苏州市相城区城建档案馆(竣工资料归档要求).doc

服
务
指
南

苏州市相城区城建档案馆
目录

1、服务承诺
2、办理建设工程档案移交、竣工备案手续流程
3、关于建设工程档案移交归档有关要求的通知
4、附件1：建设工程竣工归档联系单
5、附件2：竣工图章示例
6、附件3：照片粘贴表
7、建设工程档案归档目录
8、建设工程档案接收证明书
9、建设工程竣工验收备案需提供资料目录
10、房屋建筑工程质量保修书（示范文本）
11、查档须知
12、相建档[2009]1号《关于进一步加强相城区建设工程声像档案资料归档工作的通知》
13、苏价房地字[2007]208号《关于明确城建档案资料综合服务收费问题的通知》
14、苏建办[2009]6号《关于苏州市建设工程竣工档案文件电子化报送的通知》

服务承诺

1、接待用户，语言亲切、态度和蔼、耐心解答有关政策规定；
2、业务熟练、查找迅速准确，对查询人员的正当要求不准推诿、不扯皮；
3、收到竣工档案（单项工程）三个工作日内提出初步审核意见；
4、按章办事，履行手续，按规定收费；
5、工作时间不擅自离岗，做到岗位不脱人。

办理建设工程声像档案、电子档案
竣工归档手续流程

相城区城建档案馆签订江苏省建设工程档案报送责任书（声像档案介入）

相城区行政服务中心住建局窗口办理建设工程施工许可证；竣工时在相城区住房和城乡建设局网站上下载归档服务指南

建设单位填报归档资料送审登记表及提交归档资料

相城区城建档案馆审核相关资料，审核完成后对接收材料进行电子化处理

验收合格后出具《建设工程档案接收证明书》

咨询电话：办理竣工归档手续：65752806

关于建设工程档案移交归档
有关要求的通知
各建设单位、施工企业：
为进一步规范我区建设工程档案的归档整理工作，统一建设工程档案移交归档的要求，建立完整、准确的工程档案，根据《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和《苏州市城市建设档案管理办法》等有关规定，结合相城区建设工程实际情况，现将建设工程档案移交归档的有关要求通知如下：
一、凡在本行政区域内新建、扩建、改建的各类房屋建筑工程（包括设备安装工程和装修工程）和市政基础设施工程，在竣工验收后3个月内，建设单位必须向相城区城建档案馆移交一套印章齐全，签署手续完备，并由相城区建设工程质量监督站审核符合要求的、完整的建设工程档案。
二、建设单位在向相城区城建档案馆移交建设工程档案时，需凭由相城区建设工程质量监督站项目监管员签字认可的“建设工程竣工归档联系单”（见附件1）办理移交手续。在取得相城区城建档案馆出具的“建设工程档案接收证明书”后，方可到市民服务中心住建局窗口办理竣工备案手续。
三、移交的建设工程档案应按每个单位工程以江苏省建设工程质量监督站编印的“建筑工程施工质量验收资料”内目录顺序排列，统一以A4规格整理装订后移交相城区城建档案馆。对超出A4规格的建设工程文件，在不影响资料的完整和不损坏字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的资料，须进行折叠。对破损、卷角、折皱和小于A4规格的建设工程文件，要用A4规格的白纸进行裱糊。
四、移交的建设工程档案必须为原件。如果几个单位工程使用的建材合格证、检测报告、试验报告等为同一份原件的，应在其它单位工程的复印件上注明原件存放在某某单位工程施工技术文件内，并加盖印章。如经销单位提供的建材质量合格证、检测报告、试验报告等是复印件，则需在复印件上加盖经销单位公章，并注明原件存放单位。
五、建筑节能归档资料按江苏省苏建质[2007]371号《建筑节能工程施工质量验收资料》内目录顺序和内容要求收集、整理、移交。
六、移交的所有竣工图都应盖有“施工图审查专用章”及竣工章。竣工章的尺寸、基本内容见附件2。竣工图章使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
七、利用施工图改绘竣工图，必须在变更处盖上变更章并标明变更修改依据、改绘人等；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
八、不同幅面的工程竣工图应按手风琴折叠法，统一折成A4幅面（297mmX210mm），图签外露于右下角，图纸不应露白。
九、竣工图应以单位工程按专业分类（建施、结施、水施、电施等）组卷，并按图纸编号依次排列。移交的竣工图必须应有图纸目录。
十、所有的建设工程项目，建设单位必须按规定向相城区城建档案馆报送建设工程声像档案、电子档案及纸质档案资料。建设单位应对建设项目全过程形成的声像档案进行收集和归档，一并和其它载体形式的工程档案报送相城区城建档案馆。声像档案资料报送的范围、内容及要求按相建档[2009]1号执行。照片应一律洗成5吋至7吋的彩色照片，并贴在《照片粘贴表》（见附件3）中，下方书写该照片的文字说明。重点（实事）工程开、竣工前，应及时通知相城区城建档案馆到现场进行声像拍摄，联系电话：65752806。电子档案资料报送的范围、内容及要求按住建部制定发布的行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117－2007）和《关于苏州市建设工程竣工档案文件电子化报送的通知》（苏建办[2009]6号）执行。
十一、未取得“建筑工程消防验收意见书”和“建设工程规划验收合格证”以及未提供声像档案资料的建设工程，相城区城建档案馆将不出具“建设工程档案接收证明书”。
苏州市相城区城建档案馆
二0一0年一月
附件1
建设工程竣工归档联系单
建设单位名称

