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1、1+1岗位高效工作手册系列 行政助理高效工作手册 目 录 1.行政部组织结构设计流程图 结构设计前期 结构设计中期 结构设计后期 组织生命周期 组织变革方向和目标 战略梳理 了解企业主价值链与主流程 组织管控模式 现行组织结构诊断 确定组织设计的影响因素 组织运行模拟 组织设计原则 组织变革风险识别 组织变革的影响 2.招聘计划表 部门情况 录用部门 录用职
2、位概况 考核方法等其他内容 职位 名称 专业 人数 资格条件 考试 方法 招考 范围 招考 对象 公司核定编制数 本年度缺编人数 本年度拟录用人数 备注 3.求职人员登记表 填表时间： 年 月 日 姓名 性别 出生日期 学历 籍贯 家庭住址 身份证号 专业 毕业学校 联系方式 性格类型
3、 与特点简述 性格弱点简述 请回答下述问题 你所不擅长的是什么 请你概述一下自己的人生观 请你概述一下自己的职业观 进入本企业你有什么希望 到本企业前，你的工资收入是多少 你希望在本企业得到多少收入 你对本企业的印象如何 简述你的工作态度 假如有更好的职业，你会怎么办 印象（本栏由公司填写） 4.面试表 面试职位 姓名 年龄 编号 居住地址 联系方式 毕业时间 毕业学校 专业 学历 期望月薪 专长
4、 工作经历 问题 回答 评价（分数） 1～5分 理由 1 2 3 分数总计 综合评价（分数） 考官评语 5.复试表 应聘职位 面试人 初试合格 人 复试人数 人 应试人姓名 专业知识 工作积极性 及领导能力 发展能力 要求待遇 其他 面试人员意见
5、 6.新员工培训计划表 编号： 日期： 受训人员 姓名 培训期间 辅导员 姓名 学历 部门 专长 职称 项次 培训期间 培训日数 培训项目 培训部门 培训员 培训课程及内容
6、 7.试用员工考核表 姓名 岗位名称 部门
7、 直属上级 员工评价 员工（签字） 日期： 年 月 日 主管领导评语 主管（签字） 日期： 年 月 日 试用期 得分 行为得分 出勤得分 业绩得分 总分 人力资源部意见 总经理意见 8.员工培训计划表 编号： 培训部门： 培训名称 培训时间
8、 培训课程时数 及负责人 课程 培训时间 负责人 起止时间 课程 培训时间 负责人 起止时间 参加人 共 人，人名单如下： 部门 职务 姓名 部门 职务 姓名 部门 职务 姓名
9、 费用预算 人均费用 9.员工培训需求调查表 部门：_____________ 填表日期：_____ 年_____ 月_____日 培训类别 培
10、训内容 是否同意 参加人员 培训方式 自愿 指定 部门全体 课堂 授课 实践中演示 标杆 座谈 提问 其他 企业文化 公司成长史、组织结构和主要业务 公司规章制度及福利待遇 心态和工作 责任 其他 工作技能 根据各自岗位特点提出需求 是否同意 参加人员 培训方式 自愿参加 指定人员 部门全体 课堂授课 在实践中演示 标 杆 座谈 提问 其他 管理知识 文件制作
11、 电脑运用 生产岗位 技术 填表说明： 1.表内所列内容仅供参考。 2.在同意的项目栏打√，也可列出自己需要的内容。 3.必要时可另附纸说明。 10.员工培训反馈调查表 员工培训反馈调查表 培训课程： 主办部门： 培训师： 培训时间： 说明： 1.受训学员请详实填写本表，并请于结束培训以后交行政部门。 2.为了提高公司的培训质量，使大家获得更好的培训知识，请受训人员如实填写。 （1）课程内容如何？ （ ）优（ ）好（ ）尚可（ ）劣 （2）教学方法如何？ （ ）优（ ）好（ ）尚可（ ）劣 （3）
12、讲习时间是否适当？ （ ）优（ ）好 （ ）尚可（ ）劣（ ）适合（ ）不足 （4）参加此次讲习感到有哪些受益？ （ ）获得适用的新知识 （ ）可以用在工作上的一些有效的研究技巧及技术 （ ）将帮助我改变我的工作态度 （ ）帮助我印证了某些观念 （ ）给我一个很好的机会，客观地观察我自己以及我的工作 （5）训练设备安排感到如何： （ ）优 （ ）好（ ）（ ）劣 （6）将来如有类似的班次，你还愿意参加吗？ （ ）是（ ）否（ ）不确定 （7）其他建议事项： 11.出勤登记表 序号 姓名 出勤天数 假别 请假天数 迟到早退 出
