1、办公室机要秘书岗位说明书
岗位名称
办公室机要秘书
岗位编号
所在部门
办公室
岗位定员
直接上级
办公室文秘主管
工资等级
直接下级
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期
本职： 负责机要保密、文件、印信、文书档案立卷管理；负责公司公文的打印、排版、校对、复印、装订及所用设备的管理和日常维护；负责本部门考勤等部分日常事务；
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：机要保密管理工作
工作时间百分比： 20%
工作
任务
贯彻执行《保密法》，落实上级保密工作精神
频次： 日常
负责指导公司各有关部门的保密工作
频次：
2、 日常
参与制定公司的保密工作制度及实施办法
频次： 1次/年
督办、检查公司保密工作
频次： 日常
负责联络上级保密机构（部门）
频次：随时
职
责
二
职责表述：文书管理工作
工作时间百分比：50%
工作
任务
负责来文的启封、登记、扫描、传阅、催办
频次：日常
负责公司发文的编号、用印、下发
频次：日常
负责公司介绍信管理
频次：日常
负责党委、行政、机要印章及领导名章的管理使用
频次：日常
负责公司工商营业执照、各类许可证照管理
频次：日常
负责邮资费用和文具费用的管理和使用
频次：日常
负责文具、劳保用品的领用、发放
频次：日常
3、
职
责
三
职责表述： 档案立卷工作
工作时间百分比：20%
工作
任务
负责协调各部门文书档案归档立卷工作
频次： 随归档工作
负责归档文件、资料的收集、整理、分类、编制目录、装订、移交工作
频次： 1 次/年
负责电子档案的整理、立卷、归档工作
频次：随时
参与和配合归档文件、资料查询工作
频次：随时
职
责
四
职责表述： 存档及其它材料的打印、排版、校对、复印、装订工作
工作时间百分比：70%
工作
任务
负责公司行政文件、党委文件的排版打印
频次：随时
负责公司领导及办公室的文稿打字、复印
频次：随时
负责公司年度、季度、月、
4、工作总结、计划的打印
频次：日常
负责公司召开的重要会议材料的打印
频次：随时
负责公司所有二级单位的资料复印
频次：随时
职
责
五
职责表述：打印、复印、装订、传真设备的管理与维护
工作时间百分比：10%
工作
任务
负责复印机、速印机、装订机日常的管理与维护
频次：日常
严格按照签批手续打字、复印，同时登记上簿
频次：日常
提报月打印、复印、装订耗材的费用计划
频次：日常
纸张、油墨的领用发放
频次：日常
职
责
四
职责表述： 事务管理工作
工作时间百分比：10%
工作
任务
负责本部门考勤、工资、奖金的管理及数据输入工作
频次
5、12次/年
参与和配合准备公司各种会议
频次：不定期
负责办理公司领导公务借款与费用报销
频次：随时
落实公司、部门领导交办的其它工作
频次：随时
负责本部门党群组织工作，收缴党费、会费
频次：12次/年
负责组织部门人员参加党、群各项活动
频次：不定期
权力：
对公司保密制度执行情况的监督检查权
对违反保密规定的行为有制止权
有拒绝不符合规定开据介绍信的权力
有拒绝不符合规定用印的权力
有对各部门及时做好文件、资料的立卷归档工作的督促权
有对本职工作的建议权
有归档文件资料和报表的索取权
有权拒绝未按
6、签批手续材料的打字、复印、装订及传真收发
工作协作关系：
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
辽宁省电力公司办公室、锦州市委办公厅、锦州市政府办公厅、锦州市保密局、锦州市电信局机要科
任职资格：
教育水平
中专及以上学历或中级以上技术职称
专业
行政管理专业、企业管理专业、经济管理专业、文秘管理专业或与公司业务性质相关的专业
培训经历
企业管理知识培训、保密管理培训、文秘管理培训、公司内部规章制度培训、岗位知识培训
经验
5年以上工作经验、3年以上相关业务岗位工作经验、1年以上管理岗位工作经验
知识
掌握企业管理知识；精通保密、文秘专业知识；了解法律知识
技能技巧
有严格的保密意识；一定的口头表达能力和文字编写能力；熟练使用计算机办公软件及传真机
其它：
使用工具设备
一般办公设备：计算机、扫描仪、打印机、传真机、复印机、速印机、装订机、电话、文件柜
工作环境
独立办公室
工作时间特征
正常工作时间，经常加班，偶尔出差
所需记录文档
工作计划，工作总结，汇报材料，来文发文登记，档案，印章登记备案，工资、奖金表，用印审批登记、传真收发登记、复印装订登记
备注：
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