东莞市某贸易有限公司费用报销暂行规定.docx

东莞市黄河贸易有限公司费用报销暂行规定

为加强二级公司财务管理，严格控制各项费用的支出，根据华润万佳的发展战略，并结合各公司的实际情况，特制定本规定。
一、 适用范围
本规定适用于华润万佳超级市场有限公司下属内地各二级公司。
二、 费用报销审批权限和程序
1、 费用报销审批权限：
单项费用金额在3,000元以下的由分管副总经理审批，费用金额在3,000元以上的由总经理审批。总经理外出期间可书面授权副总经理审批。
副总经理的费用由总经理审批，总经理的费用由财务部门每月定期汇总一次报总部公司领导审批（单据附件由各公司财务部审核，各公司财务部汇总上报“报销明细表”）。

2、 费用报销审批程序
（1） 经办人填写费用报销单。
（2） 经办人将费用报销单交部门负责人审核签名，并对其报销内容的真实性负责。
（3） 财务人员审核报销单后，将报销单传财务负责人审批。
（4） 财务人员将财务负责人审批后的报销单报分管副总经理或总经理审批。
（5） 财务人员通知经办人到出纳处领款。

操作流程：
财务审核
部门负责人审核
经办人

副总经理
审批

￥3000元以下
财务负责人审批

总经理
审批

三、差旅费
差旅费指出差外地所发生费用，包括住宿费，交通费，出差补助及出差期间发生的其他相关费用。
（一）、出差审批
1、 员工因公出差（包括参加工作会议、学习、培训等），应事先填写“出差审批单”。
部门经理级员工的出差由分管副总经理审批，主管级、员工出差由部门经理审批。
对于由各地公司承担的费用，应事先在“出差审批单”中注明。
2、员工凭审批后的“出差审批单”到财务部门办理备用金借款及差旅费报销手续。
（二）、出差交通工具
1、员工出差的交通工具标准如下：
总经理（副总、助总） 可乘飞机经济舱、火车软卧、轮船一等舱
部门经理（副经理、助经） 可乘飞机经济舱、火车硬卧、轮船二等舱
部门主管以下员工 可乘火车硬卧、轮船二等舱
2、 员工与上级领导同行时，可乘坐与上级领导同样的交通工具。
3、 部门主管级以下员工如有特殊情况经分管副总经理批准可乘坐飞机经济舱。
4、 部门主管级以下员工如乘坐火车时间超过六小时、飞机票打折后价格与火车票相差在人民币200元以内的经分管副总经理事先批准的，可乘坐飞机经济舱。