13、差天数 备注
14、 12.月度绩效考核流程 维持原结果 修订意见 接受 主评者上级主管 各级被考评员工 各相关部门 行政部 公布各级工作人员月度考核结果 考核申述调查结果及意见 考核结果申述表 组织调查 接受调查，反馈情况 申述反馈 考核结果
15、调整 裁定 解释沟通 13.员工绩效评估申诉表 填写日期： 年 月 日 接收日期： 年 月 日 姓名 部门 职位 被评估期间 主评估人 上一级主管 评估结束日期 主评估人是否曾经与你进行过正式的绩效交流 是（） 否（） 申诉理由描述 申述人签名： 年 月 日 申诉调查描述
16、 调查人签名： 年 月 日 主评人处 理意见 主评人签名： 年 月 日 分管总经理仲裁意见 仲裁人签名： 年 月 日 特别说明 14.工资调整申请书 日期： 姓名： 工号：
17、职称： 工作部门： 担任工作： 雇佣日期： 记录：[ ]优 [ ]好 [ ]普通 现在工资： 调整后的工资： 理由（任选一种） [ ]晋升 [ ]调整工作 [ ]考绩优良 [ ]年资增加 最低工作率 工作等级 上一个工作需要条件： 新工作需要条件： 备注： 申请者 批准者 签章
18、 日期 15.员工离职移交手续清单 离职人 职别 姓名 离职事由 会签单位 单位 记事 主管签章 总务科 移交物品 与 文件 由直属主管指定： 签章： 人事科 仓库 工具室 食堂 会计室 服务单位 警卫室 接交人 说明 16.行政工作流程图（一） 行政工作流程图（一） 总经理 登记归档 秘书筛选 总经理 主管归档
19、 业务部门 公函归档 私函自理 部门信函 个人信函 收件人签收 值班室 收函登记表 17..行政工作流程图（二） 访客 总台应对 推销商 秘书上茶 文员上茶 进接待室 电话业务员 客户 进办公室 电话秘书 进接待室 电话受访人 总经理朋友 朋友 总台询问 18..行政工作流程图（三） 当天回收 复印人 申请 复印 定时清点 清点报告 入库 登记注册 资料整理 登记表 保密标识 借阅人 复印申请
20、 登记 借阅 借阅登记 19.行政主管岗位说明书 职位名称 行政主管 职位代码 所属部门 行政部 职系 职等职级 直属上级 行政经理 薪金标准 填写日期 核准人 职位概要 负责制订和监督实施各项行政管理制度；负责按年度预算进行办公用品、办公设备的采购管理及发放管理；严格控制行政开支；及时处理好日常行政事务；为公司其他部门做好辅助工作。 岗位职责 请根据公司实际情况制定。 任 职 资 格 教育背景 u 秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学
21、历。 培训经历 u 受过管理学、管理技能开发、档案管理、会务组织和财务会计基本知识等方面的培训。 技能技巧 u 较强的管理能力。 u 良好的中英文写作、口语和阅读能力。 u 熟练使用办公软件。 态度 u 做事客观、严谨负责、踏实、敬业。 u 工作细致认真，谨慎细心、责任心强。 u 具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。 工作场所 u 办公室 环境状况 u 舒适 危险性 基本无危险 直属下级 间接下级 晋升方向 转轮岗位 20.总经理秘书岗位说明书 职位名称 总经理秘书 职位代码 所属部门 行政部 职系 职等职
22、级 直属上级 行政主管 薪金标准 填写日期 核准人 职务概况 负责文件的汇签和收发管理；协助总经理处理日常行政事务，包括会议、接待、活动、报销单的整理等工作；负责总经理和各部门主管的联络工作；整理总经理的相关文件。 岗位职责 请根据公司实际情况制定。 工作关系 与各部门联系密切 直属下级 无 21.行政助理岗位说明书 职位名称 行政助理 职位代码 所属部门 行政部 职系 职等职级 直属上级 行政主管 薪金标准 填写日期
