高校跨部门沟通与协作.pptx

游戏的感悟与启示归因归因（1）不同人有不同思维方式；（2）每个人社会背景不同；（3）每个人文化背景也不同；（4）每个人观念不一样；（5）每个人习惯不同。启示启示A 与人沟通或交往时，如果能换位思考问题，能站到对方立场上想问题，则你很容易和对方达成共识；B 如果双方的感受能使彼此感同身受的话，则沟通是成功的；C 当一件事不能用语言完全表达出来的话，让事实说话吧；D最重要的启示，一个完美的团队，其灵魂应该是所有成员彼此产生的“默契”感。而默契应该是长期通力合作培养出来的。目目 录录A 沟通是人与人之间的接触。余世维为了一定目的，将信息、思想与情感在个人或群体之间进行传递与交流的过程。周三多沟通就是同步。每个人都有他独特之处。与人交际则要求他与别人一致。卡内基_1.沟通是一种能力沟通是一种能力，不是一种本能。本能天生就会，能力却需学习才会具备。（中国孩子会说话与不会说话）2.沟通是一个过程3.沟通是一种文化中医说：痛则不通，通则不痛。因此，沟通也是一种文化。沟通是心与心的交流，情与情的融合，思与思的汇聚，力与力的集中。有效沟通，让心与心贴近，不再遥远；让心与心交融，不再隔阂；让心与心碰撞，不再漂流；让心与心相通，不再冷漠，可谓是“自由沟通，精彩无限”，这也许就是沟通的“魔力”吧！4.4.什么是跨部门沟通什么是跨部门沟通指在同一组织内不同的部门与部门之间的沟通。传递信息案例：日本人从不让其信息断裂。日本主管移交工作时有至少一个礼拜的交接时间和留下备忘录；老职员会像母鸡带小鸡那样，不会丢下新职员不管，其工作与业务关系都会延续下去；日本商人对其所在国家的情报十分感兴趣。建议：强化你的信息，不可断裂信息，一断裂就什么都从头来过，而学校在人才上面的投资就会变成白投资。交流情感案例1：安利成功的业务员与失败的业务员一起交流。案例2：黑手党家族的团结与其三大戒律，一是不能休妻，二是不能透露身份，三是女人与孩子不杀。建议：主管应该跟成员之间表达一种情感，把组织变成一个家。寻求共识建议：走动管理：如果你是个主管，不要总坐在电脑旁边，最好出去看看手下，串联各个员工，否则就会不知道对方都在做些什么，因而互相间就失去激励。案例：艾森豪威尔与挖壕沟的士兵案例：苏州吴宫喜来登酒店的总经理荷恩天，经常用手势指挥手下人做事。建议：沟通最简单的就是人与人接触，所以小心注意你的手上，是否按照你的要求去做，只有上上下下地盯，不断地看，不断地讲，不断地指，他才会知道你要让他干什么。增进绩效 跨部门沟通本质上是一种地位相同、职能不同的部门之间的沟通B常见的跨部门沟通问题常见的跨部门沟通问题大家都是平级，如何沟通？如果问题反复发生怎么办？我怎么说，他也不明白，怎么办？我们是高校，如何做好跨部门沟通？其他部门领导沟通时态度傲慢，怎么办？一个人要与多个领导沟通，感到力不从心，怎么办？中层管理者流动量大，如何保障跨部门沟通顺畅？我们已经有了很深的积怨，以后如何更好的跨部门沟通？跨部门沟通与协调中通常需要解决哪些问题？跨部门沟通与协调中通常需要解决哪些问题？项目 内 容备注1存在部门职能的模糊地带2不容忽视的“部门墙”3客观存在的个体差异 4跨部门协作困难5沟通的能力与技巧认知偏见或认知曲解认知偏见或认知曲解人的眼球工右移动比较快，上下移动比较慢，从相对速度的物理理论上讲，人看竖的东西比较长，看横的东西比较窄。开放的空间要比封闭的空间看起来要开阔。