【Office2010应用技巧】Office+2010最佳实践+制作合格的Word文档.doc

Office2010应用技巧】

Office 2010实践之制作合格的Word文档

对于大多数上班族来说，Word 文档是最为常见的文件格式，小到一句留言，大到一份计划书，使用率最高的就是微软Office 中的Word。在日常工作中，写一份计划书可以说是费尽心思，如果因为这份计划书不够美观，而被领导认为你做事不认真的话，可就太冤了。所以学会制作精美的Word文档，是公司上班族的必修之课。

那么，Word文档做成什么样才算合格呢？首先，学会使用模版，Word中有预置的文档模版，选择合适的模版直接套用即简单又实用；其次，使用页眉与页脚，一份普通的文档，通过添加页眉与页脚可以更加显得整洁、专业；再次，添加文档目录，如果文档比较长，尤其是计划书，如果没有目录其后果可想而知，理论上超过五页的Word文档就应该添加目录；最后，文档元素修饰，在Word中加入“水印”，使用“SmarArt图形”等元素，可以让文档显得更加专业和美观，适当的使用可以为枯燥的文档增色不少。当然，如果不希望其它人查看我们的劳动成果，还可以对文档设置访问限制。

一、模版的使用
在Word 2010中，当我们新建一份文档时，就会出现选择模版的对话框，在这里我们可以选择基本模版和在线模版，这里我们主要讲述在线版，也就是“O模版”。
首先，通过“文件”--“新建”，拖动旁边滚动条就可以看到许多模版选择，需要说明的是这些模版并不会随Office 安装在本地，需要我们在第一次使用时下载，这样有效节约了微软office 2010安装所占用的空间。

新建文档

O模版列表

如果在这些模版中没能找到适合自己的模版，也不用担心，我们可以选择“更多”来查看更详细的模版列表

更多版本分类

然后，当我们找到了合适的模版，选中之后，右边就会出现该模版的预览图象以及下载按钮，点击“下载”，使用模版的Word文档便新建成功了。

下载模版

应用模版的文档
最后，我们可以通过Word 2010中的打印选项卡，看到整篇文档的预览效果， 简化了以前版本中“打印预览”的选项设置。

文档预览

二、页眉与页脚的应用
页眉与页脚的使用可以让文档显得美观和专业，但也要充分考虑到是否符合公司风格，一般只是加上公司Logo与项目名称，不建议追求极度个性的页眉与页脚，当然也要视情况而定。
以下面这份文档为例，来介绍Word 2010中“页眉与页脚”的插入与编辑

带有页眉与页脚的文档

页眉与页脚的类型很多，正规文件建议选择简洁的类型，我们只需要点击“插入”--“页眉”，即可选择合适的页眉。操作非常简单，页脚及页码的插入与之类似，不再单独介绍。

页眉的插入

在插入页眉与页脚之后，还需要进行编辑，添加我们需要的元素与文字，“页眉与页脚”的编辑与文档正文的编辑类似，可以执行“图片编辑”、“文字编辑”等功能，有兴趣的朋友可以多做尝试，制作出更精美的页眉与页脚。

页眉编辑

页脚编辑

关于“页码”的插入比较简单，一般情况下只需要选择插入位置即可，不再详述。

三、给文档添加目录
目录是一篇文档的重要组成部分，也是一篇文档的大纲，阅读者可以通过点击目录的某一章节，自动跳转到该页面，极大方便了阅读，也为读者寻找重点节约了时间，所以对于长篇文档来说添加目录是非常必要的。
首先，告诉大家在Word中添加目录，并不是一件很麻烦的事情，主要分为两种方法，其一是手动添加，其二是自动生成。通常情况下我们使用“自动生成”的方式添加目录，这种方式的好处是，文档被修改后，目录也会自动更新，避免了目录与正文不协调的错误出现。

插入目录

通过“索引”--“目录”来进行目录的插入，从上图中很容易选择“手动目录”与“自动目录”。需要特别说明的是，如果你需要使用“自动目录“的话，在文档中的标题，必须为Word 2010“标题”格式的文档，才可以自动生成。