（三）、住宿费报销标准
级 别
经济特区
直辖市
其他城市
总经理（副总、助总）
400元/天
280元/天
260元/天
部门经理（副经理）
250元/天
220元/天
200元/天
助理经理、主管
180元/天
160元/天
140元/天
普通员工
150元/天
110元/天
100元/天
1、 员工出差住宿应以工作方便，安全节约为原则。出差目的地有公司招待房的，应一律入住招待房，没有招待房或不便于住招待房的，按经济适用的原则，由当地公司安排住宿。
2、 于员工自行解决住宿，不报销住宿费用的，按每人50元/天计发住宿补助，出差目的地有对方单位提供住宿的不计发补贴。
3、 参加工作会议、培训、学习等，所交会务（培训）费含住宿费的，不再报销住宿费。
（四）、出差补助费及出差地市内交通费
1、出差补助：因公出差不论职务级别，出差十天以内每人按50元/天计付，第十一天起减半计付，出差期间不得再报销餐费及其他相关费用。出差天数的计算，以乘交通工具离开所在地抵达所在地日期为准（未够半天的不予计算）。
2、参加会议、培训、学习等，所交会务（培训）费含食宿费的，不再计发出差补助费。
3、市内交通费：机场、车站、码头至住宿地的往返交通费、市内交通费，应以公共交通工具为主，费用实报实销。如情况紧急或携带大量公物，乘坐出租车的，报销时须在车票后或另附说明注明事由、时间、起始地点、金额等，报总经理特批。
（五）、赴总部、兄弟单位出差
1、 往返交通费：
在本省内公交车、豪华巴士、火车（软座除外）的往返交通费凭票实报实销；
在省外的往返交通费按第三项“差旅费”之出差交通工具的标准执行；
乘坐公司车辆前往目的地的，不予报销往返交通费。
2、 住宿费：由当地公司统一安排住宿的，费用实报实销。若对方单位不安排，按第三项“差旅费”之出差住宿费报销标准执行。
3、 出差补助：由当地公司负责伙食的，不再发放补助，也不再报销餐费；当地公司不负责伙食的，每人按50元/天的标准计付，第十一天后按25元/天的标准计付。
（六）、赴香港地区出差
员工因公临时赴香港出差，住宿费、伙食费由集团或华润超市（香港）公司负责安排的，费用实报实销；如只安排住宿、不安排伙食的，住宿费实报实销，另每人每天补助伙食费100元港币，其余费用不再报销。
四、异地前期拓展、招商、开发、筹备小组
1、 出差交通费用：在省内的公交车、豪华巴士、火车（软座除外）交通费实报实销，在省外的按第三项“差旅费”之出差交通工具的标准执行。搭乘公司车辆前往目的地不再报销交通费。
2、 住宿费用：按每人100元/天的标准限额报销，出差地公司有安排住房的，不再报销住宿费用。
3、 出差补助：前期调研、招商、开发、筹备人员按实际天数每人按10元/天的标准计付。协助异地开店的工作人员出差期间不计发补助。
4、市内交通费：应以公共交通工具为主，费用实报实销。如情况紧急乘坐出租车，报销时应注明事由、时间、地点、金额等，经项目小组负责人审核、总经理审批后报销出租车费。公司配备车辆的不再报销市内交通费。
五、 市内交通费
1、 总经理级（含副总）在没有专车接送的情况下，可以搭乘出租车，费用据实报销。
2、 其他员工原则上不予报销市内交通费，休息日加班或晚加班需经部门负责人同意，公司领导批准，地铁、公共汽车、中巴车费予以报销。
3、 经常性、固定地点的，由部门提出申请、财务部门核定数额，报公司领导审批后凭票限额报销。
4、 员工外出，如情况紧急或携带大量公物，需乘坐出租车的，须在票据背面或另附说明注明事由、时间、起始地点、金额，报总经理特批。
六、交际应酬费
交际应酬费支出应本着合理、节约的原则，由申请部门事先请示公司领导后，方可在批准的范围内开支报销。
七、通讯费用
1、通讯费报销标准（含移动电话、住宅电话）
级 别
报销标准
总经理
1,000元/月
副总经理、助理总经理
600元/月
部门经理
300元/月
部门副经理
150元/月
（1）员工报销通讯费时须凭发票填制费用报销单，交行政部门登记并签名确认后，传财务部在限额内给予报销。
（2）主管级以下员工因工作需要需报销通讯费的，由部门提出申请，经财务部门核定标准额，经总经理审批后，在标准额内凭票据实报销。
2、传呼机台费报销标准
助理经理、部门主管助理级 30元/月
各部室特定岗位 25元/月
（1）部门副经理级以上人员已报移动电话、住宅电话费则不再报销传呼机台费；其余人员的传呼机台费由本人交纳，凭发票填制“费用报销单”交行政部门登记并签名确认后，传财务部在标准额内给予报销。
（2）普通员工因工作需要需报销传呼机台费的，由部门提出申请，经财务部门核定标准额，经总经理审批后，在标准额内凭票据实报销。
（3）员工岗位如有变动，各部门需及时知会行政部门，据以调整台费报销资格，不符合台费报销资格或员工离职，自变动当月起已报销的台费余额从工资中扣除。
八、办公费
办公费归口行政部门管理
1、办公用品申购，由各部门按实际需要提供计划报行政部门，行政部门负责人根据计划审核签字同意报总经理审批，由行政部门经办人员办理调拨或购买手续。
2、行政部门须专人建立办公用品使用台帐和领用手续，各部门办公用品使用情况纳入年终考核范围。
九、员工培训费
员工培训费用归口人事部门管理
员工培训和业余进修所发生的有关费用按公司的有关规定执行。
十、行政后勤费用
房租、水电、通讯、环境美化、以及物料、低值易耗品的采购等费用归口行政部门管理。各项行政费用开支由行政部门负责审批后，报财务部门审核。
固定资产购置参照总部拟定的《固定资产管理办法》有关规定执行。
其他费用如广告费、保险费、公司活动经费等分别归口相关部门管理。承办部门均应事先列示预算，报公司领导审批，需报总部审批的应在总部公司领导批准后予以执行。能明确服务对象的费用应由受益单位承担。
十一、借款规定
员工因公出差或交际应酬等工作需要，可申请借款，借款由经办人填写借款申请单，审批程序参照费用报销程序。
员工每次借款不得超过人民币5000元，借款须在工作完毕后五个工作日内办理报销，结清借款。对借款未还清者，不得再借支款项，对超过一个月不归还的借款，从该员工下月工资中扣回。
十二、费用报销时间
为便于管理的控制，通讯费、市内交通费每人每月只报销一次，报销时间为次月上旬。差旅费应在出差回来后五个工作日内办理报销手续，借款及其他费用应在工作结束后五个工作日内取得报销凭据办理报销手续。
十三、附则
本规定适用于华润万佳超级市场有限公司下属内地各二级公司，香港公司可根据自身的实际情况制定一套完整的《费用报销制度》，并报请总部批准后予以执行。内地各二级公司结合本规定可补充相关规定，补充规定须经总部批准后予以执行。
兼任二级公司职务的员工按其最高职务的报销标准执行。
本规定报公司领导批准之日起执行，其他规定与本规定不符的，以本规定为准。
本规定授权财务管理本部负责解释。
附表一、《出差审批单》
附表二、《差旅费报销单》
附表三、《费用报销单》
附表四、《借款单》
华润万佳超级市场有限公司
财务管理本部
二○○二年九月四日

附件一：
出差审批单
部门： 年 月 日
姓 名

职 务

出差地点

出差时间
月 日 至 月 日 共 天
出差事由：

总（副）经理批示
部门意见

附件二：
差旅费报销单
部门： 填报日期： 年 月 日
姓 名

职 务

附单据张数

出差事由

出差地点
至
出差起止日期 自 年 月 日至 年 月 日止共 天
月
日
起止地点
天数
机票费
车船费
市 内
交通费
住宿费
出差补助
其他
小计

金额（大写）
币 万 仟 佰 拾 元 角 分
小 写

付款方式：
预借款：
应交回：
应补付：
总经理
财务负责人
财务审核
部门意见
经手人

收款单位(人)

付款方式

收款银行

收款行账号

附件张数

金额(大写) 币 千 百 拾 万 千 百 拾 元 角 分
(小写)
预借款：
应交回：
应补付：
总经理
财务负责人
财务审核
部门意见
经手人

附件三：
费用报销单
部门： 年 月 日

附件四：
借 款 单
部 门： 年 月 日
借　款　人

付款方式

收款单位

收款银行

收款行账号

预计还款日期

金额(大写) 币 千 百 拾 万 千 百 拾 元 角 分
(小写)
总经理
财务负责人
财务审核
部门意见

经手人