财务管理细则(草案)GL00027.docx

项目代码
司06－02
项目名称
制度编写
文档编号
GL00027
版本
V1.1
页数

财务管理细则（草案）
北京东方美德文化传媒发展有限公司

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日期
版本
0
欧素云
创建文档
2007-5-23
1.0
1
欧素云
修改文档
2007-8-1
1.1
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注：有记录修订十次后应整体新建文档。

目 录
第一条　财务报销管理 2
第二条 报销 2
第三条 借款 3
第四条　预付款 5
第五条　备用金 6

财务管理细则
东方美德司字[2007]第 号

公司各部门：
经<办公会时间>董事及职工代表大会讨论通过，决定将<财务管理细则>自颁布之日起实施，望遵照执行。

附件：<财务管理细则>

<颁布日期>2007年8月31日

主题词：制度 通知
报送：
抄送：市场部、技术部、数字电视部、网络电视部、总经理办公室
公司财务报销管理细则

为了加强公司的财务管理工作，合理控制费用支出，统一各部门的报销标准及程序，提高财务管理水平和成本控制意识，现根据公司预算控制方案及公司经营活动的特点，特制订本细则。
第一条 财务报销管理
1. 公司资金使用管理原则为“计划控制，专款专用”，财务报销工作根据本原则进行。
2. 部门经理须对部门预算的使用负责，应做到部门开支合理和节俭，控制部门成本。
3. 部门须根据部门预算在月初提交用款计划，计划对本月部门需要发生的借款、费用支出事项的金额、发生时间、支付方式（现金或支票）等做出合理安排。
4. 部门可根据周工作进展调整周用款计划，并于工作动态中体现。
5. 总经办（财务）根据用款计划准备资金及开展财务报销管理工作。
6. 财务报销管理包括借款、备用金、报销等的执行与管理。
第二条 报销
1. 公司对无预算项目或预算外费用原则上不予报销。
2. 部门经理需对费用的发生负责，并有效控制预算。
3. 费用报销的审核：
Ø 由各部门经理负责本部门人员费用报销的真实性、合理性的一级审查；
Ø 由总经办（财务）对报销票据按财务流程和预算控制进行二级审查；
Ø 总经理进行最后的审核批准。
4. 报销的审批权限：部门经理的审批权限为单笔支出2000元；2000元以上的单笔支出须由公司总经理审批。
5. 出纳职责：出纳人员须对违反规定用途和不符合开支标准的支出不予报销；出纳人员在所有单据审核无误后方能付款。
6 报销流程：
Ø 费用支出须由部门或个人先行填写“申购单”或“付款申请书”，报部门经理审批同意；部门经理签字后交予总经办（财务），经总经办（财务）审核后可办理借款手续，领取借款后支出费用。
Ø 费用发生完毕后，经手人应及时将发票及相关单据明细（如采购清单）等加以整理归类，用“支出凭单”规范粘贴；
Ø 经手人填写“支出凭单”，并粘贴原始发票、有关附件，由部门经理对费用发生的真实性、费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，并标注预算支出项目，审批签字后交总经办（财务部门）；
Ø 总经办（财务）据该部门的预算对“支出凭单”后所附的原始发票和单据按财务流程进行审核，无异议的由总经办主管（财务主管）签字核准；
Ø 部门审批权限内的费用支出，出纳据“支出凭单”及签字执行报销；
Ø 部门审批权限外的费用支出，须经总经理审批签字，总经办（财务）方可执行报销；
Ø 超预算的费用支出，总经办（财务）可办理预算额度内的费用报销；超预算部分由部门安排在其他有剩余额度的往期预算中，经总经办（财务）审核无异议、签字后，上交总经理审批，签字后执行；
7. 凭单填写及粘贴说明：
