北京易游假期旅行社财务管理程序.docx

北京易游假期旅行社财务管理程序

一、 现金管理规定
1.业务员收取现金应及时交到财务，不许在私人手中存放。
2.现金支出1000元以上，原则上用支票结算。
3.领用现金需填写借款单或支出凭单（备用金填写借款单）。
4.业务员出团领用现金2000元以上需提前一天到财务部预约，财务部根据预约的团款做好现金筹备工作。
5.出纳员要序时登记现金日记帐，日清月结，发生长款及短款要及时查找原因，属个人原因造成的短款，由个人赔偿，若长款原因查不清，根据短款自补长款归公的原则，做营业外收入处理。每日出纳员按规定做资金收支日报，次日呈报财务总监及总经理。
二、 银行存款管理规定
1.出纳收到银行支票要及时存入银行。
2.资金支出在1000元以上，原则用支票转帐。
3.开具支票需填写支票领用单，出纳员根据审批后的支票领用单签发支票，支票必须标明日期、收款单位、用途、金额（出团领用支票金额不能确定需填写限额）、加盖财务专用章、法人章，同时填写支票登记簿，限额支票组团消费结束后业务员根据实际消费金额填写支票，同时索取发票，业务员持发票到财务部出纳员处报帐，出纳员在支票登记簿上做好登记。
4.根据公司财务管理规定，业务员出团后三天内到财务报帐的原则，出纳员发现有支票使用超期未按规定报帐，应及时催促报帐。
5.出纳序时登记银行存款日记帐，定期与银行对帐单核对，做好银行对帐调节表。
三、 应收帐款管理规定
1.每月末，按照应收帐款帐面情况列出明细表，注明欠款单位、组团人及金额，协议收款时间，报部门总监、部门经理及总经理。
2.业务员次月8日前如有应收款未收回，工资奖金暂停发放。
四、资产管理
1.公司资产使用年限在一年以上，单位价值在壹仟元以上的办公家具及设备应作为固定资产管理。
2.公司各部门预购入固定资产，由部门经理申请，报人事行政总监审批后呈报总经理，总经理审批同意后，办公家具由行政人事部负责购买，电脑设备等由网络部负责购买。
3.固定资产购入后，由行政人事部资产管理员填写入库单，入库单注明资产名称、型号、金额及使用部门，经办人及财务部固定资产管理员签字。
4.使用单位领取固定资产需由行政人事部资产管理员填写固定资产出库单，由行政人事总监、资产使用部门经理及财务总监签字后办理出库手续。
5.固定资产按类别、分部门、使用人、坐落地点、折旧年限登记造册，每半年应盘点一次。
6. 折旧。固定资产按直线法计提折旧。办公家具及办公设备按5年计提折旧费，车辆按10年计提折旧费。
7.使用人要爱护所使用的固定资产，资产损坏要说明原因 ，如属人为原因造成的资产损坏，由使用人负责赔偿。
8.报废。固定资产使用期限已满，且没有使用价值的，按财务规定做正常的帐务处理；对使用期限未满，非人为造成的固定资产报废按规定做营业外支出处理；对非正常情况下的固定资产毁损，如有意破坏企业资产或严重失职造成资产毁损的，按净值赔偿，并按公司员工守则规定做严肃处理。
五、低值易耗品的管理
低值易耗品（电话、计算器等），由行政人事部负责登记造册，使用人要妥善保管好自己的物品，员工离职时由行政人事部资产管理员负责收回，物品的损坏丢失处理办法参照固定资产处理办法，资产管理员每半年要对物品盘点一次。
六、费用管理规定
费用包括工资及工资性支出费用、办公费、差旅费、通信费、交通费、广告费、设备租赁费以及其它费用。各项支出 要严格按照各项计划费用指标执行。
1.工资及工资性支出。工资费用根据考勤情况及业务员的业绩情况，人事行政部负责做工资表，由人事行政签字，报总经理批准，财务部复核，次月8日发放。
2.资源采购1万元以上，由产品中心作计划，经部门经理审核后报总经理审批；1万元以下零星采购由部门经理审批即可。
3.车辆修理费、过桥费、油费及设备的维修费，由部门经经理、总经理、财务总监审批后方可报销。
4.办公用品由各部门根据实际情况按月申报，人事行财部根据情况做好预算，经人事行政部经理及总经理审批后后购买，并做逐项登记，按部门发放列支。
5.快递费、招待费、业务员踩线费用，经部门经理、总经理财务总监审批后方可报销。
6.节日期间同业中心送团、产品中心取送票交通费由部门经理审批，原则不允许打车。
7.必须性支出，由财务总监核准支出其中：
A每月银行托收承付的四险。
B汇款手续费及支票购领费。
C营业税、城建税、教育费附加、所得税，次月十日前向税务机关申报缴纳。
D电话费支出。
8.计划性支出(广告费、活动费等)要严格履行审批手续，由部门申请，部门经理签字后报总经理审批，总经理审批同意后报财务部备案，费用实际发生后，计划内支出由部门经理审批，财务总监签字后报销，超出计划应由总经理批准后方可报销。
