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行政部工作手册

文件编号：XZ-01-2009
版本/修订次：A/0
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目 录
行政部组织架构
岗位职责及质量责任制
行政部质量目标及考核办法
办公行为规范管理制度
员工职务行为准则
资料审阅制度
公司行政奖惩管理条例
印章管理制度
办公用品管理制度
会议管理制度
公司内部沟通原则
工厂门卫放行制度
电话管理制度
计算机及网格管理制度
质量目标管理规定

行政部组织架构图

行政部经理

行政专员

工作人员

组织机构及质量责任制
行政部岗位职责
行政经理岗位职责
1、负责公司行政管理规章制度的制定，监督、执行、汇编、修订公司各项管理规章制度，定期或不定期组织对各部门的制度执行情况进行检查，保证公司管理规章制度的切实可行。
2、负责协助总经理进行各部门月工作计划执行情况的督促与情况反馈。
3、负责公司各部门工作的协调、衔接及信息沟通工作。
4、参加公司高层管理人员召集的各种会议，并对会议决议的执行情况进行核查。
5、组织实施各项公司级非营销类活动。
6、负责后勤事务的设置与管理，包括员工食堂、宿舍的日常管理，设备、设施的购置、维护。
7、制定公司办公费用的计划，控制办公费用的使用。
8、负责公司公共关系的维系和促进，接待公司重要来宾。并协助公司其他职能部门开发与维护政府及其他相关单位的协调联系工作。
9、公司安全保障工作，进行安全及事故隐患问题的督导。
10、负责公司的法务工作，协助法律顾问处理诉讼纠纷。
11、负责公司日常福利、节日福利的发放。
12、完成公司领导交办的其他工作。
任职资格
1、工作经验：五年以上管理类工作经验；
2、专业背景要求：曾从事行政管理工作3年以上；
3、学历要求：本科以上（管理类专业更佳）；
4、年龄要求：30岁以上；
5、个人素质：沟通能力及协调能力强、责任心
行政专员岗位职责
1、负责管理、使用公司各种证照、印鉴等重要资料。
2、完成公司营业执照、机构代码、卫生许可证等的年检工作。
3、负责收集各部门须传递给总经理的报告、信息，及时传达总经理的指示。
4、收发并管理公司各种文档（合同、图书、报刊等），严守公司机密，保证资料的完整
性、保密性。
5、负责公司办公用固定资产及低耗品的登记、管理，每月26日对固定资产进行盘点，提交固定资产盘点报告。
6、负责办公区日常秩序管理，规范员工办公行为。
7、负责员工的考勤监督工作，发现异常，及时报告部门经理，提出处理建议。
8、负责保卫人员的日常工作安排及绩效考核工作，主要情意吸时向部门经理汇报。
9、完成公司领导交办的其他工作。
任职资格
1、工作经验：2年以上管理工作经验；
2、专业背景要求：曾从事行政工作3年以上；
3、学历要求：大专以上；
4、年龄要求：25岁以上；
5、个人素质：踏实、细心、善于表过、任劳任怨、对人热情。

质量责任制
行政部经理质量责任制
1、负责公司策划、编制质量管理文件和技术工艺文件。
2、负责公司技术文件、管理文件及法律法规文件和记录的控制，确保文件管理规范化，发放到位，使用有效。
3、作好职工的技术理论业务能力的培训工作，不断提高全员素质。
4、对公司相关文件进行评审，对提出的相关问题，实施纠正和制定预防措施，确保文件控制程序得到运用。

行政部质量目标及考核办法
一、质量目标
1、文件控制合格率率为95%
2、职工培训合格率100%
二、质量目标考核办法
1、行政部每季度进行一次本部门质量目标的统计考核。统计本部门质量目标完成情况,填写《质量目标统计分析表》，与其它部门的质量目标统计一起考核。
2、全公司质量目标的统计考核,主要统计生产部的卫生质量合格率产品质量合格率,销售部的用户满意率，市场部产品采购合格率，储运部出车安全、及时率库房的发货准确率等；各部门质量目标完成,即为公司质量目标完成。
三、统计用记录表
《质量目标统计分析表》
《证照管理表》
《印章使用登记表》
《会议/培训签到表》
《办公用品领用登记表》
《复印登记表》
《出入登记表》
《会议纪要》