23、 核准人 职务概况 制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加规范、合理；合理安排车辆调度；督导员工日常行为；管理办公区域和日常行政事务。 岗 位 职 责 请根据公司实际情况制定。 工作关系 各相关部门 直属下级 无 22.前台接待岗位说明书 职位名称 前台接待 职位代码 所属部门 行政部 职系 职等职级 直属上级 行政主管 薪金标准 填写日期 核准人 职务概况 礼貌热情地接转电话；接待来访客户；预订票务；邮
24、件快递；订水；完成部门经理安排的打字、复印等工作。 岗位职责 请根据公司实际情况制定。 工作关系 各部门员工、来访客户、供应商 直属下级 无 23.岗位工作计划表 制表日期： 年 月 日 工作编号 岗位名称 员工人数 制表人姓名 检查人姓名 工作 内容 概要 工作时间 正常班（实际工作 小时） 加班（约 小时） 轮班制（ ） 工作程序和方法说明： 工作种类 单独作业
25、共同作业（ 人） 连续作业 间断作业（ 人） 工作地点 公司内外（ %） 高空（ %） 室内外（ %） 地上（ %） 车上（ %） 水上（ %） 其他 工作资源 机器设备： 其他： 附加说明： 24.图表式工作总结 项目 主要内容 效果描述 独立完成的工作 别人协助完成的工作 尚未完成的工作 工作中的问题 …… 25.会议纪要模板 隶属部门
26、 关于______________________________________的会议纪要 题目 内容 处理意见 责任人 期限 1 序号 项目 议题 题目 责任人 内容 处理意见 隶属部门 期限 2 日期 年 月 日 26.会议记录表 会议名称 时间 地点 出席人 缺席人 主持人 记录人 会议发言记录： 主持人（签名）
27、 记录人（签名） 27.会议议程表 时间 月 日 时 分 地点 出席者 姓名 缺席者姓名及原因 会议安排 时 分至 时 分 第一项：会议开始 时 分至 时 分 第二项：领导致词 时 分至 时 分 第三项：说明议题、议案 时 分至 时 分 第四项：补充说明、报告 时 分至 时 分 第五项：讨论问题（质疑应答） 时 分至 时 分 第六项：其他 时 分至 时 分 会间休息10分钟 时 分至 时 分 第七项：决议事项确认 时 分至 时 分 第八项：第二次讨论事项确认
28、时 分至 时 分 第九项：司仪（主席）散会致词 时 分至 时 分 第十项：会议结束 确认事宜 备注 28.会议决议实施监控表 决议事项 部门 执行负责人 实施目标及期限 成果评价 每月执行情况监控 月 实施目标 进度监控 月 实施目标 进度监控 1 7 2 8
29、 3 9 4 10 5 11 6 12 29.外出申请单 部门 外出时间 申请人姓名 计划返回时间 目的地 外出理由（说明办理事项） 联络方式 审批人（签字） 时间： 年 月 日
30、 30.差旅费报销单 出差人： 部门： 年 月 日 出差 日期 地点 交通费 膳杂费 住宿费 杂费 其他费用 合计 说明 月 日 起 止
31、 费用 总计 □人民币 □美元 万 千 佰 拾 元 角 分 整 预支 旅费 应
32、付（支）金额 会计 核准 审核 收款签字 31.派车申请单 申请日期： 年 月 日 申请单位 申请人及职称 单位主管签章 事由及前往地点 联络电话 搭车人数 共 人 申请用车 时间 自 年 月 日 上 下 午 时 分起 至 年 月 日 上 下 午 时 分止 备注 32.派车单 年 月 日 申请单位 需车时间 年 月 日 时 分 需车类型 预计返回 年 月 日 时 分
33、 需车事由 地点 车载物品名及规格 数量 出入时间 年 月 日 时 分出厂 守卫签章 年 月 日 时 分入厂 主管： 科长： 申请人： 33.人员、车辆出入证 年 月 日 姓名或随行车辆号码 车型 车号 随车人数 事由 说明 车辆出入情况 入厂重量 出厂重量 载货重量 记事栏 车辆
