员工离职程序.docx

员工离职管理规定（征求意见稿）

一、 目的
规范员工离职的审批流程和员工离职的各种交接工作、结算活动，保证公司工作的延续性和顺畅性；保障公司和员工的合法权益，有效减少各种员工纠纷；有效进行离职员工管理，了解离职员工对公司的意见和建议，促进公司人力资源管理水平的提高。
二、 权限
1、 各部门负责人对员工合同到期的续签与否、员工劳动合同的解除有建议权；
2、 行政部对员工的合同续签与否、员工劳动合同的解除有调查审核权；
3、 分部总经理对员工的合同续签与否、员工劳动合同的解除有最终裁决审批权。
三、 离职类型
(一) 劳动合同解除
1、 员工辞职：是指员工因自身个人原因主动申请离开公司。
2、 辞退（或除名）：是指员工因重大违纪违规被公司辞退（具体见公司《员工重大违纪违规处理条例》,其中除名专指员工旷工处理适用）。
3、 解聘：是指员工因下列情形之一的，公司解除与该员工的劳动合同。
(1) 患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事公司另行安排工作的；
(2) 员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位仍不能胜任工作的；
(3) 劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行的；
(4) 法律规定的其它情形。
(二) 劳动合同终止
(1) 劳动合同期满；
(2) 法律法规规定的其他情形。
四、 离职审批流程
(一) 员工辞职流程
1、 员工辞职须按要求完整填写《辞职申请表》，由员工本人亲笔签名后交所在部门的部门经理。《辞职申请表》的相关规定如下：
(1) 正式员工须提前30天，试用期内员工须提前3天向部门经理提交《辞职申请表》；
(2) 辞职申请日期为向部门经理提交《辞职申请表》的当日；
(3) 未按规定的时间要求向部门经理提交《辞职申请表》而要求辞职的，公司有权扣除该员工相应天数的薪酬作为通知金。
2、 员工所在部门经理在收到员工《辞职申请表》时，应检查员工是否按规定完整填写了《辞职申请表》，并与员工充分沟通，了解员工辞职原因，在《辞职申请表》上签字同意后，将《辞职申请表》交行政部。（各商场/服务中心可先传真，一周内交原件）。
3、 行政部接到由部门经理签字同意的《辞职申请表》后，由人力主管对员工的《劳动合同》和人事资料进行核查并签字，由人力资源分管总经理在《辞职申请表》上签字同意后，报分部总经理审批。《辞职申请表》经分部总经理签字批准后，员工辞职生效。
4、 《辞职申请表》经分部总经理签字批准生效后，行政部在一周内完成以下工作：
(1) 《辞职申请表》上注明最后工作日；
(2) 处理该员工《问题跟踪调查单》等遗留问题；
(3) 向员工发放《离职手续表》。
(二) 其它劳动合同解除审批流程
1、 辞退（或除名）和解聘员工：由所在部门经理提出申请，行政部人力主管核查其《劳动合同》、人事资料及相关事实依据，并电话知会集团行政总监同意后，由人力资源分管总经理签字，报分部总经理签字批准后生效。
2、 辞退（或除名）和解聘员工经分部总经理签字批准生效后，行政部在一周内完成以下工作：
(1) 确定最后工作日；
(2) 处理该员工《问题跟踪调查单》等遗留问题；
(3) 核发《解除/终止劳动合同通知单》，通知员工在规定的日期办理离职交接手续；
(4) 公司解聘的须提前三十日（或额外支付一个月工资）书面通知该员工；
(5) 向员工发放《离职手续表》。
3、 《解除/终止劳动合同通知单》由部门经理当面交员工本人签收，签收原件返回行政部。
4、 部门经理按照《解除/终止劳动合同通知单》规定的时限安排员工办理离职手续。
