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机关公文写作基本要求

机关公文，是军队各级机关行使职能，对部队实施指挥和管理的基本手段和重要工具。机关公文写作是机关干部的职责。机关公文写作能力是部队建设与未来作战对机关干部素质的必然要求。
（在日常工作中，我们经常谈论机关的某某某工作能力强，有才气，实际上多半指的是文章写得好，更多的也是评价公文写得好。平时，机关在选调干部时，在强调被调用人员的思想品德的同时，也肯定要强调必须有一定的文字功底，往往也就是文字功底不适应机关的需要，使许多的同志在机关门口徘徊。）
关于公文写作的基础知识和相关内容，我在去年惠州集训时也和参训人员一起共同学习过。我想请问一下大家，我们常见的机关公文主要多少种？（12种，分别是命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、通（布）告、会议纪要等）。
根据集训安排，由我牵头，利用一天半的时间，与大家一起，共同讨论一下机关公文写作的基本要求和基本写法（参加这次集训的同志中，有不少是老机关了，对公文的写作与处理已是轻车熟路，讲得不对的地方，请批评指正）。关于公文写作的基本要求问题，我想与大家一起，共同讨论五个方面的问题。
一、机关公文的语言要求
公文是公务活动的反映。要准确地反映公务活动，语言表达是一个关键。不少单位的公文质量差，主要是差在语言文字的基本功上。虽然公文文体不同，不同文体又各具特色，但它们对语言运用的基本要求是共同的。概括地讲就是：用词要准确，造句要通顺，语言要得体，文字要简练，风格要朴素自然。
（一）用词要准确
所谓用词准确，就是精心选择最恰当、最确切的词汇，正确地反映客观事物，贴切地表达出作者的思想感情。这是运用语言最基本的要求。只有在准确的基础上，才谈得上通顺、生动和简练。（其实，不仅仅是公文如此，其它文章也是一样，我们都听说过“推敲”一词的典故：说唐代诗人贾岛骑驴做诗，得到“鸟宿池边树，僧敲月下门”两句。第二句的“敲”字又想改用“推”字，犹豫不决，就用手做推敲的样子，无意中碰上了韩愈，向韩愈说明原委。韩愈想了一会说用敲字好。后人就用推敲来比喻斟酌字句，反复琢磨。意境）。
（二）造句要通顺
一是要符合语法规范。主语不苟简，谓语不疏漏，宾主不残缺，附加成份要周全。
二是要合乎逻辑。语句不能颠三倒四，做到先后有序，因果有据，条件相符，层次清楚（比如：请示、报告等）。
（三）语言要得体
公文的语言是与行文关系以及文种紧密结合在一起的。它是作者在行文中反映主观地位和心态的一种规范与标志。我们要求公文语言得体，是指公文的局面语言要符合文种要求和行文目的，并适应该文的使用场合（比如：战斗命令的拟制中，就不能有象“经过艰苦的战斗、战士英勇顽强”等多余的修饰性语言）。
公文文种丰富，语言也是多样的。从行文关系上看，有指令性语言、知照性语言、报告性语言、商洽性语言。各类文种均有自己的用语要求和语言风格。（具体地讲：指令性公文的命令、决定、指示等，要求语言庄重、严肃；知照相性公文的通知、通告、通报等要求语言讲究平实、通俗、具体；报告性公文的报告、总结、情况反映等要求语言客观、准确、具体，商洽性公文的函，则采用平等、协商、谦虚的语言表达方式。）
从语言表达形式上看，又分为叙述性语言、说明性语言和议论性语言。（公文中用于陈述情况、反映问题、报告、请示等公文多用叙述性语言；用于某种政策、办法、政令的解释与说明的文体，比如指令性、法规性文体，常用说明性语言；用于分析问题、作出判断的公文，如总结、调查报告等，常用议论性语言）。
注意：从事公文写作，首先要辨明公文文体，使用适当语言，否则会妨碍公文效力的正常发挥。
（四）文字要简练
所谓文字简练，就是以尽可能少的文字表达出尽可能多和内容，没有废话，没有词藻堆砌，没有不必要的词语重复，做到言简意赅，“文约而事丰”。（这是书上说的。我认为，做到文字简练，还反映出作者本人的概括能力和文字综合提炼能力。比如在总结类的材料中，我们经常可以看到一些单位的上报的材料中长篇累赎地叙述同一件事情，写单位开展教育时，就把一年或者一段相当长时期的所有教育都一一列举出来，个个教育都说到，个个教育都展开叙述一番，显得特别哆嗦）。
要做到文字简练，首先要训练自己思想的精密。语言絮繁，主要是思想模糊，没有形成完整的认识，抓不住要害。所以，最根本的就是要注意思维的训练。其次，要节省用字，删繁就简，努力压缩，提炼最精华的词语。不是要把活说尽，要留有余地，熔炼含蓄的词语，使语言简洁、干练。
（五）要朴素自然
所谓相互自然，就是没有故意修饰的痕迹、明白如话，通俗易懂，给人以清新淡远的美感。
语言富有文采或相互自然，即语言具有浓艳的美和淡远的美。这两种风格的美完全可以并行不悖，不应褒此贬彼。
语言的朴素自然是一种较高境界的美，要达到这种境界是不容易的。古人有惜墨如金的说法。我认为，语言朴素最具体的表现就是，写的文章语言接近口语，但又有所创新，往往于“平淡中见神奇”（荷塘月色）。
二、公文格式的要求
公文格式是公文的外在结构及表现形式，包括公文用纸、印装格式和公文的书面格式。军用公文尤其讲究格式规范，明确规定的也好，约定俗成的也好，都是出于实际需要。统一、严整、科学、合理的行文格式，不仅是公文外在形式美的问题，更重要的是体现公文的权威性、庄重性、统一性和法定效力，便于公文的形成与处理。同时，也体现领导机关严谨的工作作风。
公文格式，包括公文的组成项目及其标识位置、公文的书写、字体、用纸的规格样式等。
（一）公文的组成项目
公文的组成项目，包括发文机关标识、发文字号、公文份号、秘密等级、签发、公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、署名、印章、成文日期、发文（传达）说明、主题词、抄送机关、印发说明、承办单位和联系人、页码等
1、发文机关标识
主要有两种：一种是“标明文种的公文”。另一种是“固定格式的公文”。