34、 □载货车辆 □空车 载货种类及品名 出入 记录 入厂时间 保卫人员签字 核发出入凭条 出厂时间 外来人员 入厂去向 洽谈或者 经办人签字 经理 主管 经办人 34.物品出厂凭证 编号 年 月 日 兹有 先生（女士） 货运或携带（装运）下列物品，请检查无误后放行。
35、 物品名称 单位 数量 签放部门：门卫室 签放人： 35.产品企划调查分析表 公司产品现状描述 公司产品优势分析 同行业类似产品的发展情况 公司产品的市场占有率 消费者需求调查 公司产品劣势分析 改进建议及方案 36.企划表（一） （企划名称） 提出单位：
36、 日期： 年 月 日 企划要点提示 企划内容 执行方法 执行人 完成期限 任务 方法 费用及资源 注意事项 问题 对策 附件资料 提出人（签字） 日期： 年 月 日 37.企划表（二） ×××企划书 提出单位 提出时间 本企业主旨
37、 本企划目的 背景介绍及市场调查 企划内容 执行计划 步骤 条件 费用 时间安排 效果预测 意外对策 实施障碍 实施困难 可替代方案 前例 成功案例 提出人（签章） 38.企划实施表 活动项目 备注 名称 目的 内容 进程安排 实施要点 预算 承办者 准备 协助 实施过程（各参与部门） 协助关联 外包关联 结果报告 检讨 39.员工工资登记表 部门：
38、 年 月 日 员工 编号 姓名 核定工资 实发工资 底薪 技术津贴 工龄补贴 职务补贴 工作补助
39、 合计 审核人（签字） 记录人（签字） 40.员工工资调整表 部门 年 月 日 页 次 员工编号 姓名 底薪 技术津贴 工作补助 合计 原工资 调整后 原工资 调整后 原工资 调整后 原工资 调整后 增加率
40、 合计 41.印章使用申请表 部门(盖章)：
41、 年 月 日 用印事由 用印类别 行政（ ） 公司（ ） 领导名章（ ） 份数 经办人 部门负责人 批准人意见及签字 42.文件更改申请表 记录编号： 保存期限： 更改文件名 更改内容 更改原因 经办人 申请时间 批准人 批准时间 43.收文与发文流程图 办理
42、完毕 办理完毕 送主管 下载 签收 拆分 点份 信函 其他 刊物资料 文件 一份送批 其余备份 收文登记 拟办 主管批示 传阅 相关部门 文书人员 催办 平时立卷 批办 上报文件材料 主管领导 审阅同意 发文登记 编文号 盖章 上报 存档 44.文件处理单 来文单位或部门 来文时间 文件标题 领导处理意见
43、 处理结果 归档时间 45.文件签收单 来文日期 来文字号 件数 附件名称 归档日期 签收者 签收日期
44、 46.文件收发登记表 时间： 文件名称： 经 办 人： 序号 部门 通知 打印稿 电子稿
45、 47.文件发放登记单 部门/分发号 接收人签名/日期 文件序号 文件编号 文件名称 48.文件分发单 序号 文件编号
46、 文件名称 分发部门 负责人签收 日期
47、 49.文件报废审批单 编号： 版本： 份数： 文件名称 报废原因： 申请人： 日期： 所在部门意见： 签名： 日期： 文件保管部门意见：
48、 签名： 日期： 管理者代表意见： 签名： 日期： 50.文件报废记录表 序号 文件号 文件名称 数量 报废日期 报废原因 处理人 备注
49、
50、 51.文件督办回告单 密 级： （ ）第 号 领导批示 （承办单位名称）______________________________ 第 页 52.电子文件归档流程图 电子文件归档流程图 著录文件信息(包括收文、发文及内部产生文件) 归档鉴定 设置分类、期限及相关信息 归档 直接进行目录输入及链接相关电子文件 对没有电子文件的归档材料进行扫描，并与相应的目录进行连接 形成归档
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