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1、 北京金福地物业财务部工作手册 二零零八年八月 质量体系文件目录 序号 文件编号 文 件 名 称 文件性质 01 FD-CW-001 备用金管理制度 02 FD-CW-002 代收备用金管理制度 03 FD-CW-003 财务报表作业 04 FD-CW-004 催缴作业 05 FD-CW-005 发票收据管理制度 06 FD-CW-006 资产管理制度 07 FD-CW-007 收款作业流程 08 FD-CW-008 请款及付款管理制度 09 FD-CW-
2、009 工程物品采购制度 10 FD-CW-010 押金申请申退作业流程 11 FD-CW-011 预算作业 12 FD-CW-012 紧急采购作业 13 FD-CW-013 交通费使用标准 14 FD-CW-014 招待费使用标准 15 FD-CW-015 职务代理人作业 16 FD-CW-016 工程物品采购流程 17 FD-CW-017 工程物品验收制度 18 FD-CW-018 请采购流程 质量记录表格目录 序号 表格编号 名 称 备 注
3、1 FD-H-001 备用金申请表 2 FD-H-002 备用金保管收据 3 FD-H-003 备用金报销单 4 FD-H-004 个人备用金报销明细表 5 FD-H-005 备用金报销明细表 6 FD-H-006 代收备用金申请单 7 FD-H-007 代收备用金报销明细表 8 FD-H-008 代收备用金保管收据 9 FD-H-009 资产负债表 10 FD-H-010 损益表 11 FD-H-011 预算对比表 12 FD-H-012 收支表 13 FD-H-013 固定资产明细表 14 FD-H-014
4、 应收账款明细表 15 FD-H-015 应付账款明细表 16 FD-H-016 预收账款明细表 17 FD-H-017 其他应收款明细表 18 FD-H-018 其他应付款明细表 19 FD-H-019 预提费用明细表 20 FD-H-020 待摊费用明细表 21 FD-H-021 低值易耗品明细表 22 FD-H-022 管理费收款明细表 23 FD-H-023 应交税金明细表 24 FD-H-024 管理费催缴明细表 25 FD-H-025 催缴通知单 26 FD-H-026 寄发律师函明细表 27 F
5、D-H-027 提请诉讼申请表 28 FD-H-028 发票、收据申请单 29 FD-H-029 发票记录本 FD-H-030 资产登记卡 FD-H-031 资产转移申请单 FD-H-032 资产遗失申报单 FD-H-033 资产报废申报单 FD-H-034 资产清册 FD-H-035 资产盘点清册 FD-H-036 付款通知单 FD-H-037 收款日报表 FD-H-038 车位管理费等收款清单 FD-H-039 物业管理费收款清单 FD-H-0
6、40 其他收入收款清单 FD-H-041 代收项目收款清单（一） FD-H-042 代收项目收款清单（二） FD-H-043 押金收款清单 FD-H-044 费用申请单 FD-H-045 物料请购单 FD-H-046 物料采购单 FD-H-047 物料验收单 FD-H-048 付款明细表 FD-H-049 支票付款记录 FD-H-050 付款日报表 FD-H-051 工程物品请购单 FD-H-052 工程物品采购单 FD-H-053 工程
7、物品验收单 FD-H-054 厨房用品请购单 FD-H-055 押金收取申退收据 FD-H-056 押金收据遗失证明 FD-H-057 押金退款签收单 FD-H-058 启动预算表 FD-H-059 年度预算表 FD-H-060 紧急采购报告单（一） FD-H-061 紧急采购报告单（二） FD-H-062 市内交通费报销单 FD-H-063 招待费预先申请单 FD-H-064 招待费报销单 FD-H-065 月度报销单 程序文件 文件
8、名称 编号：FD-CW-001 财务部备用金管理制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第1页 共2页 签发日期 编制 一． 备用金额度 依据每个项目规格经公司物业部与财务部审核后根据标准存放一定金额的备用金。 二． 备用金保管人 各项目出纳 三． 备用金使用范围 1、 使用上限以10000元为限。 2、 使用项目为邮资、日常用品、员工车费（仅限于各项目一般员工）及一般小额杂项。 3、 零用金每月补发一次，物业总经理必须于额度内加强控管使用。 四． 备用金使用程序 负责执行人员 使用表单 说 明 时 点
