石化档案馆---竣工文件整理归档规定(修改).doc

兰州石化公司建设项目竣工文件整理归档规定
1范围
规定了兰州石化公司新建、改建、扩建、技措（技改技措、安措、环措）、安保基金、更新、检修、维修等建设项目竣工文件的整理、编制及归档的要求和方法。
适用于兰州石化公司项目管理责任单位和参加兰州石化公司建设项目的施工单位、工程总承包单位、监理单位及相关部门。
2引用文件
《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 11822-2008
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T 28-2002
《炼油化工建设项目竣工验收管理规范》（ Q/SY 1475—2012）
《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》（ Q/SY 1476—2012）
《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》（中油办
[2010]187号）
中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南（试 行）（厅函字[2011]148号）
炼油化工建设项目竣工图编制管理规定（油炼化（2012）75号）
3术语和定义
3.1建设项目
指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
3.2单项工程
是指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.3单位工程
是指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
3.4项目竣工文件
是指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
3.5项目施工文件
是指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
3.6项目竣工图
是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.7 项目监理文件
是指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
4 职责
4.1施工单位负责收集、整理、编制项目施工文件；对工程实体与竣工图的符合性负责，并负责在监理单位审核后对竣工图组卷或编制；将施工文件和竣工图按规定报送工程总承包单位、监理单位、项目管理责任单位审核后归档；负责将纸质施工文件或竣工图数字化（扫描）形成电子文件，负责收集、整理施工过程中形成的声像资料（包括电子文件），经总承包单位、项目管理责任单位审核后归档。
4.2 EPC/PC工程总承包单位负责审查、汇总各分包单位所编制的纸质施工文件、组卷的竣工图，经监理单位、项目管理责任单位审核后归档。
负责总承包项目设备随机文件的收集、整理，负责将纸质文件数字化（扫描）形成电子文件，并提交项目管理责任单位审核后归档。
负责收集、整理总承包单位在项目管理过程中的相关文件（范围见附录2）和声像资料，负责将纸质文件数字化（扫描）形成电子文件，并经项目管理责任单位审核后归档。
负责审核各分包单位所形成的施工文件或竣工图的电子文件，审核各分包单位编制的声像资料（包括电子文件）。
4.3监理单位负责监理文件的整理、编制，负责将纸质监理文件数字化（扫描）形成电子文件，报送项目管理责任单位审核后归档；负责督促施工单位、EPC/PC工程总承包单位整理、编制施工文件和竣工图或组卷竣工图；负责审核、签署施工文件及竣工图的完整、准确、系统情况，并向档案管理部门提交“建设项目施工文件及竣工图质量审核报告”。
4.4工程质量监督单位负责收集、整理、编制建设项目工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件。
4.5项目管理责任单位负责确定建设项目竣工文件（包括电子文件）的编制标准；检查、督促、指导施工单位、工程总承包单位、监理单位及时做好项目竣工文件和声像资料的收集、整理、编制；审核、签署竣工文件和电子文件，确保其完整、准确、系统，并组织施工单位、EPC/PC工程总承包单位、监理单位按档案管理规定向档案管理部门归档。
4.6档案管理部门负责指导项目竣工文件和声像资料（包括电子文件）的整理、归档，负责指导、检查、验收竣工文件的案卷整理质量，确保其符合档案管理规定。
5 竣工文件的编制要求
5.1竣工文件的质量要求
5.1.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备（竣工文件中要求签名的栏目，各方人员必须签手写体原笔迹的全名，不能以名章或打印代替签名）。
5.1.2不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
5.1.3凡应归档的竣工文件须归档原件，否则需在清晰的复印件上加盖证明其真实性的印章。
5.1.4 文字材料及图纸按A4（210mm×297mm）幅面编制。
5.2 施工文件的编制要求
5.2.1按照公司项目管理、质量监督、监理等部门确定的具体内容、格式、编制要求等进行编制。
5.2.2炼油化工建设项目施工文件的编制，执行《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》（ Q/SY 1476—2012）。
5.2.3民用系统及部分公用系统工程等项目施工文件的编制，执行DB62/T25-2016-2005《甘肃省建筑工程资料管理规程》及《甘肃省建设工程施工质量技术管理记录表格》和《甘肃省建筑工程施工质量验收表格》。
5.2.4电力、铁路、公路、通信工程、水利等项目施工文件的编制，可按有关部颁发的相关规定执行。
5.3竣工图的编制要求
5.3.1竣工图是项目竣工文件的重要组成部分，竣工图应完整、准确、清晰、规范，与工程实体相符。除以下两种情况外，所有施工图均应编制竣工图：
①设备制造厂商随机文件及相关采购文件、成套及撬装设备随机文件；
②国家及行业的标准图、通用图（可在目录中注明）。
5.3.2 竣工图应按照GB/T10609·3-1989《技术制图复制图的折叠方法》要求统一折叠。
5.3.3竣工图由施工单位按专业编制。应使用干净的最终版施工图进行编制。
①竣工图应修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。竣工图要做到与设计变更、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”。
②凡按施工图施工没有变更的，须在施工图上加盖“竣工图章”，作为竣工图。
③凡一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，须在原图上更改，加盖并签署“竣工图章”。
④凡结构形式、工艺、平面布置改变，以及其它重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图，并加盖“竣工图章”。
⑤编制竣工图时对施工图的变异应坚持“十改”、“七不改”。
5.3.4竣工图的更改方法
①文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。
②利用施工图更改，必须在离修改部位最近的图纸空白处加盖“竣工图核定章”，注明更改依据性文件的名称、编号和条款号，并签署姓名、日期，并用箭头标注到所修改的部位。
“竣工图核定章”样式（尺寸40mm×15mm）：

