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律师事务所律师办理非诉讼业务规则

一、总则
1、 为规范本所律师办理非诉讼业务的执业行为，提高非诉讼业务的水平，特制订本规则。
2、 非诉讼业务开展的成功与否、非诉讼业务水平的高低，体现了一个律师事务所的整体业务层面，因此，非诉讼业务将是本所未来主要拓展的业务领域。
3、 根据目前本所的业务现状及合伙人会议通过的《十年战略发展规划纲要》，非诉讼业务主要涵盖以下范围(可根据业务发展情况相应增加或修正)：
(1) 公司与商务业务；
(2) 证券、资本市场业务；
(3) 银行、金融业务；
(4) 房地产业务；
(5) 知识产权业务；
(6) 涉外业务。
4、 本规则旨在列出本所律师在办理非诉讼业务时普遍适用的原则性规定，各业务部门可根据实际情况制订本业务部门的单项实施细则(如需要)。
5、 本所管委会可根据相关法律法规以及本所实际情况的变化，每[ ]月对本规则进行修订。
二、办理非诉讼业务的基本工作规则
(一) 普遍性工作规则
6、 一份聘请或代理合同是我们向客户提供法律服务的前提，无论是一般性的日常法律顾问服务，还是某特定的专项法律服务，任何非诉讼业务，应首先以本所名义与客户签订委托代理合同或法律顾问聘请合同(合同可按照本所的标准合同格式文本或客户要求的文本签订)，并在合同中明确主要的经办律师及其职责，职责的确定要适当而准确，不应为迎合客户的需要而无限扩大。如因特殊原因无法在办理业务之前签订合同，经办律师应在事后尽快与客户补签合同。
7、 非诉讼业务的基石是各类书面文件的整理与归档，在与每一个客户或每一个项目进行初步接触时，就应当即刻为其建立专门的档案。本所应建立一整套完善、高效并易于管理的文件档案系统，按照类别分类进行管理，必要时可利用本所建立的网络和数据库系统对客户进行管理。
8、 在与客户进行初次接触后，经办律师应根据所了解或掌握的情况向客户提交一份尽可能详尽的文件清单或工作程序(这些清单和程序应根据本所的业务发展随时完善和补充)，并依据这些清单和程序向客户展开初步的尽职调查。
9、 尽职调查是我们开展下一步工作的增础，尽职调查的过程也是发现问题的过程，我们应尽可能充分掌握并分析客户各方面存在的问题，寻求解决之道。
10、 强调非诉讼业务的专业化合作与分工，我们应当成为各方面的专才，而不是全才，因此，在所内建立一套有效的沟通、交流机制也是非诉讼业务的一个重要环节，谨记在任何时候，我们是一个整体在为客户提供服务，而不仅仅是某个人。
11、 除不宜公开的事情可以采取口头沟通的方式外，坚持以可以留下记录的书面方式(如传真、信函、电子邮件等)、采用本所统一的格式文本与客户进行沟通和交流，以书面方式提交我们的看法、建议或意见。
12、 一般情况下，建议在办理非诉讼业务过程中要尽可能制作工作底稿或工作记录，并记录我们为客户提供服务的时间和内容。工作底稿即是我们工作过程的原始记录，保证在任何时候我们的工作都是扎实、严谨的，经得起事实和时间的检验。
13、 任何时候都要谨记，客户聘请我们的最终目的是为其发现问题并解决问题的，而不是一味地提出问题、制造问题，却不主动去为客户找出专业、有效的解决方案。
14、 经办律师在办理非诉讼业务过程中，应自觉履行保密义务，未经客户许可，不得向与业务无关的第三方或新闻媒体泄露有关客户或业务的秘密信息。
(二) 尽职调查
15、 在与客户初次接触或初次会谈后，应根据初步了解或掌握的情况，在第一时间内(原则上不超过三天)向客户发出一份书面的尽职调查清单，尽管这时的清单内容可能是不完整或并不具有针对性的。
16、 向客户提供的尽职调查清单中，首先应说明尽职调查的目的(根据不同的业务及要求)，以及为配合我们的尽职调查而需要客户所做的事情，要求应尽可能具体而明确，让客户充分知晓我们的行为是基于对方的利益考虑。
