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对机关新进秘书工作的几点建议

摘要：秘书是个社会实践性极强的职业，对于缺少实战经验的新进秘书而言，自然而然，面临着被非专业的经验“负向同化”的可能。机关秘书是领导者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。一个机关办公室可能分设两三位秘书，从事不同的工作，或内勤或“专业笔杆”或接待，但机关新进的秘书则会接触到各方面的工作。由于对工作的不了解、不熟悉常会面临多方面的问题，例如怎样尽快进入角色，怎样和领导、同事相处，怎样做好电话接听工作，怎样来克服一些官场中的坏习惯等等。注意相关常见的问题以使自己不被负向同化让自己能在这个岗位上“如鱼得水”，灵活自如地处理方方面面是每位秘书人员努力追求的目标所在。

关键词：机关秘书；常见问题；负向同化；建议；正向同化

Abstract: Secretary is a highly society-practical vocation. It is natural and possible for a new secretary who lacks of experience to encounter negative assimilation. Administration secretary who need to assist leader to make decisions, deliver information, hold meetings, etc, serve as an assistant. Possibly, a office sets two or three places for secretaries who need to face distinct kinds of work such as writing, receiving, etc. A rookie, however, will contact different work. As having few experience, a new secretary need to learn some dispensable things regarding how to get well with colleagues and leaders, how to deal with a call, and how to avoid Officialdom. It is a goal for every secretary to strive to prevent negative assimilation, and to spare no efforts to be a proficient secretary, handling things flexibly.

Key words: secretary; common problems; negative assimilation; suggestions;
positive assimilation

第1章 引 言
近几年，公务员的待遇、福利津贴、各种社保、工作的轻松稳定被众多的人迷恋，再加之去年由华尔街引发的全球性金融危机波及我国，进一步导致就业难，越来越多的人走上考公务员的道。通过在行政能力测试、申论的闯关中脱颖而出，在面试中的精彩表现，完美展示自己的口头表达能力、思维能力等各方面的综合素养，最终获得面试官的肯定而被录用为机关公务人员。对于很多人来说，能进机关单位意味着自己的人生有了一定的保障，只要不犯原则性的错误就不会轻易被辞退。可是机关新进的秘书，却因缺乏必要的实战经验，在工作中不可避免的存在或这或那的问题。即使对于科班出身的“准秘书”人员，在实际工作中也遇有难以调和的矛盾，遭受难以启齿的尴尬。现在的教育体制、教育培养模式和社会需求之间的脱节，不少学校的精心培养只是“单纯知识”灌输，以致用人单位在实际采用人才的过程中总有“难以上手”的难。怎样在新的岗位上找准自己的位置，让没有机关工作经验的自己迅速和所担当的角色契合是新秘书首先要考虑和琢磨的。