“竣工图核定章”要用红色印油加盖。
③无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或在图纸空白处用文字说明。
④图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。
⑤有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，须采用注记说明的办法。
⑥新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
说明： 5.3.3和5.3.4内容适用于2012年7月1前已完工、在建项目。
5.3.5竣工图由设计单位按专业编制。
①由设计单位按专业编制的竣工图要附详细编制说明和目录，在图纸标题栏的版次栏中注明“竣工图”。设计单位编制竣工图应依据最终版设计文件及设计变更单、工程联络单、材料代用单等资料。
②对于没有发生变更的施工图，由设计单位重新出图，图号不变，在版次栏注明“竣工图”。
③对于发生变更的施工图，无论改动量大小，均应重新绘图，图号不变，在版次栏注明“竣工图”。将其中发生变更的部分（包括文字和数字）用云线勾划出来，逐一标注设计变更单、工程联络单、材料代用单的编号，并在图纸的空白醒目处汇总上述编号。
④当图纸修改涉及材质、规格、型式等变更时，该图所附表格及文字中的相应部分，如材料表或规格表也应进行修改。
⑤重复利用标准图、通用图的变更，应编入竣工图中。
⑥目录及需要修改的表格和其他说明类文件参照图纸的修改方法编制。
⑦除设计变更单外，工程联络单、材料代用单也必须经设计单位审核同意后方可实施。设计单位应及时收集设计变更单、工程联络单、材料代用单，做到准确、齐全。施工单位在施工过程中要严格执行施工图和相关变更，并及时记录变更内容（可在施工图上标记）。
⑧施工、监理单位在竣工图确认、审核过程中发现竣工图与按设计文件施工的工程实体不符时，设计单位负责按照实际重新绘制竣工图。
说明：5.3.5内容适用于2012年7月1日后新建的项目。
5.3.6竣工图章的使用
①竣工图章内容、尺寸如图所示（尺寸80mm×60mm）：