办公行为规范管理制度

一、仪态仪表
1、衣着整洁、大方，男性不敞怀、赤膊，女性不过于暴露和浓装艳抹。
2、身体、面部、手部清洁，头发整洁。
3、待人热情、友好、真诚;待客精神饱满,不卑不亢。无不礼貌行为。
二、语言

1、尽量使用普通话交谈，注意使用礼貌用语。
2、称呼：下级对上级在职务前冠以姓或名；上级对下级和同级之间称呼姓名、名或某先生、小姐等或职务前冠以姓或名。
3、接答电话尽量使用普通话，语调友善，坚持使用“你好”、“谢谢”、“再见”等起始礼貌用语。
4、办公室交谈注意音量控制，不影响他人，语言文明，不讲粗话。
三、办公须知
1、遵守纪律，不迟到，不早退，不擅离职守。
2、上班：打卡后做好各自负责的环境卫生，尽快进入工作状态。
3、下班：整理各自的办公桌面，检查电源、门窗后离开。
4、任何人不允许代打卡；因公不能打卡者，由部门负责人或总经理签字。
5、自觉严格遵守公司各项规章制度努力工作。
6、办公桌不得摆放与办公无关的物品，办公用品应摆放整齐、合理。
7、保持办公室清洁，不随地吐痰，乱丢纸屑、杂物，不在桌椅和墙上刻画、涂写、随意张帖。
8、爱护办公室的办公设备和设施，不得随意搬动、拆卸。若有损坏、丢失、污染，应予赔偿并按违规处理。
9、在办公时间内查阅与本职工作有关的报纸、杂志、信息等需经部门负责人许可后，在约定时间内方可查阅。除此之外的办公室办公时间内禁止看书、看报、串岗、聊天。
10、原则上不打私人电话，确有急事，接打不得超过三分钟。
11、禁止在办公室就餐（中午值班员除外）、吃零食、高声谈笑。
12、禁止在办公时间做私事或从事与公司经营无关的业务活动。
13、办公时间严禁私人会客，特殊情况可到接待区，接待时间不超过10分钟。
14、禁止相互打听员工个人收入和涉及公司机密的事项。
15、任何个人不得以任何理由在前台总机打、接电话。如有电话打进，必须转接到办公室接听，违者一次罚款50元。
16、凡公司配备小灵通的员工必须保持24小时开机,未配备小灵通而报销小灵通通讯费的员工必须保持12小时开机(开机时间：8:00—22:00)。
四、接待工作
1、外来访客统一由接待人员接待，接待时应热情、友好、真诚，具有良好的精神风貌。
2、查明访客来访目的后，尽快通知相关人员。未经相关人员同意，应劝阻访客不得进入办公区域。
五、业务工作
1、勤于职守，认真踏实，尽心尽责，主动积极地做好本职工作。
2、勇于开拓，积极进取，增强责任感、事业心。
3、精诚团结，分工合作， 对工作中出现的问题不回避，不推诿、不相互指责，勇于承担过失与责任，积极主动地协商解决。
4、服从指挥与安排，不推辞，不挑不选，不无故拖延，无论份内、份外工作应主动、热诚、高速、高效完成。
5、本着“客户至上、服务第一”的基本原则，认真对待客户反映的问题，并设法及时解决，不推、不拒、不拖延、不当之处应耐心解释。
6、虚心好学，力求上进，努力钻研，一丝不苟，不断提高业务水平及工作能力，提高处理解决问题的能力，优质高效地完成各项工作任务。
7、清正廉洁，不以权谋私，不以工作之便接受馈赠、回扣，不做任何损害公司利益和公司形象的事情。
六、电话接打行为规范
1、电话礼仪
A、声音要求机灵、自然、愉悦、口齿清晰、富有表现力。
B、听到铃声马上接听电话，铃声最多不能响过三遍。
2、电话礼仪用语：
A、向对方问好：
早晨好！下午好！您好！
B、主动报公司名称：
C、自我介绍：
我是×××
D、表示愿意为对方效劳：
愿为您效劳！需要我帮助吧！有何贵干！
E、避免使用如下一类话：
你有什么事？ 你想要什么？
F、经常使用：
请、烦请、您能否等结构句子。
G、做好电话记录。
H、陌生人或新客户来电，要问明对方公司名称、姓名：
请问尊姓大名？ 请问先生、小姐贵姓？请问贵公司名称是什么？
I、询问对方来意：
×××先生现在正忙，有什么事需要我帮忙吗？
J、请别人稍等候应说：请稍侯！
K、对方打错电话应礼貌相待：
对不起先生、小姐：您打错了！
L、结束通话一定要说：
谢谢！再见！