发票管理规定
1.购入发票，按序号复核并加盖财务专用章，编制发票使用登记簿。
2.业务员领用发票，要在发票使用簿上登记，开票内容要符合旅游行业规定内容，易游假期可开旅游费、会议费、会务费、培训费，团款未收要及时收回团款。
3.退票.由于开具发票有误或客人交款后未出团要求退票，客户持有原开具的发票及收据找业务员要求退票，业务员持原开具的发票及收据到财务部办理退票手续，出纳审核后，及时在税控机中办理退票。
4.客户出团时未开具发票，一个月内持收款收据可到公司开具旅游发票，过期作废。
5.客户要求多开发票需收取8%税金。
6.发票属重要空白凭证，要妥善保管，不得遗失.
八、票证领用管理规定
1.业务员出团领用票据，填写票据领用单（一式二联），注明票证种类、领用日期、出团日期、客户名称、领用数量、领用人，同业中心由组长审批，销售中心由销售总监审批。
2.单售票业务由业务员填写票据领用单（一式二联），注明票证种类、领用日期、客户名称、领用数量、单张售票价格，按公司正常价格销售，同业中心由组长审批；销售中心由销售总监审批，低于正常价格销售由部门经理审批，单售票业务原则财务部先收款后放票，赊销业务1万元以下由部门经理审批，1万元以上由总经理审批，同时欠款单位出具欠条注明还款日期。
3.业务员组团结束后，如有剩余票据，应立即到财务办理退票手续。
4.单售票业务，票据一经售出概不退换。
5.同业中心单售票业务如采用快递收款送票， 10 张以上三环以内免费送票。
6.票据管理员根据业务员的票据领用单逐笔续时登记，每日填写票据日报表，次日早晨呈报总经理、业务主管副总及相关人员。月末结出余额，会计根据报账单及票证领用单逐笔进行核对。
7.所有票证均为有价证券，要妥善保管，不得短缺。如出现意外要承担以下责任。
（1）票据管理员遗失票据按成本价照价赔偿，并写出书面检查。
（2）业务员所领票据丢失，按票面价值赔偿。
九、业务员组团报账管理规定
   1.业务员团队确定后（散客团除外），与客户签署协议，并收取全款或订金。
2.业务员在收到客户款项后及时交到财务，填取收入凭单及收据。
3.业务员根据实际情况填写收支预算单,后附协议及消费地确认件，预算单一式两份，一份交财务，一份业务员留存。
4.业务员根据组团预算单填写借款单或支票领用单，同业中心由组长、部门经理审批；销售中心由销售总监、部门经理审批，后经财务总监审批后到出纳处领取现金或支票。
5.销售中心老客户组团，先出团后结算团款，单团垫付团款在3万元以上需提前报部门经理审批。
6. 团队行程结束后三日内报账、退备用金。
退备用金时，提供现金消费正式发票。填写支出凭单，同业中心由组长、部门经理审批、财务总监审批；销售中心由销售总监、部门经理审批、财务总监审批，业务员持审批后的单据到出纳处销账，出纳员依据支出凭单核销借款单，同时在备用金领取单上注明备用金使用情况并签字，签字后退给业务员，支票结算业务，业务员持发票直接到出纳员处核销支票领用单。
报账时业务员根据业务消费情况填写报账单，报账单上填写消费地、出团单位、出团时间、实际出团人数、导游员。收款按照明细项目逐笔填列，团款未收回需注明收款时间。付款情况按照规定明细列示，收入与消费应配比，特殊消费要在备注栏上注明原因。报账时报账单后应附组团协议、收款收据、消费地消费明细单、票据领用单、车单、导游意见反馈单等，同业中心经组长及部门经理审批后报财务总监审核；销售中心由销售总监及部门经理审批后报财务总监审核。
7.单售票业务，业务员填写报帐单直接交到财务部。

同业中心样本 报 账 单
线路：北戴河二日 协议号 出团单位：散拼 日期：10月13-14日 人数：22人 陪同：胡薇
应收款
明细
合计
订金

4356
396（2人）+990（5人）+396（2人）+1386（7人）
+1188（6人）

4356

实收款
现金金额
支票号/金额
合计
未收款
中青旅
中旅总社
北青总社
中唐

1188

1188
396
990
396
1386

应付款
房费
餐费
娱乐
车费
门票

40元/人*22=880

440

2000
15*22=330

出团补助
佣金
保险
杂费

胡薇：100

应付款合计：3750元
实付款
现金金额
支票号/金额
合计
未付款
车费
胡薇

本团利润

330

1320

1650
2000
100

606

备注：
组团人：

计调部：606
填表人：蔡凯 部门复核： 组长 部门经理 财务复核：毛万忠