EPC02采购管理制度.doc

国电总承包项目部管理文件

采购管理制度

国电HHHHH工程
总承包项目部

目 录

1 范围
2 编制依据
3 术语和定义
4 职责
5 管理要求和内容
6 附录
1 范围
本制度规定了对工程项目的物资采购管理的职责、管理内容与方法、检查与考核等。
本制度适用于公司对物资采购的管理。
2 编制依据
《中华人民共和国招标投标法》
《国电物资管理制度（修订）》国电集物[2017]002号文件
《国电招标管理制度》国电集工[2015]003号文件
《国电询价采购管理办法》国电集招标[2010]118号文件
《国电基建生产物资集中经营管理工作方案》国电集物[2010]021号文件
《国电招标评标实施细则》国电集工[2011]404号
《国电非招标采购实施办法（试行）》
3 术语和定义
3.1物资是指设备、原辅材料及公司行政管理所涉及的形成固定资产的物品和生产性低值易耗品。
3.2采购是指从资源市场获取电厂基建生产期间的所需资源的过程。
3.3供应商是指组织或合同规定提供物资的个人或组织的通称。
4 职责
4.1项目物资部职责。
4.1.1 负责组织实施电站工程建设过程中的紧急物资采购活动及对施工分包商物资采购监督和代保管的管理。
4.1.2 工程建设物资、紧急物资采购工作的归口管理部门。
4.1.3 负责组织物资的到货验收、仓储、保管、发放、催交、远光系统和基建MIS的录入、代保管单位的管理、监造管理等工作及项目物资部采购合同谈判、签订合同、合同执行、催交、到货验收、仓储、保管、发放、代保管的管理、监造管理等工作。
4.1.4 项目物资部上报项目物资供应商名单、资料及相关评价，由工程公司物资部对项目物资供应商进行评选和年度评价。
4.1.5 负责公司和项目物资部采购过程资料的收集、整理、归档工作。
4.2 项目各部门负责本部门所需物资采购申请单填写、审核、报批工作。
4.3 公司设计部和项目物资使用部门负责提出、审核设备、材料的规格型号和质量技术性能要求以及验收标准，编制技术规范书，并参与验收。
4.4 项目计划部负责对项目物资部合同条款进行审核，参与合同谈判。
4.5 公司财务产权部负责对合同条款进行审核，办理合同货款支付、出口退税、索赔等经济活动；负责对物资的使用情况进行稽核、盘点。
4.6 相关方：
4.6.1 监理单位负责参与所有到货物资的验收、根据电厂物资部作业文件的相关内容对所有施工单位的物资采购、远光系统录入、基建MIS录入、搬运、验收、包装、仓储、保养、发放、台帐等工作进行监督，定期检查，保存记录备查。
4.6.2物资代保管单位接受工程公司项目物资部的全面管理，负责全部进场物资（包含甲供货物）到站的接收、卸货、搬运(含二次搬运)、验收、包装、储存、保养、发放、信息及基建MIS录入等工作，负责搭建各类物资仓库（视现场情况），建立完善的台帐（含电子版）；配备物资卸货、搬运的机具、人员（含管理人员、装卸人员和安全员等）；按EPC总承包方作业文件的相关内容做好物资管理；详见物资代保管合同规定。
4.6.3 施工分包商负责承包范围内的物资（包含甲供物资）的领用、搬运、包装、验收、储存、保养、发放（含吊具配合）等工作，负责甲供材料的委托采购，负责搭建必要的物资仓库，配备物资搬运的机具、人员，按EPC总承包方作业文件的相关内容做好物资管理。详见工程合同规定。
5 管理要求和内容
5.1 申请流程：
5.1.1工程建设和涉及的形成固定资产的非生产性设备采购申请流程：项目物资部根据已批准的《物资需求申请计划》，按照公司相关规定进行采购管理。
5.1.2 物资到货后由项目物资部会同业主方、物资需求申请部门、公司设计部、施工承包商、监理、代保管、供货进行验收，合格后办理入库手续。公司财务产权部凭物资发票和《入库验收单》做记账凭证，凭《设备付款审批表》财务办理支付货款，领用人填写《领用单》经部门领导批准后到项目物资部的代保管库办理出库领用手续。
5.1.3 工程合同中甲供材料物资采购流程：项目物资部根据已批准的《物资需求申请计划》按照公司相关规定上报或进行采购管理。如属甲供材料委托采购项目按照委托采购管理制度执行。
5.2 采购原则
5.2.1 物资采购按《国电非招标采购实施办法（试行）》、《国电招标管理制度》国电集工[2015]003号文件，分别采用公开招标采购、物资集中采购平台采购及委托国电物资集团公司物资配送中心采购。合格供应商选择严格按照《国电关于规范招标人选择供应商分包商行为的通知》（国电集招标[2011]000号）制度执行。询价过程中（特殊情况下工程公司批准现场紧急采购的项目），公司设计部专业人员进行技术符合性检查、项目计划部及项目物资部人员进行商务性检查，由工程公司党群（审计）部负责监督。
5.2.1.1 采购职责范围：
100万元以下采购物资，项目物资部编制的采购计划（项目物资部组织相关人员进行采购文件编制→项目部组织评审）→报项目经理批准→项目物资部→报工程公司物资部→→报工程公司分管领导→报工程公司领导批准→工程公司物资部根据批准的采购计划→报物资集中采购平台进行询价或委托国电物资集团公司配送中心配送→工程公司物资部签订采购合同。
项目部采购物资（工程公司领导批准的现场紧急采购物资），项目物资部根据批准的采购计划参照邀请招标模式或按照《国电询价采购管理办法》国电集招标[2010]118号文件进行询价比价→询价比价文件（含标底的编制）报→工程公司项目部批准→合同签订前的评标报告报工程公司项目部批准→项目物资部采购签订合同→报工程公司物资部备案。
对现场使用的小额物资，分（子）公司应通过组织建立物资超市、签订年度供应商等方式解决。上述方式仍不能满足要求的，单项合同采购金额低于5000元的物资，分（子）公司可授权项目单位直接采购。项目单位对采购项目及价格、成交供应商、采购人员等情况在厂区公告栏公告，采用线下方式采购的，应在采购完成后通过询价平台补办相关手续。对情形特殊，需要调整额度的，分（子）公司可授权并报集团公司备案。
5.2.2 潜在供应商的选取必须从公司合格供应商名录中产生（详见供应商选择管理制度）。
5.2.3 100万及以上物资采购按国电集团有关规定进行公开招标。
5.2.4 委托采购项目见委托采购管理制度。
5.3 货款支付
合同货款支付流程：付款按照公司财务产权部下发关于付款流程相关制度规范的通知来执行，由项目部物资部发起（提供两份合格的物资验收单），项目物资部根据采购合同约定供方需提供的相关资料填写《设备付款审批表》，项目相关部门、工程公司物资部、工程公司计划经营部、公司财务产权部、公司分管领导及相关领导批准后交公司财务产权部办理付款手续。
甲供材料货款支付流程：付款按照公司财务产权部下发关于付款流程相关制度规范的通知来执行，由项目部物资部发起（提供两份合格的物资验收单），项目物资部根据采购合同约定供方需提供的相关资料填写《甲供材料付款审批表》，工程公司设计部、项目相关部门、工程公司物资部、工程公司计划经营部、公司财务产权部、公司分管领导及相关领导批准后交公司财务产权部办理付款手续。
6 附录
附录A（规范性附录）物资采购购销合同
附录B（规范性附录）采购管理流程
附录C（规范性附录）合同评审表

