学会时间管理.doc

導語

人生最寶貴的兩項資産，一項是頭腦，一項是時間。無論你做什麽事情，即使不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平高低，會決定你事業和生活的成敗。每個星期有168 個小時，其中56 個小時在睡眠中度過，21 個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91 個小時則由你來決定做什麽——每天13 個小時。如何根據你的價值觀和目標管理時間，是一項重要的技巧。它使你能控制生活，善用時間，朝自己的方向前進，而不致在忙亂中迷失方向。

我們將用7 天的時間，學習時間管理的基本原則，瞭解怎樣才能更有效地安排時間，減輕工作和學習壓力。時間管理能幫助你制訂出有效的時間表，減輕壓力和憂慮，最大限度利用時間。不用擔心，時間表不會讓你變成機器人，相反，它能使你享受自覺支配時間的自由感。

完成課程以後，你將能：

·明確時間管理的五個步驟

·瞭解時間管理中，“價值”和“目標”的含義

·確認和區分不同類型的任務

·制訂有效的日程表

在開始學習之前，請對以下幾點多加注意：

·勤做練習。時間管理的實踐性很強，課程中的每一項練習都對提高我們的時間管理水平有很大幫助，如果不認真地完成它們，學習效果將大打折扣。

·學以致用。時間管理的個性化很強，每個人都有自己的時間

管理特色，以便和自己的生活方式及環境相適應。課程仲介紹的原則和技巧只有運用到實際中才有效用，光記住它們，對改進我們的時間管理是沒有意義的。我們最好一邊學，一邊運用起來，以便印證它們是否真的有效。

祝你在這一周裏學習愉快，學有所成！

第一天

今天是課程的第一天，我們將通過一個練習和一套自測題來瞭解什麽是時間管理。

請先完成下面這個小練習，在後面我們將以它作爲講解實例。

練 習

假設現在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情：

1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫生

2．星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡

3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話

4．有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19 點以前），估計要花1 小時。

5．明晚8 點有個1 小時長的電視節目，與你的工作有密切關係

6．明晚有一場演唱會

7．你在圖書館借的書明天到期

8．外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李

9．你要在星期五交計劃書之前把它複印一份

10．明天下午2 點到4 點有一個會議

11．你欠某人200 元錢--他明天也將參加那個會議

12．你明天早上從9 點到11 點要聽一場講座

13．你的上級留下一張便條，要你儘快與他見面

14．你沒有乾淨的內衣，一大堆髒衣服沒有洗

15．你想好好洗個澡

16．你負責的專案小組將在明天下午6點鍾開會，預計1小時

17．你身上只有5 塊錢，需要取錢

18．大家明天晚上聚餐

19．你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前複印一份會議記錄

20．這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2 小時

21．你收到一個朋友的信1 個月了，沒有回信，也沒有打電話給他

22．星期天早上要作一次簡報，預計準備簡報要花費15個小時，而且只能用業餘時間

23．你邀請戀人後天晚上來你家燭光晚餐，但家裏什麽吃的也沒有

24．下個星期二，你要參加一次業務考試

請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優先順序，按優先順序把它們重新排序，然後根據這些事件，制訂一個周末的時間安排表。

在這些專案中，有些是互相衝突的，有些則富有彈性。如何制訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請：

