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公文写作格式规范手册

目录

1. 关于共青团工作文件的规定 2
2. 关于团讯的规定 4
3. 关于工作计划、方案的规定 6
4. 关于工作总结的规定 8
5. 关于表格的规定 10
6. 关于其他公文的规定 11

关于共青团工作文件的规定

一、指导思想和文件范围
1.指导思想：通过文件规范我校团组织内部管理，明确办事程序，加强团组织内部建设；
2.文件制定范围：各组织、各部门、各人员职责、分工、考核和奖惩；共青团组织宣传和重大活动开展各方面事务办事流程和规范；团费收缴和开支流程与规范；干部选拔、培训、考核和晋升。
二、文件制定流程
1.校团委各部门根据管理和组织建设的需要，拟定相关组织建设和管理的制度；
2.制度拟好后交团委办公室和负责组织宣传的团委书记助理核稿；核稿完成后征求相关部门意见；
3.拟稿部门将稿件和相关部门意见汇总后提交书记办公会议讨论；
4.书记办公会议讨论通过后，填写《河职院团委发文稿纸》，经团委书记签字后正式打印发文并盖章生效。
三、文件格式与要求
1.文件字号和主题词要求：字号为“河职院团字［］号”；主题词一般从文件主题中提炼，不适合提炼的可以注明为组织建设、干部管理、活动管理、阵地建设等；
2.纸张要求：16开纸张；
3.页边距要求：上2.2厘米、下1.8厘米、左2.1厘米、右1.9厘米；
4.行距要求：固定值25-30磅（视页面和内容具体情况定）；文件头顶空4行，小二号字号，行距为30磅；“河职院团字［］号”下面空2行，小二号字号，行距为25磅，后为文件标题；
5.标题字体要求：小标宋2号（如电脑无此字体，改用宋体加粗或华文中宋加粗）；
6.文稿内标题格式要求：一级标题黑体小3号，二级标题楷体加粗小3号，三级标题仿宋体加粗小3号，正文使用仿宋小3号。
四、文件管理
1.文件由团委办公室负责发送、统计和归档管理；发文后，由团委会办公室负责填写《河职院团委发文统计表》；
2.文件发送范围为：学校分管领导，党委办公室，学生工作处，校团委会，各学院团总支，校学生会，社团联合会，自律委员会，青年志愿者协会，广播站，大学生艺术团。

关于团讯的规定

一、指导思想和团讯范围
1.指导思想：通过团讯宣传推动我校共青团的组织建设、活动建设等方面的工作思路、工作举措和工作创新，进一步推动我校共青团工作更上一个台阶；
2.团讯宣传范围：主要针对我校共青团各级组织的组织建设的各项举措、各类重大活动和工作动态、工作思路等方面的提炼和总结。
二、团讯制定流程
1.校团委各部门、各组织和各学院根据本组织建设和活动的思路、动态和创新，拟写本组织的团讯；
2.团讯拟好后交团委办公室和负责组织宣传的团委书记助理核稿；
3.提交团委书记审核后签字发文，并在团委网站刊登。
三、团讯格式与要求
1.团讯字号要求：“第 期（总第 期）”统一用黑体小三；“共青团河源职业技术学院委员会编 200 年 月 日”统一用仿宋体四号；
2.纸张要求：16开纸张；
3.页边距要求：上2.2厘米、下1.8厘米、左2.1厘米、右1.9厘米；
4.行距要求：固定值25-30榜（视页面具体情况定）；文件头顶空4行，小三号字号，行距为单倍行距；“第 期（总第 期）”下面空2行，小三号字号，行距为27磅，后为团讯标题；
5.标题字体要求：小标宋2号（如电脑无此字体，改用宋体加粗或华文中宋加粗）；
6.文稿内标题格式要求：一级标题黑体小3号，二级标题楷体加粗小3号，三级标题仿宋体加粗小3号，正文使用仿宋小3号。
四、团讯管理
1.校级各组织和各学院举办的重大活动，需独立出一期团讯；原则上要求各院系每月完成团讯一期以上；
2.团讯由团委办公室负责打印发送、统计和归档管理；
3.团讯发送范围为：学校分管领导，党委办公室，学生工作处，校团委会，各学院团总支，校学生会，社团联合会，自律委员会，青年志愿者协会，广播站，学生艺术团。