5、 公告：辞退（或除名）的员工，行政部应在全公司范围内发布公告。
(三) 劳动合同终止审批流程
1、 员工劳动合同到期前45天，行政部将劳动合同到期员工按部门登记造册，制作《劳动合同期满征询单》，征询劳动合同到期员工是否愿意续订劳动合同，该《劳动合同期满征询单》必须由员工本人签名确认，原件均必须返回公司行政部存档管理。
2、 部门有意向不予续订合同的，由所在部门经理在该员工劳动合同期满前45天提出申请，部门经理签字后交行政部。
3、 行政部接到个人不愿意续订的《劳动合同期满征询单》或部门不予续订合同申请后，由人力主管核查其员工《劳动合同》、人事资料及相关事实依据，并电话知会集团行政总监同意后，由人力资源分管总经理签字，报分部总经理签字批准后生效。
4、 个人不愿意续订或部门不予续订合同的申请经分部总经理签批生效后，行政部在一周内完成以下工作：
(1) 确定员工最后工作日；
(2) 处理该员工《问题跟踪调查单》等遗留问题；
(3) 核发《解除/终止劳动合同通知单》，通知员工在规定的日期办理离职交接手续；
(4) 提前30天书面通知员工在规定的日期（最后工作日为劳动合同终止日期）办理离职手续；
(5) 向员工发放《离职手续表》。
5、 《解除/终止劳动合同通知单》由部门负责人当面交员工本人签收，签收原件返回行政部存档。
五、 离职手续办理流程
员工离职须由本人按照《离职手续表》的要求，亲自逐项办理手续。
（一）工作交接
1、 所在部门工作交接
(1) 员工离职需在最后工作日前亲自办理所在部门的工作交接，若因工作较多一日无法完成交接的，部门经理可在分部总经理签字同意离职意见后适当提前安排交接时间。
(2) 交接内容包括并不限于全套工作资料、文件档案（包括电子文档）、钥匙、密码、部门物品、非消耗类办公用品、备用金、帐款、票据、主要业务联系人和未完成的工作等，必要时应列出交接清单，管理人员离职时就其管理范围须列出移交方案。
(3) 由部门经理指定工作接收人（经理级管理人员由分部总经理指定接收人）和员工的直属上级作为监交人。接收人应将工作全部予以接收，如有问题有权不予签收，一旦签收后当由接收人负责，监交人应负责监督整个移交过程。等全部工作移交完毕，接收人和监交人在工作交接表上签字。
(4) 工作交接完毕后，由部门经理签批离职员工的考勤记录、个人帐款、扣款情况等，并将本部门工作交逐一进行审核后在《离职手续表》上签字，离职部门交接工作至此方全部完成。
2、 行政部工作交接
(1) 员工离职需在办理完结部门工作交接后持已由分部总经理签字同意的《离职手续表》到行政部办理交接。
(2) 行政部前台文员负责办理退还工作服、工具、工牌等手续，如退还物品不全或有损，应按其相应价值予以赔偿。
(3) 行政部资产后勤管理人员负责核对其使用或保管的固定资产（包括资料与说明书等），办妥收回或移交手续。
(4) 行政部人力专员负责核对其考勤（包括出差、年假、调休、加班等）及社保待遇。
(5) 行政部经理负责核查其询问单事项，并对行政部所有交接签字负责。
3、 财务部工作交接
(1) 员工离职需在办理完行政部交接后持《离职手续表》到财务部办理交接。
(2) 财务部核算人员负责查对其应收应付款的结帐和清理工作，查清该员工欠款情况，包括因公借款、银行卡事项、购家具欠款等，确认退还或扣减金额，收回原开据的收据等。
(3) 财务部经理逐一审核本部门交接情况，并对财务部所有交接签字负责。
4、 工作交接要求
(1) 离职人员应在最后工作日后的三日内完成上述规定的各部门离职交接，逐项填写交接内容，不得草率隐瞒。
(2) 上述各部门经办人员应迅速、认真地核实办理各项交接事宜，交接不清的不予签字，凡签字后发现交接不清或遗漏的，由经办人员负责追回或赔偿。
（二）离职结算流程
