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第2章 中文字处理系统 — Word 2003的使用 99
第2章 中文文字处理 — Word 2003的使用
2.1 Word的高级应用
2.1.1 样式
样式是一组已经编排好的字符格式和段落格式的组合。在对文档进行排版时，大多数时间是在做重复性的工作，如设置标题样式，设置字符格式、段落格式等。使用样式可以一次将一组排版命令应用到文档中，大大提高工作效率。一旦修改了某个样式，Word会自动更新整个文档中应用该样式的所有文本的格式，有助于保持格式的一致性。本节主要介绍如何应用样式，编辑修改样式，创建新样式，删除样式的方法。
1. 应用样式
（1）首先创建一篇文档，包括章标题和节标题，如图2.1所示。

图2.1 创建用于应用样式的新文档

图2.2 “样式和格式”任务窗格
（2）为章标题应用样式
为标题应用样式可通过“样式和格式”任务窗格来实现，操作方法如下：
①打开“样式和格式”任务窗格：选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，或单击“格式”工具栏上的“格式窗格”按钮，出现“样式和格式”任务窗格，如图2.2所示，“样式和格式”任务窗格默认显示在屏幕的右侧。在“所选文字的格式”和“请选择要应用的格式”两个框内显示当前插入点的段落样式名称。
②单击要应用一级标题样式的第2章的章标题段落，在“请选择要应用的样式”区中找到所需的样式，如标题1，单击该样式名，插入点所在段落即被修饰为标题1的样式，如图2.3所示。此时，“格式”工具栏的“样式”框中显示当前段落的样式名称“标题1”及标题1的样式：宋体、二号、加粗、两端对齐。

图2.3为章标题应用标题1样式
③按照为章标题应用样式的方法，为节标题应用样式标题2，为小节标题应用样式标题3。
2. 修改样式
通过应用标题样式会发现，标题样式可能并不完全符合我们的要求，接下来，修改标题1的样式，改为黑体、三号、加粗、居中。修改样式的操作方法如下：
①在“样式和格式”任务窗格中，在“请选择要应用的格式”区中找到要修改的样式名“标题1”，单击该样式名右侧的下拉三角，在弹出的菜单中选择“修改”命令，如图2.4所示。
②打开“修改样式”对话框，如图2.5所示。在“修改样式”对话框的“格式”区可以直接修改字体、字号等；单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”选项，可以设置标题的段落格式。完成修改后，单击“确定”按钮即可。

图2.4 标题样式下拉菜单

图2.5 “修改样式”对话框
此外，修改样式也可以通过“格式”工具栏直接修改，修改后在任务窗格“标题1”的下方显示更新后的样式名，如图2.6所示。单击原样式名“标题1”右侧的向下箭头，在弹出的下拉菜单中选择“更新以匹配选择”命令，如图2.7所示。“样式和格式”任务窗格中新增的样式名自动消失，更新内容添加到原样式名标题1中。

图2.6 修改后的标题1样式

图2.7 更新已有样式
3.3. 创建新样式
（1）利用“样式和格式”任务窗格创建新样式
从“样式”列表中可以看到，Word默认显示了三级标题和一个正文段落样式。在“样式和格式”任务窗格单击“显示”框右侧的向下箭头，从中选择所需的选项：“有效格式”显示当前所有有效的格式；“使用中的格式”显示当前文档中所有用到的格式；“有效样式”显示当前所有有效的样式；“所有样式”显示所有内置和自定义的样式；“自定义”用于自定义可见的显示内容。
如果内置样式不能满足需要，可以建立自己的样式。如要创建一个名为“标题一”的新样式，操作方法如下：
①在“样式和格式任务窗格中单击“新样式”按钮，打开如图2.8所示的“新建样式”对话框。