9、 备用金设置 物业总经理 ◆备用金申请表 依各驻点现场情况提报总部。 驻点成立或设置必要时 备用金发放 驻点出纳 ◆备用金保管收据 1). 由出纳人员保管并签署备用金保管收据。 2). 保管人员应设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。 备用金投入时 使用申请 使用人 ◆ 备用金报销单 ◆ 个人备用金报销明细表 备用金申请人填写〝备用金报销单〞及“个人备用金报销明细表”，并附发票。 每周一 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-001 财务部备用金管理制度 版本：A 修改状态：
10、0 签发人： 第2页 共2页 签发日期 编制 主管签核 物业总经理 1). 物业总经理审核支出的必要性及数据实际购入的品目，数量，金额是否准确。 每周一 支付备用金 项目出纳 1). 出纳人员核对凭证及签署权限。 2). 支付备用金并要求领款签章。 每周一 备用金拨补手续 项目出纳 ◆备用金报销明细表 1). 出纳人员根据当月所有支出编制“备用金报销明细表”。 2). 由物业总经理依据请款程序申请补发，并由总部物业经理、财务部审核。 备用金不足时 备用金拨补入帐 公司出纳/项目出纳
11、 1). 由总部出纳拨发备用金。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-002 财务部代收备用金管理制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第1页 共2页 签发日期 编制 一、 前言 为配合项目现场申退各项押金及代付款项而设置一定金额的“代收备用金“ 二、 代收备用金额度设置 依据项目实际状况，由物业总经理申报，并财务部主管核准确认后，存放一定金额与现场。 三、 代收备用金保管人 项目出纳保管备用金，但物业总经理需承担监督保管责任。 四、 代收备用金使用范围 申退各项押金
12、1. 出入证押金 2. 车位证押金 3. 装修押金 4. 其他押金 五、 相关规定 1、 代付项目如可评估或明确应付项目金额，应采用月结方式申请，以支票或现金支付。 2、 代收备用金每月补发一次，物业总经理应于额度内控管使用。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-002 财务部代收备用金管理制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第2页 共2页 签发日期 编制 六、 代收备用金管理程序 负责执行人员 使用表单 说明 时点 申请 物业总经理 财
13、务部主管 代收备用金申请单 1). 由物业总经理依据现场实际状况提出申请。 2). 经总公司总经理及财务部主管审核。 设置发放 出纳，物业总经理 *代收备用金保管收据 1).由出纳人员及物业经理签 署代收备用金收据。 设置备用金时 代收备用金使用 出纳 *收据 *押金收据遗失证明单 1).依据“押金收取/申退作业“执行退款。 申退当日 代收备用金补发手续 出纳 *代收备用金报销明细表 1).出纳人员根
14、据当月所有申 退及付款编制“代收备用 金报销明细表“。 2).应依据报销程序申请补 发，并由物业部主管，财 务部主管签核。 备用金不足时 代收备用金补登入帐 公司出纳 1).由公司补发出纳补发代收 备用金。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-003 财务部财务报表作业 版本：A 修改状态：0 签发人： 第1页 共2页 签发日期 编制 一、项目 1. 月财务报表制作 提报每月各项财务分析表至主管及业主委员会/发展商 2. 年度财务报表制作 提报
15、年度各项财务分析表至会计事务所 二、制作程序 负责执行人员 使用表单 说明 报表编制 项目会计 月报表 1.资产负债表 2.损益表 3.预算对比表 4.收支表 5.固定资产明细表 6.应收物业管理费明细表 7.应付账款明细表 8.预收账款明细表 9.其他应收款明细表 10.其他应付款明细表 11. 预提费用明细表 12.待摊费用明细表 13.低值易耗品明细表 14.管理费收款明细表 15.应交税金明细表 月报表： 1） 收入项目结至30日/31日 2） 支出项目结至30日/31日 3） 会计人员依当月收入支出情形，