1、 离职人员应在最后工作日后三日内完成各部门工作交接，并到行政部办理离职结算手续，逾期不到者，按自动离职处理。
2、 行政部人力专员负责：
(1) 将离职人员《离职手续表》各项内容逐一核查无误，如有不全或漏填等事项，应要求离职员工补齐手续，不得为手续不全的办理结算。
(2) 根据员工考勤情况、离职审批资料等核算员工薪资、社保扣款、工作服退返款等离职待遇，填写《离职结算单》、《请款单》、《解除/终止劳动合同证明》，由人力主管审核后，附相关附件一并交人力资源分管总经理审核、财务核算审核后交分部总经理审批。
(3) 离职待遇计算要求如下：
a、员工离职月薪（基本工资、岗位津贴、福利、加班费、通讯费等）以实际正常出勤天数计算；
b、月奖参考实际正常出勤天数核发：当月出勤少于10天者无月奖；当月出勤少于20天、多于10天（含）者，根据业绩表现发放0-50%的月奖；当月出勤超过20天（含）者，根据业绩表现发放0-100%的月奖；
c、当月正常出勤15天（含）以上的方可享受当月社保、公积金等福利，不足15天的公司不予缴纳，若员工要求缴纳的由员工本人承担全部费用。
3、 离职人员在《离职手续表》、《离职结算单》、《解除/终止劳动合同证明》签字确认各项离职交接手续已清、在职期间社保及劳动报酬等已清、劳动关系终止；人力专员发放《解除/终止劳动合同证明》员工联交离职人员。
4、 离职人员凭《解除/终止劳动合同证明》员工联及《请款单》，到财务部领取离职薪资。
5、 离职面谈：离职面谈内容是了解员工离职的真正原因，了解员工对企业的意见及建议，以有效进行离职员工的管理。原则上员工离职均应由行政部人力主管或人力资源分管总经理进行离职面谈，管理人员离职均应由分部总经理进行离职面谈。
六、 非正常离职处理流程
1、 员工凡旷工三天（含）以上者、未提前申请离职擅离岗位者、或已申请离职人员未按本规定的离职手续办理程序的要求完结离职交接的，均为非正常离职，按自动离职处理。
2、 如部门发生员工旷工等可能形成自动离职的情况，部门经理应在员工自动离职事实发生后一个工作日内报告行政部。
3、 行政部人力主管核实事实及该员工通讯地址，核发员工自动离职通知书，通知该员工在规定的时限内前来办理相应手续，通过邮政特快专递/挂号方式将该通知书送达该员工，并保留邮寄凭据。
4、 员工自动离职通知书邮寄未能送达给该员工的，行政部在一周内完成登报公告手续。
5、 自动离职的员工须本人亲自领取离职结算的薪资，请人代办者不予受理。
6、 自动离职的员工在规定的时限内前来办理离职手续的，按员工辞职流程办理并支付未提前通知的通知金。
7、 自动离职的员工在通知规定的时限后仍未来办理离职手续的，由该员工所在部门经理补填《解除/终止劳动合同申请表》，并注明原因报行政部，行政部人力主管核查其《劳动合同》、人事资料及相关事实依据，并电话知会集团人力资源总监同意后，由人力资源分管总经理签字，报总经理签字批准。待总经理审批生效后，由该员工所在部门经理填具《离职手续表》代替自动离职的员工办妥离职交接流程中的一切手续。
8、 自动离职的员工如有欠款、欠票、欠物等情形给公司造成经济等损失的，或经函告未在规定的日期内前来公司完结手续的，行政部在一个月内提交劳动部门申请仲裁。
七、 附则
1、 部门违反操作流程造成公司损失的，追究部门经理及相关经办人的责任。
2、 离职员工的人事档案、辞职申请及办理离职相关手续及单据等均从员工离职之日起由行政部至少保存两年。
3、 此文件从下发之日起执行，原关于员工离职管理的相关文件及流程作废，均以此文件为准。
八、 附表：
1、 《辞职申请表》
2、 《解除/终止劳动合同通知单》
3、 《劳动合同期满征询单》
4、 《离职手续表》
5、 《离职结算单》
6、 《解除/终止劳动合同证明》

青田集团投资管理中心
2008年7月15日