现代企业会议组织技能专项训练.doc

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会议组织技能训练
目的
一、 确认哪些因素使会议有效或无效
二、确认有效组织会议的行为类型和观念
三、掌握如何使会议更有效的技能
会议工作调查表
在这部分，要求你回忆你及组织的其他人如何组织会议，并把结果记录在下面两个项目下：
一、 你是如何组织会议的。
二、其他人是如何组织会议的。
什么原因致使会议无效
一、 没有搞清会议的真正目的
二、使简单的问题复杂化
三、持续时间太长
四、 发言者过于健谈
五 拖延决定和行动]
使会议成为有效的因素
一、 预先清楚会议的目的
二、与会者做好会议准备
三、问题、议程和时间不因情景而变
四、 限制集思广议的范围是必要的
五、 根据要讨论的问题限制出席的人数
六、 手头要掌握全部有关信息
七、 掌握会议的精髓
八、 决策的制定和行动方案的制定要恰如其分
有效的会议需要
一、 群体的沟通
二、提高讨论的质量
三、为讨论提供一个结构性清单
四、 建立团队意识
组织会议的工作
 在许多组织中，会议受挫是件很普通的事。通常，人们花费许多时间空谈，而不是讨论应如何做。
在会议中，你的角色是变化的。有时你是作为会议的组织者、召集人或会议主席；也有时你作为一个别人主持会议的参加者。然而，不管是哪种情况，你对会议的有效性都负有责任，而不应浪费自己和别人的时间。
管理者经常这样指责会议：
1． 没有真正的目标。
2． 使简单的问题复杂化。
3． 持续的时间过长。
4． 发言者过于健谈。
5． 拖延决定和行动。
这些指责并非没有道理。如果我们能考虑以下几个方面，会议是能取得成功的。
1． 预先弄清会议的目的。
2． 与会者事先作好会议准备。
3． 议题、议程和时间不因情景而变。
4． 有必要对"集思广议"给予一定的限制。
5． 根据要讨论的问题对与会人员做一定的限制。
6． 与会者手上要掌握全部有关信息。
7． 把握会议的精髓。
8． 决策和行动方案的制定要恰如其分。
要使会议变得有效，应注意：
1． 群体的沟通。
2． 提高讨论的质量。
3． 为讨论提供一个结构性的清单。
4． 建立团队意识。
会议工作评价表
 这部分训练的目的在于给你一个评价的机会，即依据你所参加有效会议的经验，考虑哪些因素致使会议有效，而又有哪些因素致使会议无效。同时，你还要根据你作为一个会议的组织者、主持者或会议主席时，对会议所起的作用，或是仅仅作为一个参加者时对会议所做的贡献。
在这张表的第一部分，你需要评价两个会议，一个是你认为有效的，一个是无效的。你要考虑两类问题，一类是什么因素影响了这两个会议有效或无效，第二类是在这两次会议中，你和其他的人对会议的有效或无效扮演了什么样的角色。
在这张表的第二部分，你要与小组的其他成员分享你在会议工作中的经验和感受。
第一部分
独立地考虑并完成表中的每个项目，并写下你的分析结果。你所写的应当是真实可信的，而且也是在第二部分讨论中希望与你同伴所分享的。
1． 回忆你最近所参加的会议，选择一个你认为是有效的会议。在评价表中第一栏，简要描述该会议的目的。
2． 在评价表的第二栏中，你要列出你觉得致使会议成功的因素。
3． 在评价表的第三栏中，你简要描述为使该会议成功，你和你的同事做了哪些贡献。
4． 在评价表的第四栏中，描述该会议的结果。这一结果可能是一项决策、解决争议或开始一个行动等。
5． 现在你回忆一个特别不成功的会议。在评价表第一栏中简要描述你或其他人所确认的会议目的。
6． 在评价表的第二栏中，列举出你认为致使会议无效的因素。
7． 在评价表的第三栏中，说说你和你的同事在这一不成功的会议中所做的贡献。
8． 在评价的最后一栏里，记述会议的结果（如果有的话）。
有效会议评价表
 会议的目的： 
致使会议成功的因素： 
你和你的同事在使会议成功中所做的贡献： 
会议的主要结果： 
其他想说明的问题：
无效会议评价表
 会议的目的： 
致使会议成功的因素：
你和你的同事在使会议成功中所做的贡献： 
会议的主要结果：
其他想说明的问题：

第二部分
根据下面的要求进行小组讨论，与你的同伴分享你认为有确实根据的信息。
1. 翻阅评价表第二栏，看看所列出的影响因素，对于有效会议和无效会议哪些因素是相同的。把它们写下来，并根据你的经验补充你认为应包括而在评价表中没有列出的因素。
二、翻阅评价表第三栏，列出在有效会议和无效会议中有贡献的行为和态度类型。并根据你的经验补充你认为致使会议有效或无效的行为和态度。
三、考虑第四栏（会议的结果），哪些结果象预期的那样获得成功，或者用其他的方法更好些？
如何组织会议工作
 下面这些要点会帮助你主持的会议更为有效。
一、 会前准备
1． 确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？
2． 确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？
3． 准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。
4． 收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。
5． 会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。
6． 根据要讨论的问题限定与会人员。
7． 在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。
二、会议期间控制

1． 叙述会议的目的。
2． 核对并记录与会者。
3． 根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。
4． 给每一个人表述自己意见的机会。
5． 控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。
6． 如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。
7． 坚持预定的时间，不要拖延。
8． 在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。
9． 在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。
10． 确定下次会议的议题和时间。
三、会后工作
1． 在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。
2． 根据会议，对执行进行监督和检查。
如何参加会议
 下面这些要点能帮助你更有效地参加他人主持的会议。
一、 会前准备
1． 阅读议事日程和有关材料，确切掌握会议的目的，确认所列项目中哪些项目与自己有关。
2． 根据确认的项目考虑自己应持什么观点，态度和如何表达。
3． 携带所有有关材料参加会议。
二、会议期间
1． 注意倾听，保持安静。仅当需要发表自己见解或被征询意见的时候，进行简洁明确的发言。不要随意参加与自己无关项目的讨论。
2． 对涉及你工作的决策、行动计划做记录。
四、 会后
1． 阅读备忘录或会议记录，注意那些与你有关的决策和行动计划。
2． 记下与你有关的行动计划的具体细节，包括时间和标准。并对自己的执行加以控制。

会议改善计划
 最后一部分的内容，要求你认真考虑前面所评价的最无效会议。根据前面所列出的要点，确定你应如何组织会议工作。
请独立完成下面内容
一、 你自己能通过什么方法改善参与（或组织）会议的方式。
二、如何使别人改善参与会议的方式。