目录插入对话框

如果需要对“自动目录”进行简单的样式修改的话，点“目录插入”，打开“对话框”来自定义目录样式。我们以第一小节中介绍的模版文档为例，自动生成目录，如下图所示：

自动生成的目录

目录在整篇文档中的效果

Word文档中的目录，适用于计划书之类的长篇文档，如果只有三、四页的简单文件，添加目录就显得画蛇添足了。

四、文档元素要修饰
简单的说，元素的修饰是为了文档更为精致而做的细节上的设计，从一段文字、一张图片，一份表格，都可以通过Word 2010中的工具进行美化。下面就简单介绍几种：
1、水印
水印，即作为背景出现的文字或图案，可以用于标识文档的版权信息、业型信息等多种用途。设置水印，也很简单，点击“页面布局”--“水印”就可以得到常见的几种水印效果了。

设置水印

水印默认效果

如果你觉得上面的效果不满意，还可以“自定义水印”，打开“自定义水印”对话框，就可以设置，“图片水印”与“文字水印”还可以自定义文字的字体、字号与颜色等各种元素设置。

自定义水印

添加了“水印”的文档，是不是有种重要文件的感觉了。当然，我们可以在文档中加上“严禁复制”“禁止复制”等水印字样，但这仅仅是一种修饰和提醒，并不能真正起到禁止作用，如何真正禁止文档的“复制”“阅读”等权限，我将在“Word 2010的安全”部分做详细介绍。

2、SmartArt图形
office 2010中加入了“SmartArt图形”的支持，让我们可以做出非常华丽的图表，“SmartArt图形”主要用于流程图与关系图的绘制，下面我用一个简单的例子，来说明应用方法和编辑方法。
首先是插入“SmartArt图形”，点击“插入”--“SmartArt”，打开“SmartArt图形选项卡，在SmartArt图形中包括了列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵等多种分类，而且每一个图形也会有不同的颜色、质感的变化。

SmartArt图形分类对话框

SmartArt图形编辑

图形插入后，点击该图形，就可以对图形进行编辑，包括文字修改、图片插入、层次等级等选项，用户可以根据需要自由修改。

SmartArt图形的各种效果

从上图可以看出，SmartArt图形除了平面的变化外，还有立体的变化，这就给用户多出了许多选择，喜欢华丽的朋友，就选三维图形吧。

五、保证Word文档的安全
公司里有很多机密文档或是个人的私密记录，并不希望被许多人看到，这时候就要用到Word文档的加密功能。当然，不希望被人看到的文档可能还算是少数，但是不希望被人修改的文档总还是有许多的。无论是给文档加密，还是给文档设置成只读，或者指定用户编辑和查阅文档，都是可以在Word 2010中实现的。
切换到审阅选项卡，点击“限制编辑”，可以看到：
1、格式设置
此选项用于设置对文档中样式，标题的更改权限，需要先“设置”要保护的内容，然后在“限制对选定的样式设置格式”关打勾即可。

2、编辑设置
这一选项，是设置可以编辑此文档的用户，先设置“不允许任何更改（只读）”，然后在例外项中，添加用户，这些用户将拥有编辑权限。

添加例外项

3、启动强制保护
这一项设置之后，不被允许的用户将无法打开文档，点击“是，启动强制保护”后出现对话框，让用户选择保护方法：密码和用户验证。可能很多用户习惯了用密码保护重要文件，其实通过提示发现，微软已经质疑了这一方法的安全性，因此，我们重点来介绍一下“用户验证”的方法，这种方式不仅可以限制用户访用，而且会对文档本身进行加密。

用户验证

注册服务

使用已有ID

Live ID登录

选择使用环境

完成配置

完成以上设置后，就可以用设置好的Live ID在26台计算机上建立受限的文档。 所有希望查看文档的用户，在打开文档时会被提示发邮件向创建人索取访问权限。
在日常办公中，注意到以上提到的内容之后，Word文档就算是基本合格了，Word 2010当中还有许多功能值用户去体验应用，比如给文档加封面，给文字做特效等等，在这里不再赘述，希望大家在以后的Word文档应用中，可以给读者以整洁、专业的印象。