辐射密度大，空间就狭窄，图形中两边松散，中间密集，所以眼睛会告诉你中间的空间比较大，结果你看中间就宽了，两边就窄了。认知偏差是指人们根据一定表现的现象或虚假的信息而对他人作出判断，从而出现判断失误或判断本身与判断对象的真实情况不相符合。职能交叉四不管四不管地带地带职能交叉职能交叉利益矛盾个性差异C围绕一个重点：用学校战略凝聚共识围绕一个重点：用学校战略凝聚共识10%10%5%5%25%25%战略目标战略目标部门目标部门目标个人目标个人目标项目目标项目目标善用两条管道：正式与非正式管道搭建跨部门沟通的桥梁搭建跨部门沟通的桥梁表单接口人特别通道申诉通道沟通面对面定期的会议内网联谊监督者 小轮岗通讯设备学校文化活动我发现：我发现：比较好的自下而上的沟通机制和渠道 思考：思考：我们应该建立什么样的沟通渠道。梳理模糊地带梳理模糊地带部部门门职职能能职能要项职能要项职能描述职能描述模糊部分重点说明模糊部分重点说明示例：示例：人力与非人 分享：分享：两个人都管，集体免责 分享：分享：三不管地带开好跨部门高效会议开好跨部门高效会议今年是学校的管理创新年，学校相关领导召开主题研讨会议，请各相关人员发言：教务处副处长 我觉得非常好，赞同学校管理创新的决策。（主持人问到具体措施，表示要回去请示处长）-科研处长 表示创新要首先创新思维与机制-财务处长 人比较直率，没等科研处长说完，即坦言我们处也有开展过相关的研讨，介绍财务处的具体做法；后勤处长 听后，提出了3个问题（主要是疑问），表示创新方向是对的，但如何创新，怎么创新要有具体的计划-人事处长 把目光投向相关领导，看到眉头紧锁-问题：这次学校跨部门沟通会议问题在哪里，应该怎样开？会议是跨部门沟通与协调的基本路径。然而，许多学校的会议却要么成为表功会，或者成了批斗会，还有成了胡扯会。却很少成为解决问题的会。大家为什么喜欢开会？原来开会是一种瘾，不开难过，体现了一种权威和表现欲，是一种非常兴奋和自我满足的感觉。开会的通病：没有明确目标与程序/没有准备，主管失控/盲从或淡然/无人负责也无人追踪/太多人参加如何改进跨部门会议？必须参加与随意参加两种。主席导言观察员（必须）（随意）谁参加？会议增效的关键七步“主席”、“导言人”与“观察员”共同主持“主席”为校办主任，“导言人”为教务处处长，“观察员”为副校长或校长主席的桌子要故意坐高一点，底下有垫脚，意思是主席是维持秩序的人。“观察员”大部分时间都在沉默，发生问题大家争执不下才讲话。只有这样，校长可以：不用那么劳碌，可以训练下属讲话，明确谁为谁工作。谁主持？Placeholder-presentation title|6 April,2006 Page 36 of 12 谁控制？“主席”控制秩序，“导言人”控制时间，“观察员”控制全场 谁先发言？“由下而上”和“由外而内”可以鼓励意见 谁负责与谁跟踪？这两件事散会前如果没有答案，就是“召集人”的事。没有负责和跟踪的人，没有解决的方法，门都不准打开。否则这种会这个月不准开第二次。谁在浪费时间？资料应在开会前发给各人阅读，一进到会场是直接讨论或表决。谁结论？没有更好的方法，就用“主持人”的方法（导言人主席观察员）讲一大堆废话，乱七八糟发言，主席不晓得在干什么，没有人控制时间均是浪费时间的表现。余世维关于沟通三原则提升四种能力如何说？说话=编码 技巧：（店员主动致歉说没有该产品；小孩考试不合格，但却巧妙地向母亲说还有26人比他差）态度：态度其实是沟通的一种筹码，如果你很强大，你的态度一定很强硬；如果你力量不强，或证据不足，你的态度就会立刻软化。