16、编制报表 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-003 财务部财务报表作业 版本：A 修改状态：0 签发人： 第2页 共2页 签发日期 编制 年度报表： 1.资产负债表 2.损益表 3.现金流量表 年度报表： 1)所有账目结至12月31日 每年1月31日 财报复核 公司财务经理 同上 以备提报会计事项查账 月报表 1)将各项财报送交公司财务经理复核。 2)送公司物业部
17、主管签核。 年度财报 1)将年度财报送公司财务经理复核 2)送公司物业部主管签核。 每月6日 每月8日 每年2月1日 业主委员会/发展商审核 物业总经理/项目会计 同上 月报表 1)业主要求情形，应将财报提报业主委员会/发展商参阅。 年度财报 1)原则上须呈报业主委员会/发展商 每月10日 公告及存档 物业总经理/项目会计 1） 物业管理处收支费用表 2） 物业管理处管理费收缴情况 1) 视业主委员会要求可将财报公布于该管理中心 2) 审核之财务报表正本应存公司财务
18、部，副本应存管理中心以便查阅。 每月15日 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-004 财务部催缴作业 版本：A 修改状态：0 签发人： 第1页 共2页 签发日期 编制 为维护项目正常运作, 对逾期未缴物业管理费之用户需按下列流程于不同阶段实施不同催缴作业，唯电话及口头催缴在任何阶段都应持续进行。 负责执行人员 使用表单 说明 时点 亲自拜访 电话催款 物业总经理/客服人员 1). 物业总经理及客户服务人员应主动以电话或登门拜访方式提醒业主催缴物业
19、管理费。 逾缴费通知单上之缴费期限 制作催缴单 物业总经理/会计/客服人员 1) 管理费催缴明细表 2）催缴通知单 1)依据未缴款资料等制作“催缴明细表”。 2)依据“催缴明细表”依次制作催缴通知单 第一次催缴通知单 第二次催缴通知单 第三次催缴通知单 逾缴费通知单上之缴费期限（如管理有约定，则根据管理合约约定的日期催缴） 年收 第1月15日 第2月15日 第3月15 日 程序文件 文件名称 编
20、号：FD-CW-004 财务部催缴作业 版本：A 修改状态：0 签发人： 第2页 共2页 签发日期 编制 催缴通知单之寄发 客服人员 催缴通知单记录表 1)由物业总经理统筹寄发 2)邮寄应以挂号方式寄出 3)物业总经理将处理情形记录于住户催缴明细表，并附于财务报表上。 4)（催缴通知单影本），邮寄挂号信证明单，连同本次催缴明细表应一并存档。 寄发律师函 物业部物业经理/物业总经理 1) 寄发律师函明细表 2)律师函 3)邮寄记录表 1)物业总经理应对多次催缴仍不缴纳者，
21、申请寄发律师函 2). 编制寄律师函明细表，经物业部物业经理签发。 3). 并应提报业主委员会/发展商同意寄发 4). 律师函内容由律师出具。 5). 邮寄挂号信证明，寄发律师函明细表连同律师函影印本应一并存档。 视管理合约之规定催缴期限 提请法院诉讼 物业部物业经理/物业总经理 提请诉讼申请表 诉讼函 1)物业总经理应就恶意不缴纳者提报业主委员会经业主大会（业主代表大会，发展商）决议同意授权后执行。（首次决议） 2)所有诉讼函资料应留底存档。 3). 申请法院就债务人财产 甲、 冻结财产 乙、 拍卖财产，以便清算
22、 欠缴管理费满半年者 依法院判决程序 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-005 财务部发票收据管理制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第1页 共2页 签发日期 编制 一、 发票 1、 发票使用范围 一般有以下各项收入时必须开具发票：物业管理费收入，车位管理费收入，清洁收入（有偿服务部份）及其他必须缴纳税收的各项收入。 2、 发票领用 1) 项目设置发票管理员，负责领用，保管，使用发票。 2) 项目所开具的发票均需向总公司领用，并统一加盖公司发票章，不得私自购买发票使用。 3) 如需向总部申请
23、领用发票时，应提前二天以书面形式向总部申请。（见附表） 3、 发票填写 1） 物业管理处应在收讫业主缴纳的现金，支票或其他收款凭证后向业主开具发票。 2） 发票填写时，应做到按号码顺序开具。 3） 发票三联一次填写，内容需完全一致。必须填写的内容包括：业主名称及单元号，开具日期，收费项目，金额（大小写金额需保持一致），开票人。收取物业管理费时，开具的发票上应明确是收取物业管理费的日期。 4） 发票不得随意涂改，如发现开错现象，应三联同时复写“作废”字样，重新开具正确发票。并在发票封面上填写作废张数。 4、 开具红字发票 1） 发票核销后，或隔月发现发票开具错误，需重新开具发票时，
