原住宅发展事务中心含鹿丹村改造工程深圳住房和建设局.doc

原市住宅发展事务中心（含鹿丹村改造工程）档案整理扫描服务项目

招
标
书

深圳市住房保障署
2018年1月
原市住宅发展事务中心（含鹿丹村改造工程）档案整理扫描服务项目招标书

一、 项目背景
深圳市住房保障署于2016年4月经深圳市机构编制委员会批准，依法登记成立，主要职责为贯彻执行住房保障、人才安居法律法规和政策，具体实施住房保障规划和计划、保障性住房租售管理以及住房制度改革措施等工作。本项目拟对深圳市住房保障署原市住宅发展事务中心（含鹿丹村改造工程）档案进行整理及数字化加工，实现档案信息资源共享，便于查询利用和开展公共服务。

二、 项目服务内容
通过专业人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的排序、组卷、编号、著录、扫描、装盒入库等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。需整理的档案为深圳市住房保障署原市住宅发展事务中心（含鹿丹村改造工程）档案。档案整理工作的场地、办公桌椅、水电由采购方承担；主要设备（工作电脑、高速扫描仪、打印机、复印机等）以及设备的维修与耗材、部分档案整理用品等费用均由中标方承担。
具体服务档案包括：

序号
档案类型
预计数量
预计每卷页数
预计总数量
加工服务内容
备注
1
鹿丹村
个人档案
1150卷
100页
115000页

整理+扫描：
整理（分类、合并后期资料）、制作及打印卷内目录、扫描、图像处理、影像质检、装订、装盒、填写外盒档案号、入库
包含耗材
2
鹿丹村
个人档案
1150卷

1150卷
登记：
登记房产证权属份额
3
工程档案（含鹿丹村和其他工程项目档案）
1400卷
100页
140000页
整理：
整理（分类、排序）、制作及打印卷内目录、装订、装盒、制作正侧面盒贴纸
4
基建档案
1300卷

1300卷
制作及打印盒目录（档案号、案件集及文件 集信息）、外盒正侧面填写档案号
5
档案搬迁
3850卷

3850卷
下架、装箱（外箱贴标识）、运输、上架，部分需整理档案（約800卷）在莲花大厦二楼，需下架搬迁至梅山苑库房统一整理。
含包装纸箱
6
档案盒
1500个

1500个
规格：4cm

注：预计数量仅为初步估计，合同执行的最终结算数量以实际结算为准。
（一）服务工作流程
1．档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单；对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。
2．著录：案卷级信息及文件集信息著录，编档号（依照采购方提供的档号标准规范），制作卷内目录并打印。
3．排序：遵循卷内目录的形成规律，保持资料之间的有机联系，确保资料的完整性，发现资料有缺失的，应要求采购方补齐资料；根据卷内目录的顺序排列资料，便于保管和利用。
4．组卷：包括拆钉、粘贴、盖章、装订、填写打印封皮等环节。中标方应严格按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015）进行整理。
5．扫描：包括档案的扫描处理、图像处理、完整性核对、清晰度调整等环节。
6．总体检查：检查档案实体与电子扫描文件内容是否一致；
7．装盒入库：将档案装入档案盒，并填写档案盒封面、背脊及备考表等项目。依照采购方要求，实体档案打包运移至指定库房，在档案入库前做好移交手续，按照档案类别的顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。
（二）扫描图像质量要求
扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：
1．图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
2．图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。
3．字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。
4．图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。
（三）档案装订要求
档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：
1．遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。
2．档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。
3．对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。
（四）档案装具、卷盒要求
采购方现有存量档案盒及档案皮提供中标方使用，根据项目使用情况及库房存量决定具体采购数量，项目中分项报价预报采购单价，总价中不做累加费用。
中标方提供的档案卷皮、卷盒等，需符合国家档案局《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》(DA/T24-2000)的标准，其他装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。其中卷皮和档案盒须采用防虫、防潮、防霉、防腐无酸纸。
（五）主要设备及工具耗材要求
1．工作电脑、高速扫描仪、打印机、复印机等由中标方提供，具体数量由中标方根据工作量自行考虑。上述设备在项目完成后，需由采购方进行处理并删除所有档案存储信息后方可带离工作场地，否则不得擅自处理及带离工作场地。
2．设备所需工具耗材由中标方提供，且须符合国家关于档案扫描工具耗材的要求；设备维修费用由中标方承担。
3．中标方应按采购方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，同时负责数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。
4．档案整理所需档号章、数字印章和页码机等专用材料由中标方提供，但其规格、编排必须符合深圳市档案局的要求。
（六）数字化上传要求
档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据由本地上传到指定服务器。档案数字化加工应用管理软件由中标方提供。
（七）报价要求
1．投标单价：本项目投标单价为档案整理或扫描单价，档案整理、扫描以实体档案卷数、件数、扫描页数为准。
2．投标方所提交的《报价详细构成》必须满足以下要求：
1）明确各类档案的整理或扫描单价。
2）预计数量仅为初步估计，合同执行的最终结算数量以实际结算为准。
3）投标方所报的各类档案整理扫描的单价应包括（且不限于）直接费、间接费、运输费、各种管理费、利润以及税金等全部费用。投标方中标后不得在原报价的基础上再提出任何增加费用的要求。
4）档案单位（卷）定义：一次业务办理过程中一户资料为一卷，一次业务办理有一个业务编号，一个业务编号下可能有一户或多户资料。
5）报价币种为人民币。