说明：此章用于2012年7月1日前已完工、在建项目。
30
25
80
25
12.5

9.5×5
60
竣工图
施工单位

专业工程师
技术负责人
日期

监理单位
监理工程师

说明：此章用于2012年7月1日后新建的项目。
②竣工图必须逐张加盖并签署竣工图章，图纸封面、目录、说明、材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格均加盖竣工图章。
说明：1、由设计单位绘制的单线图作为竣工图，须逐张加盖“竣工图章”。2、由施工单位绘制的单线图，不加盖“竣工图章”，作为施工文件组卷。
③竣工图章尺寸应符合规定要求，应使用不易褪色的红色印泥加盖在标题栏的右上角空白处或左侧空白处，无加盖位置时，可加盖在文字材料、表格及图纸标题栏的背面（左下角，距左边20±10mm，距下边20±10mm），不能盖在有字或数据的地方。
④竣工图章中的编制单位、施工单位可填写施工单位简称，监理单位名称可填写监理单位简称。
⑤竣工图章中的“编制日期”应填写该项目单项工程交接日期；“日期”填写施工单位对竣工图符合性确认的日期。“编制人”、“专业工程师”和“技术负责人”原则上不能填写同一个人。
⑥竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，签名不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是可辨识的本人手写原笔迹。
⑦未实行监理的建设项目，其竣工图章中的“监理单位名称”、“监理人”、“监理工程师”填写为“/”（斜杠）。
5.4监理文件的编制要求
监理文件的编制，执行国标GB50319-2000《建设工程监理规范》和SH/T3903-2004《石油化工建设项目监理规范》以及《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围和保管期表》（见附录1）。
6竣工文件的整理要求
说明：竣工文件按“卷”进行整理。
6.1组卷原则、方法及排列顺序要求
6.1.1组卷要遵循施工文件、竣工图、监理文件的形成规律和成套性特点，保持文件的有机联系；分类科学，组卷规范合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
6.1.2施工文件、竣工图、监理文件应分别组卷。卷内文件一般文字材料在前，图纸在后。
6.1.3 施工文件按照已划分的单位工程为基本单元进行组卷，若形成的文件较多，可按子单位工程、文件类型（文种）等分别组成若干案卷。
6.1.4施工文件一般按照内容的单一性来组卷，不能把一个单位工程的所有资料组成一卷，要按“文种”类型（XXX隐蔽工程检查验收记录、XXX安装记录、XXX检查记录、XXX试验记录、XXX射线探伤报告、XXX联动试车记录等）分门别类组卷。
6.1.5合格证属于设备材料验收资料，数量较多的合格证可以单独组卷，组卷时按专业再按材质区分或按单位工程区分。
说明：A、数台同一厂家、同一型号、同一批次的合格证在粘贴表上只粘贴正反面一份，须在下方注明“设备材料共XX个”或使用规格为60×10mm的印章（如下），用红色印油加盖。
10
10
设备材料共 XX 个。

60

B、数台同一厂家、同一型号，但产品编号（或出厂编号）不同的，必须逐份粘贴。
C、凡计量单位为吨、米、个、根、套等设备材料的需要粘贴合格证；近按“台”计算的合格证须与随机资料一起组卷，如果有报审的，随报审一起组卷，保证设备随机资料的完整性。
D、合格证两面有内容时，可将背面内容复印后将复印件粘贴；
E、在粘贴表上粘贴合格证的，在右下角注明“本页粘贴合格证共XX张”或使用规格为60×10mm的印章（如下），用红色印油加盖。
10
本页粘贴合格证共 张。
60

