办公设备使用管理办法.doc

办公设备使用管理制度为了保证公司办公设备正常运转，提高工作效率和办公设备使用效率，特制定本制度。一、本制度所指办公设备主要包括电话、传真、电脑、打印机、复印机等常用办公设施。办公室主要负责上述办公设备的采购申请受理，并按已获批准的办公设备申购单办理办公设备采购，采购完成后及时办理入库验收、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。二、办公设备的使用管理在使用各类办公设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，行政部门主管负责监督检查。办公室对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。三、办公设备维修管理 设备发生故障无法自行修理的，设备使用人应填写设备维修申请单，并注明设备故障具体情况交办公室审批。未填写设备维修申请单或未按维修单要求填写相关内容的，一律不予修理。在保修期内的设备，办公室应联系供应商进行维修，保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，并填写设备维修单中的维修记录项目。所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由办公室行政人员统一管理。内容主要包括设备编号、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。行政人员应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出设备使用注意事项及故障预防措施，并将相关信息及时通知使用部门以降低故障发生的可能性。四、常用办公设备的具体管理办法A、计算机的使用1、任何人不得擅自安装与工作无关的软件或随意下载来源不明的软件，禁止登录非法网站，以免因中毒而造成电脑系统崩盘甚至电脑瘫痪，如造成重大损失者，将追究相关责任人相关责任。2、电脑使用者必须对自己的电脑经常杀毒，清理不必要的文档，确保硬盘的容量与运行速度。3、员工应确保文件在公司网络中的安全性，应不定期地对电脑中的重要文档进行备份。4、不得在公司的电脑或网络中散发计算机病毒，或对计算机的硬件或软件系统进行妨碍他人正常工作的设置。6、出现计算机故障时，应及时通知相关部门指派专业人员进行维修。7、定期做好机身及配件的外部维护，保证电脑清洁。8、严禁私自打开电脑机箱，未经许可不得更改系统配置，不得私自拆卸或装接各种硬件设施。9、下班时应检查设备是否关机，关闭电源。10、严禁对电脑进行野蛮操作，由于野蛮操作造成的设备损坏等，由使用人承担相应的维修费用，并按公司相关规定进行处罚。11、所有电脑不得安装游戏及炒股软件, 禁止在工作期间玩游戏 炒股 网上聊天 看电影等与工作无关的事。12、严厉禁止上网浏览有关反动 黄色 暴力等不健康网站。13、不得随意更换IP及更改操作系统，如有特殊需求，需联系相关人员予以解决。14、为保证信息安全，电脑实行专岗专用制，加设登录口令，岗位调整或人员调整时，口令密码将作为交接项，纳入交接内容。15、长期使用电脑人员需调节好自身坐姿，长期坐姿使用电脑12小时后，应休息10分钟左右，站立起来走动，活动颈肩部，让头颈前后左右活动数次，眼睛眺望远方或绿色植物或做眼保健操。16、因人为原因造成电脑损坏的，责任人需照价赔偿电脑的更换或维修费用，并处全员通报批评。17、部门负责人有义务监督员工上班时间的电脑使用状况，对于员工上班时间使用电脑从事工作之外的行为有权勒令员工改正。员工拒绝改正的，必须上报人力资源部。18、人力资源部在上班时间会不定时对公司员工电脑使用情况进行巡查，一旦发现有员工在上班时间从事与工作无关之行为，将对员工本人及其直属上司做出相应处罚。事项处罚措施听音乐浏览与工作无关网站员工本人罚款20元、全员通报批评看电影、电视、玩游戏（包括网页游戏）员工本人罚款50元、全员通报批评、写出检讨B、电话的使用管理。电话由办公室统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用；每次通话以三分钟为限，通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金；禁止因私事使用办公电话。C、打印机、复印机和传真机的管理。打印机、复印机和传真机由专人负责管理使用，定期查看、记录各种耗材的使用情况。每天开机的时间不宜过长，以确保打印机、复印件以及传真机的正常运转。文件打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止公司商业秘密外泄。打印不合格、需要进一步更改的文件、使用完后的文件统一拿到碎纸机进行粉碎，防止公司商业秘密外泄。D、其他办公设备的使用管理公司所有办公设备都要指定专人使用，其他人员使用必须经设备所在部门负责人同意。办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，须追究责任。五、附则1、本规定由中山市乐德环保营运有限公司制定并负责解释。 2、本规定适用于中山市乐德环保营运有限公司所有员工，公司下属各项目部、事业部人员均适用。 本制度自2010年5月1日起执行办公设备申购单申购部门申购人员申购物品申购数量申购原因部门负责人意见办公室意见总经理意见