第二讲-培训教材-AM1.doc

45
联想集团ERP系统最终用户培训教材

固 定 资 产

作者：
孙丽霞
日期：
99.11.12
审核：

日期：

批准：

日期：

45

二、 固定资产核算
主要内容：
（1） 固定资产外部采购
（2） 固定资产内部领用
（3） 固定资产调拨与变更
（4） 固定资产销售与报废

（一）固定资产外部采购

业务描述：根据系统要求，固定资产的外购在系统中将通过“创建采购申请-创建资产主记录采购申请批准-生成采购订单-采购付款-收货-发票校验-清帐”等系列环节完成。系统外仍做填写“固定资产采购申请”、借款、采购、报销等动作以完成整个固定资产外购业务。完成整个资产采购过程所涉及的角色有：资产使用者、部门总经理、事业部及子公司或职能部门资产管理者、资产采购者、财务部固定资产管理人员和帐务处理人员。

基本概念：
1、采购组织：
*对多个或单个工厂采购的基本组织单位。
*为工厂采购物料或服务时，同供应商进行谈判的组织单元，并负责整个采购业务。
*一个采购组织可以给分配给一个或多个公司代码，可以为一个或多个工厂提供采购服务。
*所有采购订单的下达和执行都要指定采购组织。

*对于日常货物采购，现有系统将LCS的采购组织设在事业部一级，LTL和LAS的采购组织设在子公司一级。
所有固定资产和办公用品的采购组织设在公司一级，编号是“1000”。
2、采购组：
*负责特定采购活动的个人或一组人，是执行采购的最小单位。
*是各种采购情况的统计、分析的基本单位。
*目前货物采购的采购组基本按各事业部的业务分类设置,将一个事业部对应一个或多个采购组。固定资产和办公用品采购组织下设如下采购组：
l 公司后勤行政部采购组，负责全公司带LX标识的办公用品采购、公司职能部门所有日常办公用品采购以及与行政后勤类相关资产的采购。
l 公司IT部资产采购组，负责公司职能部门IT类资产的外部采购业务，同时对全公司IT类资产购置的技术性能起指导和把关作用。
l LCS行政后勤部采购组，负责电脑公司日常固定资产的外购业务和日常办公用品的采购业务。
l LCS专业采购组。负责LCS“IT”类资产的采购业务。
l LTL综合部，负责LTL所有固定资产和办公用品的采购。
l LAS行政采购组，负责LAS日常固定资产和办公用品的外部采购。
l LAS运营中心采购组，负责LAS“IT”类和研发类资产的采购。

3、工厂：
*在公司代码层次下，能够生产产品、提供服务或分销货物的组织单元。
*物料需求计划在工厂层次进行。
*是物料评估的基本层次，相同物料在不同工厂价格不同。
*是成本核算的最低层次。
*可以有价（数量、金额）管理或无价（数量）管理，一个工厂不能同时进行有价和无价管理。
在固定资产办公用品采购组织1000下，设置了一个工厂，这个工厂下的物料不做库存管理。工厂的编号是：1000。

4、 物料类型：公司为固定资产和办公用品特设了一种物料类型：LG27。此物料类型下的物料不作库存管理，只需维护简单的视图，包括基本视图和采购视图。
5、 物料主数据：
*包含了物料在业务中需要的所有数据。
*是采购、销售、生产、存储、财务数据的起始点，也是它们的核心。也就是说，物料主数据将会影响系统中与物料相关的操作。
*它包括：基本视图、分类视图、采购视图、销售视图、MRP生产视图、存储视图、财务视图。

6、 物料组：物料类型LG27下，分为两个物料组：Z001固定资产，Z002办公用品。
7、 供应商和供应商主数据。要进行资产的外部采购，首先要选择合适的供应商，一个物料的采购从采购定单开始直到采购结束的各个环节，都离不开供应商，按SAP系统系统要求，采购借款、报销和清帐都要针对一个供应商进行，向过去我们先将零星的采购借款记在个人头上的作法，系统无法支持。因此，公司决定规范固定资产、办公用品、礼品等的外部采购，进行相对集中归口管理，合理选择供应商和争取价格上的优惠。
供应商的一些必要信息，在系统中是作为供应商主数据进行管理的，*包括一般数据、公司代码数据和采购组织数据。
l 一般数据包括名称、地址、国家、增值税号、银行、联系人等，在集团层。
l 公司代码（财务）数据包括统驭科目、付款条件等，在平台层。
l 采购组织数据包括订单货币、付款条件、贸易条件、合作伙伴（供货方、开发票方、订购 方等），在子公司层。
8、 供应商信息记录：指采购人员针对某一物料同某供应商谈好的价格。将一个供应商或多个供应商针对某一物料的不同价格维护到系统中，作为供应商信息记录保存，当采购人员根据业务部门的采购申请创建采购定单时，系统可自动提示相关信息记录，以利于采购人员合理选择、分配供应商。