60

F、不管“合格证粘贴表”上粘贴多少张合格证，编写页号时每张“合格证粘贴表”只算1页。

注意：2012年7月1日后新建项目不再使用“合格证粘贴表”，小于A4幅面的直接粘贴在A4空白纸上。
6.1.6若为硬物合格证即金属和塑料合格证等的可用复印件，同时在复印件上注明“此合格证为金属合格证或塑料合格证”，然后将金属或塑料合格证等用双面胶粘贴在A4纸上，单独组成卷（要有封面、内封面、卷内目录和卷内备考表），按单项工程或单位工程单独归档。
6.1.7案卷中检测人员及焊工证书必须用扫描件而不能用复印件。
6.1.8建筑工程分部、分项检验批质量验收记录和质量验收记录按施工文件组卷，内容较多时可单独组卷。
6.1.9单位工程质量检验评定表和分部工程质量检验评定汇总表按单位工程施工文件组卷；分项、分部工程质量检验评定表由施工单位保存。
6.1.10监理文件按单项工程、单位工程并结合专业、文种组卷。
6.1.11为了保证档案资料的完整性和系统性，避免监理文件与施工文件重复归档，施工阶段监理工作中形成的基本表式（A类表、C类表）必须与相应的施工文件配套，由施工单位、工程总承包单位按相关要求组卷、归档，监理单位不再组卷、归档。如果“——报验申请表”与施工文件一一对应的按配套排序；如果一份“——报验申请表”对应几项内容的，“——报验申请表”排列在分部工程相关卷(册)的卷内目录之后，具体的施工文件表格按表号由小到大排列，若本卷内容较多分册后，本册无“——报验申请表”的在备考表中说明。
6.1.12施工文件及监理文件中的“结论或意见”栏目不允许空白，“签字”栏目也不允许空白，如无需签字时，必须用“/”（斜杠）来表示。
说明：隐蔽工程检查记录的“原材料质量文件”栏不能只填写“合格”二字。有材料复验的应注明复验报告编号，无材料复验的则注明该工程材料报验单的编号。
6.1.13 施工文件的排列顺序
6.1.13.1炼油化工建设项目施工文件的排列顺序，执行《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》（ Q/SY 1476—2012）排列顺序。
6.1.13.2公用系统工程及民用系统工程等项目施工文件的排列顺序，执行《甘肃省建设工程质量标准》。
6.1.13.3电力、铁路通信工程、水利等项目施工文件的排列顺序，可按有关部颁发的相关规定执行。
6.1.13.4若某一案卷资料较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷（册）的题名相同，但落尾书写为（第*分册/共*册）（*用阿拉伯数字标注）。
6.1.13竣工图的排列顺序
6.1.13.1竣工图按单项工程、单位工程并分专业按原设计图纸目录 、编号顺序排列组卷。不允许把不同专业、不同设计号的图纸组成一卷(册)。
6.1.13.2某一案卷图纸较多时，可视情况分别组成若干分（册）卷，各卷的题名相同，但落尾书写为（第*分册/共*册）。（*用阿拉伯数字标注）
6.1.13.3与施工图有关的设计变更、工程联络单和材料代用单，必须将其分别复印后附在对应的竣工图册中。
6.1.13.4竣工图册中所附的设计变更通知单超过一份的，必须编制设计变更通知单明细表，按照图纸原有的顺序将复印件排序后，排列在备考表之前，并在卷内目录中添加顺序号和条目，条目填写为“设计变更单明细表及变更单；若只有一份设计变更通知单，则条目填写为“设计变更通知单”。
6.1.13.5竣工图册中所附的变更单复印件必须从本册图纸页号的最后一位接着连续编写页号，并在卷内目录中标注页号。
6.1.13.6一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一册的，应将复印件附在有关图册中，排列在备考表之前。
6.1.13.7工程联络单、材料代用单等的内容涉及到图纸的修改，在处理上应与6.1.13.4和6.1.13.5和6.1.13.6条一样。
6.1.13.8凡附设计变更通知单的图册，在备考表中注明该图册第X页有变更。
说明：6.1.13.3至6.1.13.8适用于2012年7月1日前已完工、在建项目。
6.1.13.9现场已实施的设计变更单、工程联络单、材料代用单应加盖“已执行章”，并注明被修改图纸的图号，签署姓名、日期。已执行章由施工单位管理，其内容、尺寸如下所示，单位为毫米：

40
10
10
已执行章

日期:
执行人:

