出纳工作的其他技能.docx

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第五章 出纳工作其他技能

第二节 出纳其他工作

二、出纳报告
出纳报告是出纳工作的最终成果，也是单位管理者进行经营决策的重要依据，因此必须保证其出纳信息的真实性、完整性和准确性。出纳员进行对账和结账后，应根据现金日记账、银行存款日记账、其他货币资金明细账、有价证券明细账等核算资料，定期编制出纳报告，并及时报送，以充分反映本单位一定时期内的货币资金和有价证券的收、支、存情况，并与总账会计核对期末余额。
（一）出纳报告的基本格式
出纳报告属于企业内部报告，形式上具有较大的灵活性，出纳员应根据单位内部管理的要求设计符合本单位实际情况的出纳报告。但其基本内容应当包括“上期余额”、“本期收入”、“本期支出”、“期末余额”等基本项目，格式如表5-1所示：
表5-1 出 纳 报 告
单位名称： 年 月 日至 年 月 日 编号：
项 目
期初余额
本期收入
本期支出
期末余额
备注
现金

银行存款

其中：基本结算户

……

银行存款小计

其他货币资金

其中：外埠存款

银行汇票存款

……

其他货币资金小计

有价证券

其中：股票

债券

……

有价证券小计

合计

会计主管： 记账： 出纳： 审核： 制单：
（二）出纳报告的编制
出纳员进行对账和结账后，应根据现金日记账、银行存款日记账、其他货币资金明细账、有价证券明细账等核算资料，定期编制出纳报告。编制出纳报告应符合下列要求：
1、编制要及时
出纳报告的报告期应根据本单位内部管理的要求和实际需要来确定，可以与本单位总账会计汇总记账的周期相一致。如果本单位货币收支业务量较大或因内部决策的需要，出纳报告可以就现金和银行存款情况每天编制一次（日报表如表5-2）。
表5-2 现金及银行存款收付日报表
年 月 日 第 号 编号：
摘要
借方金额
贷方金额
备注
上日结存

本日收入

本日付出

本日结存

附：现金收入凭证 字第 号至第 号共 张
现金付出凭证 字第 号至第 号共 张
银行存款收入凭证 字第 号至第 号共 张
银行存款付出凭证 字第 号至第 号共 张
会计 出纳

2、账表内容必须一致

出纳报告上的内容应当与出纳日记账及有关明细账、备查簿的内容相符，保证其出纳信息的真实、完整和准确。
3、报送范围和程序要确定
出纳报告属于单位内部资料，出纳员在未经有关领导的批准下，不得任意传送或泄露其内容；但在接受国家行政部门如工商、税务、审计等的检查时，出纳员也不得擅自隐瞒、篡改出纳报告的内容。
【例题·多选题】
出纳报告的编制要求（ ）
A．编制要及时
B.账表内容必须一致
C.报送范围要确定
D.报送程序要确定
【答案】ABCD
三、出纳工作的交接
在实际工作中，企业单位都会遇到变更出纳员的情况。《会计基础工作规范》第二十五条规定：“会计人员工作调整或者因故离职，必须将本人所经营的会计工作全部移交给接替人员，没有办清交接手续的，不得调动或者离职。”
1.出纳交接的具体内容
不同的单位由于企业规模大小、会计人员多少不同，出纳员的分工和主管的业务会有所不同，因此出纳工作交接的具体内容也会有所不同。但总的来说，出纳工作交接应该包括以下内容：
（1）现金，包括现钞、外币、金银珠宝、其他贵重物品；
（2）有价证券，包括国库券、债券、股票等；
（3）支票，包括空白支票和作废支票；
（4）发票，包括空白发票和已用发票（含作废发票）；
（5）收款收据，包括空白收据、已用收据（含作废收据）；
（6）财务印章，包括财务专用章、发票专用章、银行预留印鉴、现金收讫、现金付讫、银行收讫、银行付讫等；
（7）会计凭证，包括原始凭证和记账凭证；
（8）其他会计资料和物品，包括银行对账单、应由出纳员保管的证件、合同、协议；在实行会计电算化的企业，还包括会计软件及密码、会计软件数据磁盘；计算器、优盘等。
2.交接前的准备工作
为了保证交接工作的顺利进行，出纳员在交接前必须做好以下几项工作：
（1）对尚未登记完的现金、银行日记账，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。
（2）将现金、银行存款日记账和现金、银行存款总账核对相符；现金日记账账面余额和库存现金实有数核对相符；银行存款日记账余额和银行对账单核对，如果不一致，应编制银行存款余额调节表。
（3）在出纳账启用表上填写移交日期，并加盖名章。
（4）整理应该移交的各项资料，对未尽事项要写出书面资料。
（5）编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、现金、有价证券、支票及支票领用簿、发票及发票领用簿、文件、印章和其他会计资料和物品。
“移交清册”包括移交表和交接说明书（见表5-4）。其中，移交表主要有“库存现金移交表”、“银行存款移交表”（见表5-3）、“有价证券、贵重物品移交表”、“核算资料移交表”、“物品移交表”等。
表5-3 银行存款移交表
第 页 移交日期： 年 月 日 单位：元
开户银行
币种
期限
账面数
实有数
备注

