城建档案数字化管理的实践与探索.pdf

90/2023.9未来城市设计与运营UrbanArchives城市档案城建档案数字化管理的实践与探索武媛媛张华孟慧摘要：城建档案记录着城市发展的轨迹，是城市规划、建设、管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件。随着经济社会的飞速发展和社会信息化水平提高，对城建档案管理工作提出了更高要求，传统的城建档案管理模式已无法适应新形势需要，对城建档案实行数字化、信息化管理势在必行，淄博市城建档案管理机构对此进行了实践探索。关键词：城建档案；数字化；信息化；数据；利用城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中形成的应归档的具有保存价值的文件材料，是国家的宝贵财富。它是城市规划、建设、管理工作的真实记录，也是一个城市后续发展的重要参考资料，在人民的生产、生活中起着至关重要的作用。随着城市化的推进，城市中各类房屋建筑、道路桥梁以及其他基础设施建设项目的数量急剧增长，随之而来的是城建档案馆藏的快速增长。快速增长的城建档案给档案管理工作带来了很大压力，传统的纸质档案管理模式，既无法满足现实工作需求，也无法满足新型智慧城市建设的需求。在信息时代，数字化、信息化以及智能化将会成为城建档案管理转型升级的重要方向。因此，加快实现档案管理的数字化转型，是当下城建档案管理工作的迫切要求。本文以淄博市城建档案数字化建设实践为例，探索城建档案数字化建设的路径以及城建档案数字化管理的意义，以打开城建档案管理工作新局面。一、城建档案实行数字化管理的必要性（一）城建档案的存储管理需求目前，部分城建档案馆收集的城建档案仍然以纸质载体为主，纸质档案的优势在于其稳定性和真实性，但是存储条件和存储空间为管理工作带来了诸多弊端。随着城建档案数量的急剧增加，档案的利用率也大幅度提高。就整个淄博市来说，城建档案事业发展至今，城建档案的数量接近3 0 万卷，面对庞大的档案库和数量众多的纸质城建档案，如何有效提高档案管理的效率，保证城建档案的安全，是城建档案管理机构要面对的一大难题。将城建档案进行数字化加工处理、存储并进行备份，可以避免城建档案在遭遇突发灾害时被毁灭性破坏，还可以改变传统的管理模式，以适应新发展形势需要。因此，利用数字化技术对城建档案进行数字化管理已显得越来越有必要。（二）用户高效快捷的档案查阅需求随着经济社会发展，单位和个人查询利用城建档案的频次越来越高。传统的档案查询利用模式是根据查阅者需求前往城建档案库房查阅相关档案。由于传统城建档案管理模式存在弊端，工作人员需要手工调阅档案，过程复杂、低效，还容易因频繁翻阅、复印对纸质档案造成一定损害，对城建档案馆工作人员的服务质量、整体形象造成了一定影响。传统的纸质档案管理方式，工作效率低下、信息共享困难、差错率较高，不能适应新时代城建档案工作发展的需要。通过数字化管理，城建档案查询利用操作更方便、快捷，大大提高了查询利用工作效率和服务质量。同时，通过数字城建档案大数据信息可以快速实现档案信息资源共享，为城市规划、建设与管理提供决策参考和信息利用服务，为经济社会发展提供基础数据支撑。为此，有必要进行城建档案的数字化管理，以满足新形势下档案查询利用需求。（三）数字化管理可产生新的优势功能通过数字化管理，在大量城建档案信息数据基础上，能够建立准确的城建档案数据分析系统，与传统的纸质档案管理相比，可以产生新的优势功能。城建档案实现数字化管理后，可以利用网络技术将各个分散的档案信息数据库连接起来，打破时间和空间的限制，利用来来城市设计与运营2 0 2 3.9/9 1城市档案UrbanArchives大数据挖掘、分析技术，结合不同用户群体的需求，通过量身定制分析模型，借助多种可视化组件，将分析结果以直观的图表等方式进行展示，使各类用户能够在海量数据中迅速准确地获取所需的信息和专业的决策支持，能够最大限度地实现城建档案的价值，提高城建档案信息资源的利用率，以及服务社会、服务民生的能力 。二、淄博市城建档案数字化建设实践路径（一）加强基础设施建设淄博市城建档案管理机构在充分利用现有资源的基础上，加强基础设施建设，包括机房、网络、主机、存储以及数字化设备等基础硬件设施，先后购置了服务器、ups电池组、机柜、电脑等硬件设备；建设完成城建档案馆内部局域网，实现与外界互联网的物理隔离，为城建档案信息资源的管理和共享提供安全保障。（二）对档案进行数字化加工处理整合现有数据资源是进行城建档案数字化管理的基础。为了做好此项工作，多年来，淄博市城建档案管理机构按照国家、省、市有关要求，对库藏城建档案进行数字化加工处理，研发了专用的数字化加工处理软件，将纸质档案进行扫描，形成电子档案，打造城建档案信息数据库。截至目前，淄博市已完成库藏城建档案数字化5 万余卷，占库藏纸质档案存量的1/2。库藏档案数字化加工处理工作完成后，对于增量城建档案，以推行“增量电子化”为导向，推动电子文件归档工作，加强电子印章、数字签名、“四性”检测、数字水印等技术应用。(三)构建一套完善的数字化安全体系建立档案信息安全工作机制，加强风险管控和应急管理。做好防火墙、杀毒软件等保障措施，及时和技术服务方进行交流互动，采用权限管理、身份认证、数字证书、指纹识别等先进技术，确保档案数据库得到最大限度的安全保护。定期做好档案数据的备份工作，定期对数据库进行维护，力求数字化档案管理系统运行的安全、可靠，提高数字化城建档案的安全性。