知识：把东西讲给别人听的时候，要考虑对方对这个东西理不理解，具不具备这方面的知识。社会文化背景：要多注意其他地方的风土人情。如中国人的酒文化与其他国家的不同Placeholder-presentation title|6 April,2006 Page 45 of 12说话习惯自测如何听？听话=解码如何做？恰如其分、恰到好处如何做？恰如其分、恰到好处关系关系年龄年龄兴趣兴趣性格性格脾气脾气性别性别爱好爱好多栽花，少栽刺，做好和事老多栽花，少栽刺，做好和事老1、了解情况2、厘清异议3、提出建议4、亮出证据5、解决问题以退为进以退为进以退为进以退为进以守为攻以守为攻以守为攻以守为攻实战问题：如何与其他部门的领导沟通？实战问题：如何与其他部门的领导沟通？搜集信息先说结果考虑成本呈现简单注重时效分忧解难出选择题指出关键点约定回复时间口头+书面沟通综合案例：与难沟通的人如何沟通综合案例：与难沟通的人如何沟通李校长是一位专家，近来对学校管理产生的浓厚的兴趣。在与李校长沟通时总是要么发信息不回，发邮件也不回，要么一直在开会，没有时间沟通。好不容易与李校长面对面沟通，他的思维又非常跳跃，经常接听电话，且又非常坚持他的观点，让你无法表达你要与他沟通的内容。在会议中他要么不发言，要么一言堂，讨论时经常发火，会议不欢而散；在重要文件签定后，有时过几天他又改变，提出新的想法。请问你应该如何与李校长沟通。每两人共分一张A4白纸（每人半张）将半张纸撕成一样大小四条 将每一条放在另一条中间的部分。找一个人说明下列的排法 （手不能动，不能比划，但学员可以问）课堂练习课堂练习 据说美国华盛顿广场有名的杰弗逊纪念大厦，因年深日久，墙面出现裂纹。为能保护好这幢大厦，有关专家进行了专门研讨。最初大家认为损害建筑物表面的元凶是侵蚀的酸雨。专家们进一步研究，却发现对墙体侵蚀最直接的原因，是每天冲洗墙壁所含的清洁剂对建筑物有酸蚀作用。而每天为什么要冲洗墙壁呢？是因为墙壁上每天都有大量的鸟粪。为什么会有那么多鸟粪呢？因为大厦周围聚集了很多燕子。为什么会有那么多燕子呢？因为墙上有很多燕子爱吃的蜘蛛。为什么会有那么多蜘蛛呢？因为大厦四周有蜘蛛喜欢吃的飞虫。为什么有这么多飞虫？因为飞虫在这里繁殖特别快。而飞虫在这里繁殖特别快的原因，是这里的尘埃最适宜飞虫繁殖。为什么这里最适宜飞虫繁殖？因为开着的窗阳光充足，大量飞虫聚集在此，超常繁殖由此发现解决的办法很简单，只要关上整幢大厦的窗帘。此前专家们设计的一套套复杂而又详尽的维护方案也就成了一纸空文。一、专家们此前的无效设计是什么原因造成的？杰斐逊大厦如何维修？效果测试 “小姐！你过来！你过来！”顾客高声喊，指着面前的杯子，满脸寒霜地说：“看看！你们的牛奶是坏的，把我一杯红茶都糟蹋了！”真对不起！服务小姐陪不是地笑道：我立刻给您换一杯。新红茶很快就准备好了，碟边跟前一杯一样，放着新鲜的柠檬和牛乳。小姐轻轻放在顾客面前，又轻声地说：我是不是是能建议您，如果放柠檬，就不要加牛奶，因为有时候柠檬酸会造成牛奶结块。顾客的脸，一下子红了，匆匆喝完茶，走出去。有人笑问服务小姐：明明是他土，你为什么不直说呢？他那么粗鲁地叫你，你为什么不还以一点颜色？正因为他粗鲁，所以要用婉转的方法对待：正因为道理一说就明白，所以用不着大声！小姐说：理不直的人，常用气壮来压人。理直的人，要用气和来交朋友！