Ø “申购单”或“付款申请书”的填写：须列明该项支出的预算项目、用途、预计金额、款项支付预计时间等要素；
Ø “支出凭单”的票据粘贴：须按费用性质（如：差旅费、交通费、住宿费、餐饮费、办公费等）作分类，一类票据集中于一张“支出凭单”上。
Ø “支出凭单”填写：经手人在填写时应遵照“实事求是、准确无误”的原则，填写费用的发生原因、发生金额、发生时间、参与人员、人数等要素，并须在发票背面签署自己的名字，交共同参与的人员复查；有涂改或费用金额的大、小写不一致等的“支出凭单”无效。
8. 报销票据说明：
Ø 费用发生过程中，经手人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等；
Ø 非合法（被税务机关认可）的票据将在财务审核流程中剔除，该部分支出，公司原则上不予以承担，由经手人自行负责；
Ø 如实际发生金额与发票票面金额不符，需提供有效证明（收款人盖章收据或证明等）予以确认；
Ø 在实际支出大于票面金额而又无法确认情况下，超额部分公司不予承担，由经手人自行负责。
9. 差旅费报销：
Ø 差旅费按照公司制度规定的标准实报实销，超支自付，节约归己；
Ø 差旅费的标准包括住宿费、餐费、市内交通费（机场往返的民航班车）、通讯费等，报销时按出差实际天数计算。每天标准详见公司报销制度；
Ø 员工长途出差将获出差补助，按出差实际天数计算。节约部分给予补助的标准为节约部分的50％，按差旅标准和出差天数核算，但如出现违反公司差旅费报销制度的情况，将取消出差补助及结余补。每天标准详见公司报销制度；
Ø 出差员工凭有效差旅票据填写“支出凭单”，走一般报销流程报销；
Ø 员工出差期间需就近探亲、办事，需事先经部门经理批准，其绕道等车船费由本人自理，不得报销，该段时间不得报销差旅费。
Ø 员工差旅费节约部分，公司将按比例给予员工补助。
10. 交通费报销：
Ø 公司各工作人员外出办事原则上不准乘坐出租车，特殊情况须提前请示部门经理，或申请公司用车；
Ø 申请公司用车需提前办理有关手续；
Ø 公司用车所发生停车费、通行费（含各类过路、过桥费）于实际发生后填具“支出凭证”据实报销。
11. 预算外的费用报销：
Ø 预算外费用原则不予报销；
Ø 如确有需要支出的预算外费用，经手人除在“支出凭单”上写明发生要素等，还要写明超预算费用的原因及必要性；
Ø 预算外费用的支出凭单”走一般报销流程到总经办后，经核实确有必要，将送交总经理审批，总经理审批通过，总经办（财务）方可进行报销处理。
12. 报销时间：
Ø 经手人应在取得发票后的3天之内取得审批齐全的“支出凭单”，送交总经办（财务）。
Ø 财务每周四处理各部门的费用报销。
Ø 当月费用当月报销；无正当理由不当月办理报销，且对财务月结帐及其他财务工作造成影响的，总经办（财务）有权酌情处罚。
Ø 每月报销周期为2～25日，每月26日以后发生费用计入次月报销。
第三条 借款
1. 公司对无预算项目或预算外项目的借款原则上不予办理。
2. 借款必须为专款专用。
3. 部门经理借款审批权限：部门经理借款审批权限为2000元，超出权限的借款须由总经理审批。
4. 借款原则：
Ø “前款不清，后款不借”原则；
Ø “谁借款，谁报销”原则；
Ø “专款专用”原则。
5. 借款流程：
Ø 借款人详细填写“借款单”并附上必要的估价表、付款协议或合同书等，在“借款单”上注明借款原因、金额，资金性质（预算项目），并签字；
Ø 部门经理对借款单审批签字；
Ø 财务部门对借款单进行审核，并由总经办主管（财务主管）签字核准；
Ø 在部门经理审批权限内的借款，总经办（财务）可给予办理借款（现金或支票）领用手续；超出部门经理权限的借款，须由总经理审批签字后方可办理借款（支票或现金）领用手续。
6. 出差借款：
