财务报销制度和报销流程.docx

财务报销制度及报销流程

　　第一部分 总则
　　第一条 目的
为了加强学院内部管理，规范学院财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 职责
2.1 各部门主管负责审核本部门员工的借款报销申请；
2.2 财务部负责复核相关申请，发放相应款项，处理发票等单据；
2.3 人力资源部和财务部共同推进、监督流程的执行及改善。
第三条 范围
本制度适用学院全体员工。

第二部分 财务报销制度和报销流程。
第四条 借支管理规定及借支流程
　　4.1 借款管理规定
　　4.1.1 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
　　4.1.2 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
　　4.1.3 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
　　4.1.4 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
4.1.5员工因公借支在公务履行完毕后应及时报销并清偿所借款项，报销及清款期限为借款日起一个月内，逾期未结清者应提早向财务部作出合理书面解释，并办理续期申请，否则将从借款员工工资中扣除；暂借经费严格执行“一事一借，前清后借”的原则。
4.2 借款流程
　　4.2.1 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
　　4.2.2 审批流程：各上级主管审核签字→复核→院长审批。
　　4.2.3 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
　　第五条 日常费用报销制度及流程
　　5.1 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
　　5.2 费用报销的一般规定
　　5.2.1 报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。
　　5.2.2 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
　　5.2.3 按规定的审批程序报批。
　　5.2.4 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
　　5.3 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→上级主管审核签字→财务部门复核→院长审批→到出纳处报销。
　　第六条 差旅费报销制度及流程。
6.1 费用标准
职 务
往来交通工具
住宿标准
（凭票）
伙食补贴
市内交通费
（凭票）
省内
省外
长期驻外人员
火车硬座、高铁二等舱、高速大巴
火车硬卧
租房
20元/天
15元/天
一般员工
80元/天
25元/天
20元/天
部门主任
100元/天
25元/天
30元/天
部门总监
火车软卧
150元/天
30元/天
40元/天
学院高管
火车软卧、飞机
200元/天
50元/天
实报实销
　　6.2 费用标准的补充说明：
6.2.1 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。 同性员工两人一同出差，只能住一间双人间，按一个人（职务较高者）住宿标准计算。
6.2.2 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返程时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。
　　6.2.3 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准80%领取补贴。
6.2.4 宴请客户需由学院高管批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐5元、午餐或晚餐10元）扣减出差人当天的伙食补贴。
享受伙食补贴后则需按比例扣除当月中餐补贴。
6.2.5 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
6.2.6 出差在外期间，一般不对外宴请和对外赠送礼品，如确有需要必须事先请示公司领导。
　　6.3 出差规定
6.3.1. 出差申请：公出人员应经部门主管同意，提供书面出差计划，并填写《出差申请表》，报主管部门批准。
6.3.2 公出人员出差需事先通报人力资源部，说明出差事由及出发、返回时间，并报行政助理备案考勤；无通报者可视为旷工。
6.3.3 如需事先预支款项，必须先到财务部领取"借款凭证"，写明出差时间、地点，借款金额原则按"往返车费+（住宿费+生活补助）*预计出差天数"计算借款金额，填写好该凭证后，先经部门经理（主管领导）同意，再由财务批准，最后经董事长审批后，方予借支，前次借支出差返回时间超过五天无故未报销者，不得再借款。
　　6.3.4. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票。
　　6.3.5 返回报销：出差人员应在回学院后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，主管部门审核签字，财务部审核签字，执行院长审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。
　　第七条 电话费报销制度及流程
　　7.1 费用标准
　　7.1.1 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的补贴标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。
　　7.1.2 固定电话费：学院为员工提供工作必须的固定电话，并由学院统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
　　7.2报销流程
　　7.2.1 学院人力资源部每月初（6日前）将本月员工手机费补贴标准（含特批补贴标准）交财务部。
　　7.2.2 财务部通知员工于每月初（6日前）按话费标准将发票交财务部。
　　7.2.3 手机费补贴统一在工资表中列明，发放。
　　第八条 交通费报销制度及流程
　　8.1 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据学院相关规定申请学院派车，特殊情况下经主管领导同意后可以乘坐出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
　　8.2 报销流程
　　8.2.1 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。
　　8.2.2 审批:按日常费用审批程序审批。
　　8.2.3 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。
　　第九条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
9.1 管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由学院行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
　　9.2 报销流程
　　9.2.1购置申请: 学院行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办定报批。
　　9.2.2 报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
　　9.2.3费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
　　第十条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
　　10.1费用标准
　　10.1.1 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得董事长的同意。
　　10.1.2 培训费:为了便于学院根据需要统筹安排，此费用由学院人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报执行院长审批。
　　10.1.3 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部（或教务部）处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
　　10.1.4 其他费用：根据实际需要据实支付。
　　10.2 报销流程：
　　10.2.1 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
　　10.2.2 培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
　　10.2.3资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
　　10.2.4其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

第三部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程
　　第十一条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
　　第十二条 工薪福利支付流程
　　12.1 工资支付流程：（1）每月1日由人力资源部将本月经学院董事长审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；（2）主管领导提供职工月度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）每月6日由财务部支付工资，员工到财务部领工资条并与工资资金进行核实。
　　12.2临时工资支付流程同工资支付流程。
　　12.3社会保险支付流程：（1）由人力资源部将由学院董事长审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2）社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
　　12.4其他福利费支出由学院人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理（主管领导）签字确认→财务进行财务复核→报学院董事长审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

第四部分 专项支出财务报销制度及流程
　　第十三条 专项支出主要包括软件及固定资产购置、顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
　　第十四条 软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
　　14.1 填写购置申请：按学院《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。
　　14.2 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。
　　14.3 结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
　　第十五条 其他专项支出报销制度及流程
　　15.1 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、学院员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。
　　15.2 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向执行院长提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经执行院长签署审核意见后报董事长及其授权人审批。
　　15.3 财务报销流程
　　15.3.1 审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
　　15.3.2 签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由学院法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。
15.3.3 付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理（领导）审核签字→ 财务复核 →董事长审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

　　第五部分 报销时间的具体规定
　　第十六条 为了协调学院对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
　　16.1财务报销：学院财务部每周二、周五为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
16.2 借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。

　　第六部分 附则
　　第十七条 本制度解释权归学院财务部。
　　第十八条 本制度经学院办公会议讨论通过并由董事长签字后生效。