行档案管理工作指引.docx

办 公 档 案 管 理 工 作 指 引

简 介

编 制 本 手 册 主 要 目 的 是 给 予 物 业 管 理 公 司 各 级 员 工 工 作 中 参 考 ， 尤 其 是 指 导 物 业 管 理 公 司 办 公 文 件 及 档 案 管 理 。 本 手 册 内 容 基 于 物 业 管 理 公 司 环 境 条 件 不 同 ， 故 实 际 施 行 细 节 可 允 许 作 部 分 变 动 ， 但 由 公 司 指 示 而 定 。

本 手 册 内 容 主 要 分 四 大 部 分 ：

一 . 物 业 管 理 公 司 档 案 管 理 制 度
二 . 物 业 管 理 公 司 档 案 保 管
三 . 物 业 管 理 公 司 日 常 规 范 文 本
四 . 物 业 管 理 公 司 发 函 及 通 告 规 定

物 业 管 理 公 司 档 案 管 理 制 度

一、 物 业 管 理 公 司 档 案 管 理 规 定 ：

1. 公 司 各 物 业 项 目 的 档 案 资 料 规 定 由 物 业 管 理 公 司 主 管 (包 括 代 理 主 管 )负 责 监 督 保 管 ， 由 文 员 专 职 文 件 存 档 、 注 记 工 作 。

2. 有 关 物 业 管 理 公 司 验 收 档 案 、 图 则 、 业 主 及 住 户 资 料 、 管 理 制 度 、 合 约 及 附 件 设 备 设 施 档 案 及 保 养 制 度 、 财 务 报 告 、 员 工 人 事 资 料 等 档 案 要 求 集 中 存 档 ， 文 件 柜 要 求 上 锁 ， 未 经 主 管 许 可 ， 他 人 不 得 动 用 。

3. 物 业 管 理 公 司 档 案 资 料 必 须 按 公 司 规 定 要 求 存 档 ， 做 到 图 有 袋 、 文 有 夹 ， 报 告 类 文 件 编 目 录 索 引 ， 档 案 类 文 件 有 存 档 文 件 清 单 及 编 号 目 录 。

4. 物 业 管 理 公 司档 案 目 录 及 存 档 文 件 清 单 每 季 度 上 报 公 司 备 案 。

5. 物 业 管 理 公 司 档 案 在 历 任 主 管 调 职 、 离 任 时 应 向 公 司 或 接 任 者 办 理 移 交 手 续 ， 经 确 认后 方 可 离 任 。

6. 物 业 管 理 公 司 档 案 日 常 需 经 常 使 用 部 分 应 复 印 备 份 ， 原 件 存 放 在 档 案 中 不 得 随 意 使 用 。

7. 因 工 作 需 要 借 阅 、 复 印 专 管 部 分 档 案 资 料 的 ， 需 经 主 管 书 面 确 认 ，如 有 违 反 的 作 泄 密 处 理 。

8. 公 司 将 定 期 巡 查 上 述 规 定 所 提 及 之 要 求 落 实 情 况 ， 对 不 符 合 要 求 的 保 管 责 任 人 将 作 适 当 处 分 。

9. 公司档 案 资 料 因 保 管 不 当 而 导 致 遗 失 、 泄 密 的 ， 对 公 司 管 理 有 重 大 影 响 及 损 害 公 司 利 益 的 ， 公 司 将 视 情 节 轻 重 追 究 当 事 人 责 任 ， 并 保 留 追 究 其 法 律 责 任 的 权 利 。

二 . 物 业 管 理 公 司 管 理 保 密 规 定 ：

1. 在 工 作 范 围 获 有 关 的 公 司 内 部 资 料 ， 业 主 、 用 户 单 元 和 物 业 管 理 处 员 工 个 人 资 料 及 其 内 所 载 有 的 通 讯 地 址 、 联 系 电 话 、 购 /租 合 约 及 金 额 、 特 别 条 款 、 公 司 及 公 司 内 部 情 况 、 业 主 及 用 户 个 人 情 况 等 均 属 工 作 保 密 范围 。

2. 业 主 、用 户 及 员 工 资 料 统 一 存 放 在 办 公 室 文 件 柜 中， 由 专 人 负 责 注 记 及 存 档 等 工 作 ， 由 公 司 主 管 每 周 审 核 ， 其 他 工 作 人 员 未 经 许 可 禁 止 查 阅 。