附录A
（规范性附录）
国电HHHHHHH工程EPC总承包
物资采购购销合同（简易版本）
供方：
需方：
签订时间：XX年X月X日 签订地点：

一、产品名称、商标、型号、数量、金额 单位万元
序号
产品名称
规格型号
单位
数量
单价
总价
备注
1

2

合计
人民币金额（大写）：

二、交（提）货时间及数量：XXXX年XX月XX日全部交清。
三、质量要求、技术标准：按国家或行业标准标准执行（有技术协议按技术协议要求执行）。
四、交（提）货地点及运输方式和费用负担：汽运或铁路运输，国电HHHHHH工程施工现场，运费及装卸费由供方负责。
五、包装标准、包装物的供应与回收和费用负担：按国家标准包装，包装须“三防”，费用由供方负担，但不得给需方造成新的环境污染，所供货物须有说明书、合格证等相关配套资料。
六、验收方式及提出异议期限：货到由需方组织相关人员进行验收。
七、随机备品、配件工具数量及供应办法：无
八、结算方式及期限：
1、货到验收合格后一个月内付90%货款，10%货款作为质保金（质保期为过168小时后一年）。
Ø 该批设备的质量检验合格证明（正本一份，复印件一份）
Ø 金额为该批设备价格的100%的税率为17%增值税专用发票(正本一份，复印件一份)、90%的收据。
2、支付方式：电汇或承兑汇票。
九、如需提供担保，另立合同担保书，作为本合同附件：无。
十、违约责任：如产品每迟交一天、扣合同总价款1％，最高违约金不超过合同总价的10%。
十一、解决合同纠纷的方式：双方协商解决；否则提交XXX仲裁委员会仲裁。
十二、其他约定事项：未尽事宜双方协商解决。
十三、本合同一式8份。需方7份，供方1份。
十四、本合同有效期限：至XXXX年XX月XX日。

买　　方
卖　　方
名 称：

地 址：

邮 编：

联 系 人：

电 话：

传 真：

电子邮件 ：

开户银行 ：

帐 号：

纳税人登号：

双方签字盖章：
买方
卖方
国电集团公司

签字人：
签字人：

附录B
（规范性附录）
国电HHHHHHHHHH工程EPC总承包
物资采购管理制度流程

附录C
（规范性附录）
国电HHHHHHHH工程EPC总承包
合同评审表
合同名称

工程编码

供方单位

合同编号

合同依据

合同金额

总经理意见

相关领导评审意见

主管领导评审意见

财务评审意见

法务评审意见

经营评审意见

参加谈判人员

合
同
说
明

经办人签字

物资部经理签字