新华信-德龙钢铁办公室主任和副主任职位说明书.docx

职位说明书
基本情况
职位名称
办公室主任
职位编号

所属部门
公司办公室
直接上级
行政副总经理
直接下属
职位名称
副主任、司机班长、食堂管理员、外联秘书、物业部主管

职位设置目的
确保行政工作保质保量完成，有效的服务生产
工作职责和工作内容
1.负责公司办公室日常管理工作
2.负责外来接待及协调沟通工作
3.审核督办外来文件、公司文件、传真及各类公文的处理工作
4.督办公司部分决定的执行及落实情况
5.负责收集、整理各类信息并向总经理提供决策信息
6.完成后勤保障工作
7.负责大型活动与各类会议的部署、组织工作
8.组织编制本部门年月、季工作计划
9.组织编制本部门培训计划
10.组织制定本部门内部考核及薪酬工作
11.完成上级交办的其他临时性工作
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工作职权
1.考核权：对本部门直接下属及相关部门的考核
2.监督权：监督其他部门对各项制度的执行
3.审核权：办公室各项制度和流程
4.建议权：对公司其他管理方面的建议
5.奖惩权：根据考核结果对直接下属采取奖惩措施
6监控权：对办公室各项规章制度执行过程进行监督和调控，改进和提高
7提案权：办公程序、人事管理、工作分析、工作计划

办公设备
个人专用
职业西装、小件办公用品、移动电话

部门共用
固定电话、打印机、传真机、复印机、台式电脑
公司共用
交通工具
工作关系
内部工作关系
汇报
向总经理汇报办公室的各方面工作
向其他副总汇报交办的工作

督导
督导确认各科员的工作完成情况及效率情况
督导物业部负责人的工作情况
督导医务室负责人的工作情况

协调
与各处室的协调工作

外部
工作
关系
市环保局所有工作；县委、县政府及直属部门与本单位有关的所有工作；
协调与其他企业之间的工作；协调周边村的关系

基本任职资格
学历
大专以上
专业
经济管理类
年龄
不限
性别
不限
个性
外向型，有亲和力
工作
经验
有五年以上大中型企业管理经验

工作
技能
具有良好的语言、文字表达能力及组织协调能力
会使用计算机及现代办公软件

职前
培训
公司发展战略规划；公司基本概况；公司各项规章制度

其他
要求
形象好、敬业精神强

职位说明书
基本情况
职位名称
副主任
职位编号

所属部门
办公室
直接上级
主任
直接下属
职位名称
机要秘书、综合秘书、采购专员、档案专员、文秘、医务主管、图书管理员、综合楼管理员
职位设置目的
协助配合办公室主任开展各项工作
工作职责和工作内容
1. 协助处理办公室日常管理工作；
2. 协助制定和执行监督办公室制度、考核、奖惩等各项工作；
3. 督办公司部分决定的执行及落实情况；
4. 协助处理办公室日常文件、传真、来文、请示报告的处理工作；
5. 协助接待上级来客或业务往来的处理及协调、沟通工作；
6. 协助编制本部门工作计划及任务及督办执行、落实情况；
7. 协助安排公司大型活动及会议的布置工作。
8. 完成上级交办的其他工作
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工作职权
1. 建议权：公司非办公室部门的管理工作
2. 监督权：对办公室内制度的制定及执行情况的参与监督工作，
3. 审核权：参与审核办公用品计划的审批及其他申请办理工作。
4. 奖惩权：根据考核结果对直接下属采取奖惩措施
5. 考核权：对本部门直接下属及相关部门的考核
6. 提案权：办公程序、人事管理、工作分析、工作计划
7. 监控权：对办公室各项规章制度执行过程进行监督和调控，改进和提高
办公设备
个人专用
移动电话1部、职业装、小件办公用品

部门共用
固定电话1部、台式电脑1台
公司共用
传真机、打印机、复印机、交通工具
工作关系
内部工作关系
汇报
向主任汇报办公室管理各方面工作、独立完成的工作；
向公司各经理汇报处长授权或属特殊情况的内容；

督导
督导机要秘书、综合秘书日常事务的处理、控制、管理等
督导文秘保密工作及工作进程
督导采购专员计划、采购、管理工作
督导考核、培训工作过程
督导医务主管职工安全健康、卫生防疫方面的工作
督导综合楼管理员卫生、管理等方面的工作
督导档案专员做好档案的整理、借阅、卫生、保密等方面的工作
督导图书管理员对图书的收集、整理、借阅、维护等方面的工作
协调
各部门日常工作的协调配合

外部
工作
关系
周边村、乡镇：协助办公室主任处理与企业相关工作
各级政府：协调、处理与企业相关信息的整理与汇报

基本任职资格
学历
大专及以上
专业
管理类
年龄
25岁以上
性别
不限
个性
外向
工作
经验
2年以上相关工作经验

工作
技能
良好的口头和书面表达能力，沟通协调能力，组织能力，能够较熟练地运用现代化办公设施。

职前
培训
公司制度培训，企业概况培训、安全培训

其他
要求