业务步骤：
1. 填写“固定资产采购申请”（系统外单据）。
填写人：各部门固定资产采购申请人
单据格式：

固定资产采购申请 NO：

年 月 日
采购申请号:
交货日期：
采购组：
采购订单号：
业务范围编号及名称：
物料编号
固定资产名称、规格型号
数量
单位
估计金额
使用人：
成本中心
资产号

上级主管审批：

系统采购申请创建人

子公司负责人：
部门负责人：
经办人：

联次说明：
共三联 第一联：申请业务部门存查；第二联：采购责任部门存查；第三联：财务部存查
单据传递说明：
采购申请人填写采购申请，请本部门总经理审批和规定的相关领导审批，合格后交本部门资产管理人员，资产管理人员对系统外采购申请进行审核，合格后，交相应的采购责任部门，采购责任部门负责人，根据系统外采购申请创建系统内采购申请。并将系统内采购申请号填在系统外采购申请单上，定期传给财务部固定资产管理人员，进行归档管理。
填写说明：
采购申请号、采购订单号、资产号由系统操作人员填写，其他项由采购申请人根据实际要求填写。
2. 创建系统内采购申请
操作环境：系统内
操作人：各部门采购申请创建负责人
操作说明:
路径：后勤-物料管理-采购\申请-创建
采购申请创建初始屏

本屏填写说明：凭证类型选取系统默认值“NB”标准采购订单；科目确定类别选取“A”表示资产；工厂填写特定值“1000”，交货日期、采购组和需求者根据实际情况填写；物料组选取特定值“Z001”固定资产，如果是采购办公用品，物料组应选取“Z002”办公用品，回车进入下一屏。

本屏填写说明：物料：打开下拉菜单选取所要购买物料的物料号，可按物料类型或物料组查找（如所采购物品在物料主数据中不存在，并且是一次性采购，可不填物料号，但必须填数量单位。直接在短文本中填写所购物品详细名称规格），选物料号：72-000001，“数量”必须填写“1”，如同时购置多个相同的资产，可同时填写多个行项目；回车进入下一屏，系统会提示“是否满足交货日期？”，回车确认，进入下一屏，填上评估价格，其他项可不填。回车进入下一屏。

本屏填写说明：成本中心填写相应成本中心，注意：此成本中心是创建资产主记录的依据，应填写资产所属部门的成本中心编号，该资产的折旧费用，将计入这个成本中心。业务范围不填，可由成本中心带出。“资产”指资产主记录号码，“订单”指预算订单号码，此字段由财务部资产管理人员填写。回车保存即生成系统采购申请号。
3. 固定资产办公室对采购申请进行审批，创建资产主数据修改采购申请填上资产号，检查采购组是否正确。然后批准。
操作环境：系统内
操作人：财务部资产管理人员
操作说明：
步骤1：根据采购申请创建资产主记录（详见资产主记录创建维护部分教材）
步骤2：将所创建的资产号填写于该采购申请上
路径：后勤-物料管理-采购\申请修改
填写相应采购申请号，回车进入下一屏

本屏操作说明：选取行项目，点击“科目分配”进入下一屏
本屏填写说明：将已创建的资产号填于“资产”字段回车保存即可。
步骤3：采购申请的审批
路径：后勤-物料管理-采购\申请-批准-单项下达
初始屏：
本屏操作说明：填写相应采购申请号，版本代码选取“A0”表示资产办公室，回车进入下一屏

本屏操作说明：选取相应行项目点击“批准+存盘”，批准动作完成。

4. 系统内采购订单的生成
操作环境：系统内
操作人：各部门采购订单创建负责人
操作说明:
路径：后勤-物料管理-采购\申请-后继功能-分配和处理
采购订单创建初始屏