员工职务行为准则
一、总则
1、为规范员工职务行为，特制定本准则，员工应当熟知并遵守。
2、公司尊重员工的正当权益，通过本准则界定公司利益与员工个人利益，避免二者发生冲突。
3、员工违反本准则可能导致公司与之解除劳动合同。员工违反本准则给公司造成经济损失，公司将依法追索经济赔偿。员工行为涉嫌刑事犯罪，公司将报告司法机关处理。
二、职务权责
1、经营活动
A、员工应守法、诚实地履行自己的职责，任何私人理由都不应成为其职务行为的动机。
B、维护公司利益是员工的义务。员工不得从事、参与、支持、纵容对公司有现实或潜在危害的行为。发现公司利益受到损害，员工应向公司汇报，不得拖延或隐瞒。
C、在未经授权的情况下，员工不得超越本职业务和职权范围从事经营活动。
D、除本职日常业务外，未经公司授权或批准，员工不得从事下列活动：
①以公司名义进行考察、谈判、签约、招投标、竞拍等；
②以公司名义提供担保、证明；
③以公司名义对新闻媒介发表意见、消息；
④代表公司出席公众活动。
E、员工须严格执行公司颁布的各项制度。员工认为公司制度明显不适用，应及时向上司或制定和解释该制度的部门反映。公司鼓励员工就工作充分发表意见或提出合理化建议。
F、严格遵循管理流程接受上司的领导是员工的职责。员工应服从上司的指示。员工如认为上司的指示有违法律及商业道德，或危害公司利益，有权越级汇报。
G、遇到工作职责交叉或模糊的事项，公司鼓励勇于承担责任和以公司利益为重的行为，倡导主动积极地行动，推动工作完成。在工作紧急和重要的情况下，员工不得以分工不明为由推诿。
H、严禁员工超出公司授权范围或业务指引的要求，对客户和业务关联单位做出书
面或口头承诺。在公司内部，员工应实事求是地对工作做出承诺，并努力兑现。
I、员工有贪污、受贿或作假欺骗公司的行为，无论给公司造成损失与否，公司均可无条件与之解除劳动合同。
2、资源使用
A、员工未经批准，不得将公司资产赠与、转让、出租、出借、抵押给其它单位或者个人。
B、员工对公司的办公设备、交通工具、通讯及网络系统或其他资产，不得违反使用规定，做任何不适当的用途。
C、公司的一切书面和电子教材、培训资料等，均有知识产权，员工未经授权，不得对外传播。
D、员工因职务取得的商业和技术信息、发明创造和研究成果等，权益归公司所有。
E、员工对任何公司财产，包括配备给个人使用的办公桌、保险柜，乃至储存在公司设备内的电子资料，不具有隐私权。公司有权进行检查和调配。
3、保密义务
A、公司一切未经公开披露的业务信息、财务资料、人事信息、招投标资料、合同文件、客户资料、调研和统计信息、技术文件（含设计方案等）、企划营销方案、管理文件、会议内容等，均属企业秘密，员工有保守该秘密的义务。当不确定某些具体内容是否为企业秘密时，应由公司鉴定其性质。
B、员工薪酬属于个人隐私，任何员工不得公开或私下询问、议论。掌握此信息的员工，不得以任何方式泄露。
C、员工接受外部邀请进行演讲、交流或授课，应事先征得上司批准，并就可能涉及的有关公司业务的重要内容征求上司意见。
D、员工应对各种工作密码保密，不对外提供和泄露。严禁盗用他人密码。
三、内外交往
1、员工须谨慎处理外部的各种宴请和交际应酬活动。应谢绝参加的活动包括：
A、施工单位、材料供应商和投标单位的宴请和娱乐活动；
B、设有彩头的牌局或其它具有赌博性质的活动；
C、涉及违法及不良行为的活动。
2、公司对外的交际应酬活动，应本着礼貌大方、简朴务实的原则，不应铺张浪费。公司内部的接待工作，应务实简朴。员工在安排交际活动时须考虑以下重要因素：
A、 是否属于工作需要；
B、费用、频率和时机是否恰当；
C、消费项目是否合法。
3、公司对外部单位或个人支付佣金、回扣、酬金，或提供招待、馈赠等，应坚持下列原则：
 A、不违反相关法律法规；
 B、符合一般道德标准和商业惯例。
4、员工不得以任何名义或形式索取或者收受业务关联单位的利益。员工于对外活动中，遇业务关联单位按规定合法给予的回扣、佣金或其他奖励，一律上缴公司处理，不得据为己有。对于对方馈赠的礼物，只有当价值较小，接受后不会影响正确处理与对方的业务关系，且拒绝对方会被视为失礼的情况下，才可以在公开的场合下接受，并应在事后及时报告上司。
5、尊重客户、业务关联单位和同事是基本的职业准则。员工不得在任何场合诋毁任何单位和个人。
四、个人与公司利益的冲突
1、兼职
A、员工未经公司安排或批准，不得在外兼任获取报酬的工作。
B、在任何情况下，禁止下列情形的兼职（包括不获取报酬的活动）：
①在公司内从事外部的兼职工作；
② 兼职于公司的业务关联单位、客户或者商业竞争对手；
③ 所兼任的工作构成对公司的商业竞争；
④因兼职影响本职工作或有损公司形象；
⑤ 主任级及主任级以上员工兼职。
C、公司鼓励员工在业余时间参加社会公益活动。但如利用公司资源或可能影响到工作，员工应事先获得公司批准。
D、员工可以在不与公司利益发生冲突的前提下，从事合法的投资活动，但不得进行下列情形的个人投资活动：
①参与经营管理的；
②对公司的客户、业务关联单位或商业竞争对手进行直接投资的；
③借职务之便向投资对象提供利益的；
④假借他人名义从事上述三项投资行为的。
3、特殊关系的回避
A、公司不提倡员工与自己的亲属、好友所在单位建立业务合作关系。有正当理由建立关系的，要主动向上司书面申报自己的亲友关系，并应在相关的业务活动中回避。
B、员工应避免工作之外与业务关联单位的经营往来，不得利用职务影响力在业务关联单位安排亲属、接受劳务、技术服务或获取其他利益。如确实无法避免，应事先向公司申报。
五、投诉和举报
公司内部的投诉和举报，可以向行政部以及主管该事项的高层人员提出。受理部门和人员，应认真调查处理投诉和举报，并为投诉人和举报人保密。
六、行为的判断及督导
A、 员工判断个人行为是否违反本准则的简易标准是该行为能否毫无保留地在公司公开谈论。
B、 员工有责任就难于作自我判断的行为或情形向上司或行政部咨询。接受咨询的部门和人员应给予及时、明确的指导并为当事人保密。
C、 上司对其下属应尽到教导和管理的责任。如上司未能尽到责任，以致产生不良的后果，将与其下属同时受到处分。上司未尽教导和管理责任的情形包括：
①默认下属违反本准则的行为；
 ②未能按照公司规定保证下属定期接受本准则的培训；
 ③未能采取有效的措施防止及补救管理上的漏洞；
 ④未能严格遵守公司的政策进行管理。