项目名称

竣工验收日期

施工企业名称

竣工资料内容：
□ 施工组织设计
□ 图纸会审
□ 设计变更
□ 桩基竣工资料
□ 土建竣工资料
□ 钢结构竣工资料
□ 给排水竣工资料
□ 电气竣工资料
□ 装饰竣工资料（内外装饰、建筑幕墙等分部工程、商品房精装修等）
□ 建筑节能竣工资料
□ 分户验收资料
□ 通风与空调安装竣工资料
□ 智能建筑电气安装竣工资料
□人防工程竣工资料
注：1、“竣工资料内容”由相城区建设工程质量监督站负责此项目的质量监督员，根据实际情况在对应“□”内打“√”。
2、此表经相城区建设工程质量监督站负责此项目的质量监督员签字认可后，与竣工归档资料一起移交相城区城建档案馆。
质量监督员： 站长：
年 月 日
附件2
←---------------------------------80------------------------------------→
竣工图
↑15
↓

施工单位

↑7
↓
编制人

审核人

↑7
↓
技术负责人

编制日期

↑7
↓
监理单位

↑7
↓
总监

现场监理

↑7
↓
←------------→
20
←---------------→
20
←--------------→
20
←----------→
20

竣工图章示例
(单位：mm)

附件3

照片粘贴处
主题： 拍摄者：
拍摄地点： 拍摄时间：

照片粘贴处
主题： 拍摄者：
拍摄地点： 拍摄时间：
建设工程档案归档目录
序号

建设单位提供资料
序号
施工单位提供资料
1
工程立项报告、立项批复（发改局或外经局批文）（原件。复印件一份）
1
施工组织设计、技术交底、技术核定单
2
建设项目选址申请表、选址意见书（原件。复印件一份）
2
设计交底、图纸会审记录、设计变更通知单、
3
规划定点意见书。
建设用地规划许可证及申请书（原件。复印件一份）
3
桩基、土建、钢结构施工资料、竣工图
4
土地转让合同（或协议）（复印件，需盖建设单位公章）
国有（或集体）土地使用证（复印件，需盖建设单位公章）
4
水、电安装施工资料、竣工图
5
拆迁批文、安置意见、协议、方案等
5
人防工程施工资料、竣工图
6
工程地质勘察报告。岩土工程勘察报告先期审查意见书（如审查出有问题的，需提供建筑工程施工图设计文件审查意见回复）
6
内（外）装饰工程施工资料、竣工图。
7
施工图审查意见书（含复审意见书）、审查合格书（原件。复印件三份）（如审查出有问题的，需提供建筑工程施工图设计文件审查意见回复）
7
精装修（商品房、商业用房）施工资料、竣工图
8
建设项目环境影响申报（登记）表、建设项目环境影响报告表、审批意见。环保验收意见
8
建筑节能施工资料。分户验收资料（住宅项目）
9
建筑工程消防设计审核意见书或受理凭证、抽中合格单、备案表（原件。复印件一份）
9
电梯安装施工资料、竣工图
10
房屋白蚁预防合同、白蚁预防工程竣工报告（原件。复印件三份）
10
通风与空调安装施工资料、竣工图
11
防雷装置设计审核申请书、防雷装置设计核准书、防雷装置设计审查意见书。
防雷装置竣工验收申请书、防雷装置验收合格证、检测检验报告
11
智能建筑电气安装施工资料
12
人防、卫生许可及其它部门批准文件
12
道路、桥梁、涵洞、驳岸、地下管线等施工资料、竣工图
13
工程建设项目中标通知书、备案表（或工程建设项目发包初步方案、直接发包申请及审批表、批准直接发包通知书）
13
小区（厂区）总平面图（需盖有规划审核专用章水（含消防）、电总平面图
14
建设工程勘察合同(需盖有合同备案专用章)、合同备案表
14
小区（厂区）市政工程施工资料、竣工图
15
建设工程设计合同(需盖有合同备案专用章)、合同备案表