选项说明：
上述屏幕是默认选项，此时“执行”，可列出未结算未分配的申请清单
如果勾上仅批准的申请，则只显示仅批准未结算的申请清单
如果勾上已结算的申请，则显示的订单包括已结算和未结算的申请
如果勾上已结算仅批准的申请，则只显示已批准已结算的申请
如果只勾上已结算的申请，则显示含已结算的所有申请
注意事项：创建采购订单时，应勾上“仅批准的申请”，不要选择“已结算的申请”，因为已结算的申请，还可以再次生成采购订单，系统不做控制。
选好所需的选项，单击“执行”进入下一屏。
所谓分配，是指为一个采购申请分配一个合适的供应商。分配的方式有两种：一种是自动分配供应商；一种是手工分配供应商。
自动分配供应商，需要事先为所采购的资产创建一个物料号，并将与一个或多个供应商协商的该物料的采购价格维护到各供应商的信息记录中。当选择了“自动分配”功能后，系统自动地将各供应商对该物料的信息记录列示出来， 以便我们选择最合适的信息记录所对应的供应商，来创建采购订单。
手工分配供应商，对于一次性采购的资产或采购无供应商信息记录的资产，也可以采用手工分配的方式创建采购订单，手工分配供应商可不创建资产的物料号。
(1)手工分配。先选“手工分配”出现复合菜单见上图。
单击“分配供应源”
单击“分配”，选无框价协议，然后单击“处理分配” 进入下一屏

回车进入下一屏：

填写供应商编号，回车，选中行项目，点“复制+细节”，按屏幕提示完成操作，存盘即生成采购定单。
（2）自动分配。
选采购申请号：10000012，单击“自动分配”如下屏：

系统自动分配一条信息记录：5300000015，供应商：2000046。然后选“分配”，点无框价协议，点处理分配，回车，点新采购订单，选中行项目，点“复制+细节”，然后按提示操作即可生成采购订单，记录采购订单号4500000009。
5. 固定资产预付定金
操作环境：系统内——预付定金
系统外——借款单据
操作人：系统内——财务相关人员
系统外——各采购组采购负责人员
（采购借款单及填写说明）
系统内操作说明：
路径：会计-财务会计-应付帐款\过帐-预付定金-预付定金

预付定金初始屏

本屏操作说明：填写相应凭证日期、凭证抬头文本、银行帐户代码、供应商帐户代码、业务范围、金额等信息，特别总帐标志选取“B”表示“固定资产预付款”，进入下一屏
本屏填写说明：填写相应金额，填写采购凭证号，填写相应文本。回车存盘生成预付定金凭证。
6. 固定资产采购收货
操作环境：系统内——生成收货凭证
系统外——实物收货
操作人：系统内——财务相关人员
系统外——采购组与采购申请人
单据格式：
固定资产收货单 NO：
财务凭证号:

年 月 日
供应商编号及名称：
采购订单号:
业务范围编号及名称：
采购组：
项目
物料号
固定资产名称
固定资产号
单位
成本中心
使用人

采购批准人：
经办人:
验收人:

联次说明：
共三联 第一联：验收人存查；第二联：经办人存查；第三联：财务部存查
系统内操作说明：
路径：后勤-物料-采购\采购订单-后继功能-收货

初始屏:
本屏操作说明：“交货单”填写收货单据号，移动类型填写“101”；采购订单号填写相应采购订单号，并且填写清行项目号。回车进入下一屏。

本屏操作说明：选中该项目点击“复制+细节”进入下一屏

本屏填写说明：填写交货数量及文本进入下一屏保存即可。
注：固定资产收货，只有收货凭证，不产生财务凭证。

7. 固定资产采购清帐
操作环境：系统内——清帐
系统外——报销单和发票
操作人：系统内——财务相关人员
系统外——各采购组
系统内操作说明：
路径：会计-财务会计-应付帐款\帐户-清帐
初始屏：