报价明细表

序号
档案类型
预计总数量
单价
小计
备注
1
鹿丹村
个人档案
115000页

包含耗材
2
鹿丹村
个人档案房产证权属份额登记
1150卷

3
工程档案
140000页

4
基建档案
1300卷

5
档案搬迁
3850卷

含包装纸箱
6
档案盒
1500个

7
数据接口导入
1项

8
合计

三、 项目服务价格上限要求
本项目服务的控制金额为￥200000元（大写：人民币贰拾万元整）以内，投标人的报价不可高于控制金额，否则其投标文件视同无效。
四、 对项目服务的要求
（一）中标单位的服务期限为签订合同之日起一年内。
（二）中标单位应有按时完成本服务项目所需的充足人力及其它资源保障。
（三）本项目禁止进行分包、转包或者拆分。
（四）本项目最终成果验收合格的标志为：深圳市住房保障署出具项目验收报告。
（五）中标单位有为采购方保守秘密的义务。
（六）项目依据及参考标准
1．《中华人民共和国档案法》。
2．《归档文件整理规则》(DA/T22-2015）。
3．《档案著录规则》(DA/T18-1999)。
4．《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》。
5．《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。
（七）档案整理安全保密、规范性要求
将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。中标方需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购方签订保密协议（承诺书）。
1．安全保密性：档案整理场地由采购方提供，所有档案资料必须在指定地点进行整理，不得将相关档案搬离指定整理场地，保持资料的完整，档案内容不得外泄。
2．规范性：在采购方提供整理、扫描的环境中，中标方必须有严格的操作规范流程。在档案的整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守采购方的相关档案管理制度，在档案的整理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。
3．中标方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。具体如下：
（1）外泄档案内容、经查实一次处罚5千元；损坏一件档案承担违约金1万元；丢失档案一件承担违约金2万元。
（2）中标方因对档案直接或间接造成的损坏、遗失或内容外泄等对采购方造成重大损失的，按档案相关法律，追究中标方相应法律责任。
（3）以上情况出现，采购方有权解除合同。

五、 投标人资格要求
（一）投标人不得有任何外资（包括港、澳台资）背景，非深圳公司须在深圳有合法注册的分支机构。
（二）必须先行注册为市政府采购中心的供应商，具有独立法人资格；
（三）经营范围涉及软件技术开发和档案数字化加工 [提供营业执照扫描件（由于新版营业执照未体现经营范围，如提供新版营业执照，还需同时提供体现自身许可经营信息的网页查询截图）]；
（四）投标人须无违法违规行为，无行为处罚、惩戒等不良执业记录及不良反映，业内拥有良好的声誉（提供承诺函）；
（五）本项目不接受进口产品投标，不接受联合体投标。