24、必须先收回原发票，开具红字发票以抵消开具错误的发票。红字发票的填写项目应与原开具发票所有项目一致。 2） 各项目出纳在开具红字发票时必须向项目会计或总部会计申请备案，不得随意开具。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-005 财务部发票收据管理制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第2页 共2页 签发日期 编制 5、 发票的核销 1） 项目应备有发票记录，核销本。（见附件） 2） 发票记录本上应明确填写发票号，每张发票所开具的内容等项目，每本发票使用结束后应及时上缴公司总部以换取新发票，并请公司总部会计核销，签字确认。
25、 二、 收据 1、 收据的使用范围 税务局统一印制的收据一般使用于各代收代付项目，收取出入证押金 外购收据一般用于维修费，复印费等小额收费。 注：收据的使用，填写，红字收据的开具，收据的核销均与发票相同。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-006 财务部资产管理制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第1页 共3页 签发日期 编制 一、 前言 固定资产是物业运作的基础。为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及设备。其项目繁多，故应通过公司行政部管理及使用单位妥善管理，才能更好发挥资产之效能。 二
26、 固定资产的定义 固定资产于财务上与行政上有不同之定义： 财务上：固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。并按照税法规定于若干年期间内提列折旧。 行政上：1.上述帐上资产 2.帐上已尽折旧之资产，但事实上仍继续使用之资产。 3.金额未达一定标准 (2,000) ，但可供长期使用，虽然于帐务上未列作资产，仍应管理记录。 4.业主移交或受赠而来，虽无成本记录，仍需使用保管者。 三、 固定资产的分类 1. 办公设备：电脑软硬件、复印机、传真机、影印机、装订器、打卡钟、计算器等。 2. 办公家具：办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。 3.
27、 电器设备：冰箱、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、录影机等。 4. 通讯设备：电话机组、无线电机组、对讲机等。 5. 保安设备：电机棒、手电筒、巡逻钟等。 6. 机电设备：仪器设备、机电工具等。 7. 其他设备：未列入上述分类之各项设备、器具、工具。 四、 资产管理权责的划分 财务部：负责资产成本的记录，折旧的摊提，依据税务规定编制资产清单。 行政部：负责资产之购置、分类编号、登录造册、使用分配、变动登记、实地盘点、报废拍卖等。为资产之广泛管理者。 使用部门：物业总经理应为业主委员会资产负最高的管理责任，须妥善保管使用。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW
28、006 财务部资产管理制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第2页 共3页 签发日期 编制 五、 固定资产购置程序 作业流程 负责执行人员 使用报表 说明 提出需求 需求单位 请购单 请依照“请购作业程序”执行 清查资产可否移转使用 Y 行政部门 资产移转申请单 N 评估作业后依采购作业办理采购 行政部门 采购单 1.请依照“采购作业程序”执行2.电脑设备应由公司IT人员协助购买
29、 验收 使用单位或工程主管或采购人员 验收单 请依照“验收作业程序” 登录“资产登记卡” 行政部门 资产登记卡 资产清册 提列折旧 财务部 固定资产清单 记录成本、利息于帐上。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-006 财务部资产管理制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第3页 共3页 签发日期 编制 六、 资产转移 由移出单位填写“资产移转申报单”经移入单位确认后并签收，送交行政部门于资产