公司行政奖惩暂行管理条例
一、 违纪处罚
1、上班时间，生产部一律着工作装（保持清洁）并佩带工作牌；公司其他部门必须佩带工作牌。违者罚款10元/次；
2、公司员工每天应认真做好办公室清洁及整理办公桌、抽屉，不得杂乱无章。违者罚款10元/次；
3、上班时间严禁窜岗、闲谈、高声喧哗、嬉笑打闹、吃东西等。违者罚款10元/次。
4、严禁使用公司电话打私人长途电话，严禁使用公司电脑进行私自上网和打游戏等娱乐活动。违者罚款10元/次。
5、办公区内应该保持清洁卫生，不得随地吐痰、乱扔烟头、纸屑等。违者罚款10元/次。
6、上班时间严禁擅自离岗，内勤人员因公离开办公室应向部门经理报告。违者罚款5元/次。
7、不得在工作时间、工作场所打牌、下棋或进行其他娱乐活动。违者罚款20元/次。
8、下级必须无条件服从上级的命令、安排和决定，不得与上级顶撞、争吵、辱骂、殴打。违者罚款50元/次，情节严重者扭送司法机关。
9、努力做好本职工作。严禁利用职务之便贪污、受贿、偷盗、挪用公款等一切行为及从事第二职业谋取额外收入等行为。违者罚款200元，情节严重者给予辞退处理和追究当事人法律责任。
10、工作期间严禁喝酒、赌博。违者罚款50元/次。
11、公司实行1小时复命制，上级下达任务后，必须在规定的时间内延迟1小时内回复工作完成情况。违者罚款50元。
12、上班时间严禁睡觉、看报。违者罚款10元次。
13、未经允许，严禁随意将与公司无关的人员带入公司。违者罚款10元/次。
14、未经允许，严禁私自进入禁止入内的工作场所。违者罚款20元/次。
15、严禁抵毁公司名誉和信用，给公司名誉和经济上造成损失。违者罚款200元。
16、严禁违反公司保密制度、包括直接或间接向他人透露有关公司业务信息、交易行情、公司经济情况等。违者罚款200元/次。
17、严禁各种不诚实的行为，诸如：盗窃、涂改或多报各种业务发票，伪造个人资料或
其他欺骗公司的行为。违者，一经查实，处以多报部分十倍的罚款。
18、如果本部门出现重大事故或事件，则本部门年终奖取消，相应地月度绩效取消。
19、其他违章行为按照公司相关管理制度执行。
办公用品管理办法