六、 定标办法及原则
本项目定标采用一次票决法。
七、 投标单位需提供资料
（1）投标书（附件1）
（2）报价一览表（附件2）
（3）资格证明文件：营业执照、税务登记证、组织机构代码证或机构信用代码证等资质文件复印件，并加盖公章。
（4）法定代表人证明书（附件3）
（5）法定代表人授权委托书（附件4）
（6）投标人情况介绍（格式自定）：包括公司基本情况，以及其他业绩证明材料，可提供相应案例合同关键页或中标通知书复印件并加盖公章。
（7）承诺函（附件5）
以上所有资料，均需加盖单位公章并密封包装，封口处应有法定代表人或其授权代表签字并加盖单位公章；封面注明投标单位的名称、地址、联系人及手机号码。
八、 废标条款
符合下列条件之一，即可定为废标：
　　1、报价文件无投标人盖章，无法定代表人或法定代表人授权代表签字或盖章的。
　　2、投标文件未按规定的格式填写，内容不全或关键字迹模糊、无法辨认的。
　　3、投标人递交两份或多份内容不同的投标文件，或在一份投标文件中对同一招标项目报有两个或多个报价，且未声明哪一个有效的，按招标文件规定提交备选投标方案的除外。
九、 流标情形
符合下列情形之一，本次招标流标，需重新招标。
1、符合招标文件规定并作出实质性响应的供应商不足三家。
2、投标报价均超过了采购预算。
3、采购任务取消。
附件（投标文件参考格式）
1.投标书
致：深圳市住房保障署
根据贵方为 的投标邀请，签字代表（姓名、职务）经正式授权并代表投标人（投标人名称、 地址 ）提交：
一、投标文件（正本壹份及副本叁份）：
包括但不限于以下文件：
1、投标书
2、报价一览表
3、资格证明文件
4、法定代表人证明书
5、法定代表人授权委托书
6、投标人情况介绍
7、承诺函
据此函，签字代表宣布同意如下：
1、所附报价表中规定的项目服务总价为：（用文字和数字表示的投标总价 ）。
2、投标人将按招标文件的规定履行合同责任和义务。
3、投标人已详细审查全部招标文件，包括修改文件（如果有的话）。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权利。
4、本投标有效期为自投标截止日起三十（30）个日历日。
5、投标方同意提供按照贵方可能要求的与其投标有关的一切数据或资料，理解贵方不一定要接受最低价的投标或收到的任何投标。
6、本投标有关的一切正式往来信函请寄：
地址 投标人代表签字
电话 投标人名称
传真 公章
电子邮件 日期
2.报价一览表

致深圳市住房保障署：
在研究了招标文件中所有内容后，我公司对 招标项目响应报价如下：
序号
项 目
数量
响应单价（元）
小计（元）
备注
1

2

……

合计总价：
￥： 大写：

法定代表人或授权代表（签字）：
供应商名称（盖章）：
日期： 年 月 日

注：1、填写此表格时不得改变表格的形式。 
2、响应单位如果需要对报价或其它内容加以说明，可在备注一栏中填写。
3、此表应经法定代表人或授权代表签名，并盖上公章。 

3.法定代表人证明书

同志，现任我单位 职务，为法定代表人，特此证明。
附：法定代表人性别： 年龄： 身份证号码：
营业执照号码：
主营
兼营：
有效日期：
签发日期：

单位： （盖章）

说明：1、法定代表人为企业事业单位、国家机关、社会团体的主要行政负责人。
2、内容必须填写真实、清楚、涂改无效，不得转让、买卖。
3、将此证明书提交对方作为合同附件或凭证。

4.法定代表人授权委托书

系依照中华人民共和国法律成立的公司，注册地址为 ，邮政编码为 ，法定代表人为 。
本公司现授权 先生/女士(身份证号为 )代表本公司就 签署投标文件，并以本公司名义处理一切与之有关的事务。
先生/女士的签字为： 。

被授权人应依法执行在本授权范围内的相关事宜。

本授权书于 年 月 日签字生效，特此声明。

法定代表人签署

公司名称（盖章）

5.承诺函
致：深圳市住房保障署
我司参加贵署“ ”服务项目投标，在此郑重承诺：
1、近三年内（即从2018年1月至本项目招标公告发布之日）无行贿犯罪记录。
2、在政府采购最近三年内无因经营中违法违规的记录，无骗取中标、严重违约及重大安全及质量问题之一。
3、不对本项目进行分包、转包或拆分。
4、按时完成本服务项目，提供项目所需的充足人力及其他资源保障，保证服务质量。
5、贵司有权确定项目组成员。
6、接受贵署质询，按照要求对项目实施方案进行现场讲解，并对提出的问题进行澄清和说明。
7、有保守本项目秘密的义务，项目中收集的保障署所有资料均严格保密。
如违背承诺，我司愿承担相关违约和赔偿责任，贵司可在对我方的合同付款中抵扣。

承诺人：
企业法人营业执照号码： 号
投标人代表签字： 单位盖章：

日期： 年 月 日