30、登记卡上做更改记录、移转保管责任。资产如未经核准，不得外借他用。不同业主之转移须取得业主同意的书面文件，才可执行转移。 七、 资产遗失 由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交行政部门签核，并由行政部门至现场查明原因，对疏失之使用人（保管人）追究其责任，申报单位经部门核准后。由财务部报销资金，并送财务部依税法规定办理。 八、 资产报废 资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失，不堪使用。应由资产使用人填写“资产报废申报单”，经部门主管核准后，由行政部门及财务部门依规定报废。对于仍有部分功能或仍具剩余价值者，应由行政部门得以集中进行拍卖、出售。 九、 资产
31、之保养作业 资产使用人（保管人）应善尽资产保管维护之责任。如有重大损坏，需回报行政部门，提出修缮申请。经行政部门主管同意后进行修缮。 十、 资产折旧之提列 财务部门依税法规定逐年提列折旧，并应于每年税务申报后，将上年度折旧提列清单送交行政部门，以便行政部门更新资产登记卡资料。 十一、 资产盘点 行政部门应定期（每年至少一次），依据资产清册进行实地盘点，以掌握资产之实际状况并对于变动项目，作资料之更新。 编制“资产盘点清册”，记录数量的变动，对于变动数量，查明原因后会同财务部门依规定办理。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-007 财务部收款作业流程
32、 版本：A 修改状态：0 签发人： 第1页 共2页 签发日期 编制 一. 收款项目 1.物业管理费 2.车位管理费 3.各项租金收入 4.各项维修收入 5.有偿清洁费收入 6.其他业务收入 二. 收款流程 负责执行人员 使用表单 说明 时点 编制付款通知单 物业总经理，客户服务人员，出纳 管理费分摊表 车位维护分摊表 其他相关资料 付款通知单 1）应随时更新各项分摊表，以确保付款通知单的准确性。 2）付款通知单应一式二联。 3）各项费用分摊表应每月提供给财务部以便帐务管理及查对。 每
33、上一收款期的25日以前 发送 付款通知单 客户服务人员 付款通知单 1).应在付款通知单上加盖物业管理处印章。 2).将正联邮寄或发送至住户 处。 3).副联应妥善保管以便查核，并保存至收到款项为止。 每期25日 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-007 财务部收款作业流程 版本：A 修改状态：0 签发人： 第2页 共2页 签发日期 编制 收取款项并开出发票 （收据） 出纳 发票，收据 1).住户缴款方式： * 现金 * 电汇 *
34、 支票 2).处各项管理费收入以外应包含现场提供的各项服务收入。 3).经办人应于发票或收据“开票人”处签名，以便核查。 收款时 填写收款清单 出纳 *物业管理费收 款清单 *车位管理费收 款清单 *其他收款清单 *传真，复印服 务收费登记表 1).应于收款当日填写各项收款清单以便日后查核。 2).传真“现金解款单“至财务部。 收款当日 现金管控 帐务冲销 出纳 会计 公司会计主管 收款日报表 1).将每日收取的现金，支票应于当日存入银行。 2).填写收款日报表并传真至财
35、务部以便于查核。 3).公司会计应每日核查“现金解款单“之准确性。 收款当日 驻场会计 公司会计 应收账款明细表 1).依据出纳提供的报表明细，经核查确认后，即登入账簿并冲销相关科目. 收款当日 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-008 财务部请款及付款管理制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第1页 共2页 签发日期 编制 一． 请款项目 1. 各类外包合约项目请款（如清洁，工程维护等） 2. 根据采购流程规定办理验收的非合约厂商请款（指金额超备用金使用上限的） 3. 公用事
36、业费用：水费，电费，电话费，煤气费等。 三． 付款方式 1. 合约及非合约厂商按下列程序请款，开立书明抬头，禁止转让，划线的支票支付。 2. 公用事业费用以银行自动扣款缴纳。 四． 请款及付款程序 付款申请 负责执行人员 使用表单 说明 时点 费用申请人 ◆费用申请单 ◆请购申请单 ◆采购单 ◆物料验收单 ◆工程验收单 1)附相关单据（发票，工程材料请购请附付款申请单，请购申请单，采购单，物料验收单，工程验收单） 每日 付款审核 物业总经理 1)物业总经理依据合约内容