16
施工承包合同(含各专业分包合同)、合同备案表
（注：直接发包的工程，施工承包合同需盖有合同备案专用章）

监理公司提供资料
17
监理委托合同(需盖有合同备案专用章)、合同备案表
1
监理规划、实施细则、监理月报、会议纪要中的有关质量问题
18
建设工程规划许可证及建设项目报建申请表、或基本建设项目办理手续联系单（原件。复印件三份）
2
工程开工/复工审批表。工程开工/复工暂停令
19
建筑工程施工许可证（原件。复印件三份）
3
监理工程师联系单、通知单、回复单、签证单
20
建设工程质量监督申报表
建筑工程安全受监登记表或建设工程安全监督备案申报表
4
不合格项目通知。质量事故报告及处理意见
21
单位工程竣工验收证明书
5
工程竣工决算审核意见书
22
建筑工程消防验收意见书或验收受理凭证、抽中合格单、备案表（原件。复印件三份）
6
工程延期报告及审批
23
建设工程规划验收合格证（原件。复印件三份）
7
合同争议、违约报告及处理意见。合同变更材料
24
人民防空工程竣工验收单（或无人防工程证明）（民用建筑需提供）
8
桩基、基础、主体、钢结构、、建筑节能、竣工预验收质量评估报告
25
施工编号与公安编号对照单（住宅项目）
9
工序质量报验单
26
照片、录像、录音等资料（根据相建档[2009]1号文要求提供）
10
监理总结、工程竣工报告
咨询电话
声像档案电话：66188793；城建档案馆电话：65752806
以上文件资料提交相城区城建档案馆（相城区行政中心嘉元路3号相城区档案局405室）。

查档须知
1、建设单位人员须持本单位的介绍信和查阅者身份证复印件查阅本单位的工程档案；施工单位须持本单位的介绍信和查阅者身份证查阅工程施工档案。
2、个人查档须持房产证、购房合同或发票查阅相关档案（商品房须提供正确的施工编号）。
3、司法人员查阅相关档案，须持单位介绍信和查阅者有效工作证件。
4、查档人员应提供正确的工程名称，由工作人员先查明工程档案存档号后，由查档人员办理查阅登记手续。
5、工程档案一般不得外借，特殊情况外借仅限于：更改许可证名称或补面积。具体须持单位介绍信、查阅者身份证及人民币1000元（押金）进行登记。借期不得超过一周，逾期需缴纳滞纳金10元/天。查档人员严禁擅自涂改、污损或转借档案。
6、查档人员应爱惜档案，自觉遵守本规则，保证档案资料的安全、完整和保密。