说明：本条内容适用于2012年7月1日后新建的项目
6.1.13.10设计变更通知单、工程联络单、材料代用单等在施工文件中组卷。（本条内容适用于2012年7月1日后新建的项目）
6.1.13.11对于多家施工单位施工同一工程的情况，该项目竣工图需由监理单位或由总承包单位指定其中一家单位组卷或编制。按照竣工图章“谁施工谁签署”的原则，该项目“竣工图章”多家单位均应加盖并签署。
由设计单位编制的竣工图，案卷外封面上的立卷单位填写组卷单位，但其它单位的施工情况必须在卷内备考表中注明；由施工单位编制的竣工图，则案卷外封面上的立卷单位填写一个主要编制单位，并加“等”字，但其它单位的施工情况必须在卷内备考表中注明。
6.1.14 监理文件的排列顺序
参照国标GB50319-2000《建设工程监理规范》和SH/T3903-2004《石油化工建设项目监理规范》及《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围和保管期表》（见附录1）。
6.2案卷编目要求
6.2.1卷内文件页号的编写
6.2.1.1卷内文件排列后，凡有书写内容的页面均应编写页号，要逐页用号码机从001开始打印页码。如果文件材料的材质为油面印刷，则采用黑色或蓝色圆珠笔手写页码。
6.2.1.2页号编写位置：单面书写文件在其右下角；双面书写文件，正面在其右下角，背面在其左下角；图纸的页号编写在图标栏外右下角。
6.2.1.3印刷成册的文件，已有页号并连续、不中断的不必重新编写页号没有页号的文件，从首页“001”开始编起；若文件前面有页号、后面没有页号的，后面的页号可从前面页号的最后一位接着连续编写。
6.2.1.4各卷（册）之间不连续编页号，各卷（册）页号都应从“001”开始编起。
6.2.1.5案卷的外封面、内封面、卷内目录（原有目录除外）及卷内备考表不编写页号。
6.2.2案卷外封面的编制
案卷外封面应采用打印方式，格式见附表3。
6.2.2.1案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容，必须包括建设项目名称，即建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称/专业……+文件名称。另外，生产装置名称前填写生产规模（如：X万吨/年），检维修项目需要在文件名称前加“检维修”字样，归档外文资料的题名应译成中文。
如果建设项目只有一个单项工程，则建设项目名称就是单项工程名称，在案卷题名中省略建设项目名称。
案卷外封面上，可将建设项目名称单列一行打印。在打印案卷外封面尤其是案卷题名前，应经监理单位和项目主管部门、档案管理部门确认。
例1：建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称/专业……+文件名称（即落尾书写为“交工技术文件”或“竣工图”）
ⅩⅩⅩ施工文件 ⅩⅩⅩ竣工图 ⅩⅩⅩ监理文件
例2：建设项目名称+单项工程名称+单位工程名称/专业+文件名称（根据文种或具体文件材料题名编写）
ⅩⅩⅩ隐蔽工程检查记录 ⅩⅩⅩ检测报告
ⅩⅩⅩ监理细则 ⅩⅩⅩ产品质量证明书
6.2.2.2立卷单位，应填写文件组卷部门。
施工文件、竣工图的立卷单位一般填写施工单位；EPC/PC总承包项目立卷单位填写分包施工单位；监理文件的立卷单位填写监理单位。立卷单位要求填写单位全称（以公章为准）。
设备随机文件的立卷单位填写组卷单位。
6.2.2.3起止日期，文字卷填写卷内文件形成的起止日期；由施工单位编制竣工图的填写卷内目录中的日期，由设计单位编制竣工图的填写卷内目录中的日期和竣工图章中的日期。
格式如：文字卷填写2004-06-21~2004-09-14（中间用~联接）
图纸卷填写 2004-08-12~ 2006-03-15
6.2.2.4保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。填写保管期限时参照《中国石油天然气集团公司建设项目文件归档范围和保管期表》（见附录1），以一卷内保管期限最高的那份文件的期限为准填写该卷的保管期限（立卷单位填写）。
6.2.2.5密级，填写项目管理责任单位确认的密级。
6.2.2.6档案号，应根据项目档案分类编号方案，填写档案号（档案部门负责填写）。
6.2.2.7档案馆号，填写给定的代号（档案部门负责填写）。
6.2.2.8在案卷外封面右上角，加盖“正本”或“副本”红色印章。其图章式样如下（尺寸为30mm×18 mm）：
18
正本