37、 请采购流程及实施状况，核实付款内容。 每日 汇总当月 费用 项目出纳 ◆付款明细表 1)项目出纳根据当月所有经物业总经理签核的申请单，编制“付款明细表。 每月25日 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-008 财务部请款及付款管理制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第2页 共2页 签发日期 编制 总部审核 物业经理/物业部主管/财务部 ◆付款明细表 1)公司总部逐笔审阅费用申请单项目
38、及金额，并签核。 次月2日 开立支票 总部会计/出纳 1)总部出纳根据付款明细表开立支票。 2)总部会计，财务经理审核盖章。 次月5日 领取支票 项目出纳 1)项目出纳人员至公司总部领取支票。 次月6日 供应商领款 项目出纳 ◆支票付款记录 1)项目出纳向供应商发放支票，并由领款人签署“支票付款记录本“。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-009 财务部工程物品
39、采购制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第1页 共4页 签发日期 编制 采购作业分为二类： 1.物料采购 2.工程施工采购（包括外判维护合同，购置设备，大型工具） 一．物料采购（≤2000） 1.先由公司挑选供应商，并经过“供应商评估表”，经评为A级供应商，且同意配合公司付款办法，则签到合同，列入公司执行采购物料的配合供应商。 2.每年度必需针对配合供应商重新执行“供应商评估表”以淘汰提供服务品质较差的供应商并加入新厂商。 3.一般物料则由采购人员从公司指定“配合供应商”中执行采购作业。 4.如采购物料项目特殊，无法由公司“配合供应商”购得
40、则需视同为“工程采购”，执行工程采购制度。 二．工程采购作业（>2000） （包括各类外判合同，购置设备，大型工具） （一） 采购价格介于2001至5000者，按以下程序执行采购 1.拟标： 由采购人员及工程部主管拟定采购内容，包括工程方案，施工要求及维护保养，清洁等要求。 2.报价 采购人员应采用电话或书面形式邀请供应商或承包商报价。 3.议价 在采购部门收到至少3家（含）以上的供应商报价后，由采购人员进行议价，且将议价结论，填写“工程采购单”并附各项报价，送交主管进行权限签核并核定中标供应商。 4.签订合同 将“工程采购单”经权限主管签核及核定中
41、标供应商。由采购人员及工程主管进行合约内容商定并进行合约签署程序。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-009 财务部工程物品采购制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第2页 共4页 签发日期 编制 签发日期 编制 （二）．采购价格介于5001-10000者，按以下程序执行采购 1.拟标 由采购人员及工程部主管共同拟定标书内容，包括（视需要）项目名称，地址，改建或新建工程方案，施工范围，维护保养，技术资料，验收标准，免费保修及投标权限要求。 2.招标 由采购人员将标书向3家（含）以上供应商或承包商发出邀请函。若
42、需要应会同工程部主管至现场说明。 3.投标 所有标书应用A4信封，胶封且无任何破损，直接寄至采购部门 4.揭标及议价 由采购人员会同采购部主管共同启封投标书，经议价后裁定中标供应商，并填写“工程采购单”进行签核。 5.签订合约 由采购人员，工程主管及核定供应商或承包商商讨合约条款，并送至发展商（业主委员会）确定确认，将合同及相关采购证明文件送至公司进行合约签署程序。 （三）．采购价格高于10000元者，按以下程序执行采购 1.拟标 由采购人员及工程部主管共同拟定标书内容，包括（视需要）项目名称，地址，技术规格，改建或新建工程方案，施工范围，维修保养，技术资料，