17、 尽职调查清单的主要内容是需要客户向我们提供为完成有关业务所需要的各类文件，一般情况下，其大类可包括(可视具体业务要求相应地删减或修改)：
(1) 公司的组织架构文件；
(2) 公司各类资产的文件；
(3) 公司的各种贷款、融资文件；
(4) 公司的重大合同、协议；
(5) 公司的经营业务，以及所涉及的政府审批或许可；
6) 公司的各种税务文件；
(7) 公司雇员的劳动文件；
(8) 公司的各类保险文件；
(9) 公司涉及的各类诉讼、仲裁或争议的文件；
(10) 其他。
18、 尽职调查清单的结尾部分应说明可能根据业务的进展随时向客户发出补充的文件清单或要求。
19、 为保证工作的安全性和隐密性，尽职调查清单的最后应特别说明未经我们许可，不得将尽职调查清单传阅于其他第三方。
20、 发出调查清单后，应主动以电话或电子邮件方式告知对方，请对方查收，必要可向对方作简单说明。直接的沟通会让客户感觉到你很重视他。
21、 通常情况下，客户能否及时向我们提供各类文件，很大程度上取决于我们工作的主动性，在给予客户一定的准备时间后，我们应记住在适当时间主动催促客户，这往往会让他会感觉到你比他们还重视项目的进展。
22、 注意在任何时候向客户承诺的工作内容和工作时限要留有余地。
(三) 工作过程
23、 在取得第一步文件或资料后，尽快将这些文件资料整理归档并进行初步审核，尽可能熟悉、掌握项目的基本情况，同时，应有针对性地收集、查阅可能需要用到的主要法律、法规和规范性文件，作为我们处理问题的法律依据。
24、 在审阅了客户提供的有关文件后，内部应拟订一个简单的工作程序或计划(不向客户提供)，可能包括：
(1) 需要客户或其他有关方面继续补充提供的文件或资料，另行以补充文件清单的形式向客户发出；
(2) 需要到客户住所、有关资产实地所进行的查验工作；
(3) 需要走访的客户当事人或其他有关人员，并需要做出哪些调查或询问；
(4) 需要去有关部门所做的调查或查询；
(5) 其他必要的调查或取证工作。
25、 在上述调查、取证过程中，应当制作工作笔录，并尽可能地取得客户或当事人对工作笔录的书面确认，如果其不愿签字确认，应予以特别说明，并注明具体日期。
26、 对于重要的和不可缺少的原始资料及有关方面的问题，应当继续书面的方式向客户或有关人员发出传真或电子邮件，要求予以答复或提供有关的支持性文件、出具有关的说明等。
27、 工作过程中应当注意为客户提供服务的经办律师和工作人员的稳定性，如有任何人员安排方面的变动，应事先与客户沟通并取得其谅解。
28、 注意对所有过程文档的收集、整理和归档，并制订必要的工作底稿，这些过程文档和工作底稿可能构成日后重要的工作依据。工作底稿的内容应大体包括(但不限于)：
(1) 承担项目的基本情况，包括委托单位名称、项目名称、制作项目的时间或期间、工作量统计；
(2) 制定的工作方案、计划及其操作程序的记录；
(3) 客户所提供的所有文件的复印件，包括但不限于客户的设立批准证书、营业执照、合同、章程、重大合同、协议及其他重要文件和会议记录的摘要或副本；
(4) 与客户及相关人员相互沟通情况的记录，对客户提供资料的审查、调查访问记录、往来函件、现场勘察记录、查阅文件清单等相关的资料及详细说明；
(5) 客户出具的书面保证或声明书的复印件；
(6) 对保留意见及疑难问题所作的说明；
(7) 其他相关的重要文件或资料。
上述资料应注明来源。
(四) 拟订调查报告或工作方案(建议)
29、 根据不同客户的需要和业务要求，着手开始准备拟提交给客户的调查报告或工作方案(建议)，注意在没有完全确认每一个问题的情况下，调查报告或工作方案(建议)应注明“第×稿”，并标注出具的日期。
30、 调查报告原则上遵照以下要求：
(1) 开始部分应当说明基于什么样的工作目的，并简要说明我们为客户进行的调查过程和我们都做了哪些主要工作；
(2) 调查报告的内容应当有针对性地，正文部分应当分门别类地列出被调查对象的各种现状(如公司架构、资产状况、合同等)，以及我们在调查过程所发现的法律问题；