1．把要做的事情全部看一遍

2．確定每件事情的重要等級

3．根據重要程度把事情重新排序

時間表可以參照下頁的格式：

時間 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六

每天上班時間爲8 點-18 點（含往來交通時間，中午有1小時休息）

08.00

08.30

09.00

09.30

10.00

10.30

11.00

11.30

12.00

12.30

13.00

13.30

14.00

14.30

15.00

15.30

16.00

16.30

17.00

17.30

18.00

18.30

19.00

19.30

20.00

20.30

21.00

21.30

22.00

22.30

23.00

編好時間表以後，請考慮：

· 哪些事情被放棄不做？爲什麽？

· 哪件事情有最高的優先順序？爲什麽？

· 你會高興地執行這個計劃嗎？

請把你的回答寫在下面：

· 哪些事情被放棄不做？爲什麽？

· 哪件事情有最高的優先順序？爲什麽？

· 你會高興地執行這個計劃嗎？ 爲什麽？

第二天

前一天，我們動筆寫了一份爲期一周的時間表，對時間管理有了親身體會。現在，我們來學習有關的知識，以便能做得更好。

任何有效的時間管理系統都包含以下五個步驟：

1 明確你的價值觀

2 確定你的目標

3 對你的目標按優先順序排序

4 明確你的任務

5 對任務按優先順序排序

價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎，也是我們進行時間管理的基礎。大多數時候，我們根據自己的價值觀採取行動，雖然往往沒有意識到這一點。

什麽對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需要的是什麽，然後才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。

上一節練習中的事件可以分爲幾個類別：

健康——看牙醫，洗澡，等等

家庭——給家裏打電話，等等

友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等

愛情——準備燭光晚餐，等等

工作——簡報，電視節目，會議，整理材料，考試，等等

金錢——夜間兼職的面試，等等

興趣——看演唱會，等等

重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位，把哪些放在無關緊要的地方。這就是你的價值觀。

目標是我們的需求和願望——我們想得到什麽。它們應該直接源於我們的價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。

目標往往不能由單個行動達到，需要花費相當長的時間，並需要採取若干步驟。

例如，周末有一對矛盾：要麽去外地拜訪朋友，要麽準備星期天的報告。

如果你決定去外地訪問朋友，而不爲報告做準備，你的目標很可能是：保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。

如果你不去訪問朋友，而是準備報告，你的目標很可能是盡最大努力完成工作。

當然，保持友誼和完成工作都是你的目標。但你對它們的重視程度取決於你的價值觀。

把友誼放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足源於你的家庭和朋友。 把工作放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足來自于追求卓越。

再如，任務表中還有一對矛盾：星期二和星期三晚上，在公司開會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣，捨棄一樣。它們分別代表的是工作、金錢和興趣，對它們如何排序，也完全取決於你的價值觀和目標。

一旦明確了自己的價值觀和目標，接下來制訂日程表的過程就很簡單了。

下面是一套時間管理能力的自測題，請爲每一項選擇最適合你的修飾語：是“總是”，還是“經常”，或是“很少”？

總是 經常 很少

1 我覺得我可以工作得更努力

2 我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時

3 我常常把事情留到最後一分鐘才做

4 對我來說，開始一項工作很難

5 我對下一步要做什麽不很確定

6 我要開始做某件事之前，要拖延很長時間

7 我不知道我做的是否足夠多

8 我在不同的任務之間頻繁地換來換去

9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高

10 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高

11 我工作起來沒有規律，往往在某件事上花費很多時間後又置之不理

12 我不可能完成我想做的全部事情

13 我不肯定自己是否在優先處理最重要的事情

14 到這門課程結束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底

15 我工作時沒有任何計劃

請把你的答案和後面的解釋互相對照。

1. 我覺得我可以工作得更努力

你總是覺得你可以做得更好一些嗎？如果你總是覺得自己的時間沒有發揮最大作用，這說明你的時間管理技巧有問題，你要學會善用時間。

2. 我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時

很多人對自己的工作時間只有個大致的印象：我好象一直在工作。這樣是不行的。人們的感覺往往和實際並不相符。研究人員用錄影機攝下實驗者的工作情況，把統計得到的工作時間與實驗者自我感覺的工作時間對照，發現兩者之間的差距相當大。如果你對自己的工作時間沒有明確的認識，最好花一天至一星期的時間，逐小時記錄自己的工作時間，結果說不定會使你大吃一驚。