本屏填写说明：填写供应商帐户，特殊总帐标志：填“B”，选择“进一步选择”条件，回车进入下一屏。

本屏操作说明：激活需清理的行项目，清帐存盘。（付款、清帐的详细操作步骤，请参见应付帐款教材的相关内容）。

8、查询采购订单历史
业务描述：采购订单的采购、收货、付款、报销等情况。
业务步骤：
操作环境：系统内
操作人：各部门采购申请创建人、各采购组采购负责人、财务部相关人员，系统用户资产管理人员。
操作说明：
路径：后勤-物料管理-采购\采购订单-清单显示
初始屏：
可按供应商、物料、物料组、采购订单号等条件列示采购订单。
如按供应商选择，见下屏。
单击：执行进入下一屏的清单显示，从而可以观察到采购订单的状态如下屏。

本屏操作说明:移动滚动轴，观察所要查询的采购订单执行情况，本屏可浏览采购申请的资产分配、采购组、供应商等信息。如查看详细信息，可将鼠标箭头移至该采购订单有效区域内
双击进入该记录详细信息界面，如下图：

点击“科目分配”、“批准策略”、订单历史图标等可观察采购订单的详细情况。

采购申请的状态查询方法与此相同。
路径：后勤-物料管理-采购\申请-清单显示-一般的。

9、查询资产业务状况
业务描述：观察资产业务执行情况，包括该资产各项凭证及预算订单执行情况。
业务步骤：
1. 查询资产主记录
操作环境：系统内
操作人：各部门资产管理人员、财务部相关管理人员
操作说明：详见固定资产主记录的创建与维护
2. 查询资产业务
操作环境：系统内
操作人：各部门资产管理人员、财务部相关管理人员
操作说明：
路径：会计-财务会计-固定资产\资产-显示资产价值
进入初始屏

本屏操作说明:填写相应资产号,点击“业务”按扭进入下一屏，选行项目，继续点击“FI凭证”进入下一屏。
操作路径：环境-会计凭证，进入下一屏

本屏操作说明：将鼠标箭头移至需查看的凭证项上双击即可浏览该凭证的详细信息。
3. 查询固定资产预算订单的执行情况
操作环境：系统内
操作人：各部门资产管理人员、财务部相关管理人员
操作说明：
路径：会计-管理会计-订单\信息系统-报告选择
点击:更多的报表-清单:预算/实际/承诺 进入下屏

本屏操作说明:将需查询固定资产预算订单号填于“或价值”字段，点击屏幕左上方“执行”按扭进入下一屏

本屏操作说明：在此可按预算、实际的、承诺、已分配的和可用数量浏览各项数据。如想浏览详细信息，可将鼠标箭头移至字段有效区内双击即可进入该字段详细信息界面。

（二）固定资产内部领用
业务描述：通过实物单据从公司内部库房领用固定资产，在系统中将通过“创建资产主记录-创建预留-发货-进项税额转出”等系列环节完成。系统外需做寻价、填写“固定资产领用/更换配置单”、提货等动作以完成整个固定资产领用业务。
业务步骤：
1. 填写“固定资产领用/更换配置单”
操作环境：系统外
操作人：各部门固定资产管理人员
单据格式：

固定资产领用/更换配置单 NO：
物料凭证号：

用途：固定资产领用、固定资产更换配置 年 月 日
出库工厂编号及名称：
出库库别编号及名称：
领用成本中心编号及名称
物料号
物料名称
单位
数量
内销价格
固定资产号
使用人
预留号
备注

上级主管审批：
固定资产办公室审批:
保管员：
领用部门负责人：
经办人:
联次说明
共三联 第一联：保管员存查；第二联：财务部存查；第三联：经办人存查
填写说明：此单据需有相关审批人签字审批，“固定资产号”、“预留号”不填其他项可根据实际情况填写。
操作说明：系统外寻价：通过电话向有关商务人员咨询商品编号、单价、填写“固定资产内部领用/更换配置”实物单据。
2. 维护内部交易价
操作环境：系统内
操作人：子公司商务人员
操作说明：
路径：会计-管理会计-利润中心会计\主数据-价格转移-条件-创建
初始屏操作说明：填写“ZPN1”表示内部交易价回车进入下一屏。

