1、
所办副主任岗位说明书
岗位名称
所办副主任
岗位编号
710-1-02-02
所在部门
所办公室
岗位定员
1
直接上级
所办主任
工资等级
直接下级
行政及外事秘书、保密秘书、机要文书、小车司机、法律顾问
薪酬类型
所辖人员
7人
岗位分析日期
本职： 协助主任做好部门管理工作，并负责计划管理、公文、行政业务处理
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述： 拟定、起草所各种文件、报告，起草所领导讲话发言稿
工作时间百分比：15%
工作
任务
负责起草所长年度管理目标、所长工作报告和年度工作总结
频次：2次/年
2、草拟所属各单位年度工作目标责任书
频次：1次/年
起草全所季度工作要点、季度工作完成情况报告
频次：1次/季度
起草所领导讲话发言稿
频次：
参与本所对外综合宣传材料的编写制作
频次：
职
责
二
职责表述：计划管理
工作时间百分比：20%
工作
任务
负责机关各部门月度工作计划与小结工作的管理
频次：1次/月
起草所办公室月度工作计划
频次：1次/月
职
责
三
职责表述：协助主任做好部门内部管理工作，同时给所领导提供参谋决策
工作时间百分比：5%
工作
任务
协助主任做好部门内部工作的督促检查以及其他内部管理工作
频次：
协同主任给所
3、领导提供参谋决策
频次：
职
责
四
职责表述：行政事务管理
工作时间百分比：35%
工作
任务
协助主任对所内外政务信息进行收集整理、分析，提出对策建议，编报政务信息
频次： 1次/周
协助主任对具体行政业务工作进行处理，协调机关相关部门的工作
频次： 2-3次/周
负责全所公文管理，对全所公文的管理工作进行指导，提出所内公文处理程序的设计和改革方案，承担所公文管理知识的培训
频次：
对拟发公文的格式、内容、文字等行文规则进行审查会签
频次： 1-2次/天
各类函、电的处理
频次：10次/天
协助主任开展公共关系及有关礼仪活动
频次：
职
责
4、
五
职责表述：其他日常工作
工作时间百分比：25%
工作
任务
印信管理工作
频次： 日常
各类会务及接待工作
频次： 1-2次/周
所领导及办公室办公设备的配置和日常维护管理
频次：2-3次/月
所领导差旅费的借款和报销，办公用品的采购和领取
频次：2-3次/天
所领导临时需要的材料的收集、整理和制作，包含文字材料的起草
频次：1-2次/周
代表合同甲方对物业中心的有关事务进行处理
频次：1-2次/周
职
责
六
职责表述：完成领导交办的其他事项
权力：
权限一：对所综合管理工作和所办内部业务工作的建议权
权限二：对负责的部门内部业务工作的监
5、督指导权，包括工作方案、计划、实施方式的审定和资源的配置
权限三：对所里布置的相关工作进展情况的监督检查权
权限四：对所里布置的相关工作实施过程中所发现问题的命令整改权
工作协作关系：
内部协调关系
所办主任、保密秘书、行政兼外事秘书、小车司机，机关各部门，基层单位
外部协调关系
本系统、政府对口业务管理部门，集团内部各单位办公室，市内有关会务、接待定点单位
所需记录文档：
所长年度管理目标、所长工作报告、年度工作总结，季度工作要点，七XX所文件，通知、简报、报告、信函
任职资格：
教育水平
大专
专业
行政管理、文秘以及其它综合性学科
经验
2-3年相关管理工作经历
知识
行政管理、文秘的专业知识，经济和商业管理的基础知识，机械、电子方面的一般知识
技能技巧
办公软件、图文处理、管理技能、网络知识、英语应用和写作技能
培训经历
管理知识、公文处理和写作、公共关系、人际关系等方面的培训以及行政管理、保密、知识产权、刑事和民事等方面法律法规的培训
工作条件及其它
使用工具设备
计算机、打印机、扫描仪、电话（含移动电话）、传真机、小汽车、计算器、档案柜、通用和专用软件（需另配置的数码相机、数字录音笔、投影仪、专用电脑）
工作环境
一般工作环境
工作时间特征
经常加班，每周平均加班8小时
备注：
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