3. 我常常把事情留到最後一分鐘才做

如果總是出現這種情況，有兩種可能原因：一是你忽視時間管理，不使用時間表，二是在制訂時間表時，沒有依照合理的順序。

4. 對我來說，開始一項工作很難

哪怕訂好了計劃，要開始做這件工作，仍是件頭疼的事——如果常常出現這種情況，那麽，癥結不在制訂計劃的環節，而在於“行動”這一環。你要有意識地增強自己的行動意識，並學會一些克服拖延的技巧。

5. 我對下一步要做什麽不很確定

如果總是對下一步要做什麽不很確定，則是缺乏整體計劃的表現。

6. 我要開始做某件事之前，要拖延很長時間

請參見對第4 項的解釋

7. 我不知道我做的是否足夠多

請參見對第1 項的解釋

8. 我在不同的任務之間頻繁地換來換去

怎樣確定分配給不同任務的時間段長度，是一項重要的技巧，過長或過短都會降低你的效率，你可以通過測試和記錄來確定最適合自己的間隔。

9. 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高

沒有人能完成排除外界影響，不同的地點對人的工作效率有不同的影響，只不過人們往往沒有留意這一點。如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率較高，說明你對自己很瞭解。這有助於你進行時間管理。

10. 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高

請參見對第9 項的解釋。

11. 我工作起來沒有規律，往往在某件事上花費很多時間後又置之不理

這也是缺乏整體計劃的表現。

12. 我不可能完成我想做的所有事情

人不可能完成所有想做的事情，在制訂時間表時必須有所取捨。但如果連時間表上的事情也總是不能完成，那麽不是時間表不切實際，就是執行的過程出現問題。

13. 我不肯定自己是否在優先處理最重要的事情

先明確價值觀，再確定目標，就能容易地爲各種事情確定優先順序，優先處理重要的事情。如果總是對此感到迷惘，則說明對自己的價值觀不很明確，不能清楚地表述自己真正需要的是什麽。

14. 到這門課程結束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底如果因爲缺乏計劃和執行能力，常常不能完成想做的事情，就會對自己失去信心，做任何事情的時候都不知道自己是否會堅持到底。

15. 我工作時沒有任何計劃

這是你對自己的計劃性的評價，請對照上面各項的解釋，看你

對自己的評價是否適當。

第三天

經過兩天的學習，你是不是感到自己對時間管理有了更深的瞭解，管理起時間來更輕鬆了呢？時間管理的精髓遠不止此，今天，我們除了進一步探索價值觀對時間管理的影響，還將學習更多內容：任務的類型。

請在腦海中想象一棵大樹，樹根是你的價值觀，樹幹是你的目標，樹的主枝是你的主要任務，樹的細枝和葉子是你的次要任務。

你所做的一切應源於你的價值觀，它是樹根。

你的目標支撐著各種各樣的任務，它們都是爲實現你的目標服務的。

樹的姿態和生長方向由它的主枝表現出來，同樣，你通過主要任務來實現你的目標。

樹葉爲樹的生長提供養份，你通過完成各種次要任務，保持你現有的生活。

拿出一張白紙，畫出一棵樹，如下：

在樹根處寫上你認爲最重要的價值，在樹幹處寫上你的目標，在幾個主枝中寫上你的主要任務，在葉子和細枝旁寫上各種次要任務，完成這幅圖。

你可以按照下面的步驟進行：

1．樹根。寫上你認爲最重要的價值。如果你對這一點比較模糊，不能清楚地說出自己最想要的是什麽，請試一試這個辦法——

重新拿一張紙，寫下所有想要的東西如健康、金錢、幸福的家庭、愛情、事業、自由自在、旅行、安定…… 寫完之後，劃去你認爲最不重要的一項，再在剩下的專案中劃去一個最不重要的，一直劃下去，直到只剩下一項，它就是你最重視的東西。

2．樹幹。寫上你的人生目標。注意，你的人生目標應與你的價值觀是一致的，如果不一致，你寫下的樹根確實是你最珍視的東西嗎？或者，你寫下的人生目標真的是你最大的希望嗎？