18
副本

30
30

6.2.2.9案卷外封面采用统一模板。
6.2.3案卷内封面的编制
施工文件、竣工图、监理文件组卷必须有案卷内封面，案卷内封面排列在卷内目录之前，并由案卷编制单位和公司项目主管部门、监理部门的责任人员审核、签名。
6.2.3.1施工文件“案卷内封面”格式详见附表4-1、4-2、4-3。附表4-1为非总包项目使用，附表4-2为总包项目使用，附表4-3为无监理项目使用。
62.3.2竣工图“案卷内封面”参照相应的施工文件“案卷内封面”格式，将“交工技术文件”改为“竣工图”。
6.2.3.3监理文件“案卷内封面”格式见附表4-4。
6.2.3.4内封面填写说明
6.2.3.4.1 “ 工程”在公司项目管理责任单位指导下填写。
6.2.3.4.2单项（位）工程名称的填写，按照公司项目主管部门或监理单位或工程总承包单位下发的单项工程、单位工程划分及编号一览表中的名称填写。
6.2.3.4.3施工文件、竣工图的“组卷单位”为施工单位；监理文件的“组卷单位”为监理单位。
6.2.3.4.4审核单位为公司项目管理责任单位、“审核人”为公司项目管理责任单位施工负责人/现场代表签名、“负责人”为公司项目管理责任单位负责人签名。
6.2.3.4.5“案卷内封面”由组卷单位采用打印方式，将内容打印齐全、清楚，其中“单位”栏无需打印，全部加盖公章。签名栏必须是手写体原笔迹。
6.2.3.4.6设备随机文件不加内封面。
6.2.4卷内目录的编制
卷内目录格式见附表5，排列在卷内文件之前。
6.2.4.1序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。
6.2.4.2文件编号，应填写文件文号、编号或图纸的图号，或设备、项目代号。
例如：炼化项目施工文件编号填写《炼油化工建设项目交工技术文件管理规范》（ Q/SY 1476—2012）的分类编号。
6.2.4.3责任者，文字卷填写文件材料的直接形成部门或事项提出单位（设备随机文件填写生产厂家）；图纸卷填写编制单位。
6.2.4.4文件材料题名，应填写文件材料标题全称，或拟写文件题名。
6.2.4.5日期，文字卷应填写文件形成日期，某一件有多页的有多个时间的以最晚的时间为准；图纸卷由施工单位编制竣工图的填写竣工图章中的编制日期，由设计单位编制竣工图的填写出图日期。以8位阿拉伯数字标注年月日，如2005-09-18。
6.2.4.6页号，填写卷内文件的起页数，最后一件的页号填写本文件“起页数-止页数”。
6.2.4.7所有案卷须加卷内目录。
62.5卷内备考表的编制
6.2.5.1卷内备考表要标明案卷内文件的件数（填写卷内目录序号栏中最后一份文件的序号）、页数（张数）以及在组卷过程中需要说明的问题，排列在卷内文件之后（格式见附表6）。
6.2.5.2 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案单位的档号，并注明其载体形式（档案部门填写）。
6.2.5.3立卷人，由责任立卷人签名，立卷日期填写完成立卷的日期。
6.2.5.4检查人，由案卷质量审核者签名，检查日期填写审核的日期。
6.2.5.5施工文件及竣工图“卷内备考表”的立卷人、检查人应由施工单位责任人员审核、签名。
6.2.5.6监理文件“卷内备考表”的立卷人、检查人应由监理单位责任人员审核、签名。
6.2.5.7设备随机文件等其它项目文件“卷内备考表”的立卷人由整理者签名。有EPC/PC总承包的项目，检查人由总承包单位责任人员审核、签名并加盖单位公章；其它项目，检查人由建设单位项目管理责任单位责任人员审核、签名。
6.3案卷装订要求
6.3.1施工文件、竣工图、监理文件及设备随机资料采用整卷装订形式，即卷内所有文件装订在一起。
6.3.2案卷内不应有金属物，装订前应修补或裱糊破损文件。
6.3.3横向表格文件装订时，其表头靠左边装订，文字内容超出装订线时，要先处理留出装订边后再进行装订。
6.3.4图纸按A4幅面采用先横后竖“手风琴式折叠法，图签标题栏露在外面。如果图纸所附加的规格表、设备一览表等和图在一个图面中，应先将规格表、设备一览表等裁成A4规格后，再和图纸一并按A4幅面装订。
6.3.5文字材料和图纸必须按标准297×210毫米规格折叠装订，并在左边留有25毫米的装订边，装订成册后的案卷必须是一个平面，如果左右不平衡时应在装订线的一侧加硬条垫平，装订成册的案卷厚度不得超过20毫米。
6.3.6 案卷装订时，如果有幅面规格小于A4的，必须背贴A4纸后再装订。如果是印刷成册或成套的，就不再粘贴A4纸，可保持原来的排列顺序及装订形式。
6.3.7 凡装订的案卷应按外封面 内封面 卷内目录