此外，在现实工作中，由于秘书这个职业曾经历漫长的由“泛乱”化向职业化的转变，在这个过程中，不少人都存有误解，简单地认为任何人、任何专业的人都能“做秘书”。在机关单位中，不是中文秘书专业毕业的人从事着秘书工作很常见，专业知识的缺乏及其引发的“工作陋习”让机关的新进秘书面临着被负向同化的可能。尤其是受过专业学习的人员，在面对那些常在这个工作岗位上而又非文秘专业长辈的经验教导中怎样保持自己的专业所学，怎样在工作中保持专业才识的兑现，让他人被自己正向同化，使自己的本职工作更加专业化是一个很现实、很棘手的问题。本文针对上述问题，切实结合文秘专业学生的所学分三个篇章来初探新进秘书工作常见问题并给予相应的建议：第一章引言；第二章阐述机关秘书的含义、特征及发展概况；第三章阐述新进秘书工作的开展，从秘书部门含义、应当明确意识到的六点及在工作中常出现的问题及建议三方面来阐述。
第2章 机关秘书
2.1 机关秘书的含义
现代秘书作为一种社会职业，在不同的国家和社会制度下，因为职责范围不同，服务对象多样，工作存在粗细之别，使得秘书的种类越来越多、越分越细。从秘书的来源和服务对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书两大类。公务秘书是指在国家机关、团体、部队、国有企事业单位中，由组织部或人事部门选派的担任秘书工作的人员，在编制上属于该单位干部。目前我国党政机关的秘书均属于此类。他们直接或者间接地为领导人或领导机关的公务活动服务，在工作制度和工作的方法上，必然严格执行国家有关法律遵守国家机关公务人员的统一工作规范。本文谈及的机关新进秘书主要是指被国家机关单位新录用的、从事秘书工作的人员。
2.2 机关秘书工作的特征
秘书工作作为一种社会职业，其从属性、辅助性是其广泛意义上的本质属性，其主要内容是指秘书工作本身不能脱离它所服务的领导而独立存在，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里，辅佐、协助领导从事和管理其他管理工作，并尽可能地为领导、机关创造各种便利条件，以提高其工作效率和质量。与其他具有辅助性职能的工作相比，机关秘书工作同样具有以下的特征：
　　1.中介性
　　秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。
　　2.直接性
　　秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上
　　3.全面性
　　是体现在职能辅助的全面性上
　　是体现在过程辅助的全面性上
　　4.服务性
　　人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。
　　5.被动性
　　秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。
　　秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
　　6.潜隐性
　　秘书工作的潜隐性表现在三个方面：
　　活动名义的假借性
　　活动过程的幕后性

　　劳动成果的潜在性
7.机密性
秘书和机关领导的联系最为紧密，参加的各类会议也较多，对政策的制定、执行也比其他同事先了解。
第3章 机关秘书工作
3.1 秘书部门的涵义
从事秘书工作，也离不开对秘书机构、秘书部门的了解。秘书机构有广义和狭义之分。从目前的状况来看，我国从中央到地方，个机关单位、人民团体、企事业单位都设有秘书机构，凡从事秘书工作的都可称为秘书机构。狭义的秘书部门，就是典型的秘书部门，是指各级党政机关与企事业单位的领导机关中的办公厅（室）、秘书处、科、股等。它们由秘书长或办公厅(室)主任领导，承担各种基本的秘书工作，通过良好服务和发挥参谋助手作用，保证领导机关的正常运转。机关的新进秘书人员就是在这么一个机构里发挥着自己的上传下达的作用，做领导的助手。
3.2 秘书人员对开展工作的认识
机关新进秘书人员在日常事务工作中应当明确以下几点，做到六“要”：
一要保持良好的心态。对于新任的机关秘书来说，心态的好坏将直接影响到他们能否顺利地适应环境，开展工作。到机关工作，有的人兴奋不已，有种“船到码头车到站”的感觉；有的却战战兢兢，对新的工作不敢放开手脚，缺乏足够的信心。面对领导的表扬和批评，有的人不当回事，依旧我行我素；有的则把表扬和批评看得过重，由此而大喜大悲。这些都是不良心态的表现，都会在一定程度上给工作带来影响。新任机关秘书应该把从事新的工作当成人生新的起点、新的挑战，把领导的表扬和批评当作自我磨砺的动力，以平和、冷静、自信、积极进取的良好心态来面对新的工作。