3. 公 司 物 业 管 理 处 文 件 柜 备 用 钥 匙 由 主 管 保 管 ， 主 管 及 秘 书 因 需 告 假 时 ，经 指 定 的 授 权 人 士 ， 方 可 代 为 执 行 以 上 事 务 。

4. 因 工 作 所 需 而 放 置 于 办 公 室 、 监 控 中 心 、 大 堂 接 待 处 的 业 主 及 业 户 联 系 电 话 、 员 工 个 人 联 系 电 话 、 地 址 等 ， 必 须 隐 蔽 放 置 ， 不 得 张 贴 于 显 眼 处 ， 不 得 外 泄 。

5. 公 司 制 定 的 各 类 规 章 制 度 及 工 作 指 引 ，由 公司统 一 保 管， 高 级 管 理 员 以 上 级 别 人 员 可 借 阅 ( 须 办 理 借 阅 手 续 )，每 次 限 时 一 周 。实 行 借 阅 目 的 为 指 引 员 工 工 作 及 员 工 培 训 ， 严 禁 任 何 形 式 的 抄 袭 及 复 印 。

6. 发 布 的 各 类 通 知 通 告 ， 应 限 定 时 效 ， 过 时 收 回 。

7. 员 工 应 具 有 维 护 他 人 阴 私 权 利 的 法 律 意 识 ， 主 动 为 公 司 及 业 户 保 守 秘 密 ， 对 于 任 何 人 士 不 正 常 的 打 探 行 为 ， 应 坚 决 拒 绝 并 向 公 司 报 告 。

8. 员 工 因 执 行 保 密 规 定 不 当 ， 致 使 公 司 、 业 主 、 业 户 或 管 理 员 工 利 益 受 不 良 侵 害 的，公 司 将 按 员 工 守 则 有 关 规 定 从 重 处 罚， 并 由 当 事 人 个 人 承 担 导 致 的 全 部 法 律 责 任 。
物 业 管 理 公 司 档 案 管 理

一 公 司 档 案 资 料：

1、 公 司 验 收 档 案 ：
1) 大 楼 土 建 、 设 备 安 装 竣 工 资 料 (图 纸 、 设 备 资 料 ) ；
2) 大 楼 设 施 设 备 之 质 检 、 消 防 、 劳 动 局 、 技术质量监督局、公 安 及 音 像 管 理 等 部 门 验 收 合 格 文 件 ；
3) 大 楼 机 电 设 备 保 养 合 约 ；
4) 大 楼 公 共 区 域 设 施 设 备 验 收 记 录 (管 理 公 司) ；
5) 大 楼 公 共 区 域 设 施 设 备 移 交 记 录 (发 展 商 、 承 包 商 与 管 理 公 司 ) ；
6) 单 元 验 收 及 移 交 记 录 (承 包 商 、 业 主 与 管 理 公 司 ) ；

2、 公 司二 次 装 修 档 案：
1) 用 户 单 元 二 次 装 修 图 则 及 审 批 手 续 ；
2) 二 次 装 修 期 间 管 理 处 监 督 检 查 资 料 ；

3、 业 户 资 料 ：
1) 大 楼 入 伙 情 况 记 录 ；
2) 大 楼 业 主 ( 租 户 )情 况 登 记 (包 括 名 称 、 单 元 号 、 联 系 人 、 建 筑 面 积 、 交 接 单 、 入 伙 时 间 或 租 用 期 限 等 ) ；

4、 公 司 管 理 文 本 汇 编 ：
1) 管 理 合 同 、 管 理 公 约 、 用 户 手 册 等 统 一 装 订 成 册 ；
2) 公 司 各 类 管 理 规 章 制 度 及 装 修 规 定 等 ；
3) 公 司 各 项 管 理 分 包 合 约 ；

5、 公 司 设 备 维 修 保 养 类 ：
1) 各 类 设 施 设 备 要 有 专 门 的 维 修 保 养 制 度 及 应 急 措 施 ；
2) 各 类 设 施 设 备 有 独 立 的 维 修 档 案 ，及 日 常 巡 检 维 修 记 录；
3) 主 要 部 位 如 变 配 电 间 、 监 控 中 心 、 电 梯 机 房 等 应 有 工 作 日 记 、 交 接 班 记 录 、 巡 视 记 录 及 人 员 进 出 记 录 ；
4) 物 业 管 理 处 有 用 户 维 修 报 修 单 ， 维 修 后 应 有 回 访 记 录 ；