第一条 办公用品由行政部统一管理。
第二条 各部门于每月30日前提交下月办公用品使用计划，按规定填写《办公用品申领及领用记录表》（见附件），每月2日前交回行政部。
第三条 办公用品分为个人使用部分及部门共用部份，个人使用部分仅包括：笔、本、文件夹，原则上每人每月领取一支笔、一个本，其余均为部门共用部份。
第四条 经部门经理及行政部审核批准后的《办公用品申领及领用记录表》（一式二份，行政部、计划供应部库管员各执一份），作为库管员发放办公用品及月末进行盘点的依据。
第五条 办公用品于每月5日至12日在计划供应部库房领取，其余时间不受理。如因工作急需、特殊需要或新入职的员工，可临时按规定办理。每月底由行政部库房监督员与库管员共同对办公用品进行清理盘点，库管员统计各部门办公用品用量总计（交行政部一份），付单价后，于每月2日前再交财务部记账。
第六条 部门共用办公用品由部门主管以上人员（生产部须班长及以上人员）领取并保管。
第七条 公司提倡节约，行政部对各部门使用情况作统计，对不正常用量的个人或部门将提出批评或处理。
第八条 以上规定从2004年8月27日起执行。

工厂门卫放行制度

为规范员工日常管理，加强员工上下班管理制度，便于生产的正常开展，特制订以下制度：
1、 所有员工凭工牌进入公司，无工牌者不得进入公司，特殊情况需凭车间主任以上人员开具的证明条进入公司。
2、 正常生产情况下，早上8:30～11：30、13：00～17：00期间，所有员工必须凭 “放行条”出公司大门。
3、 “放行条”开具权限：车间员工由相关车间的车间主任开具；生产部清洁工、机修班人员、装卸队员工由生产部技术主管开具；车间主任、技术主管由生产部经理开具，若经理不在，应事先打电话向经理请示，并在自己开具的“放行条”上注明：“经电话请示同意”字样；其他部门员工由相应部门经理开具或行政部开具。
4、 若车间提前下班，车间主任应及时通知门卫室放行。
5、 打卡制员工应严肃打卡制度，严禁代打卡，违者按《考勤管理制度》予以处罚；车间员工应严格遵守车间上下班制度及吃饭作息时间，违者按相关条例进行处罚，对屡犯者作开除处理。
6、 公司将不定期对员工进出情况进行抽查，若发现门卫室不按此规定执行，将给予 当班人员处以50元/次的罚款；对未开具“放行条”出入的员工第一次处以罚款50元/次，第二次罚款100元/次，第三次作开除处理；对弄虚作假员工将处以罚款100元或作开除处理。
7、 此制度从下发之日执行。