二要保持勤奋工作的劲头。古人云：“业精于勤慌于嬉，行成于思毁于随。”新任机关秘书尤其是领导身边的秘书，应该把“勤奋”作为自己的座右铭。常常有这样的情况，几个本科生同时被选调进入机关，当初的水平能力可能差不了多少，可是一两年下来彼此间的差距就拉大了——有的成为工作的主干，给领导的印象很好；有的却“整天在那无所事事”，给领导的印象很差。要做好自己的工作，要手勤、脑勤、嘴勤。
三要保持严谨。新任秘书刚到工作岗位，很多事情可能会出现纰漏，因工作粗心大意处的问题并不少：有的调研粗枝大叶，不能为领导提供准确的依据；有的办事丢三落四，影响工作的进度；有的遣词造句不严谨，写材料、起草文件漏洞百出。这些都是机关人员的大忌。新任机关秘书如果没有一种严谨的工作态度，将严重影响以后的发展。这就需要每位新秘书一定要牢记这一点，要有意识地培养在工作中的严谨作风。
四要把握主动工作而不“越位”的原则。领导不可能事必躬亲，这就要求秘书工作要有主动性，能够独挡一面，替代领导处理一些问题。在机关里，几乎没有人会告诉你什么事情应该做，什么事情不应该做。这就需要自己去揣摩，去吸取些经验教训。对于事情要把握好，有些时候等领导真要下达命令指示让你去做某件事情时，你可能在工作节奏上慢了半个节拍，会招致领导产生不好的印象，认为你这个人喜欢拖延，做事不灵活、效率不高。因而对于自己工作涉及的事务一定要及时、准确地出击。当然，还要注意度，不要越级去做事情，要正确认识自己的社会角色，摆正自己的社会位置，防止和克服出现“越位”现象。
五要看到秘书与领导相处最容易出现的问题。秘书对每位领导都要尊重与服从，不可因人而异，亲疏有别；要善于领会和理解领导的意图；工作要能独当一面，替领导处理一些棘手的问题；要维护领导的面子和尊严，领导有错时，不要当众纠正，不要让领导感到你比他强；秘书要特别讲究礼貌礼节，遵守时间，称谓得体，与领导要亲密有度；多做实事，不要说空话，多做少说，甚至光做不说；不计较个人利害得失，工作要出色，作风要谦虚谨慎、实事求是；要常汇报，多请示。汇报要简明扼要，不要让小事、杂事分散领导精力。要注意领导的兴奋点和关注点，想领导所想、急领导所急，把领导交办的任务完成的漂亮些。
六要具备一定的政治素养，切忌犯政策性的原则错误。要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，掌握哲学、政治经济学的基本原理，不断提高政治理论水平；要认真学习党的路线、方针、政策和有关法律法规，掌握本地区、本系统的具体政策规定。这些东西看似很虚，但只有有意识地去学习才能不断提高政策法律水平；同时还要认真学习汉语言文学和逻辑学的基础知识，学习秘书知识和有关专业知识，全面掌握秘书工作理论和领导所分管范围的有关业务知识不断提高业务水平。
3.3 针对机关新进秘书常遇问题给予的建议
从事任何一项新工作都有一个磨合期，怎样最快调整自己的状态，找准自己的位置，让自己和工作岗位契合是每位机关新进秘书都必须面对的。
（一）融入办公环境
进入新的环境都不可避免地对周围一切产生陌生感，不知该从何开展自己的工作。熟悉自己工作的地方、了解基本的办事程序、扩大自己的人际半径是日后工作的基础。
1．熟悉办公环境。对于新机关秘书而言，最客观、最亟待解决的问题就是要让自己以最快的速度融入自己的办公环境。
首先应当利用下班时间去串门或者借用办公大楼前或办公大厅内简单的楼层区域分布图来熟悉，花点心思、精力来记住每个楼层科室的分布。一来能帮助自己找寻一种安全感、归属感，便于今后工作拿送文件，二来也能避免应对来访者询问时一问不知或报错门户的尴尬。
其次要记准每位领导的姓名、办公室门号、分管工作内容、办公联系电话，在工作中用心去了解各个科室负责办理的事务及基本的办事流程。承办领导交办的事情时，正确领会意图，抓紧办理，落实后及时汇报，做到件件有着落，事事有回声。工作中，要多请示，多汇报，不可自作主张，随意答复。