关于工作计划、方案的规定

一、指导思想
围绕我校团委的中心工作，通过制定计划、方案规范我校共青团各级团组织、学生组织及各部门个人的工作开展，统筹规划部署，推动我校共青团在宣传、组织和活动等方面的建设。
二、计划、方案制定范围
1.一定时期内各级团组织、学生组织或个人工作开展的思路方向，如周计划、学期计划、学年计划等；
2.各类大小型活动的开展。
三、格式要求
1.首行标题，为小标宋2号（如电脑无此字体，改用宋体加粗或华文中宋加粗），标题行距为30磅，标题下面空一行，小三字号，行距15磅，后接正文；
2.纸张要求：A4开纸张；
3.页边距要求：上3.1厘米、下2.5厘米、左2.8厘米、右2.5厘米；
4.行距要求：固定值25-30榜（视页面和内容具体情况定，常用行距为27磅）；
5.文稿内标题格式要求：一级标题黑体小3号，二级标题楷体加粗小3号，三级标题仿宋体加粗小3号，正文使用仿宋小3号。
6.正文结束后空两行（视页面而定，可空一行或不空行），在正文后的右下角注明制定计划、方案的组织、部门或个人，在制定单位下面注明制定计划、方案的时间。
四、内容撰写要求
1.各级团组织、学生组织、各部门工作计划的要求：
（1）在正文开头写明开展本组织、本部门工作的指导思想、工作中心和工作重点；
（2）需将本组织、本部门的工作归纳分类，采取大点带小点，小点带细节的分点论述；
（3）正文后，需附上一份关于在一定时期内的工作附表，里面需写明活动、时间、地点、负责人（部门）；
（4）正文有需要的，也需附上表格。
2.关于活动的计划、方案的要求：
（1）需写明指导思想、主题、时间、地点、参加人员、主办单位、承办单位、协办单位、赞助商、评比细则（比赛规则）、奖项设置、活动要求（注意事项）等；（视活动需要而定）
（2）系列活动的总体方案，在上述规定的基础上，在每个活动中也需注明以上关于活动计划、方案的要求，并在同一份计划、方案中体现。

关于工作总结的规定

一、指导思想
围绕我校团委的中心工作，通过总结个人工作、部门工作、组织工作、宣传工作、活动工作，发扬优势，查找不足，扬长补短，积极推动个人、部门和组织，特别是我校团委的发展，从而促进我校团委在宣传、组织和活动等方面的建设。
二、工作总结的范围
1.一定时期内各级团组织、学生组织及各部门或个人工作开展工作的总结，如周工作总结、学期工作总结、学年工作总结等；
2.各类大小型活动开展后的总结。
三、格式要求
1.首行标题，为小标宋2号（如电脑无此字体，改用宋体加粗或华文中宋加粗），标题行距为30磅，标题下面空一行，小三字号，行距15磅，后接正文；
2.纸张要求：A4开纸张；
3.页边距要求：上3.1厘米、下2.5厘米、左2.8厘米、右2.5厘米；
4.行距要求：固定值25-30榜（视页面和内容具体情况定，常用行距为27磅）；
5.文稿内标题格式要求：一级标题黑体小3号，二级标题楷体加粗小3号，三级标题仿宋体加粗小3号，正文使用仿宋小3号。
6.正文结束后空两行（视页面而定，可空一行或不空行），在正文后的右下角注明工作总结的组织、部门或个人，在总结单位下面注明总结时间。
四、内容撰写要求
1.各级团组织、学生组织及各部门工作总结的要求：
（1）在正文开头写明开展本组织、本部门工作的指导思想、工作中心、工作重点及自我评价工作开展的总体情况；
（2）需将本组织、本部门的工作归纳分类，采取大点带小点，小点带细节的分点论述，在分点的过程中需附有工作的表格，可以是开展过的活动，参与协助过的大型活动或是所取得的奖项表格等；
（3）正文需写明在开展过的工作中值得提倡、发扬的，具有优势，可以提高工作效率、团队凝聚力的方面，也需说明在开展过程中没做好的、存在问题的方面，并对不足和存在问题提出改进意见。
2.关于活动工作总结的要求：
（1）单项活动的总结，参照上述组织、部门的总结要求；
（2）系列活动的总结，在上述规定的基础上，除了要写活动总体的总结，每个分活动也需总结，并且总体的总结正文中必须附有关于活动实际开展情况的表格。
3.关于个人的总结要求：
个人的总结应写明自己参加过的工作，在工作中的收获和在工作中发现的不足，并对自己的不足提出改进意见。

关于表格的规定
（常用有word表格和excel表格）

一、关于word表格的规定：
1.标题：采用小二号加粗华文中宋（电脑没有的可用宋体）；
2.正文：采用小四号宋体，需特别注明的地方可加粗；内容行距为15-25磅。
二、关于excel表格的规定：
1.标题：采用小二号加粗华文中宋（电脑没有的可用宋体）20-36磅；
2.正文：采用宋体12磅，需特别注明的可加粗。

关于其他公文的规定

其他公文有：一般通知、申请书等。
一、一般通知：主要是各级团组织及学生组织为了工作开展宣传和组织活动的需要，需以通知的形式下发有关的内容。
1.格式要求：
（1）标题：可直接写“通知”或“关于XXXX的通知”，采用方正小标宋二号，下面空一行，行距为15磅，后接正文；
（2）正文首行为接收通知的对象，不空格，加冒号；转行空两格后为关于通知的内容；
（3）最后注明下发通知的单位和时间。
二、申请书：主要是开展活动所需物品的申请。
（1）标题：写申请书，采用方正小标宋二号，下面空一行，行距为15磅，后接正文；
（2）正文首行写明向何单位申请不空格，加冒号，为“尊敬的XX：”；转行空两格后为关于申请的内容；
（3）内容需写明申请物品的目的、使用时间和使用部门或个人；
（4）最后注明申请单位和时间。