合同评审与客户财产管理程序.doc

1.0目的:1.1明确客户的各项要求，确保客户满意，在接受订单前，审查本公司能否按客户要求之质量、交期交付产品，解决客户要求与本公司供货条件之间的不符合点。1.2通过与客户进行良好的沟通，确保对客户的要求和期望能充分了解，使所提供的产品或服务满足客户需求。1.3确保客户财产得以识别，对供使用或构成产品一部份的客户财产进行验证、保护和维护。当客户财产发生丢失、损坏或不符合我司产品要求等情况，及时向客户报告。2.0适用范围适用于本厂与客户有关的产品要求的确定、评审和沟通的过程以及客户财产的管理。定标产品严格按照定标产品交期的交货时间来执行。 3.0定义3.1定标产品：公司研发部与市场部共同确定的做得比较多的型号且性能稳定，并且结构设计或系统等没有特殊要求，无需要另外开模；3.2非标产品：对于产品结构设计要做较大更改，或系统要用到特殊型号、专门开发、对某些部件进行开模的产品；3.3客户财产：3.3.1由客户提供的构成最终产品部件/组件；3.3.2由客户提供的生产、监视和测量设备；3.3.3由客户提供的用于修理、维护或升级的产品；3.3.4由客户提供的包装材料；3.3.5规范、图纸、专利；3.3.6客户的知识产权及个人资料等。4.0职责4.1销售部（国内、国际销售部）4.1.1接收客户订单，对于非标产品需了解顾客订单需求并开出订单评审表，对订单的规范化、准确性负责。4.1.2确保客户订单或合同的各项要求（含潜在要求）、法令法规要求等能被公司理解；4.1.3负责组织对订单的评审及与顾客交流，收集顾客要求的相关信息；4.1.4客户财产的管理。4.2 品质部4.2.1负责评审产品检验能力及对产品品质全过程控制；4.2.2负责顾客投诉（关于质量）的处理。4.3 计划部4.3.1参与订单评审，对仓储、生产、交付能力进行确认。负责整个订单评审工作的跟进(常规产品在一个工作日内将订单评审表传给销售部)并填写最终交货期。4.4 采购部4.4.1负责评审订单短缺物料的采购能力及采购周期，主要指采购周期较长的物料。4.5 生技部4.5.1负责评审订单所述产品的文件资料的提供日期，生产工艺是否能对本订单产品的生产提供有效的技术支持，机器的维修、生产设备的生产能力保证生产的顺利进行。研发部： 负责评审产品性能、设计。5.0程序内容5.1客户要求的识别5.1.1销售部要保持与客户的联系，收集产品/服务的信息，识别客户对产品的各项需求。5.1.2明确客户规定的产品要求，包括产品品质及涉及可用性、交货日期、支持服务（如运输、保修、培训等）、价格等。5.1.3明确客户订单中隐含的潜在要求，包括预期或规定的用途所必需的产品要求以及习惯上隐含的潜在要求等。5.1.4明确客户没有规定，但与产品有关的义务，包括国际/区域/国家强制性标准及法律法规规定的要求。5.2订单的评审5.2.1 订单评审各部门负责人必须严格按照订单交期控制方案的周期来填写完成时间，不允许将时间随意填写。5.2.2 采购部要确保物料到料的及时性，对交期较长的物料要考虑是否能满足客户交期，如有问题要立即向计划部反馈，由计划部再次向销售部确认是否需要更换成其它物料。5.2.3 生技部确认本公司现有的技术水平与实际条件的限制,新产品的质量要求,新产品在量产时的风险及控制措施。5.2.4 计划部要确认本公司已有订单的情况，确认本公司现有的生产能力（产能）。5.2.5 订单评审后,由参加评审的各部门负责人在评审表上签具部门意见并签名,最后（或运营副总授权人员）作评审总结论。5.2.6 订单评审完成后,由销售人员根据评审结果与客户进行洽谈,协商一致后下达正式的生产任务合同指令单，计划部根据ERP系统中的生产任务合同指令单安排生产进度，并以生产任务合同指令单的形式将订单的信息传递到各部门。5.2.7 订单下发后,各部门按照评审的时间完成该部门的任务，如没按期完成要及时反馈给计划部，由计划部确认是否会影响交期达成,由计划部与销售部协商,业务人员及时将情况反馈给客户。5.2.8 业务如要对订单进行修改应由销售部组织对变更部分按原程序进行复审。5.2.9评审中如发现客户提供的信息不足或不清晰时由业务门部汇总记录并反馈给客户要求取得所需信息之后再作进一步评审。5.2.10 销售部应将订单评审表分发到相关部门并整理归档以备查对，所有订单评审文件均由销售部统一整理保管,以便查对。5.3 评审方式5.3.1 会议评审：适用于新产品的首次订单、产品涉及到特殊物料、特殊结构；重大订单或客户要求特殊的订单。5.3.2 授权评审：适用于常规（已生产过的，不需要再打样）订单。计划部可根据订单交期控制方案中的时间规定代理工程部、采购部、生产部门于一个工作日内在订单评审表上填写最终交货期复销售部。5.3.3 传递评审：适用于授权评审过的订单复销售部后,销售部对交期不满意。订单评审相关部门依本部门权限评审本部门各项工作完成时间，计划部在一个工作日内完成评审工作并填写最终交货期复销售部。 5.4订单变更5.4.1当客户对已签订合同提出修订时，业务员首先以订单变更通知单的形式通知到PMC， PMC需根据订单信息以订单变更通知单的形式通知各相关部门，各部门根据变更情况作出处理，处理情况由各部门在订单变更通知单相应栏填写，并按更改后的订单执行。5.5产品交付：5.5.1依据订单交期，销售部以出货申请单的形式知会相关部门，最后由计划部仓库填写出库单出货。5.6顾客沟通5.6.1当客户要求售后服务，销售部应根据具体情况妥善安排。5.6.2当发生客户投诉时，销售部应及时将相关信息转给品质部，由品质部主导处理客诉，按客户投诉管理流程文件执行，并依照纠正和预防措施控制程序实施。品质部处理时限为2天，业务将品质提出的最终方案反馈给客户的时限同样为2天。5.5.3市场技术部按客户满意度管理程序组织对客户满意度进行调查、汇总并将调查的结果传达相关人员，对客户不满意项目组织相关部门按纠正和预防措施控制程序进行分析及改善。5.7客户财产本公司产品为自主开发和销售，客户财产目前涉及客退品及客供料。客退品先以入库单入给仓库，然后再以返修申请表的形式通知PMC，维修好后经检验合格再填出货申请表，以正常出货流程出货发给客人。关于客供的物料，都需要先以入库单形式入库。出货时随大货一起出库。对顾客或个人的信息，公司采取措施严格保密。5.8与本程序有关的记录按记录控制程序进行归档、保管。6.0相关文件：6.1记录控制程序6.2客户投诉处理程序6.3订单交期控制方案7.0相关记录：7.1出货申请单7.2出库单7.3订单变更通知单7.4订单评审表7.5生产任务合同指令单7.6入库单7.7返修申请单7.8 订单评审表8.0流程图合同评审流程图YESNONOYES信息收集与客户沟通，识别要求合同评审合同洽谈或草签有无修改要求合同签订执行合同有无变更与顾客沟通顾客要求法律法规要求 本公司其它要求生产部销售部采购部计划部与顾客沟通达成一致产品交付YES生技部