再者是熟悉办文程序。办文是机关秘书大量的、经常的一项工作，比如，代领导起草的文件信函，必须经领导审阅并按规定程序签署以后，方可发出；组织传阅文件，必须严格按规定范围、时间和顺序进行，有效控制文件的去向和传阅进度，尤其要掌握好特急和绝密文件的传阅；查阅会议记录，须经相关领导批准等等，这些都是新进秘书在工作中必须学习、遵循的基本程序。
2．注意穿着得体，做好最基本的工作。在机关单位工作，很大一部分是男性，他们可能对自己的穿着、对办公室卫生的管理更显大大咧咧，夏天穿个拖鞋在办公室走动，地面上这里一块印迹那里一块印迹是常有的事。文秘人员恰当的穿着真的很重要。虽然不能以貌取人，但是穿着恰当确实有意想不到的效果。衣着得体、整洁、举止、待人接物大方而不失热情，能凸显一个机关的大致门面。秘书工作最基本的就是要负责办公室卫生，尤其是新进秘书，这方面的工作更应当积极主动去做好。为了能在领导上班之前将相关卫生工作做完，秘书要注意早起，提前二十分钟到达办公室，将地板拖一下，桌面用毛巾擦去灰尘，桌面上的文件、书籍也注意分类整理好。一来能让自己有个干净、舒适的环境，这在一定程度上能提升办公室的整体形象，二来长期的坚持、努力亦能获得领导的肯定和好评。下午也要提前十分钟的样子负责打开办公室的门。若有领导喜爱喝茶，要细心为领导准备好开水；领导有时在办公室加班办公，记得还要细心为领导订好餐。
3．热情对待同事，让自己拥有一个和谐的人际平台。
在新的环境里，一切都得重新开始，包括你在他人心中的形象也得重新塑造，重新去建造自己的人际圈。给大家好的印象，保持良好的人际关系对自己以后的工作生活很关键。这里不仅包括上级领导，也包括同级的同事。卡耐基说过：一个人的成功，只有百分之十五是靠他的专业技术，另外百分之八十五要靠人际关系和处世技巧。虽然这种表述未必准确，但它却能说明人际关系的重要性。协调各方面的关系，创造一个良好的工作环境，对于新任机关干部提高业务技能、开展工作大有裨益；否则，就可能给他们的工作带来一定程度的阻碍。机关新进秘书要处理好人际关系，应当注意以下几点：
第一要记准办公室其他同事的名字，让“名”和“人”能对上号。对于领导，可能每位新公务人员都会睁大眼睛去认识，但对于其他的同事可能就没那么放在心上。事实上，叫不出名字或者叫错名字是很不礼貌的行为。除此之外它还会损害你在他人心目中的印象，给人造成一种错觉，认为你这位机关秘书太过于傲气，这是既不利于自己以后工作的开展。因此花心思去认识同一个办公室、去认识其他科室人员是很有必要的。
第二在与人交往的过程中既要坚持谦虚谨慎、不卑不亢、诚信大度、公道正派的交往原则，又要注意待人接物的灵活性。要积极帮领导出主意、想办法，当好参谋，正确地领会和贯彻领导意图；要密切配合同事工作，在生活上多给予帮助和照顾；要耐心、主动、热情地为基层人员服务，多为他们办实事、解难题。
（二）在日常工作中要抓关键、有条理，做到“大事化小，小事化大”
秘书工作的任务量大，工作涉及范围广。理清自己的思绪，抓准关键点，注意有序开展各项事务，才能让自己出色完成本职工作。
1．讲求电话礼貌，维护良好的“门面形象”。
电话礼貌十分重要，秘书人员接打电话的态度直接影响到单位的形象和信誉。电话机旁应当有纸、笔等文具。打电话时要把可能用到的文件、资料置于桌上，例如各个科室的办公联系电话，确定好谈话的目的、内容、顺序；在接电话时要主动自报家门（单位、本人职务或者姓名），如“您好，这里是某某办公室。请问……”改变先查问对方的旧习。如果拿起电话便说“喂？”，接着问“你是谁？你找谁？”会使人感到很不舒服。当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目的是什么的时候，不要随便传话。对于受话者是机关单位的重要领导，在未了解情况下不要随意说出指定受话人的行踪。准备一本专用的电话记录本，记下来电者的姓名、机关单位、电话号码、来电时间及通话要点，包括会议或者活动的时间、地点、要求出席的领导、具体的事务内容等等都要落实到点，不能含糊，尽量不要出现再次回电问询情况。如果是重要的通知一定要确认对方的姓氏及职务，以方便及时跟进或进一步确认。对于记录的通话要点要及时向上级相关领导报告，并请领导看阅后在上面做出相应的批示，这有利于作为工作的凭证。
2．有意识培养自己的政治鉴别力、政治敏感性，灵活处理各类公文。