图2.8 “新建样式”对话框
②在“名称”框中输入要创建的新样式的名称，如“标题一”；在“样式类型”框中，选择“段落”可以定义段落样式，选择“字符”可以定义字符样式。在此选择“段落”；在“样式基于”框中选择一种样式名作为基准样式，如不想指定基准样式，可选择“无样式”；在“后续段落样式”框中选择将应用于下一段落的样式。通常情况下，在“后续段落样式”列表框中选择“正文”样式。
③单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择相应的选项为样式定义格式，如字体格式、段落格式等。
④单击“确定”按钮，完成新样式的创建。在右侧的样式区中便多了一个名为“标题一”的新样式。
创建样式更快捷的方法是：在选中已设置好格式的段落后，在“格式”工具栏的“样式”框中直接输入新样式的名称，按回车键确认，新的样式名便出现在“样式和格式”任务窗格中。
3. 删除样式
对于文档中不再需要的样式，可以将其从样式列表中删除。删除样式的操作方法如下：
①打开“样式和格式”任务窗格。
②在“请选择要应用的格式”区中找到要删除的样式名，如“标题一”，单击该样式名右侧的向下箭头，在弹出的菜单中选择“删除”命令，如图2.9所示，在弹出的对话框中确认删除即可。

图2.9 删除样式
2.1.2 编辑长文档
1. 在大纲视图下创建文档

①要想编写长文档，首先要编写提纲。单击水平滚动条左侧的“大纲视图”按钮，或选择“视图”菜单中的“大纲”命令切换到大纲视图，同时会出现“大纲”工具栏，如图2.10所示。

图2.10 “大纲”工具栏
②输入大纲的第一级标题，将自动套用标题1的样式，输入标题后，按回车键换行，依次输入所有的章、节标题，不必输入章节号。
③调整标题级别及前后位置：默认情况下，所有的标题都将自动套用标题1的样式。单击选中二级标题，单击“大纲”工具栏上的“降低”按钮，使其标题级别由一级变为二级。在不改变标题级别的情况下，选定标题和其下折叠的从属文本，单击“大纲”工具栏上的“上移”按钮或“下移”按钮，可平级移动标题及其内容，如图2.11所示。

图2.11 在大纲视图下调整标题级别
2. 文档应用多级编号
为文档应用多级编号列表的操作步骤如下：
①选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡，如图2.12所示。选定某个格式后，单击“自定义”按钮，打开“自定义多级编号列表”对话框。

图2.12 “多级编号”选项卡

图2.13 自定义多级符号列表
②设置第一个级别：在“级别”列表框中，选择级别“1”；在“编号样式”框中选择一种编号样式“1、2、3”；在“编号格式”框中在灰色底纹“1”的前面输入“第”，在在灰色底纹“1”的后面输入章”；在“起始编号”框中指定起始编号“2”；指定编号的对齐方式为“居中”；单击“高级”按钮，在“将级别连接到样式”下拉列表框中选择“标题1”；指定编号与正文间的分隔标记为默认的制表位。第一个级别设置如图2.13所示。
③设置第二个级别：在“级别”列表框中，选择级别“2”；“编号格式”和“编号样式”选择默认“2.1”；在“起始编号”框中指定起始编号“1”；指定编号的对齐方式及制表符的位置；在“将级别连接到样式”下拉列表框中选择“标题2”；指定编号与正文间的分隔标记为制表位；选中“在其后重新开始编号”复选框，设置如图2.14所示。

图2.14设置第二个级别

图2.15 为文档应用多级编号的效果图
④设置完毕后，单击“确定”按钮，依次退出“自定义多级符号列表”和“项目符号和编号”对话框，设置好的多级符号便会自动应用到文档中，如图2.15所示。
3. 添加题注
如果经常在文档中插入图片、表格或图表等，为了便于查阅，经常在其上方或下方添加如“表1-1”或“图1-1”等解释说明性文字，可以通过Word提供的插入题注的方法实现。使用题注，可以保证文档中的图片、表格等项目连续且按顺序地自动编号。如果移动、添加或删除带题注的某个项目，Word会自动更新题注编号。
为文档中已有图片添加题注的操作方法如下：
①单击选定要添加题注的图片，选择“插入”菜单中的“引用”命令，在级联菜单中选择“题注”选项，或右击图片，在弹出的快捷菜单中选择“题注”命令，打开如图2.16所示的“题注”对话框。