3．主枝。寫上幾個主要任務。這些主要任務應是直接爲你的

目標服務的，實現這些任務有助於達到目標。如果不是這樣，請思考是否有必要在這個任務上面投入時間和精力。

4．樹葉。寫上次要任務。有些次要任務是實現主要任務的手段有些次要任務用來維持現在的生活。次要任務是不可缺少的，沒有樹葉的樹無法生長，但它們不應佔據你的主要精力。

進行時間管理時，這幅圖是重要的參考。

面對紛繁複雜的任務，如何才能迅速準確地判斷它們對你有多重要，從而對它們進行選擇和排序呢？按不同的標準，任務可以分爲緊急任務和重要任務、維持任務和發展任務，在此基礎上，你就能快速而準確地分辨出哪些是主要任務，哪些是次要任務了。

緊急任務指：如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消失。

重要任務指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務的重要程度越高。

緊急任務和重要任務有四種不同的組合：

1． 緊急並且重要的任務

這些任務應具有最高的優先順序，應該從現在就開始做。

2． 緊急但不重要的任務

這些任務現在需要時間，但優先順序比緊急且重要的任務要低。

3． 重要但不緊急的任務

它們的優先順序不是最高的，但應該在你的時間表中占重要位置。

4． 既不緊急又不重要的任務

你真的需要做這些事情嗎？

發展任務和維持任務與緊急任務和重要任務是兩種不同的分類。

發展任務指：如果成功完成此項任務，你現在的情況會得到改善。例如，你搬進一套更好的住房。

維持任務指：完成這些任務可維持你現在的情況。例如你每個月繳納房租和水電費。

發展任務和維持任務有很大區別，發展任務具有如下特點：

·通常由你的目標衍生出來

·可以作爲一項挑戰

·需要多加考慮

下面是第一天的例子，請先將它們按重要任務和緊急任務的四種組合分類，再按發展任務和維持任務分類，然後把它們按重要程度排序。

對比現在的排序和在第一天的排序，兩者有什麽區別嗎？

第一天的例子

1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫生

2．星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡

3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話

4．有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試

5．明晚8 點有個電視節目，與你的工作有密切關係

6．明晚有一場演唱會

7．你在圖書館借的書明天到期

8．外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李

9．你要在星期五交計劃書之前把它複印一份

10．明天下午2 點到4 點有一個會議

11．你欠某人200 元錢--他明天也將參加那個會議

12．你明天早上從9 點到11 點要聽一場講座

13．你的上級留下一張便條，要你儘快與他見面

14．你沒有乾淨的內衣，一大堆髒衣服沒有洗

15．你想好好洗個澡

16．你負責的專案小組將在明天下午6點鍾開會，預計1小時

17．你身上只有5 塊錢，需要取錢

18．大家明天晚上聚餐

19．你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前複印一份會議記錄

20．這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好

21．你收到一個朋友的信1 個月了，沒有回信，也沒有打電話給他

22．星期天早上要作一次簡報，預計準備簡報要花費15個小時，而且只能用業餘時間

23．你邀請戀人後天晚上來你家燭光晚餐，但家裏什麽吃的也沒有

24．三個星期後，你要參加一次業務考試

相信你在瞭解任務的分類以後，對劃分任務的重要程度會更得心應手。

第四天

大家可能會希望有一種通用的時間管理方法，學會以後，無論何人何時何地，都能暢通無阻地運用。不過，可惜的是，並沒有通用的時間管理方法，就像買衣服一樣，我們得根據自己的特點選擇