新秘书从事的日常文字工作最多的可能是做会议记录，写会议纪要。在做记录时，就要认真揣摩，领导是怎么把握主次、怎么分清轻重缓急、怎么进行概括的，从中学会正确的归纳方法再比如，起草会议纪要时，如果是自己先拿初稿，领导在把关时会对综合归纳不够精确的地方进行一些修改，自己就要进行反复比较，从中分析领导是怎样进行归纳的，这样长期坚持下去，对自己的提高帮助是很大的。在党政机关，要求从事秘书工作的人员具有高度的政治责任感、政治鉴别力和政治敏感性。要善于从政治的角度思考问题，办理事务。要学会在纷繁的事务中，在各种思维、观点的碰撞中始终坚持坚定正确的政治方向。要严守政治纪律，在政治上、思想上、行动上自觉与党中央保持一致。故新秘书人员应当利用空闲时间多阅读机关办公室订购的报刊、杂志，认真学习党的路线方针政策，学习时事政治，学习必要的经济理论。作为机关秘书，不可能不和文字打交道。如果没有较为扎实的理论功底，那么写出的文章很有可能会因为“浅”而通不过，提出的建议可能因为“小”而不被领导采纳。而上级的文电，领导的讲话，都是着眼全局提出来的，理论性、指导性都很强，通过经常学习和思考，从中不但能学到写文章的技巧，更重要的是学习到思维方法；对报刊的社论、评论员文章、理论研究文章等，也要耐下心来细嚼慢咽，这样不断地坚持，在潜移默化中就提高了理论素质，为以后写文稿积累了底蕴。
此外，由于公文的改革，很多机关领导都有点难以适应，公文混淆使用的现象还是常发生。最为常见的就是报告和请示的混用。例如在实习期间曾遇到过这样的事，一位领导写过这样一篇公文。“关于请求解决省属下放我市企业医疗保险补助的报告”，整个正文是介绍市级的基本情况及参保现状，落款则为
“特请求省政府照顾我市，将原省属下放企业退休退养职工医保补贴纳入省属企业医保补贴范围，以解决省属下放在我市企业退休职工参加住院医疗保险。特此报告。
可否，请指示”。
作为一名中文秘书专业的学生，大学期间的所学让自己能很清楚报告和请示的差别，报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告是下级向上级主观部门汇报情况所使用的，按报告侧重点不同可分为工作情况报告和工作进程报告两大类，前者主要是反映工作中的情况和问题，后者主要写明过程和工作进度。而请示适用于向上级机关请求指示批准。请示的作用在于能使有些不了解、不明确、以及按照原规定需要变通或者难以处理的重要问题，通过向上级机关请示，进而得到妥善解决。在公文的运用中，特别要注意的是不要把“报告”和“请示”混淆了，不要把“请示”写成“报告”，也不要把“报告”写成“请示”，更不要把“请示报告”叠用。然而你在机关的社会地位不高，尤其是刚到机关单位工作的毕业生，怎样来向领导提出自己的见解，委婉指出领导的错误呢？做惯了领导的人，非常有权威，有威信，自己刚毕业就去批评领导的错误对自己的前途是个挑战，而对领导的错误视而不见则会导致工作上更大的失误。此时进退维谷，面临一个两难的境地。故而在指出领导的错误时一定要讲究策略。讲究了策略，你的批评或者建议不但不会令领导反感，而且你的建议、批评会被领导很好地接受，领导对你还会刮目相看，对你的能力有了新的看法，对你会更加重视。首先在指出领导的错误之前要搞清楚事情的来龙去脉，要分析错误的性质。像公文写作上的出错是因为领导并非科班出身，对这方面的专业知识可能还存有误区。这个时候你应当和领导沟通一下，以提醒代替批评，如果领导认识到自己错了，就更好了，如果他主动问起自己的看法，那就最好不过了，彼此可以一起分析这件事情为什么错，错在哪里，这样做的后果可能会怎样，当事情变得非常明白了，领导下一次可能就不会再出现同样的错误，也不会因此造成情绪上的障碍。有了充分的分析后，让领导知道他的错误所在是关键一步，但不是全部。提出措施的时候，作为秘书一定要特别小心注意，因为领导人的自尊心非常的强，最好的办法是启发领导人想出措施，不留痕迹，让领导人觉得是自己想出的。如果实在不行，就应该在提出措施的时候表现出委婉与诚恳，一切为了领导的态度。可以用“我觉得可以……，您觉得怎样呢？”等之类的话语来旁敲侧击。
3．遵守职业道德，严守机密。
秘书保管的文件密级程度相对而言较高、数量较多，与此同时秘书人员还会在承办、参加的日常工作中，接触大量的核心机密。稍有不慎，就有可能发生泄密问题。而泄密又有故意泄密和无意泄密之分，前者是道德素质问题，后者则为职业素养欠缺，但不管怎么说，作为秘书人员一定要避免这两种情况的发生。对文件要及时分类归档，尤其对秘密等级较高文件的管理，要认真登记，做到“专柜”专放。尤其是机关新进秘书一定要把握个度，不能向任何无关人员泄露，平时工作或者工作之余与同事的闲聊中坚持做到不该问的不问，不该说的不说，做到守口如瓶。