合 计

附：（1）银行存款余额调节表一份
（2）银行预留卡片一张
单位领导： 移交人： 监交人： 接交人：
有的单位可能在几家银行开户，银行存款也有定期和活期存款之分，因此，“银行存款移交表”应根据开户银行、币种、期限、账面数、实有数分别填列。
表54 出纳工作交接说明书
出纳工作交接说明书
出纳员王斌，因工作调动，财务处已经决定将出纳工作移交给华林接管。现办理如下交接：
1、交接日期：
2009年12月15日。
2、具体业务的移交：
（1）库存现金：12月15日账面余额1 768元，与实存数相符，库存现金日记账余额与总账余额相符。
（2）库存国库券：780 000元，经核对无误。
（3）银行存款余额182万元，经核对“银行存款余额调节表”相符。
3、移交的会计凭证、账簿、文件：
（1）本年度现金日记账一本。
（2）本年度银行存款日记账两本。
（3）空白现金支票25张（0218545121号至1218545145号）。
（4）空白转账支票30张（0219860022号至0219860051号）。
（5）托收承付、委托收款登记簿一本。
（6）托收承付、委托付款登记簿一本。
（7）支票登记簿一本。
（8）发票登记簿一本。
（9）银行对账单1～11月份11份；11月份未达账项说明一份。
4、移交的印鉴：
（1）财务处转讫印章一枚。
（2）财务处现金收讫印章一枚。
（3）财务处现金付讫印章一枚。
（4）财务处银行存款收讫印章一枚。
（5）财务处银行存款付讫印章一枚。
5、交接前后工作责任的划分：
2009年12月15日之前的出纳责任事项由王斌负责；2009年12月15日之后的出纳责任事项由华林负责。以上移交事项均经交接双方认定无误。
6、本交接说明书一式三份，双方各持一份，存档一份。
移交人：王斌（签名盖章）
接替人：华林（签名盖章）
监交人：高明佳（签名盖章）
明升公司财务处（盖章）
2009年12月15日