文字材料(图纸) 卷内备考表的顺序排列。即先把内封面至备考表之间的文件材料用棉线绳按三孔一线的方法装订起来，然后在装订好的外表粘贴外封面。
6.3.8 装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，便于保管和利用。
7声像资料整理
7.1要求
7.1.1照片、视频：主题鲜明，影像清晰，画面完整，应完整、有效、真实、清晰，与工程实际相符。
7.1.2重点反映所承担工程每一工序、重要会议、领导视察、重要事件以及重大设备开箱验收、吊装、重要隐蔽工程等主要内容。
7.2照片整理
7.2.1按照《照片档案管理规范》GB/T11821-2002的要求进行。
7.2. 2照片以自然张为单位即单张进行整理，即按“件”整理。
7.2. 3照片说明：包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者，用黑色签字笔在照片背面注明或将信息打印后粘贴在照片背面。
7.2. 4照片归档统一为洗印的纸质5寸大小。
7.3 视频整理
7.3.1在工程结束后，编制一套反映所承担工程全过程的少于30分钟的视频资料，并进行编辑配音。
7.3.2按“件”整理。
8 离线客户端数据录入
8.1参建单位要根据中国石油档案管理系统的归档要求，在“离线客户端”中完成归档文件的数据录入和电子文件的挂接，生成数据包后方可进行归档。
8.2 施工文件、竣工图、监理文件、设备随机文件使用“离线客户端”中的EXCEL模板表建设项目类“卷和卷内件”二级录入，照片、光盘使用建设项目类“件”级录入。
8.3 “离线客户端”中的EXCEL模板表“建设项目类（卷）、（卷内件）及（件）”著录项录入说明（见附录3）。
8.4参建单位完成归档文件数据录入后，由档案管理部门检查excel模板表数据，合格后再由参建单位利用“离线客户端”打印案卷外封面、卷内目录、卷内备考表、档案交接文据、企业档案目录。
8.5参建单位在“离线客户端”中完成电子文件的挂接后，生成一套*.ERZIP的归档文件数据包，交项目管理责任单位的相关人员在档案管理系统中“导入并归档移交”，其余归档文件由参建单位自行归档。
9 电子文件和光盘整理
9.1电子文件存储格式
A、文本文件：以doc、xml、txt、xls为通用格式。
B、图像文件：以PDF/JPEG为通用格式。
C、图形文件：以DWG为通用格式。
D、视频文件：AVI/MPEG/WMV为通用格式。
9.2电子文件应保证其真实性、完整性及有效性。
9.3归档文件已有电子文件：电子文件要做到和纸质文件一一对应，并与归档的“卷”和“卷内件”、“件”排列完全一致。
9.3.1数码照片直接作为照片的电子文件，数码照片的分辩率为300万像素以上，格式为JPEG。
9.3.2 以AVI/MPEG/WMV为格式的视频文件本身就是电子文件，不存在与纸质文件相对应的关系，直接作为电子文件归档。
9.4归档文件若没有电子文件：必须通过数字化手段（扫描）将纸质文件转化为电子文件，要求扫描件与纸质原件一致，通过扫描形成与纸质文件一致的电子文件。
9.4.1 扫描要求
A、需用彩色模式进行扫描，个别文件中字迹清晰度差的用灰度模式进行扫描。
B、扫描分辨率应设为200-300DPI，同一文件对应的档案页面宜采用同一种分辨率。
C、扫描形成的图像统一为PDF文件格式存储。
D、需对扫描后的PDF格式文件进行大小、去污、纠偏等优化处理。
E、电子文件的形成全部以“卷内件”为基本单位，即每一个“卷内件”形成一个PDF格式文件，名称为EXCEL模板表“卷内件”中所列 “题名”+该件所在的页号+该件所在序列号。
F、每一个案卷建立一个文件夹，文件夹的名称为该“卷”的“题名”+“卷的顺序号”，每个文件夹下有若干电子文件。
9. 5电子文件归档以光盘为载体，电子文件刻录在不可擦写的光盘载体上进行归档 。
9. 6 以“卷”为管理单位的须用“离线客户端”的EXCEL模板表的“卷内件”编制“归档电子文件登记表”（附表7）。照片用“离线客户端”的EXCEL模板表的“件”编制“归档电子文件登记表”。
说明：1）同一参建单位的所有电子文件应编制在一个“归档电子文件登记表”中。
2）“归档电子文件登记表”中的填写说明：
A、文件编号：填写电子文件的排序流水号，一个文件一个号。
B、题名：填写电子文件的名称。
C、形成时间：填写EXCEl模板表中卷内件的日期。
D、文件稿本代码：填写“F”。
E、文件类别代码：文本文件（以doc、xml、txt、xls为通用格式）填写“T”；图像文件（以PDF/JPEG为通用格式）的填写“I”；图形文件（以DWG为通用格式）填写“G”；视频文件（以AVI/MPEG/WMV为通用格式）填写“V”。