4．礼貌、正确对待来访人员。
在局机关办公室工作的话，不可避免的就是会有不少的来访者要求见局长或副局长等领导。领导作为一个地方的首脑人物，需要交际往来，比如接待来宾，有故旧看望等，这都是人之常情，在一定意义上说，大多也是工作需要，因为广泛的社会联系是现代领导人必备的条件。但应酬活动必须把握一个原则，就是内外有别，得体勿滥，不要把严肃的公务活动庸俗化了。对于接待工作，一定要慎重对待，了解具体的事宜。若来访者的事情是由其他科室具体操办的或者说由科室解决更为妥当的话要巧妙地予以推脱，不要盲目引见，给领导增添负担，即使当时相关领导就在办公室里，就在旁边。办公室秘书人员对信访工作应当倾注爱心和耐心，对群众来信来访不推不拖，详细了解，细心听取，细查环节，做到热情服务，文明礼貌。要坚持有礼有节，正确对待上访群众的偏执行为和过激言辞，耐心细致地做通思想工作，疏导情绪，引导上访群众以合法、正当的形式反映诉求，消除群众之间的误解和对立情绪，防止矛盾的激化。对调查和信访接待中群众反映的事项，要学会处理、学会思考，特别是反映的有全局性、倾向性、苗头性的问题和动态，要高度重视，及时反馈给领导或相关分管部门，以便能干预这些问题，解民怨、排民难于未然。这类工作是项很大的挑战，不是一天两天就能适应的，需要时间去熟悉领导的人际脉络，去学习前辈的工作经验。
6．印章的使用、管理要科学。
在机关单位，印章是不能随便使用的，它有专人管理。但是有些时候，你这位新进秘书可能会替代一下这方面的工作。这时一定要注意，在机关单位，印章起着标志、权威、法律和凭证的作用。管理印章要有制度，对什么情况下用印章要有明确的规定，并要有专人管理和使用印章。未经上级批准，任何人不得私自管理和使用印章。严禁在空白纸上加盖印章。若在纸上试盖，事后应随即销毁。秘书要亲自盖印，不要随意交他人代盖。使用印章要慎重，一定要有批准手续，有相关领导的批准意见，并进行登记。使用印章前要认真检查，看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法的和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印。这个对新近机关秘书而言前提条件就是要熟悉相关的办事程序。加盖印章的公文要一律留存两份（一份是签批稿，一份是复制品）存档。在地方机关单位，尤其是一些小地方，乡镇机构，文件起效的关键在于上面有红印，而发文机关单位有时也会忽略印章的正确使用，往往只要有印迹即可，盖歪印、倒印、落印轻、印章迹象模糊的现象时有发生。这一方面是下面单位对印章的误读，另一方面也是工作者对自己工作的认识不够。用印时，要做到上不压正文，下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰，盖印时要做到握法标准，用力均匀，落印平稳。两页以上的证明材料，也应将几页连在一起加盖“骑缝章”。用章必须妥善保管，放在安全可靠的地方，并随时上锁。
7．做好公共财产的“优秀管理员”。
财务管理，是对机关工作所必需的物质器材和财务开支的管理。办公室秘书工作离不开办公设备和办公用品的使用和管理。在机关单位，这些物品就是公共财产，是国家资源。有些机关公务人员的意识不强，认为公物不用白不用，不贪白不贪，“顺手牵羊”，随意拿取办公室用品的现象屡见不鲜。这不仅是对国家资源的浪费，也是对机关形象的抹煞。故而办公室工作人员一定要树立正确的意识，建立一套严格的物品管理制度。在一些单位，办公设备和办公用品常由后勤部门统一采购、发放与管理，也有一些单位将这一职责交给了办公室。因此，机关秘书要对领导需要的办公设备、器材进行统一购买（可以电话订购、传真订购、填写订购单、因特网服务）、调配、分别使用和管理，要经常了解领导及部门需要哪些办公用品，并及时发放，保证供应。在接到货物详情，应输入到办公用品库存卡中，并及时更新库存记录。库存控制卡上的内容，主要包括项目、单位、库存参考号、最大库存量、再定货量、最小库存量、日期、接收、发放、余额。机关部门或者公务人员要领取物品时，除了要清点核实发放的物品外，还需要填写物品登记表，并由相关负责人签批。填写的内容要详细，领取物品的部门、物品的名称、数量、发放人签字领取人签字、日期。