份号000001（仿3） X 密（黑3）
[2003]XX字第XX号（楷3）

中国人民解放军总参谋部（通 知）（小标宋2）

标 题 位 置（小标宋2）

主送机关名称（楷3）：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX（作为向下级或同级机关行文使用，俗称下行文）。

XXXXXXX．

份号000001（仿3） X 密（黑3）

中国人民解放军总参谋部（请 示）（小标宋2）

XX签发（楷、仿宋3）
[2003]XX字第XX号（楷3） XX已阅(楷、仿宋3）

标 题 位 置（小标宋2）

主送机关名称（楷3）：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX（作为向上级请示用，俗称上行文。）

XXXXXX．

XXXXXXXX．

（以上两种为标明文种公文）

份号000001（仿3） X 密（黑3）

中国人民解放军总参谋部文件（小标宋2）

[2003]XX号（楷3）

标 题 位 置（小标宋2）

主送机关名称（楷3）：
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX（大军区级以上领导机关下发重要公文使用。）

XXXXXXXX．

（以上为固定格式公文）
2、发文字号
“标明文种公文”由年度、发文机关代字和发文顺序，只标明主办机关发文字号。发文字号标注在公文首页左上或发文机关标识下方（图例）
3、公文份号
公文份号是公文印制份数的顺序号，根据需要标注在公文首页左上角。
4、秘密等级
应按国家和军队的保密法规划分。公文秘级分“绝、机、秘”三级。标注在公文首页右上角。
5、签发、已阅
“报告”、“请示”应在发文字号右侧标注“签发”公文的领导同志姓名，根据需要标注“已阅”领导同志姓名。
6、公文标题
应准确、简要地概括公文的主要内容，需要时应标明发文机关和文种。
7、主送机关
指办理或执行公文的机关。
8、正文（略）
关于（文件另外的几个组成项目）无正文说明、附件、公文署名、印章、成文日期（战时含发文地点）、发文（传达）说明、主题词、抄送机关（单位或个人）、印发说明、承办单位和页码等我想用一个图来逐一说明。
（此页无正文）（公文署名和印章与正文不在同一页时，在公文署名和印章上端左侧标注）

附件：1、XXXXXX（正文之后、署名之前写明，依次附在主件之后）
2、XXXXXX

（注：公文末页各项根据实际需要选用）

（分机关署名和首长署名）

发文机关名称（印章，机关名称正中位置，上不压正文、下不压日期，首长印章在姓名右侧）

二00三年 月 日

（此件发至XXX，传达到XXXX）

主题词：

抄送：XXX。XXX，XXXX
（共印XX份）
XXXXX 2003年月日印发
承办单位：XXX 联系人：XXX 电话：XXXXX

（此页无正文）

（注：需联系办理的联合行文的末页一般选用这种格式。）

发文机关名称（印章）

发文机关名称（印章）

二00三年月日（一般应以首长签发或会议通过日期为准，战时到分、并注明发文地点）

（此件发至XXX，传达到XXXX）（传达说明）

主题词：
抄送：XXX（上下内外，分号隔开，结尾用句号）
（共印XX份）
承办单位：XXX 联系人：XXX 电话：XXXXX

（此页无正文）

（注：固定格式公文末页选用这种格式。）

发文机关名称（印章）

二00三年 月 日

（此件发至XXX，传达到XXXX）

主题词：
抄送：XXX。XXX，XXXX
（共印XX份）
承办单位：XXX 联系人：XXX 电话：XXXXX

（二）公文用纸
一般使用16开型（260X184）。国际标准型为A4纸（297X210）。“会议纪要”、“通告”、“布告”的格式和用纸以及公文附附图、附表用纸，根据实际需要而定。
（三）公文字体
公文字号，一般按发文机关标识、标题、正文等顺序从大到小选用（具体见下表）。
公文组成项目的字体字号一览表
序号
组成项目
字号
字体
1
公文份号
三号
仿宋体
2
发文字号
三号
楷 体
3
秘密等级
三号
黑 体
4
文种名称
二号
小标宋
5
签发、已阅
三号
仿宋体
6
签发、已阅领导同志姓名
三号
楷 体
7