苏州市相城区城建档案馆

苏州市建设局文件

苏建办〔2009〕6号

关于苏州市建设工程竣工档案文件
电子化报送的通知

各市、区建设局，苏州工业园区规划建设局、苏州高新区建设局，市各有关单位：
根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》、《建设电子文件与电子档案管理规范(CJJ/T117—2007)》、《江苏省城建档案信息化建设纲要（2008~2015）》、《苏州市城市建设档案管理办法》等文件的要求，必须加快推进我市城建档案信息化建设，将建设工程电子文件和电子档案的接收作为信息资源建设的重点，扩大接收进馆档案中电子文件（档案）所占比重，逐步实现建设工程文件(档案)的电子化报送。
根据我市建设工程竣工档案管理现状，各建设单位自2009 年1 月 1 日后领取建设工程规划许可证的项目，在提请苏州市城乡建设档案馆或各市(区)城建档案馆对工程纸质竣工档案进行预验收的同时，应当提请对工程电子竣工档案进行预验收。此范围内的建设工程，在向苏州市城乡建设档案馆或各市(区)城建档案馆移交工程纸质竣工档案时，必须同时移交相应的工程电子竣工档案。各建设单位要切实按照《建设电子文件与电子档案管理规范》的要求，指定具有“城建档案管理员”资质的专职人员做好工程电子文件的收集、整理、归档工作，保证工程电子文件(档案)的真实、准确、完整和有效，将工程电子文件(档案)与工程纸质竣工档案一起向苏州市城乡建设档案馆或各市(区)城建档案馆移交。对2008年12月31日以前还没有移交城建档案的建设工程项目,有条件的,也应按此文件要求, 将工程电子文件(档案)与工程纸质竣工档案一起向苏州市城乡建设档案馆或各市(区)城建档案馆移交。
苏州市城乡建设档案馆及各市(区)城建档案馆应对建设工程电子文件的收集、整理、归档工作进行监督、检查、指导和预验收，并加强对电子档案移交工作的培训。
该通知不影响张家港市城建档案馆数字化城建档案馆建设的试点。各市、区建设主管部门可按通知要求，制定具体的建设工程电子文件(档案)报送要求和措施。

附：苏州市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序

二○○九年六月十日

苏州市建设局办公室 二○○九年六月十日印发
打印：蒋震谊 校对：王 强 份数：35份

附：

《苏州市建设工程电子文件归档的技术要求和操作程序》

根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》、建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》和《江苏省城建档案信息化建设纲要（2008~2015）》的要求，以建设部制定发布的行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范CJJ/T117—2007)》、《苏州市城建档案管理办法》为主要依据，根据苏州市的具体情况制定本规定。
一、 收集前的准备
1．建设单位在签订《建设工程档案报送责任书》的同时，填写“项目登记卡”，并从城建档案馆获取项目编号。
2．建设单位应指定具有《城建档案管理员》资质的专职人员做好纸质档案、电子档案的收集、整理、移交工作。
3．建设单位应购置《城建档案管理员》电子印章、电子档案收集器软件和收集器加密狗。
二、 电子档案的收集
1．收集范围：与纸质档案相同。
2．电子档案的类型：可输出打印型电子文件，纸质文件扫描型电子文件。
3．电子档案的格式：可输出打印型电子文件，直接用苏州市城乡建档案馆委托研发的电子档案收集器的专用格式（SDF）保存。纸质扫描型电子文件按JPEG格式保存，然后用专用格式（SDF）保存。
三、 电子档案的质量要求
1．可打印型电子文件的质量
按专用的电子档案收集器的使用说明书的要求操作，通过专用浏览器观察图像与打印件一致即可。
2．纸质扫描型电子文件的质量
（1）文件选用JPEG格式。
（2）分辨率一般大于等于200DPI，彩色深度24位。
（3）图像清晰、完整，无偏斜、失真。
（4）扫描图像的排列顺序与档案原件一致。
（5）对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。
四、 电子档案的整理
1．电子档案的整理：整理纸质档案和整理电子档案同步进行。电子档案与纸质档案的内容要一致并建立相应的对应关系。
2．电子档案的存贮：按“项目”、“工程”、“案卷”、“文件”的次序，分别建立相应的目录结构。可通过使用电子档案收集器，自动建立电子文件的目录结构。
五、 电子档案的检查
1．电子档案的检查：移交前，档案管理员要逐一检查电子文件，保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相应对应关系，并加盖电子印章。
2．应该填写纸质档案、电子档案移交清单，供城建档案馆验收,并有利于编制进入城建档案管理系统。
六、 电子档案的移交
1．电子档案的移交：由建设单位具有城建档案管理员资质的专职人员办理移交手续。电子档案采用光盘为归档载体，一式二份，城建档案馆与建设单位各保存一份。归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。
2．经城建档案馆验收，纸质档案和电子档案合格后，开出档案接收证明书。
七、 电子档案的保管
1．电子档案与纸质档案同时入库。
2．采用城建档案管理系统的专门软件管理电子档案。
3．电子档案纳入城建档案馆的备份计划，保证电子档案永久保存。
八、 电子档案的利用
1．城建档案馆应完善电子档案专用管理软件，用以接收、检验、管理、利用、统计电子档案。
2．城建档案馆应能满足直接利用电子档案的要求，能提供复制光盘、U盘拷贝等方式以提供利用，能输出相应规格的纸质拷贝提供利用。
3．城建档案馆应配置相应的设备，满足电子档案的保管、利用和备份需求。

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