（三）运用现代办公技术，提高办事效率
随着现代技术的发展，尤其是计算机和通信技术的进步，办公自动化技术也得到了更高层次的发展，这也就要求秘书人员要能运用现代办公设备办公，能用计算机、各种办公软件自动编辑和打印文件，能迅速处理各种文书资料，包括输入、编辑、排版、修改、复制、打印、发传真、电子邮件等，还有能用现代网络查找资料。实现办公自动化不仅能节省资金、时间、人力，而且能节省能源、交通工具，加速资金周转和信息流通，尤其是我省自2008年倡导的无纸化办公。收文、登记、拟办、报送、审批、发文、归档，这些行政性工作都将在网上完成。随着《湖南省行政程序规定》2008年10月1日起正式实施，省政府电子政务办公平台也开启了。通过电子政务内网，省政府办公厅与省直各厅局、市州政府间协同办文，正式进入无纸化办公时代。10月1日后，湖南省政府中文门户网全面改版、英文门户网全新亮相。新改版的省政府门户网，体现出窗口、平台、办事大厅、链接、信息港、在线服务、网上社区七大功能。网站内容由网上湖南、透明政府、政策指南、在线办事、互动交流、公共服务、长株潭两型社会、湖南网站等几大板块组成。换而言之，作为机关工作人员更要熟练掌握基本的网上办公技能。当然，对于很多机关单位公务“前辈”而言，他们以前一直从事纸质的文字处理工作，在适应现代办公自动化时可能会稍稍有节奏上的不适应。办公自动化要求实现一个机器与机器之间、人与机器及环境之间的综合、统一系统。所以办公人员必须严格要求自己，使自己的思想观念、心理结构和业务素质都有所改变和提升，以适应办公自动化的要求。而新进的机关公务员更有职责去适应并推进这一现代化进程，应克服畏难和抵触情绪，理解纸质公文与电子公文的关系，破除对公文物理介质的习惯心理，树立网络传播的电子公文新观念，积极调整工作模式，做好相关的工作，以帮助领导更有创造性地开展工作，使领导的各种工作更加完善化、高效化。
（四）积极倡导绿色办公，树立过“紧日子”的思想
由国家发展和改革委员会、国务院机关事务管理局牵头，江亿院士带领检测小组，已经对建设部、发改委、国资委等政府机关办公楼和北京区总医院等6个试点单位进行了系统的检测和数据调查，完成了初步的节能诊断。检测小组发现，目前在政府机构仍普遍存在严重的能源浪费的问题，既有建筑设计问题，也有管理意识上的问题。从中央到地方不少利益集团都从自己的利益出发搞建设，上演了不少的“公地悲剧”。此外办公耗能方面的问题也特别明显，主要体现在一下几方面：第一，建筑的系统设计不合理，导致严重耗能；第二，个别运行方式不适宜，运行效率低。有些单位，一年四季空调电量都非常大，冬季耗电量大，说明没有充分利用采暖设备；春秋过度季节耗电量大，则是没有利用好开窗通风等自然调节手段。第三，开窗换气量大，导致新风负荷过高。很多单位存在着开空调的同时开门窗的现象，这会增加空调耗能。第四，节能意识还有待提高。在一些单位，上班开灯下班关灯已经成为一种习惯，无论是否需要灯光照明都是如此，而电脑待机也成为继空调、照明之后第三大耗电问题。
节约历来是被受推崇的传统美德，尤其在今年金融危机的影响下，各机关单位都必须树立过“紧日子”的思想。作为机关秘书人员，更应当有节能意识。在日常工作中，节约有很多种体现。如夏季将空调的温度调高一度，工作结束时随手关灯关电脑，切断电和水源。政府机构率先垂范，建设崇尚节约、厉行节约、合理消费的机关文化，建立科学的政府节能目标责任和评价考核制度，制定并实施政府机构能耗定额标准、积极推进能源计量和检测，实施能耗公布制度，实行节奖超罚。加强机构节能和绿色采购，认真落实《节能产品政府采购实施意见》和《环境标志产品政府采购实施意见》，进一步完善政府采购节能和环境标志产品清单制度，不断扩大节能和环境标志产品政府采购范围。对空调、计算机、打印机、显示器、复印机等办公设备和照明产品、用水器具，要注意使用采购高效节能、节水、环境标志产品。机关单位的相关行动、工作的落实还得由各个机关办公室，由各个机关的主要秘书人员来跟进。在日常工作中以自己的节约行为，例如杜绝用水设备跑、冒、滴、漏，节约办公用纸，采用双面打印、复印，爱护办公用品和设备，尽量延长使用寿命等去影响周围的同事，在必要的时候给周围同事以善意的提醒，让他们能认可你进而自觉去做一些自己力所能及的去抵制资源浪费。