每个人都点头笑了，对这餐馆增加了许多好感。往后的日子，他们每次见到这位服务小姐，都想起她理直气和的理论，也用他们的眼睛，证明这小姐的话有多么正确。他们常看到，那位曾经粗鲁的客人，和颜悦色，轻声细气地与服务小姐 寒喧。二、那位粗鲁的顾客与他人构成沟通障碍的原因是什么？而服务小姐为什么最终能讨得客人欢心呢？粗鲁的顾客 麦当劳快外店创始人雷克罗克，是美国社会最有影响的十大企业家之一。他不喜欢整天坐在办公室里，大部分工作时间都用在走动管理上，即到所有各公司、部门走走、看看、听听、问问。麦当劳公司曾有一段时间面临严重亏损的危机，克罗克发现其中一个重要原因是公司各职能部门的经理有严重的官僚主义，习惯躺在舒适的椅背上指手划脚，把许多宝贵时间耗费在抽烟和闲聊上。于是克罗克想出一个奇招，将所有的经理的椅子靠背锯掉，并立即照办。开始很多人骂克罗克是个疯子，但后来不久大家就体会到了他的一番苦心。他们纷纷走出办公室，深入基层，开展走动管理。及时了解情况，现场解决问题，终于使公司扭亏转盈。人都是有惰性的，尤其是在安逸舒适的环境下，肯定会更沉迷其中。比如说，如果在炎炎烈日与融融空调下，肯定大多数人会选择后者。整天呆在办公室，不到外界走动，世界发生了天翻覆地的变化都不知道，如何能把企业经营好？三、雷克罗克的走动管理实现了哪些沟通目的？麦当劳老总的管理秘诀你的地扫得真干净Placeholder-presentation title|6 April,2006 Page 61 of 12 韩国某大型公司的一个清洁工，本来是一个最被人忽视，最被人看不起的角色，但就是这样一个人，却在一天晚上公司保险箱被窃时，与小偷进行了殊死搏斗。事后，有人为他请功并问他的动机时，答案却出人意料。他说：当公司的总经理从他身旁经过时，总会不时地赞美他“你扫的地真干净”。你看，就这么一句简简单单的话，就使这个员工受到了感动，并以身相许。四、韩国公司总经理这种沟通成功之处在哪里？短四寸的裤子 阿东明天就要参加小学毕业典礼了，怎么也得精神点把这一美好时光留在记忆之中，于是他高高兴兴上街买了条裤子，可惜裤子长了两寸。吃晚饭的时候，趁奶奶、妈妈和嫂子都在场，阿东把裤子长两寸的问题说了一下，饭桌上大家都没有反应。饭后大家都去忙自己的事情，这件事情就没有再被提起。妈妈睡得比较晚，临睡前想起儿子明天要穿的裤子还长两寸，于是就悄悄地一个人把裤子剪好叠好放回原处。半夜里，狂风大作，窗户“哐”的一声关上把嫂子惊醒，猛然醒悟到小叔子裤子长两寸，自己辈分最小，怎么得也是自己去做了，于是披衣起床将裤子处理好才又安然入睡。老奶奶觉轻，每天一大早醒来给小孙子做早饭上学，趁水未开的时候也想起孙子的裤子长两寸，马上快刀斩乱麻。最后阿东只好穿着短四寸的裤子去参加毕业典礼了。五、是什么原因造成阿东家人的失误？应该如何做才能避免这事不发生？会议成本该如何计算？会议成本该如何计算？会议成本分为直接会议成本、无形会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。会议无形成本计算公式：会议成本=每小时平均工资的3倍2开会人数会议时间（小时）六、在改善会议环境，和节约会议成本上，余博士提供了哪几条建议？效率损失的3种情况：因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产直接会议成本：直接会议成本：会场设施租用费、场地租赁费、差旅费、食宿费、文件准备费