文书档案归档范围.docx

文书档案归档范围、保管期限

一、院党政会议记录。（永久）
二、学院一年一次编写组织机构，人员配备一览表；大事记；组织沿革；年鉴、院史。（永久）
三、学院机构建立、撤并、更改院名、启用印章的报告、请示批复、通知等。（永久）
四、学院干部任免、党支部改选、学院领导班子调整的文件。（永久）
五、学院教职员工技术职称评审、聘任等登记表、批准书、批复、通知等。（永久）
六、学院离（退）休人员登记表、审批表、改变干部级别待遇的请示、批复（永久）
七、学院教职员工违纪处分的报告、调查材料、本人认识及上级机关的批复。（永久）
八、学院人员复查、落实政策的报告、批复、结论材料等（永久）。
九、学院教职员工辞职、退职报告和批复。（永久）
十、学院教职员工转正定级、调整工资、招工招干、教师培训进修、民办转公等登记表、审批表及有关这方面的工作计划、总结。（永久）
十一、学院各种名册。（永久）
1、职员工花名册
2、共产党员名册
3、教师任职任课情况表　
4、民主主党派人员名册
5、颁发各种荣誉证书、光荣证书名册
十二、学院各种统计报表。（年度、综合性的永久；学期的长期；季度、月度短期）
1、教职员工、班级、学生基本情况统计表
2、党团组织年报表
3、国家干部定期年报表
4、劳动工资年报表
5、工会统计表
6、档案统计表
7、其他统计报表
十三、学院政工干部、工、团及各部门拟订的工作意见、计划、规划总结、目标管理、专题调查材料（党政年度、学期的为永久；各部门的为长期）
十四、学院负责人在全院性会议外的讲话材料。（重要的永久、一般的长期）
十五、学院制定的各种组织简则、岗位责任制、规章制度、工作条例。（永久）
十六、同学录、学生通讯录、院庆活动重要材料。（永久）
十七、学院编辑的并反映院主要职能活动的出版定稿和样本。（永久）
十八、学院及部门编印的简讯、信息。（学院的长期，部分的短期）
十九、学院教代会专题材料。（会议通知、代表名单、提案处理、领导讲话、决议纪要、倡议等）。（永久）
二十、学院教职员工获得各种荣誉称号，如劳模、教坛新手、优秀班主任、为人师表、各项竞赛、比赛、科研获奖等材料（含名册、事迹、登记表、批准文件、奖状、照片等）（地、市县级机关批准的为永久、本院批准的为长期）
二十一、上级机关批准办理的本院人员的补发毕业、肄业证书、文件专业合格证书、 荣誉证书等有关材料。（长期）
二十二、学院党团员组织关系转移介绍信及存根，教职员工调动工作、大中专毕业生分配工作报到证、介绍信及存根。（长期）
二十三、学院领导代表学院在上级召开会议上的发言、经验交流材料。（永久）
二十四、学院代上级机关起草被采用的文件最初草稿和印本。（长期）
二十五、学院领导参加上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。（短期
二十六、上级机关领导来院视察、督导、检查工作所形成的题词、讲话等各种材料。（永久）
二十七、学院教职员工在报刊上发表的文章剪辑、出版书籍和获奖材料。〔长期（一份归文书档案，一份归人本人业务档案）
二十八、接待外宾等外事活动形成的文字记录。（重大的永久、一般的长期）
二十九、学院财产、图书清册、财产、物资、档案交接凭证、清册。（长期）
三十、学院与有关单位签订的各种合同、协议书等材料。（重要的长期、一般的短期）
三十一、学院教职员工伤亡、抚恤、遗属补助等有关材料。（长期）
三十二、学院教职员工生活困难补助、病产假、申请领取独生子女证、聘请代课教师等有关材料。（短期）
三十三、学院上报未批复的各项请示材料。（短期）
三十四、学院处理的重要来信、来访的有关材料。（有上级机关或学院领导重要批示和处理结果的长期，其余的短期）
三十五、上级机关的来文凡是针对本院请示的批复、通报、直接与本院有关的干部任免、奖惩等文件。（重要的长期、一般的短期）
三十六、上级教育行政机关的来文：
1、凡是学院教育工作需要较长时间贯彻执行，要作为政策依据、指导工作文件，如教育体制改革决定、教育工作条例等。（长期）
2、属学院教育工作需要在短期（15年内）贯彻执行的，有参考用价值的。了（短期）
三十七、上级教育行政机关、院办企业公司发文，院办厂需要在较长时间执行的政策性、法规性文件，下达给院办厂的生产计划等。（长期）
三十八、同级机关和非隶属机关颁发的非学院教育工作，但需要执行的法规性文件。与学院联系、协商工作的有关材料。（短期）

宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月学院教学类档案管理实施细则及归档范围、保管期限

为了加强教学档案的管理，充分发挥教学档案在教育管理，教学活动，教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家教委颁布的《普通高校档案管理办法》、《高校档案工作规范》，结合我校实际、特制定本办法。
第一条 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
第二条 教学档案由校办档案室实行集中统一管理并提供利用。校档案室对全校的教学档案工作负有检查、监督和指导的责任。
第三条 教学档案是教学管理的重要组成部分，教务处、学生处各学院等教学管理部门应加强领导，把教学档案的形成、积累、立卷归档工作纳入教学管理环节中，列入有关人员的职责范围和管理制度之内，做到在布置、检查、总结、验收工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
四条 立卷
一、归档范围
1、归档范围主要包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材等方面，（具体范围见附件）。
2、归档的重点是本校在教学工作及其管理，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。
二、立卷的原则及方法
1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。
2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机的联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组在一起。
3、在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。
4、卷内内容密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
5、卷内材料一律拆掉会生绣的金属物，根据具体情况可用不锈钢定书针或线装订或不订，对破损的文件材料应进行修补。
6、凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
7、按顺序编排页号，均应安顺序每张纸编写一个页号，页号位置在每张纸正面的右下角，（文书档案如使用新规则侧不编号）。
8、填写卷内目录及备考表，文字准确、简练、清晰。
第五条 归档
1、移交档案时交接双方当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、书写是否符合要求，凡不符合规定要求者，接受人应拒绝接收，并限期改正补交。
2、移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。
3、教学行政管理性文件，即教学综合管理文件于次年6月底前归档，其他各类材料按培养周期于次年寒假前一次性归档。

宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月

附件
宁海电大教学类档案归档范围和保管期限表
综合
序 号
类 目 名 称
保管期限
1
上级下达的有关教学工作的文件材料
长 期
2
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
永 久
3
学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结
永 久
4
教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
长 期
5
非学历教育的培训班、进修班材料
长 期
6
统计报表
永 久

招生
序 号
类 目 名 称
保管期限
1
上级有关招生工作的文件材料
长 期
2
招生计划、规定、生源计划
长 期
3
新生录取材料及新生名单
长 期
4
招生宣传、招生工作总结
短 期

学籍管理
序 号
类 目 名 称
保管期限
1
新生入学登记表
永 久
2
学生学籍卡片
永 久
3
学生成绩总册
永 久
4
在校学生名册
永 久
5
学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
长 期
6
学生奖励材料
长 期
7
学生处分材料
长 期

课堂教学与教学实践
序 号
类 目 名 称
保管期限
1
各专业教学计划、教学大纲
永 久
2
课程建设要求及安排，校历表，课表
长 期
3
各系、科、专业课程试题库
长 期
4
典型教案、重要备课记录
长 期
5
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
短 期
6
社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
短 期
毕业生
序 号
类 目 名 称
保管期限
1
毕业生成绩单
永 久
2
毕业证档案转递存根
长 期
3
毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
长 期

学院设备档案归档范围、保管期限

学院购置的价值在1000元以上设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文字材料。（长期）「自制设备形成的文字等材料参考产品档案的归档范围」
一、设备、仪器随机文件、包括维护、使用说明书、合格证、安装图、原理图、易损件图纸、保修卡、装箱单等。
二、进口设备、贵重设备的报批、报关、检验、索赔及有关合同等材料。
三、为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。
四、修理记录。
五、有关部门对设备的年检材料。

宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月会计档案归档范围、保管期限

档 案 名 称
保 管
期 限
备 注
一、会计凭证类

单位预算会计各种原始凭证
和记帐凭证
十五年

涉及外事的记帐凭证
永 久

二、会计帐簿类

日 记 帐
廿五年

总 帐
十五年

明细分类、分户或登记簿
十五年

现金出纳帐、银行存款帐
十五年

三、会计报表类

各种行政事业单位决算
永 久

单位预算会计月、季报表
五 年
所属单位报送的保管二年
四、其他类

会计移交清册
十五年

会计档案保管清册
十五年

会计档案销毁清册
廿五年

宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月
学院声像档案归档范围、保管期限

一、反映学院主要职能活动和工作成果。
二、领导人和著名人物参加与学院有关的重大公务活动。
三、组织或参加重要外事活动。
四、获奖奖品、锦旗、证书等。
五、每届毕业生合影。
六、学院建筑、地理环境、历史遗迹。
七、与其他载体有密切联系的声像。

注：声像档案的保管期限由各院自行确定。

宁波广播电视大学宁海学院综合档案室
二○○六年十二月