（四）加强数字化成果的质量管理严格城建档案的检查，在纸质档案数字化转化之后对档案内容格式进行检查，确保数字化档案的完整性、可用性；做好档案数字化转化中的监督，成立监督小组，对“前期数据准备-中期档案转化-档案验收”整个过程实行监督；提高数字化档案验收门槛，对转化之后的档案进行全面检查，如若发现格式不规范、内容缺失以及其他不符合要求的地方，绝不允许上传、入库。（五）提升城建档案数字化管理人员的素质大力提高档案管理队伍的信息化素质。配备精干力量，充实一批技术精湛、信息素养高、执行力强的信息化专业人才。同时加强对管理人员的培训，开展继续教育，提高档案管理人员的信息化素质，并多方了解、学习云计算、大数据、区块链、人工智能等前沿知识，精准把握信息化发展的趋势，提高管理能力和管理水平。（六）建立城建档案数字化管理机制一方面，根据自身发展情况和需要，建设和完善城建档案信息化管理平台。在对原有档案数字化处理基础上，实现工作办结后形成的城建档案信息数据自动收集、整理、归档、存储，并通过档案信息化查询平台便捷检索和利用。另一方面，建立城建档案信息化管理制度，对城建档案信息化管理的各个环节加以规范约束，使城建档案信息化建设有规可依 2 。三、淄博市城建档案数字化管理特色亮点（一）仓创新城建档案管理模式城建档案数字化管理的研究、开发和实施，是将全文检索、数据可视化、ORC、动态水印、流程协同等技术在集成、优化、创新的基础上运用现代信息技术手段改造传统城建档案管理方式的一次有益尝试，是用科技手段管理城建档案的具体体现，大幅度提高了淄博市城建档案管理的工作效率和科技水平。(二）3现代信息技术应用利用现代信息技术对馆中存储的纸质城建档案进行数字化加工处理和存储，采用纠偏、去污、去黑边、自动去除空白页、红章优化等图像处理技术，引入全文检索、数据可视化、ORC、动态水印、流程协同等技术，实现了对纸质档案的9212023.9未来城市设计与运营UrbanArchives城市档案批量数字化处理、著录、质检，可以满足不同档案的集中式或分布式规范化管理，并且通过系统提供的元数据策略及电子文件完整性效验策略，确保形成的数字档案资源格式统一、数据规范、安全可靠、长期可读、便于共享。（三）建立城建档案数据库对城建档案数字化管理，建立起统一、权威的城建档案数据库，节省人力物力，方便查询利用，能够快捷高效地为城市规划、建设和管理提供全方位的信息服务，有利于进一步深层次开发城建档案的内在价值，提高城市建设的科学化管理水平，为智慧城市建设奠定坚实的基础。（四）类数据实现批量快速挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，及时加载到数据服务器端汇总。通过管理软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。四、城建档案数字化管理的作用与意义（一）提高了城建档案工作效率传统的城建档案管理，档案管理人员手工收集、整理、归档和利用纸质城建档案，工作量大、效率低、费时费力。实行数字化管理后，档案只需一次录入可以反复利用；可以方便打印出档案的脊背、封面、案卷目录、文件目录、备考表等基本信息；利用系统提供的多种统计工具，可以进行多种档案信息统计，并形成报表进行打印；方便城建档案的管理和利用，极大地提高了管理人员的工作效率。档案利用是城建档案工作的根本目的，城建档案管理工作最终是为城市规划建设及其管理服务。城建档案馆馆藏档案种类多、数量大、利用频繁，传统的档案利用需要通过人力去翻阅、查找、复印，工作量较大、效率低。城建档案实现数字化管理后，系统提供各种科学的、符合需要的城建档案信息检索工具，可以随时查询、拷贝、打印，极大地减轻了工作人员的负担，减少了档案查询利用人员等候时间，提高了工作效率和服务质量。（二）实现对城建档案的有效保护在传统的城建档案管理模式下，对城建档案查询利用时，必须也是只能通过翻阅大量的档案原件才能查阅到相关信息，而且需要利用原件复印。个别档案由于利用频繁，轻则出现页面污损，重则出现页面断折现象，加深了档案受损程度，不利于档案的保护。城建档案数字化管理后，避免了翻阅、复印纸质档案，对一些重要的纸质档案起到保护作用。数字化后的城建档案还方便存储，可以进行多套、异地备份，有效保证了库藏档案安全。提供了最基本的基础数据信息，有利于城建档案大数据的深层次挖掘、高效整合，为数字档案馆和智慧档案馆建设提供数据支撑，为城建档案资源的多层次开发，实现城建档案信息资源的高效利用奠定了坚实基础。总而言之，在互联网和信息化时代的背景下，城建档案管理不再是简单的保管和查阅，而是对城建档案信息数据的聚集、分析、挖掘、利用。在这样的趋势下，城建档案馆应努力成为提供城建档案信息查询和咨询服务的数据中心和信息中心，不断拓展城建档案信息化、智慧化、智能化利用发展之路。参考文献：1孙伟，关于城建档案管理数字化建设问题的思考 J.国际公关，2 0 1 9（1 2）：2 0 1.2田学.城建档案管理数字化建设问题的思考研究 J.办公室业务，2 0 1 9（0 7）：5 1.3谭淑红，城建档案管理数字化建设问题的思考及对策分析基层建设 JJ2016（2 3）。作者简介武媛媛就职于淄博市公用事业服务中心，本科，馆员，从事城建档案管理工作张华就职于淄博市公用事业服务中心，本科，助理馆员，从事城建档案管理工作孟慧就职于淄博市公用事业服务中心，硕士，高级工程师，从事城建档案管理工作(三)为城建档案信息化建设奠定基础城建档案数字化工作是城建档案信息化建设中最基础的一项工作，也是最重要的工作之一。城建档案数字化管理为城建档案信息化