(3) 根据客户需要提出我们初步的工作方案或法律建议。
31、 我们向客户所提供的工作方案或法律建议，应建立在有明确法律依据的基础上，并且有操作的可能性，不要提出毫无根据或没有操作可能的建议。
32、 在可能的情况下，尽量向客户提出一种以上的方案或建议，并对每种方案或建议的优劣进行分析和比较。我们的建议可以带有倾向性，但应给客户留有选择的机会和可能。
33、 任何情况下，不得以任何方式向客户提供可能违法或犯罪的建议。
34、 在向客户提交正式的调查报告、工作方案或法律建议之前，一定要由经办人员对书面资料通篇进行校对，不能出现明显错别字、重大错误或遗漏。
35、 向客户提供的任何调查报告、工作方案或法律建议，应当经过相关业务部门的合伙人或经办律师审核同意后方可发出，并视需要由经办人员签字或加盖事务所公章。
(五) 出具法律意见书
36、 法律意见书是律师事务所要求最严谨的法律文本，基本要求是要做到审慎、尽责。
37、 除信誉良好或与我所有长期业务合作的重要客户外，在没有收到律师费之前，不应先行出具法律意见书。
38、 法律意见书应在穷尽我们所取得的一切文件或证据后出具，在没有取得为出具法律意见书所必须的客户或其他有关方面的书面承诺、保证或证明等文件之前，不应签署法律意见书的正本，但可以将标明“第×稿”的草案提供给客户。
39、 一般情况下，法律意见书应当按照下列要求书写：
(1) 法律意见书应当说明出具法律意见书的目的，并作出必须的声明，包括但不限于：我所的执业资格、尽职调查过程、客户的保证和承诺、所依据的法律法规和其他依据、我所的保证和法律责任(如有必要)，等等；
(2) 法律意见书内容要客观，观点要明确，所用语词应简洁明晰，不得使用“可能”、“基本”、“也许”等一类含糊不清的措辞；
(3) 对于法律、法规没有明确规定而必须要发表意见的事项，可以加上“根据我们的理解”、“我们认为”等用语，必要时还可以从专业的角度，从理论上比较详细地作出分析和判断；
(4) 对已勤勉尽责仍不能对其法律性质或其合法性作出准确判断的事项，可以发表保留意见，并说明相应的理由。
40、 在向客户提交正式的法律意见书之前，一定要由经办人员对通篇进行校对，不能出现明显错别字、重大错误或遗漏。
41、 向客户提供的任何法律意见书，应当经过相关业务部门的合伙人审核同意后方可发出。
(六) 持续跟踪与沟通
42、 项目完成后，所有有关项目的法律文件、记录或资料应封卷妥善保存，保存期限至少7年。
43、 在与客户某一特定的项目完成后，还应不时地以电话、电子邮件的方式与客户保持联系，关心项目的进展及现状，并主动询问是否需要提供进一步的法律服务，与其建立、维护良好的情感交流和信息沟通。
44、 经常有选择性地将客户可能需要的一些新的法律、法规发给他们，供客户参考，主动跟踪客户新的业务动向。
45、 对于我所发生的任何变化，包括但不限于名称、地址、电话、传真、电子邮件等的变更、人员的调整或变化，应当及时以书面的方式通知客户，保证客户可以在任何时候找到我们。
三、本规则的适用与说明
46、 规则的制订是容易的，能否切实履行至关重要，本所的每位律师都有责任遵守本规则的各项条款，不得在执业或其他场合从事任何可能损害本所声誉的行为。
47、 任何律师(包括合伙人、专职律师、助理及其他辅助工作人员)，无论何时加入本所，也无论目前是否执业，均应严格依照本规则的各项要求，反省、约束、检查自己的行为。
48、 严重违反本规则规定的行为，本所管委会有权酌情认定律师执业行为不当，并给予相应惩戒或处罚，包括但不限于训诫或劝告、降职、降薪、公开检讨、劝退、要求赔偿损失等。
49、 本规则经本所管委会成员集体讨论拟订，自公布之日起生效并实施，本所管委会负责对其内容进行解释、修改、增补或撤废。
50、 依据本规则所制订的其他实施细则，以及本所现有的但未包含在本规则范围内的有关执业规定或要求，同样是本规则的有效组成部分。