合適的樣式和尺碼，有時還得量身定做，不同的人需要採用不同的時間管理方法，有時甚至得自己創造出新方法來。

有的人喜歡列出詳細的清單，把時間精確地劃分爲一小塊一小塊，嚴格地按日程表行動；有的人則相反，喜歡把握整體，形象地思考問題，抗拒“機械的”日程表，傳統的時間管理方法只會使他們感到不舒服。對於後一種人而言，他們只願把事情簡單地排序，然後設定最後期限，而不願把它們分割成小塊，填入時間表。

無論你屬於哪一種，都要找出適合你自己的方法，只有這樣，才能保證時間管理是在幫助你組織時間，而不是加重你的負擔。你可能需要結合兩種風格的管理方法，以便創造出自己的時間管理體系。在繼續這節課時，請注重考慮你的需要和偏好，按你的想法修改課程中的建議和方法。

不管你偏好使用哪種風格管理你的時間，下面這幾個習慣都會幫助你提高時間管理的效率。

1．積極積級意味著採取主動，而不是坐等別人先行動，然而消極地回應。與主動相反的是被動，被動的人習慣于對周圍的事情做出反應，這使他們耗費掉更多時間。想一想，然後寫下一些能使你採取主動的具體方法，以便能對你的時間有更多控制權。

2．通盤考慮從你想達到的目標反推出要做的事情，然後詳細計劃。寫下你的目標，然後從目標出發，逐步寫出你需要做的事情。估計每一步所需的時間，然後列出整體計劃。

3．按順序做事對任務進行分類，捨棄不需要的任務，然後把剩下的任務排序，以便優先處理緊急和重要的任務。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優先權。

因此要善於區分這20%的有價值的事情，然後根據價值大小，分配時間。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然後才考慮效率。

4．提前準備保持主動的要訣是事先計劃，例如每月制訂一份計劃表，在上面標出重要的日期和繁忙的時間，據此來安排其他的事情。

許多人討厭日程表，認爲它們奪走了自己的自由。按日程表行事的確會降低一定的靈活性，但如果認爲日程表把人變成奴隸，那就大錯特錯了。這種錯誤源于對自由的誤解。

事實上，有幾種不同的自由。如果混淆兩種類型的自由，就會出現上面所說的誤解。

首先，人們提到自由時，往往指的是選擇的自由。我們按自己的意願，做這件事，而不做那件事。反過來講，一個自由的人不會被迫做出違背意願的事情。這是一種消極的自由。

第二種更重要的自由，是實現自己、控制自己行爲的自由。它是一種積極的自由，因爲它通向人的目標。它可以表達爲“自由的意願”，這是更加高級的自由，也就是“成爲自己想要成爲的人”的自由。

不過，如果只是膚淺地理解這種自由，很可能會認爲它和第一種自由是相對的，甚至無自由可言。導致這種想法産生的原因是，現實生活中，爲了實現更美好大的目標，我們常常需要放棄當前的欲望。例如，在陽光明媚的星期天上午，你也許很想出去好好地玩一場，不去參加培訓班。從第一種意義上來說，你當然可以自由選擇是否出去玩。但是，不上課很可能會導致你考試不合格，或者學不到該學的東西。學習能使人獲得更大的自由，新知識可以使人更好的完成人生的目標。

所說的這些是爲了開闊我們的視野。我們不要把自己限制在“自由”狹窄的定義內：“自由就是想做什麽就做什麽”。而應把自由看成“完成自己設定的人生目標的能力”。如果不約束和控制自己的行爲，使之符合目標，我們就無法達到人生的目標。正是因爲如此，日程表非常重要：它使我們能有計劃地運用時間，以達到自己最終的目的，實現更高層次的自由。

要寫一份日程表，沒有固定的方式，只需遵循一些基本原則。

在開始前，找到合適的工具。你可以使用一張紙、日程計劃簿或電腦來記錄你的日程表。首先，你把一天的時間分爲幾塊，如上班的時間、吃飯的時間、睡覺的時間。然後再具體劃分每一塊時間。