图2.16 “题注”对话框

图2.17 新建标签

图2.18 设置题注编号
②在“标签”框中选择要插入题注的标签名称。如果在标签列表框中没有所需的标签名称，可单击“新建标签”按钮，打开“新建标签”对话框，输入新的标签名称，如图2.17所示。
④在“位置”框中选择题注出现的位置，如选择“所选项目下方”。
⑤单击“编号”按钮，打开“题注编号”对话框，如图2.18所示，设置题注编号的格式，可以选定包含章节号及分隔符的类型，单击“确定”按钮，返回“题注”对话框，在“题注”框中出现要插入题注的内容。
⑥单击“确定”按钮，即可将题注插入在项目的指定位置。
在文档中插入的图片是作为正文插入的，默认居左，单击“格式”工具栏上的“居中”按钮，可使图片在页面居中对齐。插入题注后，题注会采用默认的题注样式，如果不满意，可以使用“格式”工具栏修改题注的样式。
4. 交叉引用
创建一篇长文档时，经常遇到“如图1-1所示”、“如表1-1所示”之类的说明性文字。可以直接输入这些文字，但当在图1-2之前插入或删除了其他图片后，该图的编号便不再是图1-2了，就需要在所有提及该图的地方手工进行修改，既麻烦又容易出错。通过Word提供的交叉引用功能，可以在同一文档的其它地方引用带有编号的项目，如题注、表格等。
在文档中插入交叉引用的操作方法如下：
①单击要插入交叉引用的位置。选择“插入”菜单中的“引用”命令，在级联菜单中选择“交叉引用”选项，打开“交叉引用”对话框，如图2.19所示。

图2.19 “交叉引用”对话框
②在“引用类型”框中选择要在当前位置上使用交叉引用的类型，如选择“图”。
③在“引用内容”框中选择要在文档中插入的信息，如“只有标签和编号”。
④在“引用哪一个题注”列表框中选择要引用的特定项目。
⑤如果选中“以超链接的形式插入”复选框，引用内容会以超链接的方式插入到文档中，单击它即可直接跳到引用的内容处。
⑥单击“插入”按钮即可。
5. 提取目录
在目录中通常显示文档的各级标题以及每个标题所在的页码，便于迅速了解整个文档。提取目录成为长文档编辑过程中一项非常重要的工作。Word具有自动提取目录的功能。提取目录的操作方法如下：
①单击要添加目录的位置。
②选择“插入”菜单中的“引用”命令，在级联菜单中选择“索引和目录”选项，打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡，如图2.20所示。

图2.20 为文档提取目录

图2.21 为文档提取的目录
③在“格式”下拉列表框中选择一种目录风格，从预览框中可以查看设置结果。
④在“显示级别”框中可指定目录中显示标题级别的数目，默认采用三级标题生成目录；选中“显示页码”复选框，将在目录中的每一个标题后面显示页码；选中“页码右对齐”复选框，将使目录中的页码右对齐；在“制表符前导符”框中可指定标题与页码之间的连接符号。
⑤单击“确定”按钮，Word将搜索整个文档的标题，以及标题所在的页码，并将它们编制成目录，目录编制好后就插入到文档中指定的位置，如图2.21所示。
Word创建的每个目录项都是一个超级链接，按住Ctrl键单击链接可以跳转到文档中相应的标题。
提取目录后，如果在文档中增加或删除了文本，目录中的标题和页码都将发生变化，必须更新目录。更新目录操作方法如下：
①在目录区位置右击，在弹出的快捷菜单选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框，如图2.22所示。

图2.22 “更新目录”对话框
②选择“只更新页码”选项，则只更新目录中的页码，保留目录格式；如果在创建目录后，对文档做了具体修改，应选择“更新整个目录”选项，对整个目录进行更新。
③单击“确定”按钮，即可完成目录的自动更新操作。
1. 实现？简述操作过程。