9. 7光盘刻录时，以“卷”为管理单位的，每卷一个文件夹，文件夹的名称为该“卷”的“题名”+“卷的顺序号”，每个文件夹下有若干电子文件；数码照片或视频文件以所承担工程内容为文件夹，文件夹名称以工程内容命名；同时应将“归档电子文件登记表”EXCEL表刻录。
9. 8刻录后的每张光盘中的“电子文件数”要等于“归档电子文件登记表”中的数量+“归档电子文件登记表”EXCEL表，也要等于EXCEL模板表中的“卷”中的“件数”的总和+“归档电子文件登记表”EXCEL表。
9. 9 归档光盘要保证载体的有效性。
9. 10 光盘以张为单位进行整理，光盘的题名根据归档电子文件内容命名。
9. 11光盘由形成单位归档，归档时将其信息录入到“离线客户端”中。
9. 12 每张光盘上采用光盘贴来标注刻录的内容，包括题名及责任者。
9. 13 单张存放于正方形光盘盒中。
说明：由档案管理部门采用光盘盒标签来注明光盘信息，填写档号、题名、密级、日期、电子文件数及责任者。
10 归档要求
10.1总体要求
10. 1.1归档的竣工文件必须达到完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理、维护、改扩建的需要。
10.1.2 竣工文件的完整是指按《中国石油天然气集团公司建设项目文
件归档范围和保管期表》（见附录1）所确定的内容，将建设项目全
过程中应该归档的文件、资料归档，各种原件齐全。
10.1.3 竣工文件的准确是指文件的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。
10.1.4 竣工文件的系统是指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。
10.1.5 传真件不得作为原件归档，应由接收部门在其复印件上签署意见并签字和加盖部门公章方可作为原件。
10.1.6 设计修改通知单采用计算机编制并打印，交各有关人员签署齐全的视为原件。修改通知单以复写纸形式一式几份，并按照有关规定进行签署的，视为原件。
10.1.7 现场发放的修改通知单或工程联络单，复印后再经有关人员签署齐全并加盖单位印章的，可视同为原件。
10.1.8 传真或复印的图纸不可以作为竣工图保存。
10.1.9 计算机打印的白图，凡按照有关规定进行签署的，可以作为竣工图保存。
10.1.10 “施工文件及竣工图质量审核报告”的使用要求
10.1.10.1根据DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》5.2.2的要求：“建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件”，监理单位应向公司档案管理部门提交“施工文件及竣工图质量审核报告”（附表2）。
10.1.10.2 “施工文件及竣工图质量审核报告”的主要内容：
a)监督、检查、审核、签认施工文件及竣工图的收集、整理、编制、归档的情况。
b)齐全、完整、准确、系统的评价（包括应归档的文件资料内容、各种原件是否齐全是否做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备；是否分类组卷合理，保持有机的联系；是否符合GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》）。
c)审核的结论性意见。
d)存在问题、整改要求与建议。
10.1.10.3“施工文件及竣工图质量审核报告”的归档
项目“施工文件及竣工图质量审核报告”一般按单项工程编写，并与项目监理文件一起整理、归档，排在监理文件案卷“卷内目录”之后。
10.1.11各单位在组卷完成后需档案管理部门检查，在检查纸质的同时检查excel模板表数据，数据和纸质一致后方可装订。
10.1.12凡应归档的竣工文件须经档案管理部门对案卷质量审查合格后再粘贴外封面。
10.1.13凡应归档的施工文件和竣工图，在向档案管理部门归档前，必须先按“建设项目施工文件及竣工图归档审查表”（附表1）的要求，经各有关单位对施工文件和竣工图的完整、准确、系统进行全面审核确认后，签署会审表，作为归档时必有的手续之一，否则档案管理部门不予接收归档文件 。
10.1.14 以光盘载体存储的电子文件，在向档案管理部门归档前，必须先按“电子文件移交、接收检验登记表”（附表8）的要求，经各有关单位对电子文件检验、审核确认后，签署登记表，也作为归档时必有的手续之一。
10.2 归档程序
10.2.1实行监理的建设项目：
施工文件及竣工图的审核、归档流程：施工