本屏填写说明：“移动类型”填写“241”表示固定资产领用，“利润中心”填写发货工厂所属利润中心编号；“伙伴润中心编号”填写资产领用部门利润中心编号；其他根据实际情况填写，并维护内部交易价等级，存盘。内部交易价即维护完成。
3. 创建固定资产主记录填于“固定资产领用/更换配置单”“固定资产号”字段内。
操作环境：系统内
操作人：资产办公室
系统内操作说明：详见固定资产主记录的创建与维护
4. 审批
操作环境：系统外
操作人：财务部资产办
操作说明：根据其实际预算执行情况进行审批，将创建的固定资产号填于“固定资产领用/更换配置单”“固定资产号”字段内
5. 创建预留填于“固定资产领用/更换配置单”“预留号”字段内。
操作环境：系统内
操作人：子公司商务人员

操作说明
路径：后勤-物料管理-库存管理\预留-创建
初始屏填写说明：移动类型填写“241”回车进入下一屏

本屏填写说明：填写资产号、物料号、数量，存盘，创建预留完成。

6. 库房根据预留号发货
操作环境：系统内
操作人：库房保管员
操作说明：后勤-物料管理-库存管理\货物移动-发货
发货后生成物料凭证,此资产领用操作即完成.
因此操作由库房完成，详细操作资料见“MM”库房发货部分。
7. 后续调整；内部领用固定资产，库房发货后，财务部需要做3项内容的调整：
l 调整内购方利润中心会计的资产价值，使之与财务会计的资产价值相等。
SAP系统对于内部领用资产处理的结果是：FI是以标准成本价记入资产价值，利润中心会计是以内部交易价记入利润中心会计的资产价值，而资产的折旧是以标准成本价为基数在FI模块计提并自动影射到利润中心，从而度造成了两边资产价值上的永久性差异。因此需要进行调整。但调整只能到利润中心一级。
l 调整资产的应交增值税额。
按税务要求，领用自己的库存产品视同销售处理，要交纳增殖税。因此，记入固定资产的价值，要在其标准成本的基础上增加17%。
l 调整内购内销双方的内部存款金额。
注：凡是内部交易都会引起交易双方内部银行存款的增减变动，在此要特殊说明的
是：内部银行的调整是通过手工进行的，财务部根据每天的内部交易明细表统一进行一次调整，固定资产领用作为内部交易的一种，已纳入到内部交易明细表，同内部交易的内部银行调整一同进行，在此不做单独调整。

操作说明：
操作环境：系统内
操作人：财务相关人员

步骤1：运行内部领用固定资产明细表
路径：工具-ABAP工作台，单击ABAP编辑器
运行程序（ZTS_R_FI005）选择相应期间执行

步骤2：调整利润中心资产价值
路径：会计-管理会计-利润中心会计\实际过帐-利润中心凭证-输入
初始屏

本屏填写说明:“凭证类型”填写“A0”，“业务货币”填写“RMB”回车进入下一屏

本屏填写说明：“业务货币填写该项内部领用资产的内部交易价与标准成本价的差额，“利润中心”填写领料部门的利润中心编号，科目号填写4069901-其他固定资产费用。 “功能范围”根据利润中心性质填写0001—0004（表示制造、管理、销售和研发费用），“伙伴利润中心”填写发料部门利润中心编号，输入相应文本，点击“新凭证行”按扭进入下一屏。

本屏填写说明：业务货币填写差额负值，科目号为固定资产相应科目号，功能范围不填，保存生成利润中心凭证。
步骤3：固定资产进项税额转出
路径：会计-财务会计-固定资产\过帐-其他
操作说明:
初始屏填写相应固定资产号,业务类型填写“130”回车进入下一屏

本屏填写说明：“记帐金额”填写“内部领用固定资产调帐明细表”中该资产的“进项税额转出”值，“冲消科目”填写2210104“应交税金-增值税-进项税额转出”，凭证类型选取“AA”，填写相应文本后，存盘，即完成该笔业务的调整。
（三）固定资产的报废与销售
业务描述：对于各部门的报废申请作帐务处理。
1：固定资产报废
步骤1：填写“固定资产报废/销售单”
操作环境：系统外
操作人：各部门资产管理人员
单据格式：

固定资产报废/销售单 NO：
财务凭证号:
处置方式：报废、销售 年 月 日
客户编号及名称：
收款方式：现金、支票、欠款
业务范围编号及名称：
固定资产号
固定资产名称、规格型号
单位
数量
原值
净值
销售金额

