献的保密级别原则上由制定部门裁定，对属于内部公开以上级别（绝密、机密、秘密）的文献,制定部门需在《文献审查、核准会签登记表》上尤其阐明。未尤其阐明的均以内部公开管制。文控中心依保密级别管制有关文献。
4.10表单管理参照：《表单管理作业指导书》。
4.11图面管理参照：《图面管理作业指导》。
4.12记录管理参照：《记录控制程序》。
4.13文献稽核：
4.13.1文控中心每三个月对文献分发单位作文献、资料稽核，稽核成果记录于《文献、资料稽核登记表》。
5.参照文献：
5.1《记录管制程序》
5.2《表单管理作业指导书》
5.3《受控文献分发/回收作业指导书》
5.4《图面管理作业指导书》
6.有关表单：
6.1《文献审查、核准会签登记表》
6.2《文献、资料稽核登记表》
6.3《工程变更申请单》