寫日程表時，要現實一點。日程表是幫助你安排時間、達到目標的工具。不要把日程表寫成做不到的願望列表，那樣只會使你被自己不切實際的計劃挫敗並失去信心。

靈活地執行日程表。一般來說，只將時間的50%計劃好，其餘的50%應當屬於靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。實際執行時，事情總會發生這樣或那樣的變化，使你不得不偏離定好的計劃，如果時間表定得過於精確，反而會失去機動性和實用性。

每隔一段時間評估一次日程表。每兩個星期，重新審視一遍日程表，看它起了多大作用，是否訂得過高或過低，可以怎樣改進它。

然後，進行必要的修改。

如果你以前從未好好計劃過你的時間，從頭開始會有點困難。不過，時間管理和其他事情一樣，你做得越多，就會做得越好。關鍵是要堅持大約30 天，以養成逐日管理時間的習慣，並看到它的效果，增強信心。

你不需要實施課程中提出的每一種方法，就像在超市中購物一樣，選擇自己喜歡的就可以。你還可以按自己的需要改變、組合某些方法。

用一整天的時間觀察你自己，盡可能詳細地記錄所做的事情、起止時間、效率和自己的感受。

觀察自己使用時間的情況時，一定要找出並記住以下幾點：

1．你通常用哪些方式浪費時間

2．你在什麽情況下效率最高

3．你效率最佳的時間是什麽時候要完成某個目標，我們往往反復地計劃、實施、修訂，形成這樣的迴圈圈：

我們可以從圈中的任何一點進入迴圈。

下面是一份用於每日計劃的表格，每天在固定的時段（如睡覺前）填寫，第二天用這份表格提示自己。運用“計劃的迴圈”，堅持一個星期，提高管理時間的能力。今天要做的事

日期：____________________

必須做的事情

1．

2．

3．

4．

5．

6．

7．

8．

應該做的事情

1．

2．

3．

4．

5．

6．

7．

8．

能夠做的事情

1．

2．

3．

4．

5．

6．

7．

8．

第五天

自從第一天動手制訂過一份時間計劃後，我們已有好幾天沒進行實戰演練了。在這一節中，我們將進行具體的時間管理規劃，爲自己（而不是練習題中的人物）制訂一份完整的時間表。正如前一節所說的，不同的人適合不同的時間管理類型，因此，本節按由粗到細的順序介紹時間管理的程式，你可以選擇適合自己的細化程度。

找出第三節中繪製的樹圖，以它爲參考，開始規劃。

你也許會說，我只是想訂一個如何應付下個月考試的計劃，並不想做出關於整整一生的宏偉計劃。整體計劃就像一座大廈，各段時間的計劃則像大廈中的一間間房子，如果你對整體目標不明確，大廈的框架沒有搭好，房間的位置也無法確定。

不願思考整體計劃有兩個原因：一是一切都由別人代爲設計妥當；二是從來沒有考慮過這個問題。一旦你開始考慮，就會發現有必要從大框架開始。例如個人理財學把人生分爲幾個不同的階段：

20-30歲是由求知到收益的過渡；30-40歲是儲備時期；40-50歲應正視現實，調整財務狀況；50-60歲則應爲退休做準備；60 歲以後是幸福的晚年。然後再根據每個階段的特點制訂投資的具體策略。

進行時間管理也應如此。只不過劃分階段的標準是你的人生目標，而不用按著上面的樣子機械地劃分。

盡可能詳細地描述你當前所處的階段寫下來，以便隨時提醒自己。這個階段的目標是什麽？你需要完成哪幾件主要的事情？它們有期限嗎？期限分別是什麽時候？你現在的感受如何？等等。