而接交人员在交接前应做好接替准备，特别是刻好自己的印鉴，以做好印鉴更换准备工作。
3.正式办理交接手续。
办理正式移交时，必须有监交人在场负责监交。一般出纳员交接时，有企业会计机构负责人、会计主管人员负责监交工作。办理交接时，移交人员要按移交清册逐项移交，接替人员要逐项核对点收。
（1）现金、有价证券、贵重物品要根据会计证账簿有关记录由移交人员向接替人员逐一点交。库存现金、有价证券、贵重物品必须与会计账簿记录保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清。
（2）银行存款日记账余额要与银行对账单核对，如果一致，方可移交；如果不一致，应编制银行存款余额调节表调节相符。如果调节后，仍不相符，应由移交人员负责查明原因，并在移交清册中注明。
（3）在银行存款账户余额与银行对账单余额核对相符的前提下，移交有关票据、票证及印章，同时由接替人员更换预留在银行的印鉴章。
（4）出纳账簿移交时，接替人员应该核对账账、账实是否相符，即现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账与现金、银行存款和有价证券总账的账账相符；在实行会计电算化的企业，应先将账页打印出来，再由移交人员对有关电子数据必须在实际操作状态进行交接。
（5）出纳凭证、账簿和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。
（6）工作计划移交时，为了方便接替人员开展工作，移交人应向接替人介绍工作计划执行情况及今后在执行过程中又能够注意的问题。
（7）移交人应将保险柜密码、钥匙、办公桌和办公钥匙一一移交给接替人，接替人在移交完毕后，应立即更换保险柜密码及有关锁具。
（8）交接完毕后，交接双方和监交人要在移交清册上签名或盖章。并应在移交清册上注明单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。“移交清册”一般一式三份，其中交接双方各持一份，另一份作为会计档案在交接结束后归当保管。
4.交接人员的责任。
交接人员的责任划分已办妥交接手续的时间为界，移交人对移交前自己经办且已经移交的会计资料的真实性、完整性承担法律责任，即便接替人在交接时因疏忽没有发现所接会计资料存在问题，如事后发现，仍应由原移交人负责，原移交人不应以会计资料已经移交而推脱责任。
接替人员应在出纳账簿启用表上填写接受时间，并签名盖章。接替人员应继续使用移交的会计账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。
5.由他人暂时顶替工作，应办理部分交接手续。出纳人员在婚假、产假、病假、事假、休假及外出学习、公差等临时离岗期间，千万不能留下印章、交出钥匙、点点现金就完事了，一定要抱着“先小人后君子”的态度，办理有关事项的交接手续。即使是非常要好的同事，也不能以相互信任为理由而草率从事。出纳顶替，可视单位业务量大小、顶替时间长短等具体情况来办理部分交接手续。如纯属临时顶替，为了不误现金支付，可让顶替人员打一个与所留备用现金数量完全一致的收条，待出纳员回来结清支出凭证与所剩现金，收条不作借款处理。如顶替业务较多，时间也较长，甚至需顶替人员处理事务的，需要顶替人员刻一名章，及时到银行更换跑银行人员印鉴。然后，将现金日记账、银行存款日记账、现金支票本、转账支票本等办理日常业务的账本、单据书面移交顶替人员，出纳员回来后再作书面移交手续。特别需要指出的是，出纳员不能将自己的名章交由顶替人员使用。
【例题·多选题】
出纳工作交接应该包括以下内容（ ）
A.现金，包括现钞、外币、金银珠宝、其他贵重物品
B.有价证券，包括国库券、债券、股票等
C.支票，包括空白支票，不含作废支票
D.发票，包括空白发票和已用发票（含作废发票）
E.收款收据，包括空白收据、已用收据（不含作废收据）
答案】ABD
四、出纳归档资料的保管
（一）会计档案的内容
我国《会计法》规定，会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当按照国家有关规定建立档案，妥善保管。我国于1984年6月1日颁布了《会计档案管理办法》，于1999年1月进行了修订，对会计档案的管理制度作了一系列具体规定。
出纳归档资料是指出纳凭证、出纳账簿和出纳报表等核算资料，主要包括：出纳记账所依据的各种原始凭证和记账凭证；现金日记账、银行存款日记账和有价证券明细分类账；经营开支计划与决算表，出纳报告，银行存款对账单，资金分析报告单，作为收付款依据单的各种经济合同和文件，以及其他财务管理方面的重要凭证（如支票申请单、支票领用登记簿、应收票据登记簿等）。
出纳凭证是指出纳记账所编制和使用的各种收款凭证、付款凭证及其所附的原始凭证。这些凭证通常在出纳登记完成现金日记账和银行存款日记账后，要传递给记账会计据以记账，在年终归档前由记账会计进行整理和保存。出纳人员主要是做好原始凭证的整理及全部出纳凭证在出纳业务处理阶段的保管工作。
出纳账簿是指现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账。一般情况下每年更换一次。更换新账时应对旧账进行整理；对编号、扉页内容、目录等项目如有填写不全的，应按有关要求填写齐全；使用活页账（如计算机记账的单位，账簿资料输出裁剪后类似活页账）和卡片账的单位，在归档前必须加以装订，编齐页码，并加以扉页，注明单位名称、所属时间、起止页数、记账人员和会计主管签章等，并加盖单位财务公章。更换新账后，应将整理完整的旧账归入会计档案。
（二）会计档案归档的时间
《会计档案管理办法》规定：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管1年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，但是，出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构管理的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。因此，对当年形成的出纳归档资料的保管一般由出纳部门负责。
各单位保存的会计档案一般不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。因此，各单位应建立、健全会计档案查阅和复制的登记制度。
不同的会计档案其保管期限也不同，按其特点可分为永久保管和定期保管两类。定期保管期限为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。会计档案的具体保管期限，如表5-5所示：
表5-5 企业和其他组织会计档案保管期限
档案名称
保管期限
备 注
一、会计凭证类

1、原始凭证
15年

2、记账凭证
15年

3、汇总凭证
15年

二、会计账簿类

1、日记账
15年

其中：现金日记账和银行存款日记账
25年

2、明细账
15年

3、总账
15年
包括日记总账
4、固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年
5、辅助账簿
15年

三、财务报告类

包括各级主管部门的汇总财务报告
1、月、季度财务报告
3年
包括文字分析
2、年度财务报告
永久
包括文字分析
四、其他类

1、会计移交清册
15年

2、会计档案保管清册
永久

3、会计档案销毁清册
永久

4、银行存款余额调节表
5年

5、银行对账单
5年

（三）会计档案的销毁
保管期满的会计档案，一般可以按照以下程序销毁：
1.由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册（见表5-6），列明销毁会计档案的名称、卷好、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
表5-6 销毁会计账册、凭证及报表
填表日期： 年 月 日
类别
名称
年度
月份
数量
单位
已保管年限
备注

2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报本单位负责人。
应当指出的是，对于保管期满但未结清的债权、债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案机构保管到未了事项完结时为止。建设单位在建设期间内的会计档案，不得销毁。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
【例题·多选题】
出纳归档资料包括（ ）
A.出纳凭证
B.出纳账簿
C.出纳报告
D.银行存款对账单
E.作为收付款依据单的各种经济合同和文件
【答案】ABCDE
【例题·单选题】
现金日记账和银行存款日记账保管期限为（ ）年
A.10
B.15
C.20
D.25
【答案】D