报废原因：
上级主管审批：
固定资产办公室审批:
资产使用部门负责人：
经办人:
联次说明：
共两联 第一联:业务部门存查；第二联：财务部存查
填写说明：若为销售即勾上处置方式中“销售”项，并填写客户编号及名称，其他可按单据要求和实际情况填写,经办人、审批人填写齐全。
步骤2、报废资产帐务处理
操作环境：系统内
操作人：财务部相关人员
操作说明：
路径：会计-财务会计-固定资产\过帐-报废-无收入报废
初始屏:

本屏填写说明:填写相应资产号，如果是子资产要填写其子号，回车进入下一屏：

本屏操作说明:填写资产价值日，为帐务处理的当日，勾上“完全报废”标志；如果部分报废，不勾该标志，但需填写相应的报废金额或报废百分比。存盘，即生成资产报废凭证。
注：资产报废时，主资产中如含有子资产，应同时报废子资产，以免发生盘亏现象。
2：固定资产销售
步骤1：填写“固定资产报废/销售单”，注明客户名称，销售金额，经相关领导审批后到财
务部，办理缴款结算手续。
步骤2：报废资产帐务处理：
单据要求：1、固定资产销售单，2、销售发票。
操作环境：系统内
操作人：财务部相关人员
操作说明：
路径：会计-财务会计-固定资产\过帐-报废-有收入报废-（有客户）
初始屏填写：

凭证日期、凭证类型、记帐期间等按要求填写，记帐码“01”表示借客户，“帐户”填写客户编号。如果是收现金，则直接填写现金或银行科目号，如1020111，但要把记帐码改为“40”。
金额填销售固定资产的收入金额。800元。
第二行项目记帐码填：50，帐户选“5420199固定资产清理过度”，回车进入下一屏。

输入销售金额，文本，打上资产收回标志，回车进入下一屏,
填写将要报废的资产号码700000000025，勾上完全报废标志，回车，存盘，即完成了报废的操作。参看凭证122#。

（四）固定资产的调拨与变更
业务描述：对固定资产的业务范围、成本中心、使用人和存放地点等信息进行变更。
业务步骤：
1. 填写“固定资产变更/调拨单”
操作环境：系统外
单据格式：
固定资产变更/调拨单 NO：
财务凭证号：
年 月 日
调出
调入
固定资产号-子号
使用人
业务范围编号及名称：
成本中心编号及名称
固定资产号-子号
使用人
业务范围编号及名称：
成本中心编号及名称：

备注：
上级主管审批：
固定资产办公室审批:

资产使用部门负责人：
调出：
调入：
经办人:
联次说明：
共三联 第一联：调出方存查；第二联：调入方存查；第三联：财务部存查/资产管理人员存查
填写说明：此单据应由业务部门经办人填写，填写固定资产号及子号、调出、调入的使用人，业务范围和成本中心的变更信息。并且需调出、调入方负责人签字确认。
2. 固定资产调拨、变更帐务处理
l 资产变更处理：根据固定资产变更单。
操作环境：系统内
操作人：各子公司和职能部门资产管理人员。对
没有系统用户的职能部门，请资产管理人员持资产变更单到财务部办理变更手续。
（跨业务范围的信息变更——财务部相关人员）
操作说明：（不跨业务范围的操作）详见“固定资产主记录的创建与维护”
l 资产调拨处理：根据业务部门的资产调拨单。即跨业务范围的固定资产调拨与变更
操作人：财务部资产管理人员
步骤1：根据所要调拨的资产信息创建新的资产主记录。
操作详见“固定资产主记录的创建与维护”
步骤2：转帐处理
路径：资产\过帐\转帐\公司内部转帐
操作人：财务部相关管理人员
初始屏

本屏填写说明：“资产”字段填写原资产号，如果原资产为以前年度购置“业务类型”选取“300”， 如果原资产为本年度购置，“业务类型”选取“320”，回车进入下一屏

本屏填写说明：填写新建资产记录号，资产价值日：帐务处理的当日，勾上完全转帐存盘即生成固定资产调拨凭证，完成调拨。
步骤3：调整内部银行凭证
说明：跨业务范围的资产调拨，按净值调出方的内部银行存款将增加，调入方的内部银行存款将减少。
操作人：财务部相关管理人员
操作说明：
路径：会计-管理会计-利润中心会计\实际过帐-利润中心凭证-输入
借：调出方内部银行（该资产净值）
贷：调入方内部银行（该资产净值）