（五）有效管理时间，提升自身素养
机关工作的性质决定了秘书在很大程度上没有支配时间的自主权，而秘书能不能科学的管理利用时间，和工作绩效的优劣直接相关。只有善于管理时间，才能在相同的时间内做更多的事。反之，如果让时间放任自流势必会“事倍功半”。秘书处理日常事务可能会很繁琐，如何安排开展工作、合理运筹时间显得尤为重要。日常事务可以分为四类：既重要又紧急的事务，重要但不紧急的事务，不重要但紧急的事务，既不重要也不紧急的事务。合理运筹时间就是要在主要时间里做一些重要的事。集中精力先做最重要的事，在单位时间内的收效最大，效率也相应提高。意大利经济学家帕瑞托提出著名的二八”原则：他认为，20%的目标具有80%的价值，而剩余的80%的目标只具有20%的价值。一句话，重要的事占少数而不重要的事占多数。为了有效管理时间，秘书应该根据每项工作的价值来投入时间——把时间投入到有较大意义的目标中去。集中精力先办最重要最紧急的事，后办其他事情。一些重复性的工作可以不做，一些可做可不做的工作可以放在次要时间以次要精力去对待。此外还要注意，秘书的日常工作虽然有明显的计划性，按照计划行事固然非常重要，因为它能减少工作的盲目性；但是如果因此将所有的时间都安排得满满的，那么一旦出现以外或临时性工作，整个原定计划都会因此被打乱，不但影响计划的实际进程，也会因为调整而浪费不少成本。譬如原定的约会或者会议时间有所改变，有关人员就要做出相应的调整，一些事情可能就会被意外耽搁甚至取消。所以，适当留点可以自由灵活支配的时间，反而能够确保你控制全部的时间，即使空余时间中没有意外发生，你也可以利用这些时间来做些相对次要、需要时间也不多也不很急的工作，例如看文件、整理资料、浏览书报等。
结 论
在领导身边工作的秘书，是领导的直接参谋助手，直接为领导服务。一个优秀的机关秘书，必须具有较高的政治素质、业务素质和良好的心理品质．具有深厚的文字功底、较强的语言表达能力和忠心耿耿的献身精神，具有较强的洞察事物能力、判断鉴别能力、逻辑思维能力、综合分析能力、想象预见能力、献计献策能力、随机应变能力和办事协调能力。而这些要求对于机关的新进秘书而言还存有一定的挑战。在熟悉本职工作的过程中，机关秘书一定要克服惰性思想，不能仅凭领导的安排而机械行事，要勇于开拓，不断创新；要改变被动应付的意识，突破传统观念的束缚，摒弃不求无功，但求无过的落后思想。根据形势的变化、工作的需要、领导的要求，充分发挥自己的主观能动性和创造性，不断探索新世界，提出自己的新见解，寻求解决问题的新办法及时提供给领导参考。此外，机关秘书要经常站在领导的角度思考问题，增强对领导的适应性，如跟随领导参加会议时，可以设想假如你是领导，你如何讲话，如何协调矛盾，再看领导是怎么讲的，怎么办的，比较两者的异同，找出与领导的差距。自己学会主动去提建议，看哪些被领导采纳，哪些未被采纳，比较各种建议的合理性，分析被采纳或未被采纳的原因，便于今后提建议更加合理准确，提高采纳率，增强自己的服务能力。总而言之，要是自己成为一个称职的机关秘书，就要不怕琐碎繁杂，不怕辛苦疲劳，肯干、能干、多想、多干、实干，任劳任怨，不断提高自己的办事能力和决断能力。
参考文献
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致 谢
本文的选材是根据笔者08年暑假在邵阳市某机关单位局机关办公室实习过程中的所见所闻及所接触的事务，可以说对基本的办公流程，对一个机关新进秘书该怎样适应工作岗位有了感性的认识。在确定论文写作方向时，很感谢郭小英老师给我耐心的指导，帮助我理清思绪，选择从科班出身的“准秘书”在工作中面临负向同化这么一个角度来入手、展开。
在局办公室的工作很轻松，就是每天接电话，打电话发通知，发传真，打打最简单的文件资料等等。以前学相关的知识时，总是想当然地认为很简单，其实自己做起来却不那么顺心。例如，政府发个什么通知，总是习惯用耳朵记，一接完电话之后就向主任报告，说在哪里哪里有个会议通知要拿，可是当主任问详细一点的情况，例如电话号码是多少，谁打过来的，什么内容时，总是支支吾吾，说自己没记下来。主任又得自己打电话过去再确认相关的事实。一个多月的实习下来，终于能很出色地