6、 公 司 设 施 设 备 检 测 类 ：

1) 变 配 电 间 要 有 供 电 部 门 定 期 电 气 测 试 报 告 记 录 ；
2) 电 梯 要 有 技 术 质 量 测 检 局 合 格 证 书 及 年 检 报 告 ；
3) 生 活 水 箱 要 定 期 清 洗 消 毒 并 存 记 录 ， 清 洗 后 要 有 卫 生 部 门 水 质 检 测 报 告 ， 清 洗 工 作 应 有 有 效 体 检 证 明 ；
4) 避 雷 系 统 应 有 定 期 检 测 报 告 ；
5) 应 有 定 期 沉 降 检 测 报 告 ；
6) 消 防 泵 、 管 道 应 有 定 期 试 机 及 换 水 记 录 ， 烟 感 及 温 感 探 头 应 有 定 期 测 试 工 作 记 录 ；
7) 其 它 设 施 设 备 检 测 记 录 资 料 ；

7、 公 司 下 属 物 业 管 理 处 运 作 类 ：

1) 公 司 物 业 管 理 处 正 式 文 件 应 用 电 脑 打 印 操 作 ， 并 有 规 定 的 电 脑 档 号 及 存 档 目 录 记 录 ；
2) 公 司 管 理 费 收 缴 情 况 ；
3) 公 司 管 理 费 财 务 报 告 ；
4) 公 司 物 业 管 理 处 运 作 报 告 ；
公 司 物 业 管 理 处 会 议 记 录 (包 括 内 部 会 议 及 与 发 展 商 或 业 主 委 员 会 的 会 议)
* 公 司 物 业 管 理 处 值 班 记 录
* 保 安 值 班 记 录
* 设 备 值 班 与 巡 检 记 录
* 管 理 工 作 计 划 与 报 告
* 工 程 设 备 管 理 计 划 与 报 告
* 公 司 物 业 管 理 处 往 来 信 函
* 用 户 报 修 与 投 诉 处 理 记 录
* 承 包 商 维 修 或 保 养 工 作 情 况 记 录

二 . 物 业 管 理 公 司 档 案 存 档 要 求

资 料 内 容
文 档 名 称
存 档 要 求
目 录 索 引
1. 土建设备安装竣工资 料
《 物业管理公司竣工图则资料 》
图纸档案盒(蓝色)数量：按类建立
每张图纸名称索引
2. 大楼设施设备质检、 消防等部门验收文件

《 物业管理公司审验文件 》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
按设施设备单项设索引
3. 机电设备保养合约

《 物业管理公司设备保养合约》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
按设施设备单项设索引
4. 公共区域设备设备验收记录
《 物业管理公司公共区域验收记录》
图纸档案盒数量：按量而定
按区域、设备名称设索引
5.公共区域设备移交记录
《 物业管理公司公共区域移交记录》
图纸档案盒数量：按量而定
按区域、设备名称设索引
6.单元验收及移交记录

《 物业管理公司单元验收移交记录》
图纸档案盒数量：按量而定
按单元设目录索引
7.用户单元二次装修图 则及审批手续
《 物业管理公司二次装修审批记录 》
图纸档案盒数量：按量而定
按单元设目录索引
8.二次装修监督检查资料

《 物业管理公司二次装修监督记录》
图纸档案盒数量：按量而定
按单元设目录索引
9.入伙情况记录

《 物业管理公司入伙情况记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
按月作报表不作索引
10.大楼业主、住户及租 户情况记录
《 物业管理公司业主、用户情况记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
按顺序存档不作索引
11.管理合约、用户手册 汇编
《 物业管理公司管理文本汇编》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
按文本分类索引
12.管理规章制度及装修 规定
《 物业管理公司规章制 度汇编》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
按文本分类索引
13.管理分包合约

《 物业管理公司管理分包合约》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
同上
14.设施设备维修保养制 度及应急措施
《 物业管理公司维修保养制度》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
同上

15.设施设备维修档案

《 物业管理公司设备维修档案》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
同上
资 料 内 容
文 档 名 称
存 档 要 求
目 录 索 引
16.设施设备检测记录

《 物业管理公司设备检测记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
同上
17.管理财务报告

《 物业管理公司财务报告》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
按月报告存放不作索引
18.管理费收缴情况记录

《 物业管理公司管理费 收缴记录》
易事A4文件夹(黑色3寸)数量：集中一本
同上
19.管理报告

《 物业管理公司管理报告》
易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本
同上