明確階段目標後，進一步將其細化，對未來的一年進行規劃。

進行規劃並不意味著把未來的365 天的日程安排得滿滿當當，而是明確以下問題的答案：

我希望在這一年過去以後得到什麽？

除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？

我必須做哪些事情？

這些事情必須在什麽時候完成？

這一年中有哪幾個關鍵的任務？

我將怎樣根據這些關鍵任務分配安排時間？

預計有哪些事情會干擾今年計劃的執行？（如搬家、生小孩。）

今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最小？我準備怎樣充分利用這段時間？

今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準備怎樣應對？

對這些問題心中有數以後，你就能自如地安排這一年的時間。

下一步，我們就該爲這一年寫時間規劃了。寫的時候，請注意下面幾點：

1. 首先安排固定專案

首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事先就固定的。其他的活動必須圍繞它們進行。然後安排每天的日常活動，如睡覺和吃飯。把固定的專案安排完以後，你可以看到還剩哪些時間供你支配。注意在專案之間安排休息間隔，例如每工作50 分鐘休息10 分鐘。

2. 根據你的生物鐘安排時間

把重要的任務安排在你效率高、干擾少的時間段。把你的空餘時間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然後，把優先度高的任務分配到分值較高的時間段。例如，用大塊的時間學習新知識。

3．把較大的任務分割成易於控制的小塊

．當你面對一個巨大的任務，被它壓得喘不過氣來的時候，試著把它分成小塊，使它易於管理，然後相應地安排你的時間。這樣做有幾個好處，首先，你明確了完成整個任務的各個步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會減輕；其次，把一個任務拆分爲若干塊，可以使你的進度顯得更顯著，並能多次體會達到目標的喜悅；再次，較小的任務段易於估計時間，從而加強對完成時間的控制。

4. 充分利用零碎時間

從時間表中"剪裁"大塊大塊的時間後，剩下的邊角餘料可不能浪費。可以用它復習學過的知識、做一兩節操。一個利用小塊時間的技巧是：把你不願做的事情分成小段，然後在做其他事情的間隙每次完成一小片，不知不覺做完討厭的事情。

5. 爲每件事情設定明確的起止時間

這樣可以防止專案之間互相干擾，也可以防止你把事情拖到最後一分鐘才做。

6．留出充分的休息和娛樂時間

．在制訂時間表時，千萬不要“虐待”自己。要制訂一個切實可行的計劃，就應該爲生活中真實的你“度身訂做”，預留出你需要的休息和娛樂時間，使你保持良好的狀態和愉快的心情。否則，執行的時候會不斷打亂計劃，不但沒有節省時間，反而使其他事情也脫離預定軌道。

7．留出機動時間，不要把所有的時間都填滿

．爲突發事件預留時間。一個填得滿滿當當的計劃表是沒有“防震”性能的，稍有意外，整個計劃都會“破碎”，無法執行。訂完計劃後，按下面的標準逐條檢查，修改計劃：

1．事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？先處理重要的和緊急的事情，發展型任務優於維持型任務。是否有根本不需要做的事情列入了時間表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。

2．每天應有用於自省和修訂計劃的固定時間。如果遺漏了這一部分，請在時間表中補上。

3．對於有截止期的任務，是否有足夠的時間在時限內完成？沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間，爲它們留下充裕的時間。

4．把用於生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應保持平衡。很多時候，在時間表的各個單項中看不出來的問題，會在合計數位中顯示出來。如果某部分明顯超過或低於合理的比例，請進行調整。

下面總結了二十個節省時間的方法，請根據你的需要選用它們：

1. 對目標、任務、會議等事件分別按優先順序進行排序。

2. 從優先順序最高的事物著手。

3. 和拖延做鬥爭，如果事情重要，從現在開始做。

4. 把大的、艱難的任務細分爲小的、容易的部分。

5. 爲自己創造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。

6. 找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閒的辦公室。

7. 當你有重要的事情要處理時，學會對別人說“不”。

8. 學會委派別人做事。

9. 歸納相似的事情，把它們放在一起處理。

10. 減少例行事務：它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。抛開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優先順序很低的任務。