公文标题
二号
小标宋
8
主送机关
三号
楷 体
9
正文
三号
仿宋体
10
一级标题
三号
黑 体
11
二级标题
三号
楷 体
12
三级标题
三号
仿宋体
13
无正文说明
三号
仿宋体
14
附件、署名、日期
三号
仿宋体
15
发文（传达）说明
三号
仿宋体
16
主题词
三号
黑 体
17
抄送机关、印发说明、承办单位、联系人、电话
四号
仿宋体

三、公文的行文要求（规则）
（一）军队各级机关的行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文；
（二）平行或者不相隶属机关之间告知事项、商洽工作、可相互行文；
（三）军队同级机关可以联合行文。军队机关也可以与党和政府等相应机关联合行文。联合行文应当确有必要，联署机关不宜过多。
（四）公文内容涉及两个以上同级机关职权范围的问题，主办机关应事先与有关机关协商，取得一致意见后再正式行文。未经协商一致时，不得各自向下行文。经协商意见确难一致，但又必须上报请示的公文，上报时应如实写明不同意见和理由。
（五）下发部属执行的公文，主送范围应与执行机关一致，需要了解情况的机关列入抄送范围。向下级机关的重要行文，可同时抄送上级机关。
（六）请示的公文应逐级上报，因特殊情况必须超级行文时，应说明理由并抄送越过的机关。“请示”只报上级主管机关，抄送有关机关，不得多头上报，必须报两个以上机关的应同时分送。“请示”应一事一文，不得在报告中附有请示事项。
（七）受双重领导的机关上报公文，应根据内容写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
（八）公文除按规定由首长署名外，应以机关名义行文，除领导同志直接交办事项或特殊情况外，公文不要直接上报领导个人。
（九）控制和减少行文数量，可发可不发的公文不发。经批准在报刊公布和内部出版发行的公文不另行文，并应视为正式公文依照执行。
四、公文的起草和审批签发要求
（一）公文起草的基本要求
1、内容必须符合党的路线方针、政策，符合国家和军队的法规及有关规定，完整、准确地体现上级意图，全面客观地反映实际情况，实事求是地提出和解决问题。
2、重点突出，观点鲜明，结构严谨、层次清楚，文字精炼、通畅，用词准确、规范，篇幅力求简短。
3、人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应写明发文机关、标题、发文字号，公文中必须使用国家法定计量单位。
4、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”。
5 、公文中的数字、除成文日期、专用称谓、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词数必须使用汉字外，均使用阿拉伯数码。
6、正确使用公文种类，符合公文格式要求。
（二）公文送审前的要求
公文稿在送领导审批签发前，要认真校核。校核的重点是：是否确需行文；是否符合有关法规、方针和政策；是否与有关单位协商；是否是意见一致；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。
（三）正式行文要求
公文文稿须经领导同志审批签发后方能正式行文。“请示”、“报告”和其它重要公文，由正职领导同志签发（不在时由主持日常工作的副职签发）；一般例行事务性公文，由分管该项工作的领导签发；联合行文，由联署机关领导会签。审批公文时，签发公文的领导同志应当明确签署意见，其它领导同志圈阅或签名，应当视为同意。
五、公文处理要求
公文办理，规定为登记、分发、承办印制、传递等五个主要环节，明确了各环节的内容要求。主要是把握好以下四个环节。
一是及时传递。公文办理过程中要经过多道手续，任何一环发生延误，都会影响公文办理的时效性，甚至造成严重后果，这是有过教训的。因此，要求所有办文的同志都要具有高度的责任心，树立“今日事今日毕”的工作态度，特别是综合部门，更要严肃认真地对待每一件公文。同时，要提高办文质量，不要在拟制过程中花费过多的时间，等呈送到首长手上时距工作内容要求的时限已很紧了，造成人为的“急件”。除非常紧急、重大事情外，一般不要在星期五或节假日前一天下午送呈批件。
二是注意追踪。公文发出后，不能坐等，主办人员要主动跟踪，掌握这件公文到底已传到那个环节了，必要时也可以打电话催问、提醒。特别紧急的公文还可以派专人专办，以免误事。
三是加强督办。综合部门负有对首长批示督办职责，要定期或不定期对首长批示精神贯彻落实情况进行检查，确保首长批示的贯彻不延误、不走样。
四是适时反馈。公文在首长批示退回后要抓紧办理，办理结果要及时反馈，做到件件抓落实，事事有回声。情况反馈的时机和形式，根据工作的性质和内容，可在工作结束之后，也可在工作进行中分阶段反馈；可以用文字报告，也可用其它形式。