43、验收标准，免费保修，投标期限及培训要求，拟定后送公司审阅。 2.招标 由采购人员将标书向3家（含）以上供应商或承包商发出邀请函。若需要应会同工程部主管至现场说明。 3.投标 所有标书应用A4信封，胶封且无任何破损，直接寄至采购部门。 4.议标 由采购人员及采购主管共同启封标签，若需要可同工程主管召集投标供应商或承包商召开投标说明会，并裁定2家作为中标供应商。 5.揭标 由采购人员与中标供应商进行洽谈及标价，在裁定中标供应商后填写“工程采购单”进行签核。 6.签订合同 由采购人员，工程部主管与中标供应商商讨具体合约条款送发展商（业主委员会）代表确认，由采购人员附投标说明等相关
44、文件及发展商确认证明送交公司，进行合约签署程序。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-009 财务部工程物品采购制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第3页 共4页 签发日期 编制 签发日期 编制 （四）若该外判工程为发展商（业主委员会）指定承包商，而无法按上述规定执行时，需注意如下事项： 1.需有发展商（业主委员会）书面通知或指示。 2.若由于种种原因无法获得发展商（业主委员会）书面证明，可以以会议纪要形式，但需发展商（业主委员会）签收确认。 3.发展商（业主委员会）的正式签字或签收的证明或会议纪要原件
45、与合同正本一同送公司审核，批准及签署。 4.对发展商（大业主）一般工作人员推荐的承包商，将视作一般的投标单位处理，若价格及其他条件相同，可优先考虑。 三．其他类合同 （一）基本参照工程类合同的签署程序。 （二）所参与的人员，除了公司负责人员，采购部及总部工程主管之外，还包括负责该合同所涉事宜的专职人员。 （三） 书内容则根据外判项目的类别而定。例如，日常清洁标书内容包括：合约期限，合约范围，清洁工作基本要求，清洁用具，清洁费收取方式，对清洁人员之要求，合约转包及修改的要求，赔偿，合约中止及工作细则等。 四．采购单核准金额 核准金额 工程部主管 采购人员
46、 采购主管 财务 发展商（业主） 0-2000 会 审 核 2000以上 会 审 审 核 视管理合约规定 0—2000 会 审 审 核 2001以上 会 审 审 审 核 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-009 财务部工程物品采购制度 版本：A 修改状态：0 签发人： 第4页
47、 共4页 签发日期 编制 签发日期 编制 五、采购流程 签订合同 特殊规定项目 开发商业主委员会 财务部 进行采购程序：分为 1． 一般物料采购 2． 工程采购 工程部主管 采购人员 》2000 <2000 采购主管 开发商业主委员会 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-010 财务部押金收取申退作业流程 版本：A 修改状态：0 签发人： 第1页 共3页 签发日期 编制 一、押金项目 1) 出入证
48、押金 2) 装修押金 3) 车位证押金 4) 其他项目押金 二． 押金收款规定 1. 出纳应依申请人申请的项目，分别收取押金金额。 2. 出纳应开立“高力公司印制之收据”并加盖“公司发票章”。 第一联保留于收据本上由管理中心归档留存，以便于申退押金时核对。 第二联交由申请人保管，作为申退押金的收据 第三联交会计用于做帐。 三． 押金退款规定 1. 申退人应凭收据第二联收据，连同身份证复印件至管理处出纳处办理申退。 2. 如申退人遗失收据或收据损坏无法辨认，则出纳应不予接受申退。 3. 上述第二项规定，如有特殊状况必需申退押金时，则应让申退人签立“押金收据
49、遗失证明”并附身份证复印件。 4. 出纳应取出原收据本第三联，依据证件退款处理方式退款。 5. 出纳将押金退还，并同时请申请人签收。 6. 出纳应将申请人缴回的第二联或申请人签署的“押金收据遗失证明单”装订回原收据上。 程序文件 文件名称 编号：FD-CW-010 财务部押金收取申退作业流程 版本：A 修改状态：0 签发人： 第2页 共3页 签发日期 编制 四． 押金收款流程 负责执行人员 使用表单 说明 时点 申请证件
50、 申请人 保安人员 客户人员 1)由保安或客户服务人员确认申请人的需求后，带至出纳处办理申请作业。 收取押金 出纳，物业总经理 *收据 1).开立收据并填写相关资 料。 2).加盖“公司财务”章。 3).出纳应于“收款人”签名 现金管控 出纳 会计 公司会计 *收款款日报表 *押金收款清单 1).应将收款金额全数填入银 行。 2).填写“收款日报表”并传真 至财务部，以便查核。 收款当日 帐务
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