11. 避免完美主義。記住80/20 定律。

12. 避免作出過多許諾。對你在有限時間內能完成的工作持現實態度。

13. 不要把時間表排得滿滿的，爲自己留下一定機動時間應付突發事件。

14. 設置時間限制。例如，做某些決定時，不應超過3 分鐘。

15. 聚精會神地做手頭的事情。

16. 處理重要事情時，使用大塊的時間。

17. 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變容易。

18. 文書工作爭取只處理一次。

19. 在行動以前，徹底地思索整件工作。

20. 第一次就做好。

進行時間管理，就好像抛雞蛋，你要不停地把手中的一隻雞蛋換成另一隻，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好抛雞蛋的動作，需要耐心、毅力、練習和計劃。進行良好的時間管理，同樣需要這些品質。當雞蛋越來越多，情況越來越糟的時候你要有能力控制局面，把握好間隔和規律——這正是時間管理的內容。

工作時，要持之以恒地進行時間管理。你要參加業務會談，要趕在截止期前完成工作。時間管理的意義不僅在於幫助你達到工作上的目標，它能使你最大程度地發揮自己的作用，並在工作和個人生活之間保持平衡。

第六天

時間管理的主要內容我們已學得差不多了。在今天，我們將分小標題學習幾項有用的知識。如果說，前面的工作是搭好了房子的框架，那麽我們現在所做的就是爲它裝上漂亮的門、窗和地板，使房間變得更加宜人。

使用時間的模式

你是否瞭解自己？時間管理是幫助我們通過投資時間達到目標的技巧，因此，學習時間管理的第一步是瞭解你自己.你習慣怎樣使用時間？要回答這個問題，僅憑感覺和記憶是不夠的，必須依靠精確的記錄。因爲人們往往寬于律己嚴於律人，自己認爲在工作，在別人眼裏則完全不是。例如，有的腦功能衰退患者在求診時，自稱家中寬敞，每天可行走一萬步以上，帶上記步器進行記錄後發現，實際每天只走了幾百步。在時間管理上也一樣，自己感覺工作了若干小時，實際上，也許大部分時間在打岔、走神、吃東西，真正工作的時間只有幾十分鐘。因此，需要詳細地記錄自己的活動情況，才能客觀地瞭解自己使用時間的模式。

練習：記錄你的模式準備合適的工具，如筆、空白時間表（最好以一刻鍾或半小時爲一刻）、計時器，詳細記錄自己的活動情況，堅持一周。如果全天記錄有困難，可以分段記錄，比如今天記錄整個上午的情況，明天記錄下午和晚上的情況，後天記錄上午和中午的情況，等等，然後把它們綜合起來。

記錄中要包括以下幾點：

活動的開始時間、結束時間、地點、自我感覺效率、是否按計劃完成（或者：是否是計劃安排的事情）、中途中斷的次數、原因和長短。下面是一份記錄的空白樣表：

______年___月___日星期__

專案 地點 效率自評 計劃 中斷說明

6:30

7:00

7:30

8:00

8:30

9:00

9:30

10:00

10:30

11:00

11:30

12:00

12:30

13:00

13:30

14:00

14:30

15:00

15:30

16:00

16:30

17:00

17:30

18:00

18:30

19:00

19:30

20:00

20:30

21:00

21:30

22:00

22:30

23:00

23:30

填定說明：

專案：這段時間所做事情的說明；

地點：進行活動的地點；

效率自評：對完成效率的自我評價，可以用ABC 或123 爲標記，如果效率有較大波動，則標出來，如A-B（由高效率變爲中等效率），或1-3-2（由高效率變爲低效率再變爲中等效率）。

計劃：用百分數表示計劃的完成比例，100%表示完成這段時間應做的事情，50%表示只做完了一半，N/A 表示這件事是計劃以外的事情。

中斷說明：注明中途中斷的次數、原因、持續時間。

你的時間的主人是誰？是家人？上司？電視？手錶？你的胃？或者你的意志？

在你沒有仔細規劃自