1、
行政秘书职务说明书
岗位名称
行政秘书
岗位编号
所在部门
院部
岗位定员
直接上级
院部副部长
职系
直接下级
无
所辖人员
无
岗位分析日期
2001年10月
本职：负责院部的文书、行政事务和其他程序性工作
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：负责公文处理工作
工作时间百分比：30%
工作
任务
办理来、发文登记，填写文件传阅单，上交院部副部长
传递及催办（根据登文记录和时间）办公室文件
办理上级主管部门及其他下属单位的文件交换
职
责
二
职责表述：完成日常行政事务工作
工作时间百分比：25%
2、工作
任务
承担院联席会、院长办公会、院务会等会议的通知
布置会场、调试设备
接待来访、接听、传达日常电话、传真，处理、回复信函
承担院领导的后勤保障、差旅费用的借还、外出机、车票的订购及外出车辆的安排等工作
负责准备、管理各类礼品
职
责
三
职责表述：落实文件、印、信管理
工作时间百分比：20%
工作
任务
承担公文及会议内容的安全和保密责任
承担院部文件、资料、档案的保管和定期归档工作
保管印鉴、介绍信并对其使用进行管理
职
责
四
职责表述：打字复印工作
工作时间百分比：10%
工作
任务
及时、规范地完成规定范围内的文稿录入、校对和排版
3、打印工作
承担文档的复印及填写复印记录单的工作
录入后的文稿存档、上交、送还或销毁
负责计算机内文件的安全和保密工作
职
责
五
职责表述：负责对打字、复印设备的日常维护
工作时间百分比5%
工作
任务
正确、规范使用计算机、打字机、复印机
进行日常设备的基本保养、维护
发现设备使用异常，及时向主管副部长上报情况
职责
六
职责表述：完成上级交办的其他工作
工作时间百分比：5%
权力：
办公室文件传递的督促权
印鉴、介绍信的使用的审查权
工作协作关系：
内部协调关系
航材院各职能部门、研究室
外部协调关系
无
任职资格：
教育水平
大学本科及以上学历
专业
文秘专业、中文专业或者其他文科类专业
培训经历
经过文秘及相关专业的培训
经验
3年以上工作经验，1年以上相关专业工作经验
知识
具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识
技能技巧
能够熟练使用办公自动化设备和办公软件；具备一定的写作能力、表达能力
其它：
使用工具设备
一般办公自动化设备
工作环境
一般的办公环境
工作时间特征
正常工作时间
所需记录文档
通知、简报、印章、介绍信
备注：
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