Ø 员工因公出差外地，应先提交出差计划，由部门经理向总经理申报，经总经理批准后出差；
Ø 出差借款需凭总经理签字后从出差计划到总经办（财务）复核；
Ø 出差借款的额度应结合出差周期、出差地点、出差安排、预期目标（如销售合同签约额）等进行预测、提出。
7. 个人临时性借款：
Ø 一般不予借给，特殊情况经批准可借给；有借款尚未还清者，一律不准再借；
Ø 借款人填写借款单，注明个人用途及归还日期，借款周期不得超过3个月；
Ø 个人借款额一般不超过其2个月工资额，超过时须有公司担保人签字并负责；
Ø 个人借款须经部门经理审批后，由总经理签批；
Ø 到总经办财务）以借款单作为借款还款依据；
Ø 个人借款逾期未还，公司有权直接从该员工及担保人工资中扣除。
8. 借款核销期限：
Ø 使用现金和支票进行零星购物的借款在一周（七日）内报销；
Ø 对无正当理由超过规定期限，未能报销而又没归还借款的，总经办（财务）可直接从借款人次月工资中扣回借款，待报销后再行支付。
Ø 无故不办理借款余款归还者，总经办（财务）除可直接从工资扣除余款金额外，还将根据情节严重程度进行经济处罚，处罚额度为每日罚款未归还金额的千分之一。
9. 为了减少现金的零星支付，现金借款最低限额为200元，低于200元的由个人垫付；在能明确收款方名称及付款金额的情况下，400元以上的借款应尽量使用支票。
10. 借用支票应取得收款单位全称及精确金额，以免丢失支票时造成损失。对于丢失支票的人员，根据情节轻重，处以必要的经济处罚，造成损失者，由持票人负责赔偿。
11. 借款现金1000元以上需提前一天通知总经办（财务）；未提前通知的，总经办（财务）有权当天不予借款。
12. 借款2000元以上需于提款日期前至少1天到总经办（财务）办理借款手续，以留时间完成财务程序。
第四条 预付款
1. 部门须根据合同或协议办理付款申请。
2. 公司对无预算项目或预算外项目的预付款将不予办理。
3. 部门经理预付款审批权限：部门经理的审批权限为2000元，超出权限的预付款须由总经理审批。
4. 经办人详细填写“付款申请书”并附上付款协议或合同书等，在“付款申请书”上注明付款事由、金额，并签字。
5. 部门经理对“付款申请书”审批签字，并标注预算支出项目。
6. 财务部门对“付款申请书”进行审核，并由总经办主管（财务主管）签字核准。
7. 在部门经理审批权限内的预付款，总经办（财务）可给予办理预付款（现金或支票）领用手续；超出部门经理权限的预付款，须由总经理审批签字后方可办理预付款（支票或现金）领用手续。
8. 通过银行汇款进行预付款的，须在二十天内办理报销。
第五条 备用金
1. 公司根据部门业务需要为部分部门提供紧急备用金。
2. 紧急备用金是在部门在紧急情况下需要使用现金时，因财务程序的关系将不能在使用前完成正常借款程序，而可供部门临时调用的现金。
3. 紧急备用金支出须为预算内项目。
4. 部门紧急备用金由部门经理负责日常管理和支配。
5. 紧急备用金不允许挪作私用，由总经办（财务）按季度核实清算。
6. 紧急备用金原则上在非紧急情况下不能使用，能走借款流程的仍需走借款流程。
7. 部门备用金的最高额度为5000元，领用额度由经理办公会根据部门业务需要讨论确定。
8. 备用金核销：
Ø 备用金由部门经理需填写“紧急备用金申请单”后，按一般报销流程和要求核销；
Ø 部门备用金为固定额度，备用金报销仍交由部门经理管理；
9. 备用金归还：部门经理在岗位变动或离职时到总经办（财务）办理备用金归还手续；新到岗的部门经理重新办理备用金借出手续。
10. 部门备用金出现违规使用的情况，总经办（财务）有权降低备用金额度、甚至收回备用金。
第六条 本细则的制订、修改和解释权属于总经办。
第七条 本制度经公司总经理审批签署实施，修改时亦同。

北京东方美德文化传媒发展有限公司
2007年5月23日